公司财务报销制度及流程

公司财务报销制度及流程
为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。

员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度。

一、报销审批程序
1、各项费用（招待费、汽车费、水电费等）的报销：公司各项生产经营性支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，将取得的符合财务制度规定的发票粘贴在“报销单据粘贴单”上，注明单据张数及金额，并填制“费用报销单”，包括：填制日期、报销部门、用途、金额的大小写、报销人，填写一律用碳素笔。

然后将“费用报销单”粘在“报销单据粘贴单”上面，上报财务部进行审核，最后报经董事长及总经理批准方可支付。

2、办公用品的购置：由各部门根据需要，每季度编制计划报人力资源部审核汇总，按审批权限批准后，由公司采购部门按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。

办公用品采购报销时，应附有发票、采购明细表及入库单，入库单一式三份，一份随发票报账支款用；一份由保管员用来登记保管账用，第三份做留存用。

领用时，须填制出库单，经主管领导批准。

保管员每月末应将办公领用清单交财务室进行核定监控。

3、零星物资的采购，由采购部门提出资金预算。

付款时，入库单、发票和付款申请表必须齐全，特别提出：随购货发票有开具“商品明细表”的，合计金
额必须与发票金额一致，“商品明细表”上必须填写明销货方的地址联系、电话及联系人；没有开具“商品明细表”，要求在发票下方空3、零星物资的采购，由采购部门提出资金预算。

付款时，发票、验收入库单必须齐全。

特别提出：随购货发票有开具“商品明细表”的，合计金额必须与发票金额一致，“商品明细表”上必须填写明销货方的地址、联系电话及联系人，并且要求是复写，不允许用圆珠笔单联填写；没有开具“商品明细表”，要求在发票下方空白处填写上述销货方信息，并要求我们有两位经办人签字。

验收入库单必须真实、完整，要有采购、保管等相关经管与部门负责人的签字，重要物资的检验资料应齐全。

对超出订货合同的材料物资，必须写明原因经主管经理签批后方能付款。

财务部收到付款申请表及相关单据签发付款。

4、大宗材料应采用分期分批验收付款，除合同规定预付款或必须带款提货和款到发货的情况外,必须先验收货物后付款。

5、主要材料采购应签订经济合同，合同签订后一周内，应将合同副本送一份到财务部。

签订材料合同时原则上不得采用预付款，确需预付款的应在合同中明确，合同中未明确的一律不得预付款。

合同的付款期限和付款方式应留有余地，保持适当弹性。

对于供应厂商未提供发票的材料在实际到货时按合同价格预验收。

6、大宗主要材料的订货，在合同中应明确一般留有合同总金额10%的质保金，对市场上十分紧俏的材料，质保金可减少，但不得低于5%。

材料采购合同的审签按公司有关规定执行。

7、材料到货验收后，采购部门凭供货发票、入库单，报财务部按付款程序办理。

8、公司工程款由主管项目部门提出资金预算。

施工工程必须签订合同，合同应留有合同总金额10%的质保金，付款时严格按合同及付款程序执行。

工程进度款支付必须由承包单位办理工程进度结算表，经各相关主管部门人员签证，报主管经理批准后按付款程序办理。

施工单位办理竣工决算时，财务部根据审批后的进度结算表及施工单位按工程进度开具的发票方可付款。

二、报销规定
(一)、差旅费报销规定
1、员工出差应填写“员工出差申请单”，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费
2、员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，连同出差“申请单”、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。

3、员工差旅费报销标准严格按照公司规定执行。

4、住宿费：单人或双人出差每天最高不超过200元，去深圳、广州、上海、北京出差每天最高不超过350元，超出部分由个人承担，如有特殊情况需总裁批准方可报销。

5、交通费：员工出差需购买飞机票的，一律由总经办办公室统一购买，不得擅自购买。

如擅自购买，费用由个人承担。

员工长途出差交通费可实报实销，出租车票不得连号。

6、出差津贴：每人每天80元。

（二）、报销发票粘贴规定
报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在“报销单据粘贴单”上，完整规范地填写相应的报销单。

具体要求为：
1、费用报销单：按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。

2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。

经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。

3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，因出差发生的费用填在差旅费报销单中“其它“费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况。

4、填写报销单时应使用碳素笔或钢笔填写，不得
使用圆珠笔或铅笔。

三、报销时间
购买材料和支付工程款，必须在单据所填日期的一个月内报销，员工报销费用，必须在费用发生之日的本周内按规定程序进行报批。

资金付款采用审批制度，职工借备用金由本人提出申请，填制“借款单”部门负责人审核，报费用时由总经理审批；因公借款，仅限于零星采购和职工因公差旅费，不得转借他人或挪作他用。

所借款项必须在公毕七日内办理报销手续，多退少补，前帐未清，不得继续借支。

费用预支借款，因某种原因不能及时取得发票的费用，由经办人填制“借款单”，经总经理审核批示后方可支款，经办人必须负责追要发票，及时报账，做多不得超过一个月，否则视为违规不清理备用金，用当月工资冲抵备用金处理。

对于年末12月份发生的备用金借款，必须当月结清，不允许有跨年备用金余额产生，即年末备用金科目余额为零。

四、合同的签订程序：
公司所有合同在加盖合同章之前，必须进行合同会签，由经办人填制“合同会签单”，经办人将合同电子版通过邮箱发给相关部门，各有关部门对合同进行审核，特别是对于与自己部门相关业务进行重点审核，有不当之处提出建议，直至修改完毕方可签字。

“合同会签单”会签完毕，经办人方可打印合同，一
并拿到总经办加盖合同章。

五、下列情况不予报销：
1、违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。

2、其它不符合国家开支标准的单据，跨年度的单据。