公司文件编号原则通用版
文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
目录1.目的 (4)2.适用范围 (4)3.参考文件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4)5.2综合管理部 (5)5.3文件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1文件的编制格式 (5)6.2文件编码规则 (10)6.3文件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
公司文件编号管理规定-TX-GW-03-001-201X
非受控受控受控号：绝密机密秘密一般文件发行/修订履历1 目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本管理规定。
2 适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。
3 参考文件无4 定义根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
4.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
4.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
4.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
4.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
5 职责5.1 行政人事部负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
5.2 财务部、业务经营部负责合同文件的编号和归口管理。
5.3 生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
6 程序6.1 文件编号规则6.1.1 外来文件执行原编号。
6.1.2 体系文件编号管理6.1.2.1 文件类别6.1.2.2 部门简称6.1.2.3 质量手册编号（Q/TX-QM9001-XXXX）Q/TX-QM9001-XXXX发布年号质量手册代号公司标准代号6. 1.2.4 程序文件编号（Q/TX -QP-XXXX-XXXX）Q/TX–QP - XX-XXXX发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号 6.1.2.5 管理文件编号（TX-GW-××-×××-××××）TX-GW-XX- XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号6.1.2.6 作业文件编号（TX-ZW-XX-XXX-XXXX）TX-ZW-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号6. 1.2.7 管理通知编号（TX-T-XX-XXX-XXXX）TX-T-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.2.8 质量记录（TX-JL-XX-XXX）TX-JL-XX-XXX顺序号记录文件顺序号质量记录代号公司标准代号6.1.2.9 表单编号（TX-BD-XX-XXX-XXXX）TX-BD-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
【编号规则】系统集成有限公司文件编号规程(WORD3页)
1. 目的将公司制作的所有文件,基于一定的体系进行编号,使文件能有效地被使用。
2. 适用范围适用于公司内制作的所有文件,但不包含电子媒体的标识方法。
3. 定义公司业务相关的一切书面资料(包括小册子，票据，图表，规范书，说明书，记录,议事录等)称为文件，文件与文件保存媒体（纸张，电子媒体）无关。
赋予这些文件的编号称为文件编号，又称为发行编号。
4. 职责（1)管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由项目管理部人员担当；（2)一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；（3)文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
5. 程序5.1公司内制作的文件的种类参照附表。
以下为各种文件的编号规则。
5.1.2规程文件－管理总则，细则参照《规程管理规程》（R-02000）。
R-ssnnn5.1.3作业标准－各种业务的实施办法，指南参照《作业标准管理规程》（R-05007）。
S-ssnnn5.1.4质量记录－与质量有关的记录参照《质量记录实施规程》（R-16000）。
QP-kkyymmdd-nn,QP-kkxxxxxx-nnkk－相关部门种类码。
当kk为00时，随后的xxxxxx为项目编号，表明此质量记录为某项目的质量记录，当不能指定项目或用于通用质量记录时，kk为部门编码时，随后的xxxxxx为日期yymmdd。
其他部门发出的与产品有关的质量记录编号为QP-kkxxxxxx-nn-kk,此处最后一个kk为相关部门种类码。
5.1.5设计文档－产品业务的成果参照《设计文档管理规程》（R-05004）。
D-ppppppcc-nnn5.1.6 用户提供的文档的编号U-ppppppcc-nnn5.1.7其它文件的编号方法NETS-ssyymmdd-nn其它文件包括：(1)业务通知－限定期限的指示事项的通知(2)技术报告书－技术成果的记录与报告(3)培训资料－培训用资料，手册等如果使用资料（作业标准等）已经编号时，已使用的编号优先。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
部门技术文件的编号规定
部门技术文件的编号规定1、目的：使我公司各部门技术文件的编号统一、规范并处于受控状态。
2、适用范围：适用于我公司各部门技术文件等。
3、编号原则：本编号方法是借鉴国家有关标准，结合我公司实际情况，力求简明扼要，通俗易懂，使用方便。
4、编号方法：4.1各部门技术文件的编号a、各部门技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有五部分组成：即公司简称、部门名称简称、部门技术文件简称、技术文件顺序号、编制年号。
如图1所示。
编制年号技术文件顺序号部门技术文件简称部门名称简称公司简称（TYXNY）图1各部门工艺装备编号b、部门名称简称见表1。
表1 部门名称汉语拼音字母代号c、部门技术文件汉语拼音字母代号见表2。
表2 部门技术文件汉语拼音字母代号4.2 技术文件编号方法：a、技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用产品型号作分子，以尾注号加设计顺序号加细实线，与编写年号隔开作分母。
必要时可在序号后边加两位数字，以区别零件。
形式如图2。
技术文件部分代号见表2。
编制年号零件在总成中的序号文件的设计序号文件的简称产品型号图2 技术文件的编号表2 技术文件部分代号表b、通用技术文件编号办法：通用技术文件编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用通用技术文件汉语拼音字母＋年代号＋序号。
通用技术文件部分代号见表3。
如技术便函：J B14-01；产品更改通知单：GT14-01；工艺更改通知单GY14－01；试制计划：SJ14－01；通用技术文件：TY／技术文件代号＋类别（汉语拼音简写）＋年代号。
4.3、第三层次文件编号方法：TYXNY/ QC —0101-代表文件顺序号QC-代表作业文件代号TYXNY-代表公司代号4.4、企业技术标准编号方法：Q /TY . X XXX -- XXXX批准年号标准序号技术标准J，通用标准T企业名称代号企业标准代号编制／日期：审核／日期:批准／日期：。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
【精选】公司文件编号管理制度1通用.doc
【精选】公司文件编号管理制度1文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程有限公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
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修订履历记录
文件分发部门(需要则打V):
(V)行政部(V )业务部(V)计划部
(V)研发部(V )工程部(V)采购部(V)品保首E(V )财务部(V)显示器事业部达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转•
1.目的：
有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、
统一性、识别性、控制性,
4.2.2程序文件编写格式——程序规范要求（U级文件）
［＞4丞圉丞圉■屈圉函 一 圉圉匪羽価圉函
L 文件编写年号
-标准文件类型代码
敲门代码（用部门拼音宇头宇母大写）
-公司（组织）各称简写（用大写字母）
■文件流水号001^99标示）
4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件（川级文件）
® T * I* |*闲一［^］卡1来
-企业标淮代号Q
函函圉圉圉單因
文件编号（用三位数宇cm 飞m 表示）
文件操作说明（大'写宇母表示）
-部门代码伐:件类型代码（用部门英文字母最前一•卜字毋大写'）
-标准文件类型代码
公司（组织）名称简写（用丸写宇母）
日常使用表单（W 级文件）
424记录文件编写格式
■标准文件类型代码
公司（组织）名称简写（用犬写字母） 企业标准代号Q
⑥—|*］水［水］*|—审一乐］嗣圉圉一
［刺圉床
■文件编号/版本号（用三个数字或Ml 峯匹表示） -韶门代码伐件类型代码（用部门英文字母最2前一个字母先写）
5.标准文件类型代码:
6.部门英文代码如下: HO -—公司 R& 研发部 POD 采购部 QP 品管部 HRD ——人力资源部 GAD END ——工程部 TD GW BD ——国外业务部 GW PD ——国外电源生产部 -—财务部 —技术部 GL BD GL PD
PD ——生产部
-国内业务部 —国内电源生产部
7.记录表单代码如下: 2011
PM-――质量安全文件PP ――程序文件PWI PR记录表单文件PED ――外来文件PA -作业指导书文件管理文件。