5.1.2-订单跟踪管理办法

制度名称订单跟踪管理办法受控状态

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第1章 总则

第1条 目的

为促进订单正常执行，满足公司物资需求，保持合理的库存量，确保公司生产经营活动的正常进

行，结合公司的实际情况，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于公司采购部所有采购订单的跟踪工作。

第2章 订单跟踪的重点及内容

第3条 区分重点跟踪对象

1对于一般供应商，采取定期和不定期检查的方式。

2对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行订单跟踪或减少跟踪工作量。

3对一些重要或紧急的采购单，跟单员则应全力跟踪。

第4条 订单状态监督

1采购跟单员需跟踪掌握供应商生产或备货过程。

2如供应商备货中途出现相关变更的，需立刻解决，不得延误。

3与生产经营需求紧密联系的物资紧急缺货时，采购跟单员须马上联系供应商，必要时可帮助供应

商解决疑难问题，保证物资供应及时。

4采购跟单员需及时跟踪物资运输过程，确保及时进行到货检验和入库工作。

第5条 物资检验跟踪

跟单员确定到货日期，通知质量管理部检验人员进行物资检验，发现问题时应及时与供应商联系并

协商处理检验问题。

第6条 物资入库跟踪

采购跟单员负责收货接收工作，参与办理物资入库。

第7条 付款跟踪

1采购部按照合同规定的支付条款对供应商进行付款。

2采购跟单员进行付款跟踪，督促付款人员按合同约定办理。

第3章 催货管理

第8条 明确催货目的

催货的目的是使供应商在必要的时期送达所采购的物料，使公司的经营成本降低。

第9条 催货方法

采购跟单员在跟单催货作业时，可采用以下四种方法。

1订单跟催。按订单预定的到货日期提前一定时间进行跟催。

2联单法。将订单按日期顺序排列，提前一定时间进行跟催。

3统计法。将订单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

4定期跟催。每周固定时间将跟催的订单进行整理，打印成报表，定期统一跟催。

第10条 进度落后处理

如果供应商没有按时交货，可能影响公司生产经营的正常进行，采购部跟单员应该采取以下措施。

具体如下图所示。

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交货进度落后所采取的措施

第4章 供应商跟踪管理

第11条 供应商交货状况分析

采购部填写“供应商交货基本状况一览表”，对供应商的交货情况进行分析、评估，判定其等级。

供应商交货基本状况一览表

编号：日期： 年 月 日

序号供应商供应商名称所属交货合格特采退货交货编号（简称）行业批数批数批数批数评分

1

2

3

4

5

6

审核人：填表人：

第12条 供应商奖惩措施

1给予按时或提早交货的供应商一定的奖励，如比较优厚的付款条件等。

2在采购合同中，尽可能地加重对供应商违约或单方面解约的惩罚。

第13条 跟单注意事项

跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单与催货的过程中，必须注意自己的言行举止，自觉维护公司的良好形象。

第5章 附则

第14条 本办法由采购部负责制定，其解释权及修订权归采购部所有。

第15条 本办法经总经理审批后生效，修改、废止亦同。

修订记录

修订标记修订日期修订执行人审批签字◎ 联系供应商，获得确切的交货时间

处

理

措

施

◎ 及时通知需求部门准确的到货时间

◎ 咨询技术人员、材料工程师等，看有无可替代物资

◎ 供应商交货超期或质量差，且短期内无法改善的，采购部应该寻求其它供应

◎ 实施紧急采购作业