电子资源采购流程与方式

——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周电子资源采购流程与方式——武汉大学图书馆案例介绍周明华武汉大学图书馆二OO五年五月∙山东威海——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周主要内容背景介绍建立新型的工作运行机制制定采购政策，探索采购模式设计工作流程，规范操作方式总结——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周背景介绍90年代开始引进电子资源采购资源类型：以单机版/局域网络版光盘数据库为主：中国学术期刊光盘、银盘系列数据库采购方式：遵循纸本订购方式。

采访部全权负责选购，购置后交系统部安装并发布，信息咨询部负责日常检索和咨询服务。

三个部门独立运作，各司其职——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周背景介绍存在问题（1）电子资源在购买渠道、使用方式、存储空间等方面均异于传统文献资源，购买印刷型文献的工作方法和经验已无法适用于电子资源的选购数据库高昂的购置费用使得购买决策必须有充分的读者调研做依据。

这些数据的获取已超出了采购人员的常规工作范围——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周背景介绍存在问题（2）电子资源的使用依赖于一定的设备，购买之前的技术准备及购买之后的技术支持均需要得到技术部门的配合，绝非采购部门可以单独决策读者服务工作人员不参与资源采购工作，难以迅速掌握电子资源的第一手资料，读者服务工作处于被动地位同时，如果资源使用出现问题，还须通过采购部门的渠道反馈，交流环节过多，信息不通畅，整个工作运行效率不理想——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周背景介绍存在问题（3）由于各部门之间缺乏合理的工作模式和有效的运作机制，致使工作出现空档、缺位现象，而解决问题时又出现越位和错位现象。

部门之间职责不清、相互推诿、工作难以推进、效率低下——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周背景介绍分析：问题结症现有数据库的订购经验表明：电子资源采购涉及多个部门，至少包括采访部门读者服务部门技术部门三个部门必须职责明确，紧密合作，才能较为完满地完成电子资源的订购工作——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周建立新型的工作运作机制电子资源订购工作组性质：跨部门的横向工作组由主管文献资源建设的馆长直接领导信息服务中心、采编部、系统部负责人为主要成员工作方式：部门内工作垂直运行，部主任负责跨部门工作横向运行，主管馆长负责——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周建立新型的工作运作机制电子资源订购组工作职责：制定电子资源建设方案和原则建立对外联系通道，搜集相关信息电子资源内容评估和使用评价组织、协调全校电子资源订购工作提供数据库订购决策信息负责合同谈判和签署用户调查与培训工作提供电子资源相关技术支持和咨询——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周建立新型的工作运作机制信息服务中心任务：搜集、汇总最新电子资源相关信息组织新资源的试用工作试用情况调查、分析和评估提交分析报告和订购建议参与合同谈判、合同文件处理、订购回执等相关事务用户培训与相关咨询现有电子资源续订调研——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周建立新型的工作运作机制采编部任务：搜集最新电子资源的相关信息并汇总至信息服务中心参与电子资源评估工作处理印刷型文献与电子资源的关系参与合同谈判根据合同履行财务手续光盘数据库的送装电子资源登录和分类编目工作建立新型的工作运作机制系统部任务：——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式制定电子资源建设方案和采购原则，报馆办公会议批准后执行在工作中逐步摸索、完善电子资源采购工作模式，使其适合本校的实际情况采购原则是建立工作模式的基点，在原则框架范围内，可灵活调整工作模式或创造新的工作方式——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式武汉大学图书馆现阶段文献资源建设思路在以印刷纸本文献为基础的现实条件下，有选择地购置学术价值较高的电子文献和镜像数据库，积极引进代表国内外先进水平的网上数据库和电子文献，建立馆藏印刷型文献、馆藏数字化文献和网上文献信息三位一体的文献资源体系，印刷纸本文献占60%，数字化电子化文献资源占40%，使本校文献资源保障率和校内可获得率达到90%以上——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式电子资源订购原则1）资源范畴：此处电子资源指各种光盘、镜像及网络数字化资源，包括全文电子期刊、电子图书等，不包括声像资源2）基本原则：电子资源建设是全馆资源建设的组成部分，电子资源的主要服务对象、收藏重点、收藏目的、收藏特点等，须与馆藏建设总原则相符——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式电子资源订购原则（续）3）所有电子资源的订购均由电子资源订购工作组按照电子资源订购流程处理4）单机光盘数据库原则上不予考虑5）所有新增数据库原则上均要求试用；所有增订数据库须按规定提交试用分析报告和订购报告；所有撤订和停订数据库须按同样的流程提交撤订/停订报告（数据库商自行停止运行的数据库除外）——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式电子资源订购原则（续）6）外文数据库优先考虑集团采购方式，中文数据库可根据数据库商的要求采取集团采购、单馆谈判等方式7）原则上综合性数据库由图书馆出资订购，专业性数据库由图书馆、院系合作共建或由院系资料室自行购置——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式电子资源订购原则（续）8）备份原则：光盘数据库、本地镜像数据库作为本馆实际馆藏其他数据库原则上需要通过以下几种方式之一解决备份问题：纸本备份光盘备份购买永久使用权和集团备份等——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周制定采购政策，探索采购模式电子资源馆藏与纸本馆藏的关系：核心馆藏（如学术期刊、学术专著）无论有否电子版，均保留纸本订购基础馆藏因其基础性和普遍性，可考虑购买电子版来解决数量和覆盖面的问题，但电子版和纸本重复率应控制在一定比例内外围资源：如素质教育、语言学习、文学阅读、消遣性读物等，因其淘汰率高，且网络免费电子资源较多，以免费资源和购买数据库为主，纸本仅考虑品种的收藏制定采购政策，探索采购模式——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式电子资源采购基本流程资源信息收集阶段数据库试用工作阶段申请、组织试用试用反馈信息收集数据库内容评估数据库订购阶段与数据库商具体谈判合同签订付款搜集、获取各类数据库最新信息组织试用试用分析报告订购合同签署付款联系试用合同谈判不订购——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式1．资料搜集阶段信息获取渠道：外文数据库：CALIS 全国中心组团信息、数据库公司或代理公司的推介(如国家解密档案)；读者推荐（）中文数据库：数据库公司推荐；读者推荐；兄弟图书馆购置情况——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式1．资料搜集阶段（续）信息处理方式：不同来源的信息全部汇总至电子资源订购组，由信息服务中心牵头进行处理信息服务中心经过初步调查后，筛选确定处理办法，即：进入试用阶段、暂缓试用、拒绝试用等——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式2.数据库试用阶段申请试用试用方式：参与集团试用（全国、地区或省团）、单馆联系试用试用时间：1个月——6个月试用内容：全部数据；部分数据实施部门：信息服务中心——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式2. 数据库试用阶段（续）组织试用试用时间的选择：尽量避开寒暑假和开学放假时间试用准备工作：试用条件准备（软硬件设施）、试用资料准备试用宣传工作：主页、BBS 、邮件通告、海报张贴、通知重点院系试用培训：公司派人；本馆馆员培训实施部门：信息服务中心，系统部——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式试用反馈信息收集公司提供试用统计数据本馆统计：访问频次、校区分布、时段分布等总点击次数、月点击次数、日平均点击次数、每日点击次数、每日点击IP 统计、每日读者访问时间段统计、访问读者校区分布等——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式本馆统计软件演示——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式试用反馈收集——读者信息EMAIL ALERT ，学科馆员到院系现场调查、个别访问、网上调查实施部门：信息服务中心牵头其他部门和学科馆员配合本馆统计软件和网络调查表由系统部实现——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式网上调查表演示——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式汇总各方信息，提交试用分析评估报告：数据库基本情况和内容馆藏查重：本馆已有电子资源、纸质文献试用情况：统计数据、读者反馈价格情况其他参考因素：访问方式、配套设施、检索系统、备份政策等实施部门：信息服务中心，其他部门配合——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式3.数据库订购阶段审阅试用分析评估报告，最终形成是否订购或是否进一步谈判的决策合同洽谈和处理集团采购：注意集团要求、时间期限；仔细阅读合同条款、核对价格和本馆相关信息本馆自购：合同条款、访问方式、价格组成部分、备份政策、售后服务——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周设计工作流程，规范操作方式3.数据库订购阶段履行合同义务：按时付款遵守知识产权规定权利：关注公司履行合同情况资源提供是否齐全后续服务和培训是否到位等设计工作流程，规范操作方式——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周总结设计电子资源采购流程的目的是形成一个相对合理的决策机制，提高资源订购的科学性，从制度上限制资源订购的随意性，从而降低成本和减少风险电子资源订购模式不能生搬硬套，各馆需要根据本校实际情况摸索出适合本馆的最有效的电子资源采购方式电子资源尚在发展中，现有的采购模式仅反映了一个有限的表层，需要在发展中不断调整和完善，也需要大家共同努力，探索中国式的电子资源建设之路。