秘书实务期末考试核心复习资料【终极版】

秘书实务期末考试核心复习资料【终极版】整理人：王宰相版权所有，侵权必究1.秘书的涵义：宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料。

是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

2.秘书的职业特征：（1）服务的直接性（2）服务的稳定性（3）知识化（4）年轻化（5）女性化3.秘书工作的内容：一、办文二、办会三、办事。

4.秘书工作的要求：（1）“四个转变”：A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作。

5.秘书的工作性质与特点：（1）辅助性：（2）综合性：（3）机密性：（4）服务性：中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。

6.秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用7.秘书工作职能的转变（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划8.秘书工作机构的性质（1）机密性：（2）辅助性：（3）综合性：（4）服务性（本质特征）9.秘书工作机构的职能（1）助手职能（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能（5）保密职能（6）公关职能10.秘书的思想作风（思想修养和工作作风）：全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓11.秘书的职业道德（1）忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）兢兢业业，任劳任怨（4）谦虚谨慎，办事公道（5）遵纪守法，廉洁奉公（6）恪守信用，严守机密（7）实事求是，勇于创新（8）刻苦学习，提高思想（9）钻研业务，掌握技能12.秘书的心理素质（一）（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和A、豁达开朗B、意志坚强C、敏捷应变D、幽默风趣E、友爱合作（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪13.秘书日常工作（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品14.接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律（3）程序①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。

一般分为高规格、对等和低规格接待三种②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。

应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等15.督查（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。

在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。

督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用①督查对领导的作用：督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段；督查是促进领导决策正确、科学的必要环节；督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段②督查对秘书的作用：督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档16.保密（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保密（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作17.印信工作（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）18.值班工作、突发事件处理（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度19.调查研究的作用（1）收集原始信息，以支持领导决策（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段（4）提高秘书人员自身素质的重要途径20.会议（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议（2）分类①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点。

议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定的（4）会议成本预算①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借会、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。

这部分可以明显计算出来的，又是直接消费的②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人所注意的成本。

计算公式：会议成本＝X+2J×N ×T。

X表示显性成本的总和，J代表与会人员每小时平均工资的3倍，N表示人数，T代表时间（小时）（5）与会者报到与签到方法：一是秘书点名。

这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉。

二是本人签到。

这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义。

三是凭证件报到。

这适合大中型会议。

四是电子签到。

这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。

（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一场活动中最重要、最尊贵的位置。

这种位置既可以是座位，也可以是站位、行位。

尊位是各种礼仪活动当中的一个基点，有了这个基点就便于确定其他人的位置，包括整个活动的行进方向。

前后。

行进时，前面为上，后面为下。

左右。

右为上，左为下。

中间和两侧。

中间为上，两侧为下。

（7）会场布置方式①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。

分为礼堂形、教室形、弦月形。

比较正规、严肃②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。

分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。

参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议④分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。

其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。

布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。

（8）会议记录第一部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。

方法：摘要记录、详细记录。

21.选择服饰的基本原则①TPO原则：T（time，时间），P（place，地点），O（object，目的）②因人而异原则③整体性和整洁性原则22.综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。

这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。

如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。

23.督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

24.印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。

公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。

如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。

25.公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

26.收文处理程序：①收文(含签收、分类、登记)与阅文；②筛选与传阅；③拟办与批办；④承办和催办；⑤立卷、归档与销毁。

文书工作的基本要求：及时，准确，安全。

发文办理程序：交拟拟稿，审核与签发，复核，缮印与校对，用印、登记与封发。

案卷目录的编制。

案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

27.会议工作的主要任务是：会议筹备；会议接待；会议组织联络；会场管理；撰制会议文书；组织会议选举；实施会议保密。

会议工作的原则是：充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。

28.催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。

秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。