合约审查管理程序书
QP-007H 订单(合约)审查作业程序 Order (Contract) Review Proc
Quality Department: assist in identifying the relevant quality part of the agreement.
4．定义：无
Definition: none
5．作业流程图work flow：
6．作业内容work content：
3.1.5负责将客户的订单转为厂内的生产协调单。
Change the customer orders into Production Schedule Form.
3.2企划部：Planning Department
3.2.1根据客户出货需求排配生产,确保顺利达成客户之交期。
Arrange production according to the customers’ delivery requirements and ensure the delivery time.
2．适用范围scope：
凡本公司产品的订单或合约均适用。
All the orders and contracts for our company products
3．权责authority：
3.1业务部Marketing Department：
3.1.1确保客户订单或合约之要求，能为各部门所了解与接受。
6.1明确产品技术发展方向：
Clarify the product tetchnology development direction:
6.1.1结合经营者对企业发展规划，业务对行业发展、市场空间、竞争环境进行调研，并将最后调研资料呈经营者核准；
Combining the boss’s company development programming, the sales do the research about the industry development, market space and competitive environment. Send the final investigation document to the boss for approval.
IATF16949质量管理体系流程图
TZQP-SG-002搬运储存包装管理程序TZQP-PG-007 实验室管理程序
TZQP-GL-005 员工激励与满意度调查管TZQP-SJ-001合理化管理程序TZQP-GL-001 记录管理程序TZQP-SG-001 交货管理程序TZQP-PG-014 客户抱怨管理程序TZQP-PG-011不合格品管理程序
TZQP-PG-005 量测系统分析管理程序
TZQP-GL-006 训练管理程序TZQP-GL-010 经营计划管理程序TZQP-GL-012 内部质量审核管理程序
TZQP-PG-006 检验、测量与测试设备管理程序
TZQP-PG-004 产品鉴别与追溯性管理程
TZQP-SG-003 紧急应变管理程序
TZQP-GL-013 资料分析与持续改进管理程序
TZQP-GL-011 客户财产控制程序
TZQP-SJ-004工程变更管理程序
TZQP-PG-008 统计技术管理程序
TZQP-PG-001 品质会议管理程序
TZQP-YY-002 服务管理程序TZQP-ZZ-001 制程管制程序TZQP-PG-009 检验与测试管理程序TZQP-GL-013 资料分析与持续改进管理程序
TZQP-PG-013 纠正与预防措施管理程序TZQP-PG-010 信赖性试验管理程序
TZQP-PG-003 采购产品品质管理程序TZQP-CG-001 采购管理程序
TZQP-PG-003 采购产品品质管理程序TZQP-PG-012 品质异常处理程序TZQP-SJ-006 模治具管理程序TZQP-GL-004 6S管理程序TZQP-PG-004 产品鉴别与追溯管理程序。
客户合约审查作业程序
XXXXX 光电有限公司 XXXXXXXX OPTO-ELECTRONIC CO.,LTD.编 号：FDH-QP-OD-7201 版 本：1.1修订日期：2013/07/22 拟案单位：营运部 发 行 章：修订记录一、目的1.1 确保本公司与客户间之合约/订单均能符合买卖双方之需求。
1.2 各项要求均有适切的文书规定。
1.3 有关与订单上不同的要求，皆已获得解决。
1.4 本公司确有能力达成合约之要求，如：交期、质量、数量、规格等。
二、适用范围凡向本公司订货订样之合约/订单，其确认、答复、变更作业均属之。
三、定义3.1 量产品：所提供之样品和图面经客户承认合格，并可进入量产之产品。
3.2 新机种：尚未经客户承认合格，治工具原材料不齐全，待研讨是否具有开发四、职责4.1 营运部：负责一切与客户接洽事宜，并与客户确定订购合约之所有细节后，召集相关部门进行定单评审。
4.2 总经理室：负责审核是否接受客户合约(非属标准生产品)。
4.3 各相关单位：依程序书配合产品生产流程之执行，并指派相关人员建立记录。
五、内容5.1 合约审查流程(见下页)：5.2 执行程序：营运部门收到客户订单后(本公司不接受口头或电话通知)，应先确认产品是量产品或新机种（目前已经过客户承认之产品归为量产品，目前未经过客户承认的则为新机种。
）5.2.1 产品若属新机种，则直接运作《报价作业程序》FDH-QP-OD-7202。
5.2.2 若订单内容属量产机种，则营运部召集厂内各部门依客户对产品内容要求（规格、管制特性、质量、交期），由技术、品管、生产等各相关单位检讨，最终交主管审查，总经理签字核准。
5.3 订单变更：5.3.1 客户要求变更(市场需求减少、质量ISSUE 等)，客户电话或邮件通知业务，业务于ERP 系统中作订单变更（交期、数量、单价），更新出货计划予生管确认交期。
若可按照客户需求，则直接回复；若因料况或产能问题致无法达成，再与客户沟通协调，达成最终一致。
HSF合约审查控制程序
※※修订履历※※1、目的在确保业务报价签定时，保障本公司及客户之利益兼顾的合理性。
2、范围本程序适用于业务对本公司制造生产之产品及委托采购订购之产品（均为HSF产品）。
3、权责3.1 报价单之签署及解约：业务主管。
3.2 报价单之提出：业务部。
3.3订单（排程）初审：业务（生管）。
3.4协调相关单位配合，以达成合约（排程）内容中之交货日期要求：生管。
3.5当有新产品时，确认本公司技术和制造能力可否满足客户要求：制造、工程。
3.6当有新产品时，确认本公司产品的检验规范、HSF要求等均能满足客户要求，确认所有文件及程序能否依照规定执行：品保。
3.7确认产品材料状况：采购。
4、定义4.1报价：本公司对客户之报价及合约签订系以报价单代替合约作为合约审查执行之依据。
5、作业内容5.1业务接单作业流程：依附件一5.2提出报价：5.2.1业务在提出报价时，应填写《报价单》经业务主管核准后，向客户报价。
5.2.1.1如客户同意本公司报价时，可要求客户在有效期限内回复或以下订单方式表示同意。
5.2.1.2如客户对本公司报价有异议时，由业务负责与客户协商，并依协商结果重新报价给客户确认。
5.3业务接单:5.3.1客户的需求5.3.1.1业务部接到客户订单时，应确认及了解：a) 交货与售后的要求。
b) 与产品有关HSF法令法规及客户最新HSF的要求。
c) 其他要求。
d) 公司的实际情况是否能满足客户要求。
d.1.业务向客户端RD获取图纸、产品的质量要求和HSF要求；d.2.业务确认厂内原材和技术是否能满足产品要求；d.3.业务向工程下样品单申请打样；d.4.工程根据图纸打样，打样OK后送与QC检验；d.5.业务请客户端RD确认样品，确认OK后送承认书，承认书签核OK后，客户下订单，最后厂内量产；5.3.2业务于接到客户订单通知时，业务转换成ERP订单﹐并审查确认订单品名规格、数量及价格﹐交生管审查交期，然后生管将工单下到制造，作为制造生产排程作业之依据。
IATF16949、ISO14001、ISO45001三体系条款内容对照表
ISO45001条款内容
范围 规范性引用文件 术语和定义 组织所处的环境 理解组织及其所处的环境 理解工作人员和其他相关方的需 求确和定期 职望 业健康安全管理体系的范 围NA NA 职业健康安全管理体系 NA NA 领导作用 领导作用和承诺 NA NA NA NA NA 职业健康安全方针 NA NA 组织的角色、职责和权限 NA NA 工作人员的协商与参与 策划 应对风险和机遇的措施 总则
防错
内部审核方案 NA NA NA
NA
管理评审 NA NA NA NA NA NA 改进 总则
不符合和纠正措施
NA
NA NA
NA
10.2.5
10.2.6 10.3 10.3.1
保修管理体系 顾客投诉和使用现场失效试验分 析 持续改进
持续改进-补充
NA
NA 持续改进 NA
IATF16949、ISO14001、ISO45001三体系条款内容对
NA
8.4.2.3 供应商质量管理体系开发
NA
8.4.2.3. 1
汽车产品相关软件或带有嵌入式 软件的汽 车产品
NA
8.4.2.4 供应商监视
NA
8.4.2.4. 1
第二方审核
NA
8.4.2.5 供应商开发
NA
8.4.3 外部供方的信息
NA
8.4.3.1 外部供方的信息-补充
NA
8.5
生产和服务的提供
NA
NA NA
NA
运行
运行的策划和控制
总则 消除危险源和降低职业健康安全 风险 变更管理 采购 总则 承包商 外包 应急准备和响应 NA NA NA NA NA
COP2开发管理过程 COP5制造管制过程 COP5制造管制过程
合同管理制度及流程图
合同授权审批制度（一）第1章总则一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。
二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《公》和《合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章适用范围一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章授权审批职责一、合同分类1．一般性合同：合同标的在xx元资金支出或xx元资金收入以下的合同。
2．重大合同：合同标的超出xx元资金支出或xx元资金收入的合同。
二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。
三、总经理职责。
1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。
2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。
3．授权业务经办人员代表企业签订合同。
四、法律顾问职责1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。
2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第4章授权审批流程一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。
二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。
三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。
四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。
五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
JMSD-2-0001-A4合约审查程序
5.6合約變更：
5.6.1若顧客需求變更時，經雙方協商達成一致後依本程序審查後變更。
6.0相關文件：
6.1生產管制程序（MSD-2-0002）
6.2新品試產程序（JENG-2-0002）
5.5產品出貨:
5.5.1顧客口頭或書面通知之預計出貨計劃,業管課應以出貨通知單形式告知相關單位.
5.5.2若因故必須變更預計出貨計劃,業管課必須填寫“出貨變更延遲通知單”（PCD-4-0007）通知相關單位.
5.5.3接到顧客訂單後確認交貨日期等事項可以達成後簽字回傳.且在交貨前通過電話、傳真或E-mail等形式與顧客作不定期報告(每次報告需保持一定的時間間隔)進度,以保證100%如期交貨;如出現異常無法如期交貨時經與顧客確認後,由顧客將訂單變更或延後交期等其它糾正措施,必要時將對顧客作出書面報告.
7.0參考表單：
7.1出貨變更延遲通知單（JPCD-4-0007）
7.2手冊備案申請書
7.3額外運費紀錄表（JPCD-4-0009）
8.0作業流程（如下）：
流程圖負責單位參考文件
3.4標準工時，評估製程費用；
3.6財務課：加工費用之審核。
4.0名詞定義:(無)。
5.0作業程序:
5.1顧客資訊:
5.1.1顧客以書面或電子郵件往來之文件資料,應予適當保存。
5.1.2顧客以E-mail或口頭提出之各項要求,需儘量配合滿足並予以答覆。
版本說明
A1新發行
A2修改內容如下:
1.增加了表單《手冊備案申請書》,程序文件中也做了相應變更;
合约审批程序文件
合约审批程序文件
1目的及适用范围
1.1为规范合约审批管理，特制定本程序。
1.2本程序文件适用于公司的合约审批工作。
1.3本程序文件由公司制定，其解释权及修改权属于。
1.4本程序文件从20 年月日起执行。
2职责
2.1市场部销售员提出审批申请。
2.2办公室主管负责审核合约是否符合用章要求，负责合约的存档。
3合约审批流程
3.1销售主管将客户已签合同按审批权限交由相应领导审批。
审批通过后，
准备好资料，填写《合同专用章使用申请书》，就合约向办公室申请盖
章。
3.2办公室主管审核合约符合用印要求后盖合同专用章，对于不符合用印
要求的合约，办公室主管要求销售员补齐相关手续。
3.3办公室主管负责将合约存档并分发到销售员。
3.4销售主管接到已签合约，转交开发商或物业，并通知相关部门。
4相关文件
无
5记录
5.1《合同专用章使用申请书》
5.2《项目合约》。
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品
排
造
B
N
查詢/答 無庫
覆
存
有庫
審 YA
核 B
N存
不變 更
Y 入庫/交 貨
記錄存 查
XXX 線股份有限公司
合約審查治理程序書 2 / 16
文件編號 MS-S2-0301
制訂日期：89 年 11 月 1 日
修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版 頁 次
四、權責 五、作業流程
六、作業內容
單位 No 流程
Who，When，Where，How to do，What
客戶
1 訂單來源 6.1 訂單來源
七、參考文件
第 2 頁共 6 頁 八、應用表單
6.1.1 口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。
6.1.2 非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。
3 / 16
營業部
2 詢價/答覆 6.2 詢價/答覆 6.2.1 業務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性 質與要求及訂單 內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較 後，向客戶報價， 若客戶同意報價，則填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301) 如附件 1，向營 業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再 由營業所主管存 檔備查，若客戶不同意時，依本作業內容 6.2.3 之規 定處理。 6.2.2 業務員接獲客戶以非口頭方式詢價時或貿易組主管接 獲國外客戶詢價 時，應先了解客戶性質與4 要/ 求16及訂單內容後，調閱相
訂購
客戶
並於電腦系統
一覽表
中，以未交貨為查詢條件，查詢〝業務(訂貨日)訂購一
(MS-S4-0303)
覽表〞(MS-S4-
XXX 線股份有限公司
制訂日期：89 年 11 月 1 日 四、權責 五、作業流程
單位 No 流程
合約審查治理程序書
文件編號 MS-S2-0301
報價協議書 (MS-S4-0301) Quotation (MS-S4-0302)
XXX 線股份有限公司
合約審查治理程序書
文件編號 MS-S2-0301
制訂日期：89 年 11 月 1 日
四、權責 五、作業流程 單位 No 流程
修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版
頁 次 第 3 頁共 6 頁
六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件 八、應用表單
6.2.3.2 客戶訂單訂購量較多。
6.2.3.3 同業競價時。
6.2.3.4 新產品新規格。
6.2.3.5 單一顏色之規格品，一次訂購 60 公斤時。
5 / 16
營業部 3 不異動
6.3 不異動 6.3.1 以下狀況出現異常時，業務員需判定價格與交易條件是 否需要異動，
若不需要，進入流程 4，進行接單，若需要，則進入流 程 2，進行本
作業內容 6.2.3。 6.3.1.1 市場情形(如同業競價時)。 6.3.1.2 客戶付款及信用狀況。 6.3.1.3 訂單訂購量較多時。
6 / 16
營業部
4 接單/取消 6.4 接單/取消 6.4.1 業務員或業務助理或貿易組主管接獲訂單時。 6.4.2 客戶以各種方式下訂單時，經查詢目前無現品庫存，預 定之交期又無 法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。
XXX 線股份有限公司 制訂日期：89 年 11 月 1 日
合約審查治理程序書 修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版
一、目的 確保合約簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權益。
文件編號 MS-S3-0301 頁 次 第 1 頁共 6 頁
二、範圍 本公司對外銷售之產品適用之。
庫存，則不輸
入交貨日期並請客戶待排定交期後回覆，進入流程 6，
進行審核。
XXX 線股份有限公司 制訂日期：89 年 11 月 1 日
四、權責 五、作業流程
合約審查治理程序書 修訂日期：89 年 12 月 1 日
六、作業內容 8 / 16
文件編號 MS-S2-0301
版次：A.1 版
頁 次 第 4 頁共 6 頁
1.規格品：本公司色卡上所有顏色的成品。
2.非規格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。 三、定義
3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需於化驗室調配出相同顏色之色樣，供客戶確認。
4. Quotation：報價單。
1 / 16流来自程圖訂單來
源
詢價/答 覆
N
不異 動
接單/取 Y消
N
A
非規格
Y 打樣
排期/重 生產製
程序書
規定要求客戶提供供應品。
(MS-S2-0701)
6.8.2 打樣員依【配方治理程序書】(MS-P2-0502)之相關規定，配方治理程序
進行打樣。
書
(MS-P2-0502)
11 / 16
營業部 9 排期/重排 6.9 排期/重排
業務(訂貨日)
廠務部
6.9.1 營業部助理每天上午十點與下午三點時，彙集書面訂單
七、參考文件 八、應用表單
單位 No
流程
Who，When，Where，How to do，What
6.5.2 營業部助理確認交期後，以電話或傳真方式聯絡告知客
戶，或通知業
務員與貿易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯
絡告知客戶。
9 / 16
營業部 6 審核
6.6 審核 6.6.1 業務助理每天早上列印前一天之〝業務(訂貨日)訂購一 覽表〞(MS-S4-
營業部
營業部 廠務部
7 非規格品 6.7 非規格品
6.7.1 業務員或貿易組主管判定是否為規格品，若為非規格
品，則要求客戶
提供供應品，進入流程 8，進行試樣，若為規格品，則
進入流程 9，
8 打樣
進行排期生產。 6.8 打樣
客戶供應品管
6.8.1 業務員或貿易組主管依【客戶供應品管制程序書】 制
(MS-S2-0701)之相關
0303)如附件 4，分為已交貨與未交貨，呈營業所主管 或營業部主管
審核。 6.6.2 營業所主管或營業部主管判定客戶要求之交期或價 格，無法同意者，
則進入流程 4，婉拒該訂單，若能够同意，進入流程 7， 進行判定
是否為規格品作業。
業務(訂貨日) 訂購 一覽表 (MS-S4-0303)
10 / 16
7 / 16
營業部 5 查詢/答覆 6.5 查詢/答覆
送貨單
6.5.1 業務助理接獲訂單，或業務員與貿易組主管請業務助理
(MS-S4-0304)
協助查詢時，
於電腦系統中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購
單，若有庫存，直
接回覆客戶並於暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，
轉成〝送貨單〞
(MS-S4-0304)如附件 3，進入流程 12，進行交貨，如無