秘书学课件——秘书工作的规律性

第七章：秘书工作的规律性
反：秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约，
但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例 如，秘书人员应当善于领会领导意图，紧紧围绕 中心工作寻找主动出击的方向；应当具有超前意 识，增强工作的预见性和计划性；应当勤于动脑， 多思善想，积极主动向领导提出工作建议；应当 注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全 面、有用的信息，等等，所有这些，都离不开秘 书人员的主动性。
第七章：秘书工作的规律性
合：秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先，二者
是相互渗透的。一方面，秘书工作在整体上具有极强的 思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也 或多或少地带有事务性。另一方面，秘书部门日常平凡 的事务工作，又无不具有内在的思想性。其次，二者是 相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作，思想性 主要是在处理事务中体现出来的，离开事务性工作，秘 书工作的思想性就失去存在的基础和本体；思想性是秘 书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在， 离开思想性，秘书工作就失去方向和目标，办事效率不 可能高。第三，二者是有主从关系的。在秘书工作中， 思想性是主导方面，事务性是从属方面，但我们决不能 因此而忽视事务工作。
1、从秘书与领导者的工作关系来看，秘书工作具有贴近运 转的特点。秘书工作是直接为领导决策和管理服务的， 是最贴近领导的工作。这种特殊的工作关系，不仅使秘 书与领导者贴身近身，形影不离，亦步亦趋，更重要的 是在政治思想、言动行动上同领导者贴脑贴心，保持高 度一致，甚至在气质习性、兴趣爱好等方面也达到志同 意合。做到心心相印，心照不宣，灵犀相通，肝胆相照， 合默契。
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合： 秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，
二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书 工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全 封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的 联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚 主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之， 如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要 性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕， 内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应 有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者 必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联 系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的 个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守
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反：秘书工作又有它的专业性。这种专业性，主要 是秘书业务的特殊要求，例如，秘书工作要求秘 书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理 论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处 理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、 信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作 现代化办公设施等等，要达到上述要求绝非易事， 非进行专业训练不可。
律。
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二、秘书专项职能活动规律
1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律； 2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的
规律； 3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致
的写作规律。
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这里要强调第二点：秘书知识、能力、素质与
其职能要求相适应的规律。 秘书知识、能力、素质的构成： 1、综合素质——平时积累 2、特殊能力——终身学习 3、行业知识——虚心请教，快速适应。
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合：秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，是
被动性与主动性的辩证统一，秘书人员必须正确认识和 处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性， 看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识。另一方 面，如果不承认秘书工作有被动性，无限夸大秘书工作 的主动性，秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置，摆 脱领导意图的控制，产生越权行为。所以，秘书人员在 工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示， 又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力 求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只 有这样，才能适应领导工作的辅助需求。
动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一， 作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按 领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提 出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导， 奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处 于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门 户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门 也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强， 临时应付多，从这个意义上说也是被动的。
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反：秘书工作又渗透着极强的思想性。例如，文件
校对工作，如果稍有疏忽，错校一个关键的字， 文件印发出去，就可能造成重大的政治影响；会 场布置工作，如果摆错主席台领导人座位，录相 放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的 猜测；办信接访中，哪些信应送领导同志阅，哪 些人应由领导同志出面接谈，都具有思想性。
正：秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密 核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书 人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是 重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更 强。
反：秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各 方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。 许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的 切身利益，必须广泛听取群众意见。
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3、从秘书工作与领导工作的时间特征来看，秘书 工作具有与领导工作同步运转的特点。秘书对特 定对象的服务是贯穿于该对象所辖的各项工作和 每项工作的各个阶段之中的，在时间和空间上保 持与领导层活动的同步。不论什么地方，什么时 间，只要有领导活动展现，就需要相应的秘书工 作辅佐。总之，秘书工作的展开，伴随着领导活 动的全过程，并在这一全过程中切实保证领导工 作的顺利进行，为其提供尽可能周全的方便和条 件。
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（二）从主附加深理解，提高综合ຫໍສະໝຸດ 助的有效性。 实际工作中有四种类型：
A、和谐共振型： B、领导牵引型： C、秘书促动型： D、配合失调形： 对秘书的要求——适应能力和观察分析能力。
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第二节 秘书工作的特殊规律 概念：秘书工作的特殊规律，是指秘书工作在
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一个优秀的秘书工作者，必须对事务工作有这样 的思想准备：不怕繁杂，不嫌琐碎；又要充分认 识事务工作中蕴含的思想性，在具体的事务工作 中突出思想性。只有这样，才能充分发挥参谋和 助手作用。
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（4）被动性与主动性相统一 正：秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被
机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。
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（2）综合性与专业性相统一
正：秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是 机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围 和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草 综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性 的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况， 办理不属于业务部门职责范围内的事务。
秘书工作是辅助领导工作的社会实践活动，在秘 书工作诸要素中，秘书工作者作为辅助的一方， 与领导者作为主导因素的一方，二者之间构成了 一对特殊的矛盾，领导者的辅助要求与秘书工作 者的辅助水平之间的矛盾，就是秘书工作的基本 矛盾。
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秘书工作一般规律的表现：
（一）它贯串于秘书工作发展过程的始终。秘书工作发展 的过程，就是不断提高辅助水平，缩小与领导者辅助要 求之间的差距的过程，就是不断满足领导者辅助要求， 提高领导效能的过程。由于形势与任务的变化，旧的矛 盾解决了，新的矛盾又会出现。于是，秘书工作又必须 来解决新的矛盾。秘书工作就是在解决这一矛盾的过程 中紧跟领导者的工作步伐而不断前进的。
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合：秘书工作是综合性与专业性的辩证统一。综合性是它
的主要方面，专业性则是它的次要方面。二者是相互渗 透，相辅助相成的。秘书人员的专业知识越丰富，越全 面，总揽全局的综合能力也就越强；秘书人员的综合能 力越强，对全局了解得越透彻，也更有利于他对专业知 识的掌握。二者是相互结合，相互促进的辩证统一关系。 这一特征要求秘书人员一定要处理好“博”与“专”的 关系，既要有较为广博的知识面，力求成为“专业通 才”，又要精通秘书业务，力求成为“秘书专家”，只 有这样，才能适应秘书工作的需要。
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三、秘书工作一般规律的运用：
（一）从目标把握，坚持主辅配合的正确方向； （二）从主附加深理解，提高综合辅助的有效性； （三）从主辅配合协调，提高综合辅助的效率； （四）从主辅增强素质，提高综合辅助的效能。
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从秘书工作的角度考虑，秘书工作一般规律的运用应注 意以下三点：
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第一节 秘书工作的一般规律 一、秘书工作一般规律的揭示
秘书在主辅配合中，近身综合辅助与领导对秘书 公务服务需要相适应，是秘书所有职能活动的联 系中固有的、本质的、巩固的、稳定的联系，也 是秘书一切工作中固有的、本质的关系。
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规律形成的原因：
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（二）它制约着秘书工作的其它矛盾。秘书工作是一个由 众多矛盾构成的有机整体。例如，机要性与群众性的矛 盾，事务性与思想性的矛盾，综合性与专业性的矛盾， 常规性工作与突发性工作的矛盾，被动性与主动性的矛 盾等等。然而，上述矛盾仅仅是秘书工作中具体矛盾的 表现形态，而不是秘书工作的主要矛盾。只有领导者的 辅助要求与秘书工作者的辅助水平之间的矛盾，才是秘 书工作的基本矛盾。因为其它矛盾都要受这一矛盾的支 配和制约。只要我们解决好这一基本矛盾，其它具体矛 盾就会迎刃而解。
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