协同办公(公文管理系统)解决方案设计

协同办公(公文管理系统)解决方案设计协同管理软件平台随着企业规模的扩大和业务的复杂化，协同管理软件平台成为了当今企业管理的必要工具。

它可以帮助企业实现内部协同、外部协作和信息共享，提高工作效率和管理水平。

协同管理软件平台包括多种功能模块，如任务管理、日程安排、文档管理、在线会议等，可以根据企业的具体需求进行定制化配置。

公文管理要求公文管理是政务信息化建设中的重要组成部分。

在保证公文传输安全、准确和高效的前提下，还需要满足以下要求：1.合规性：公文管理应符合相关法律法规和政策要求。

2.规范性：公文管理应遵循一定的规范和标准，保证公文的格式、内容和流转符合规定。

3.安全性：公文管理应具备严格的安全措施，确保公文传输过程中不被篡改、泄露或丢失。

公文管理解决方案为了满足公文管理的要求，需要采用一种高效、安全、规范的公文管理解决方案。

该解决方案应包括以下功能模块：公文传输过程公文传输过程是公文管理的重要环节，需要确保公文的安全性和准确性。

为此，可以采用加密传输、数字签名等技术手段，保证公文在传输过程中不被篡改或泄露。

公文管理功能模块公文管理功能模块包括发文管理、收文管理、电子印章管理系统等。

其中，发文管理模块可以帮助用户快速起草、审批和下发公文；收文管理模块可以实现公文的自动归档和查询；电子印章管理系统可以确保公文的真实性和有效性。

发文管理发文管理是公文管理的重要环节，需要实现起草、审批和下发公文的全流程管理。

为了提高工作效率和管理水平，可以采用自动化审批、模板化起草等技术手段，简化发文流程。

收文管理收文管理是公文管理的另一个重要环节，需要实现公文的自动归档和查询。

为了提高管理效率和准确性，可以采用OCR文字识别技术、智能分类和归档等技术手段，简化收文流程。

电子印章管理系统电子印章管理系统是公文管理的重要组成部分，可以确保公文的真实性和有效性。

为了保证电子印章的安全性和可靠性，可以采用密码学技术、数字证书等技术手段，防止印章被篡改或伪造。

公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能。

这种现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。

在使用公文传输系统之前，需要先进行公文排版，并通过版式转换使之成为不可篡改的版式文件。

接着，通过电子盖章加密，制作成含有红头和公章的电子公文文件。

最后，通过计算机网络直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过安全认证和实时解密，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件。

在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。

整个过程都是通过计算机来实现，并且需要进行全程的安全与保密控制，从而缩短了公文传输的时间，并有效保障和提高了公文的安全性。

在现阶段的电子政务建设过程中，完全实现无纸化办公对于绝大多数地区和单位来说都还有很多现实的困难。

相比之下，公文传输系统既利用了电子网络传输的便捷性和电子文件管理的先进性，又遵从了公文的安全性、严肃性、规范性。

与现行有纸办公方式兼容，且建设周期短、见效快、收益大。

尤其该系统的建设基本不改变现有流程，因而是各行政、企事业单位开展电子政务和办公自动化的最佳突破口。

公文管理的安全性要求是首要满足的要求。

文件在网络传输过程中可能会被截取或者篡改，内部失密更是需要严加防范。

因此，公文传输时需要防止公文被非法截取。

同时，需要通过密码技术来保护公文的安全。

根据国家有关管理部门的要求，正式公文必须采用硬件加密，含有国家机密的文件还必须采用国家指定的密码机。

用户可以浏览已登记的收文记录，并使用条件组合查询功能在收文库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的收文记录。

同时，可以查看收文的详细流程信息，以及打印收文登记册等表格。

3.2.2.12收文归档对已处理完成的收文流程，可以对该文件进行归档，可以归到文档管理中的文件相应目录下。

同时可以将文件归档。

3.2.2.13档案管理通过与现使用档案系统的开发集成，在办公自动化系统中实现初步的档案管理。

实现公文、资料的自动归档以及对已有档案的维护、统计和检索。

同时，对于借阅档案，系统提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

3.2.2.14Word文件安全管理基于平台处理的文件信息，集中的在服务器中进行存储。

系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何人员（未按照平台权限设置的人员）直接在服务器的文件夹上直接通过word就能打开、浏览和修改，造成文件的安全隐患。

3.2.2.15接收情况跟踪系统需提供即时收文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，生成符合需要的统计表。

3.2.2.6公文传阅管理公文传阅是有关文件在一定范围内的传阅，大都限于处级传阅。

公文传阅是部门公文处理的重要组成部分。

3.2.2.7收文查询用户可以浏览已登记的收文记录，并使用条件组合查询功能在收文库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的收文记录。

同时，可以查看收文的详细流程信息，以及打印收文登记册等表格。

用户可以访问被授权的档案分类中的文件资料，并使用条件组合查询功能在文件库中检索标题、索引、关键词和特征标识字段，以查找符合条件的文件记录。

此外，用户还可以查看收文的详细流程信息和打印收文登记册等表格。

已处理完成的收文流程可以进行归档，并可归到文档管理中的相应目录下。

同时，系统还提供了档案管理功能，可以实现公文和资料的自动归档，以及对已有档案的维护、统计和检索。

对于借阅档案，系统还提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

为了保证文件的安全性，系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何未按照平台权限设置的人员直接在服务器的文件夹上通过word打开、浏览和修改文件，从而造成文件的安全隐患。

系统需要提供即时收文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，以生成符合需要的统计表。

电子印章管理系统采用电子印章系统，与协同管理系统无缝链接，一体化操作，以实现文件的安全维护和身份认证。

该系统针对政府单位中高安全大规模电子签章信息化的软件产品，提升用户更加安全、可靠、便捷实现办公盖章电子化、安全文件签名电子化，满足电子签章综合应用，达到投入最高性价比。

该系统采用客户端软件和服务器软件并采用硬件加密KEY结合的方式设计，软件部分采用ActiveX技术开发，将电子印章和签名技术完美结合的应用软件系统。

硬件采用Key 智能密码设备，该设备自带快速存储器和加密处理机制，用于存放单位或个人数字证书、用户所属标识和单位印章或个人签名信息，并进行硬件级签名运算。

该设备通过USB接口与计算机相连，在使用时数字证书和签名印章等信息不会残留在内存或硬盘中，设备体积小、重量轻、携带方便。

该系统主要应用功能包括签章控制管理和签章日志管理。

管理员可以通过管理员KEY进行登录签章服务器软件，统一管理电子签章和密钥盘，实现注销、过期、禁止和启用管理。

同时，系统还可以记录签章日志，以便后续的审计和追踪。

在进行签章时，需要使用密钥盘设备。

签章管理服务器会自动记录签章日志、手写签名日志、锁定文档日志、解锁文档日志、撤销签章日志等。

这些日志记录可以帮助管理者对签章过程进行监控和管理。

文件签章功能可在WORD/GDF上签章，确定对当前的文件进行盖章。

该功能需要印章钥匙盘的支持，同时需要输入密码确认用户身份。

这样可以确保签章过程的安全性和有效性。

签章验证功能能够验证文件内容是否被修改或签章信息是否有效。

验证时不需要提供USBKEY。

文档内容被篡改后签章自动生成无效。

同时可以实现批量签章验证功能，一次性完整文档中所有签章有效性检测。

撤销签章功能用来撤销签章。

撤销签章时需要确认原先加盖印章或签名人的身份和密码。

撤销签章需要提供签署者USBKEY，否则不允许对文档进行撤销签章操作。

这样可以避免签章过程中的误操作和不当行为。

身份认证功能通过利用签署者的证书颁发机构的证书，对签署者的身份进行认证。

一方面能够辨别签署者身份的真伪，另一方面能够确保签署者身份的不可抵赖性，即一旦签名而且身份认证通过，则签名者将无法否认此签名。

文件保护功能可以加盖公章的文档使用，锁定文件后的文档将永久不能被修改。

这样可以确保文档的完整性和安全性。

文件解锁功能可以对被锁定的文档进行解锁，根据锁定密码来确认文件解锁。

这样可以方便用户对文档进行修改和编辑。

GDF骑缝章应用可以在GDF文档中实现加盖骑缝章，每页骑缝章都可以进行有效验证，同时满足纸质签章文档的输出应用。

这样可以方便用户对文档进行管理和使用。

提供相应二次开发数据接口可以配合第三方管理系统，控制用户只能在管理系统中签章，不能单独在WORD/EXCEL中签章。

可以将签章相关信息（文件名称、单位名称、签章用户名等）传输到管理系统中进行统一管理。

这样可以提高签章过程的效率和安全性。