存货内部控制浅议

摘要:文章阐述了存货内部控制的主要内容,分析了需要控制的关键步骤和环节;主要从
存货的收发两个方面提出了建立健全存货内部控制的制度和措施,以期能达到确保财产安
全完整、存货会计信息资料真实可靠的企业管理目的。

存货内部控制是指企业为了实现经营目标,保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠,所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。

存货是企事业单位从事正常经营管理活动不可缺少的物资条件,通过建立健全内部控制制度,加强对财产物资的验收、保管、领用、清查、记录等环节的内部控制,对减少贪污、挪用、盗窃、毁损的不法行为,制止损失和浪费,提高财产物资的利用效率和效果,保证会计信息的真实可靠等方面都具有重要的意义。

因此,如何加强对存货的内部控制,始终是企业管理活动中研究的一项重要课题。

一、存货内部控制的主要内容
存货的内部控制主要包括两大系统:一是对存货的实物流转程序的控制;二是对实物价值流转记录程序的控制。

实物流转程序控制的内容主要是对涉及存货的采购、验收、存储、发货、生产及发运等各环节工作程序的规定、职能的划分、控制环节的设置、信息的传递要求以及相应的授权要求等。

存货价值流转记录程序控制,是会计部门根据企业存货的特点建立的从原材料采购到产品完工及售出全过程的控制,主要包括成本会计控制和永续盘存制。

当然,购进存货、销售存货以及生产领用存货是一个相互联系的整体,存货的实物流转程序与价值流转记录程序也是密切相关的。

把两者结合起来看,笔者认为存货内部控制的关键步骤有以下几个方面:
1.存货计划控制。

存量控制是存货管理的中心问题,必须建立一定的政策、计划和标准,以便于管理控制者遵照执行。

这样,既防止损失与滥用,作为采购与销售的依据,又在于保证生产与销售的需要,防止存量过剩与不足。

因此,存货计划的合理制定,是存货控制的一项重要内容,对采购、销售及均衡库存具有很强的制约作用。

2.职责分工控制。

存量控制涉及到很多部门,也涉及到很多经营过程,有关部门应办理哪些方面的工作应有明确的分工,特别是采购、验收、付款、记录必须分别由不同的部门处理,即使再小的企业,也应由不同的职员分工负责办理。

这些措施的制定和实施,是纠错防弊的重要内容。

3.存货采购控制。

采购控制主要是由储存部门或用料部门填制“请购单”,由采购部门填制“订购单”,由验收部门验收并填制“验收单”,储存部门收料入库并填制“入库单”,会计部门对照购货单、入库单、发票等编制记账凭证,及时付款。

程序和记录的完善与完备,是存货采购控制的主要内容。

4.存货保管控制。

存货保管控制主要应通过编号和记录来进行。

对存货的分类编号,是存货保管控制的第一步,如果每一种存货都有一个确定的编号,存货就可以实现系统化管理,
就有利于进行存货的收发、管理、记录等工作的有序管理。

而对存货进行正确的记录,则是
存货控制的重心,有了正确的记录,才能提供有利于控制的情报资料。

5.存货领用控制。

存货领用时,应由生产部门签发“领料单”,用料部门持单去仓库领料,通过被授权人审签后,仓库人员照单发料,及时送会计部门登账或作为成本计算或费用分配的依据。

由于费用的归属问题和出库记账方法的不同,会造成成本计算数据的不一样,因此要加强存货成本的控制。

加强存货和销货成本控制的另一重要措施是采用存货永续盘存制,为正确进行存货采购、使用和销货的成本计算提供必要的数据。

存货控制是一般生产企业中最复杂而又最需要的一种控制,从以上存货控制的主要内容可看出,存货控制涉及到企业的多个部门、多个环节,贯穿于企业生产经营过程的始终。

而且,存货作为企业获得利润的工具,不仅占用的资金大,而且品种繁多,因此对存货的监督、管理控制就显得尤为重要。

但实际工作中,一般管理者均存在着重现金和有价证券的管理和控制,而忽视财物存货管理的现象。

因此,制定一套切实可行的存货内部控制的制度措施,以加强企业的财物管理是非常必要的。

二、加强存货内部控制的制度措施
(一)加强存货采购环节内部控制的措施
存货采购环节涉及的主要控制点是:计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对等。

因此,这一环节应重点实施如下措施:
1.建立健全存货采购的计划、合同的订立和审批制度。

存货采购业务必须按计划申报程序进行,各种职能活动应当指派给不同的部门或职员来完成。

由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购目录,经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。

存货采购活动在授权下按合同进行。

要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过有关部门批准的内容;采购人员按计划签订合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送会计和计划部门审核并留存。

2.严格制定存货验收和入库的程序、标准和要求。

要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求,做到准确、安全入库。

采购人员应按合同的交货时间催交,在收到供货单位发票、运单后填写收料单。

质量检验部门应验收收到材料的品种、数量,填制验收单;仓库保管部门根据验收单验收存货,填制入库单,登记存货台账,将发票、运单连同收料单送财会部门付款记账。

对存货实施保护措施,保管人员与验收、记录、批准人员相互独立。

3.严格制定并遵循付款、审核的手续和要求。

存货采购资金支付结算内部控制,要保证货款支付正确、合法。

财会部门接仓库通知承付货款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。

审核无误后,办理付款手续,进行货款支付结算。

4.严格记录制度、确保账实相符。

仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,及时登记材料卡片和既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货分类账及总账。

月末与采购部门和库房管理部门进行核对,并清理在途存货,结转材料成本差异,材料明细账、材
料分类账、总账相互核对,保证采购业务的记录正确,做到账账、账表、账实相符。

(二)加强存货领用环节内部控制的措施
存货领用环节涉及的关键控制点是:领用审批、发出审核、成本核算、账实核对等。

应实施如下措施:
1.建立健全存货收发的审批和审核制度。

存货收发程序应保持存货保管人员与记录、批准人员职务相互分离。

存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。

领用的材料应有生产部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料等,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。

存货领用须经部门负责人审批签字。

仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字或盖章。

材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。

2.合理制定成本费用的结算程序和方法。

仓库保管员发货后及时登记存货明细账,财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,采用适当的方法计算和结转存货的耗用和销售成本,并尽量保持使用方法的前后一致性。

采用恰当的成本核算流程和账务处理程序,登记有关账务。

内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货账簿,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。

3.建立定期和不定期的存货盘点制度。

为保证存货账实相符,应建立定期和不定期的存货盘点制度。

仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见。

同时,还应有单位主管领导在内的三人以上不定期进行盘点,以验证盘点表的真实性。

财会人员年底应抽查存货盘点表,对于账实差异应根据主管领导和相关部门批准的处理意见,调整存货账务,以确保账实相符。

总之,建立健全有效的存货内部控制,不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制,促进企业生产经营持续稳步发展,达到以效益为中心,向管理要效益的目的,是企业经营措施的重要一环。

参考文献:
1.李风鸣.内部控制学[Ｍ].北京:北京大学出版社,2003
2.蒋燕辉.会计监督与内部控制[Ｍ].北京:中国财政经济出版社,2002
作者:陈菊兰来源:《经济师》2006年第1期。