档案编码规则

附件3档案编码规则

附件3

一、档号结构

全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号

（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT ”表示集团总部，“03”行政部）。项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。（详见附件4-1

《全宗代码一览表》）

（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如： 的分类代码表示为：WD 〃01

（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。 （四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门

JT03 —12WD〃01 —01 - 001

件号（第1件）

案卷号（第1卷外部收文）

类别号（2012年行政文档类〃01公文）

全宗号（集团总部行政部）

范例2：集团下属各公司

WY01 —12SW —02 - 001

件号（第1件）

案卷号（第2卷捐赠纪念品）

类别号（2012年实物档案）

附件3

全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）

范例3：公司各项目

ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001

件号（第1件）

案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公

设备的驱动程序等））

类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））

全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）