酒店会议团队服务方案
酒店年会服务方案
酒店年会服务方案简介酒店年会是企业和组织每年休闲和互动的重要活动之一，酒店在这种活动中扮演着重要的角色。
因此，为了能够满足企业和组织的需求，酒店需要提供全面的服务，确保每一项细节都能够得到妥善处理。
本文将介绍一个酒店年会服务方案，以期能够满足客户的需求。
服务内容1. 会议区域为确保年会的顺利进行，酒店应提供宽敞、舒适的会议场地。
会议区域应具有现代化的设施，包括投影仪、音响系统、照明设备等。
此外，酒店应提供专门的技术支持人员，确保会议设备的正常运转。
2. 餐饮服务酒店应提供高品质的餐饮服务，以满足客户的需求。
客户可以选择自助餐或者定制化的派对菜单，酒店将根据客户的需求提供相应的服务。
此外，酒店应保证餐饮食品的新鲜、卫生以及美味。
3. 礼仪服务酒店应提供专业的礼仪服务，以确保年会的顺利进行。
礼仪服务包括接待客人、安排座位、引导客人等，这些服务将为客户提供更好的体验。
4. 娱乐活动酒店可以根据客户的需求提供各种不同的娱乐活动和节目，以增强会议的欢乐气氛。
娱乐活动可以包括小型音乐会、魔术表演、儿童游戏等。
5. 住宿和交通如果客户需要住宿和交通服务，酒店应提供相应的服务。
酒店应保证客户住宿的舒适性和安全性。
此外，酒店应提供便捷的交通工具，为客户提供最佳的出行方案。
6. 其他服务除上述服务外，酒店还可以提供其他服务，如洗衣服务、商务中心、健身房、水疗中心等。
服务优势1. 经验丰富酒店年会是酒店的一项主营业务之一，酒店具有丰富的年会服务经验。
酒店年会服务团队拥有专业知识，可以有效地提供服务。
2. 灵活多变酒店年会服务方案是灵活多变的，可以根据客户需求量身定制。
酒店可以根据客户需求提供不同的服务项目和服务方案。
3. 优质服务酒店年会服务团队以优质的服务为基础，为客户提供最好的服务。
团队成员都拥有专业的礼仪技能，可以为客户提供周到的服务。
4. 全面服务酒店年会服务方案是全面的，可以涵盖餐饮、住宿、交通、礼仪、娱乐等多个方面。
酒店团队接待方案
酒店团队接待方案概述酒店团队接待方案是为团队客户提供全面服务的方案，包括预订、安排、接待、用餐、会议、住宿等多个环节。
根据客户需求和酒店实际情况进行量身定制，以最大限度满足客户的需求和要求。
预订在酒店团队接待方案中，预订是非常重要的环节。
客户可以通过酒店官网、电话、电子邮件等多种方式进行预订。
在预订环节中，客户需要提供以下信息：•入住日期•离店日期•房间数量•房型要求•活动安排客户预订信息提交后，酒店将会派专业人员进行核实并跟进确认。
安排在确认客户预订信息后，酒店将会在客户到达之前对所有安排进行妥善规划，以确保客户在到达后可以顺利入住。
安排内容包括：•住宿安排：为客户安排合适的房间类型和数量•用餐安排：根据客户要求和实际情况安排用餐场所和时间•活动安排：为客户提供活动场地和必需的设备•会议室安排：为客户提供会议室和必需的设备在安排环节中，酒店将会派专业人员对各项安排进行周密计划，确保客户在到达后可以顺利入住，并享受到全方位的服务。
接待在客户到达酒店之前，酒店接待人员会提前准备好所有接待工作，为客户提供周到细致的服务。
接待环节包括：•接机和送机服务：为客户提供舒适的交通工具、专业的司机和优质的服务•行李寄存和送至客房：为客户提供行李寄存和送至客房的服务•注册入住：为客户提供快捷方便的注册入住服务•酒店介绍：为客户提供酒店设施、服务设施、周边交通、景点等介绍在接待环节中，酒店将会派专业人员进行接待工作，确保客户在到达酒店后可以顺利入住，并享受到周到细致的服务。
在客户入住期间，酒店用餐环节也是非常重要的一个环节，酒店将会为客户提供丰富多样的用餐体验，包括：•早餐：餐厅提供丰盛的早餐，让客户在美味中开始新的一天。
•自助餐：酒店提供特色自助餐，让客户尽情品尝各种美食。
•定制餐：按客户需求定制个性化用餐体验。
•茶歇：在团队会议、活动或晚宴中，酒店提供茶歇食品和饮品，让客户在轻松的氛围中交流互动。
在酒店用餐环节中，酒店将会派专业人员为客户提供周到的服务，让客户在用餐中享受到贴心的关怀。
大型会议会务服务方案
大型会议会务服务方案大型会议的会务服务是指为组织者提供全方位的会议筹备和执行支持的服务，包括会议场地、住宿、餐饮、交通、安保等方面的安排。
一个完善的会务服务方案能够确保会议的顺利进行，提供良好的会议体验。
一、会议前期筹备1.会务方案制定：根据组织者的需求，制定全面而合理的会务方案，包括会议时间、地点、规模、日程安排等。
2.场地选择与布置：根据会议规模和要求，协助组织者选择适合的场地，并负责场地的布置，包括舞台搭建、背景板制作、宣传展示区域设计等。
3.住宿安排：为与会人员提供合适的住宿选择，根据需求协商预订酒店房间，并安排相关住宿事宜，如签到、发放房卡等。
4.餐饮安排：根据与会人员的人数和需求，提供各类餐饮服务，包括会议期间的早、中、晚餐安排，以及茶歇、宴会等。
5.交通安排：为与会人员提供接送服务，包括机场、车站到酒店的接送，会议期间的巴士接送等。
二、会议执行阶段1.签到和注册：负责会议期间与会人员的签到和注册工作，提供签到处的布置和工作人员的配备，保证签到过程的顺利进行。
2.现场管理：负责会议现场的整体管理，包括指引参会人员的座位、组织入场等，确保会议秩序井然。
3.设备提供与技术支持：提供会议所需的各类设备，如投影仪、音响设备、电视机等，并提供技术人员进行设备调试和支持。
4.演讲者支持：协助演讲者准备演讲稿、幻灯片等，并提供演讲前的排练和支持，以确保演讲的顺利进行。
5.会议记录与翻译：提供专业的记录员和翻译人员，负责会议内容的记录和翻译工作，确保与会人员的交流畅通无阻。
三、会议后期总结1.整理会议资料：整理与会人员的反馈和意见，以及相关会议材料，如演讲稿、会议记录等，形成完整的会议资料。
2.会后服务：为与会人员提供后续的服务，包括场地恢复、交通接送等，确保与会人员的顺利离场。
3.会议成果宣传：根据会议情况，策划和实施会议成果的宣传和传播活动，包括新闻发布、社交媒体推广等，提高会议的影响力。
四、安全保障措施1.安全策划与管理：根据会议规模和场地特点，制定详细的安全策划方案，并负责会议期间的安全管理工作。
酒店服务团队管理方案方案
酒店服务团队管理方案1. 引言一个高效的酒店服务团队管理方案对于提供优质的客户服务至关重要。
酒店服务团队的组织和管理直接影响客户的满意度和酒店的声誉。
本文档旨在提出一种综合的酒店服务团队管理方案，以帮助酒店提供出色的客户服务，并提高员工的工作效率和满意度。
2. 目标和目的本酒店服务团队管理方案的主要目标是： - 提高客户满意度：通过提供高质量的服务，满足客户的需求和期望。
- 提升员工绩效：激励员工，提高他们的工作效率和工作质量。
- 加强沟通和协作：促进团队成员之间的有效沟通和协作，以提供协调一致的客户服务。
- 提高酒店形象和声誉：通过优质的服务，建立良好的口碑和品牌形象。
3. 酒店服务团队架构为了有效管理酒店服务团队，建议制定如下的服务团队架构：3.1 领导层•酒店总经理•客户服务总监3.2 部门管理层•前台部门经理•客房部门经理•餐饮部门经理•会务部门经理•设施部门经理3.3 服务人员•前台接待员•客房服务员•餐厅服务员•会务服务人员•设施维护人员4. 服务团队管理策略为了实现上述目标，制定了以下管理策略：4.1 员工培训和发展•为新员工提供全面的岗前培训，包括酒店的服务标准、沟通技巧和客户满意度。
•为员工提供定期的培训和进修机会，以提高他们的专业技能和知识水平。
•实施激励措施，奖励优秀员工并提供晋升机会，以鼓励员工的发展和成长。
4.2 客户关系管理•建立客户关系管理系统，对客户信息进行收集和分析，并建立客户档案以便更好地了解客户需求和偏好。
•提供个性化的服务，根据客户的喜好和需求进行定制化处理，增加客户满意度。
•定期开展客户满意度调查，收集客户反馈，及时解决问题和改进服务。
4.3 团队沟通和协作•定期组织团队会议，促进团队成员之间的有效沟通和信息共享。
•建立良好的内部沟通渠道，确保信息的及时传递和共享。
•设立跨部门合作机制，加强不同部门之间的协同工作，提供协调一致的客户服务。
4.4 运营流程优化•定期评估和优化服务流程，确保高效的服务交付和客户满意度。
酒店团队接待布置方案
酒店团队接待布置方案在酒店团队接待中，一个好的布置方案不仅可以提高客人的满意度，还能为酒店带来更多的商业机会。
因此，酒店的团队接待布置方案是非常重要的。
在接下来的文档中，我们将会介绍一些酒店团队接待布置方案，以帮助酒店提高对团队接待的服务水平。
前厅区域前厅区域是酒店团队接待中客人最先接触到的地方，因此，针对前厅区域的布置非常重要。
以下是一些前厅区域的布置点：充足的灯光要保证前厅区域有充足的灯光，灯光可以照亮整个区域并吸引客人的目光。
在选择灯光时，可以考虑使用一些柔和的灯光，这样可以为客人营造一个愉悦的氛围。
花卉使用一些花卉来点缀前厅区域可以为客人营造出一种绿色和自然的感觉。
根据酒店的口味和预算，可以选择一些高档的花卉或普通的花卉。
舒适的座位前厅应该提供舒适的座位给客人等候，这些座位可以是沙发或椅子，还可以再加上一张桌子。
一些面向商务旅行者的酒店会在前厅配备电源插座，这样客人可以进行手机充电等。
可视化展示前厅区域基本上会有一个比较大的屏幕，这个屏幕可以用来展示酒店的图片、客房介绍、酒店品牌及介绍等。
会议室布置在会议室中，客人需要一个能够让他们在里面工作或商讨的环境。
以下是一些会议室的布置的要点：充足的氧气会议室应该拥有良好的通风系统，以确保客人能够在室内保持良好的健康状况。
如果会议室不能够提供足够的空气，可以考虑引入一些室内植物来帮助消除污染物。
舒适的座位在会议室中，舒适的座位是必不可少的。
可以选择一些软垫椅子或者桌子上垫一些柔软的垫子。
同时，为了方便移动，椅子还应该有轮子。
适当的亮度和视野会议室应该有适当的照明，并且应该为客人提供一个合适的视野。
当然，也要避免阳光或者灯光过于刺眼，否则会导致客人对会议的注意力分散。
充足的辅助工具在会议室中，客人需要一些辅助工具，比如投影仪、白板、激光笔等。
这些辅助工具应该是高品质、耐用且易于操作。
客房布置客房应该是舒适、整洁、快乐的。
以下是一些客房的布置的要点：温馨的灯光客房中应该有足够的灯光，针对不同的客人口味和需求，可以选择一些舒适和环保的灯光。
酒店会议服务策划书3篇
酒店会议服务策划书3篇篇一《酒店会议服务策划书》一、会议主题[具体会议主题]二、会议目的通过此次会议，实现[具体目标，如信息交流、决策制定、团队凝聚等]。
三、会议时间[开始时间]-[结束时间]四、会议地点[酒店具体名称及地址]五、参会人员[具体参会人员名单或范围]六、会议服务安排1. 会议场地布置（2）设置舞台、音响、灯光等设备，保证会议的顺利进行。
（3）装饰会议现场，营造出专业、舒适的氛围。
2. 餐饮服务（1）提供丰富多样的茶歇，包括各类点心、水果、饮料等。
（2）根据会议安排，准备美味可口的正餐，满足不同参会人员的口味需求。
3. 住宿安排（1）为有需要的参会人员提供舒适的住宿房间。
（2）确保房间的清洁、安静和安全。
4. 会议设备与技术支持（1）提供投影仪、幕布、麦克风等会议设备，并确保其正常运行。
（2）安排专业技术人员，随时解决可能出现的设备故障。
5. 交通服务（1）协助安排参会人员的接送服务，确保他们能够按时到达和离开会议地点。
（2）提供清晰的交通指引，方便参会人员出行。
6. 会议服务人员（1）配备专业、热情、周到的服务人员，为参会人员提供全程服务。
七、会议流程安排1. 签到入场安排专人负责参会人员的签到工作，并引导他们至指定座位。
2. 会议开场（1）主持人介绍会议主题、目的和议程。
（2）欢迎致辞。
3. 主题演讲与讨论（1）邀请专家或相关人员进行主题演讲。
（2）组织参会人员进行小组讨论或互动交流。
4. 中场休息提供茶歇，让参会人员稍作休息。
5. 继续会议（2）进行下一步的议程安排。
6. 会议结束（2）感谢参会人员的参与和支持。
八、预算安排1. 场地租赁费用：[X]元2. 餐饮费用：[X]元3. 住宿费用：[X]元4. 会议设备租赁及技术支持费用：[X]元5. 交通费用：[X]元6. 其他费用（如装饰、礼品等）：[X]元总预算：[X]元九、注意事项1. 提前与酒店沟通好各项服务细节，确保服务质量。
酒店会议服务策划书3篇
酒店会议服务策划书3篇篇一酒店会议服务策划书一、会议背景本次会议旨在[具体会议目的]，吸引了众多重要嘉宾和参会人员。
为确保会议的顺利进行和高质量的服务体验，特制定本酒店会议服务策划书。
二、会议基本信息1. 会议名称：[具体会议名称]2. 会议时间：[开始时间]-[结束时间]3. 会议地点：[酒店名称及详细地址]4. 参会人数：预计[具体人数]三、会议服务目标1. 提供专业、高效、周到的会议服务，满足参会人员的各种需求。
2. 确保会议场地的布置和设备设施的正常运行，营造舒适、便捷的会议环境。
3. 提供美味可口的餐饮服务，满足不同参会人员的口味需求。
4. 确保会议的安全和秩序，保障参会人员的人身和财产安全。
四、会议服务团队组建1. 成立专门的会议服务团队，包括会议经理、餐饮主管、客房主管、工程技术人员等，明确各成员的职责和分工。
2. 对会议服务团队成员进行专业培训，包括会议流程、服务技巧、礼仪规范等方面的培训，提高团队成员的服务水平和专业素养。
五、会议场地布置1. 根据会议的规模和需求，合理规划会议场地的布局，包括主席台、发言席、听众席、展示区等。
2. 对会议场地进行精心布置，包括摆放鲜花、设置背景板、悬挂横幅等，营造出庄重、热烈的会议氛围。
3. 确保会议场地的音响、灯光、投影等设备设施的正常运行，提前进行调试和测试。
六、会议餐饮服务1. 制定会议餐饮菜单，根据参会人员的口味需求和会议的规格，提供丰富多样的餐饮选择，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇。
2. 严格把控餐饮食材的采购和质量，确保食品安全和卫生。
3. 安排专业的餐饮服务人员，提供热情、周到的餐饮服务，确保参会人员的用餐需求得到及时满足。
七、会议接待与签到1. 在酒店入口处设置明显的会议接待指示牌，安排专人负责接待参会人员，引导参会人员签到、领取会议资料和礼品。
2. 为参会人员提供便捷的停车服务，确保车辆的安全和有序停放。
3. 设立专门的会议咨询台，为参会人员提供会议相关的咨询和服务。
酒店会议活动方案
酒店会议活动方案
一、背景介绍
近年来，酒店会议活动越来越受欢迎。
更多的企业选择在酒店举办会议，以提供一个舒适、便捷的环境来满足各种需求。
本文档旨在提供一份详细的酒店会议活动方案，以帮助酒店顺利承办各类会议活动。
二、酒店会议活动方案概览
1.会议室选择
我们的酒店提供多个不同大小和风格的会议室，以满足各类客户的需求。
客户可以根据人数和活动要求选择适合的会议室。
我们会提供先进的会议设备和舒适的座椅，确保会议顺利进行。
2.会议服务
我们的专业团队将提供全方位的会议服务，包括活动策划、会议设备租赁、宴会服务等。
客户只需告知我们活动的具体需求，我们将为其量身定制专属方案，确保活动圆满成功。
3.餐饮服务
在会议期间，我们将提供精美的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐以及茶歇服务等。
我们的厨师团队将根据客户的口味喜好和饮食要求，提供美味可口的菜品，让与会人员享受愉快的用餐体验。
4.住宿服务
对于需要住宿的与会人员，我们提供舒适、宽敞的客房。
客房内设施齐全，员工服务周到，为客户提供舒适的居住环境和优质的服务体验。
5.活动娱乐
为了丰富与会人员的活动体验，我们还将提供一系列精彩的娱乐活动。
包括文化展览、主题派对、户外运动等等。
我们相信这些活动将增强与会人员之间的交流与互动。
三、联系方式
如需了解更多关于我们酒店会议活动方案的信息，欢迎随时联系我们。
您可以通过以下方式与我们取得联系：
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我们期待为您提供高品质的酒店会议活动服务，帮助您的活动取得圆满成功！。
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酒店会议团队服务方案文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-怡侨假日酒店会议/团队服务方案及保障措施一、营销部：程序标准1、电话询价与报价1、接听客人询价电话1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。
辩清后可根据相应价格政策报价。
2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。
3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的概况（突出特点），并向其推荐。
4）先让客人作合适的选择。
5）根据客人的选择，先向其初步报价。
2、做好客人议价1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。
请客人发送传真告知会议的详细情况，然后我们将根据会议当时酒店的入住情况等综合因素，根据权限是否浮动。
2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。
3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。
4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。
3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。
4、制作书面报价单1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的会议计划书及报价。
2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。
5、超权限报价及时请示超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经理请示。
6、将会议计划书及报价单存档将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计划。
2、接待参观向客人介绍会议设施1、与客户预约1）通过前台查找到合适的客户及准备好钥匙。
2）约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。
3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。
4）将客人的姓名或客户名称及约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是受欢迎的和被重视的。
5）事先准备好有关推销资料和宣传卡片。
2、客人抵店后的接待1）在得到客人已到达酒店的通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名及尊称，使客人产生一种被认知的亲切感。
2）了解客人有多少时间，告知客人将要行走的路线。
3）参观过程中鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料及饭店简介。
3、陪同客人参观1）带领客人参观客房时，应从低档房间开始。
2）进房间之前应用手敲门，确认房间无人后，再将门打开，带领客人参观。
3）在房间中介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。
4）参观客房结束后，在前往多功能厅或会议室之前，要顺路介绍其他设施。
4、客人参观后1）若有时间可以请客人喝茶。
2）采用适当方式，了解客户单位活动概况和全年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。
3）总结要点，询问是否有其他问题。
感谢各位光临，并亲自送客人出饭店大门。
5、客人离开后客人离店后，写报告，并做好记录，为下一步的措施做好计划。
3、对已报价客户的跟踪1、向客户发出会议计划单●经反复确认会议计划单，正确无误的状况。
2、与客人确认是否已收到计划书与报价在报价发出的当天（不一定是马上），及时与客户联络，是否已收到传真。
3、引导客户搞好合作1）如果客户反应积极，即请客人尽快对会议计划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好处。
2）如果客户对会议计划有疑虑，即刻向客户解释，并根据客户的要求进行调整，作出针对性。
3）如果客户对会议计划反应消极，应向客人了解清楚是计划原因还是由于价格原因等，并作针对性的销售。
4）及时向部门领导反映进展状况。
4、经常与客户保持联系。
经常向客户致电询问会议的计划，将会议行程了解得越细越好，让客人感觉你对他们会议的重视。
4、会议细节的洽谈1、关注住房安排洽谈1）了解会议举行日期及会议的用房状况，并及时在电脑中查询是否发出重要预订，避免矛盾。
2）同时了解该日期是否还有其它未定的会议信息。
既可以作为与客户还价的筹码，又能及时地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收益最大化。
3）按会议洽谈纪要上的格式和内容记录客人的住宿计划。
2、向客人了解会议活动行程1）及时查询避免在会议设施上有重复冲突。
2）如有重叠和其它原因，可向客人作有利的针对性的调整建议。
3）按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活动。
3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价格1）在了解能满足客人设施及服务的需求后，向客人报出客人所需设施及服务的价格。
2）与客人确认以上价格。
4、与客人确认房间布置要求确认以下事项：是否撤出迷你吧是否关闭长途5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服务1）会场布置的形式2）会议背景、会标3）会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹纸板等4）是否需布置鲜花、绿色植物5）确认桌面文具的摆放6）是否有其它特殊需求6、与客人确认会场服务的形式1）是否需茶水、矿泉水服务2）是否需要提供水果或其它食品3）是否需要Tea Break，如果有，确定标准4）其它特殊要求7、与客人确认公共区域环境布置的要求1）询问客人是否需要如下的布置：室外横幅、欢迎牌、指示牌、海报等。
2）如是大型会议，还要与会务人员确认是否需汽球、汽模、彩旗等室外布置。
3）向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收费标准。
4）请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件5）特殊布置请工程部直接参与洽谈。
8、与客房部一起与客人确认宴会服务的有关细节1）会议室布置要求2）席位卡3）位卡4）指示牌5）台形图9、与客人确认有关VIP重要客人接待1）是否需高规格欢迎标准2）是否需房内VIP布置3）VIP的其它特殊服务要求10、与客人确认信用担保及结算的方式1）预付款（支票、汇票、信用卡）2）签单人姓名3）结算时间5、与客户确认会议接待计划（签订合同）根据与客户洽谈的会议细节，制作会议接待计划并传真给客户1）按格式制作书面的接待计划，含住宿计划、会议活动、酒店行动计划、结算价格及方式等会议细节。
2）请客人签字确认作为合约依据。
3）如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时的会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。
6、向各部通知会议接待计划根据客户确认的会议计划制订会议接待计划1）将客户确认的会议接待计划，按酒店办公自动化模块的格式输入电脑。
2）住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、结算提示等各个细节都必须详细、清晰。
3）对照与客户确认的会议接待计划，确认无误后，向各部发送。
4）发送计划通知后，再与各部联系，并查看会议室预订等信息确认各部门收到了计划。
7、会议确认后抵店前的跟踪1、主动与客户联络，了解会议计划有否变化1）主动联系，先表示对客户会议的重视和对客户的感谢。
2）了解会议计划有无变化。
2、有关客人事先未明确，需提供的名单、背景文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户，提前提供资料。
3、客户会议计划如有变动，及时在接待计划通知中变更1）对于客户会议计划中变更的内容及时在酒店接待计划通知中变更。
2）电话通知涉及变更的相关部门，并一定通知到客房部和前厅部。
4、按照计划通知中各部的行动计划，与各部确认准备落实情况。
8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知1、与客户保持畅通的沟通联络渠道1）经常与会务人员接触，聆听需求，协调落实各项活动。
2）记录会务人员的电话及提供自己的联络方式给会务人员，保持沟通的畅通。
2、会议跟踪日根据会议计划，按行程安排提前一天检查，协调次日各项活动，确认各部能按时作好准备。
3、按会议活动日程，在每项活动前1小时—30分钟确认各项工作已落实到位。
1）与客房部沟通会场工作的提前落实。
2）与客房协调，确保VIP服务、会场、用房等确保落实。
3）与工程协调，确保环境布置的落实。
4、变更通知1）客户如有任何计划的变更，应及时在会议计划通知中更改。
并同时电话通知相关部门。
2）通知客房部、前厅部预订等相关岗位有关更改内容。
3）跟踪检查变更后行动计划的落实。
9、会议的分房操作1、接到会议信息时，立即进行初步框房，将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。
2、如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，则与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。
3、在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。
4、在会议召开前一天，对照会议通知单，核对电脑中的分房。
5、接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对通知相关部门。
10、会议意见的收集与反馈会议结束后请会务人员填写意见反馈表1）会议结束后，务必要征询会务人员及参会人员对酒店的意见反馈表。
2）顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写明内容。
3）尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见，注明提供意见人员姓名、联络方式，如可能请客人签字。
4）将意见反馈表交部门文员处，部门必须收到每档会议的意见反馈表。
5）一些重要反馈意见必须立即反馈部门，以便快速对宾客进行反馈。
6）意见收集上报后，反馈表存档于会议客户历史档案中，以便客户将来再次会议时查询，使工作做得更细。
7）将反馈的内容收集入一周宾客意见反馈中上报相关行政管理部门、总经理。
11、与工程部的合作1、会议支架（含布幅）、横幅及会议有关高空固定大型物件的布置，需提前一天通过电子邮件通知工程部，通知应包括工作项目名称、地点、完成时间等内容。
2、特殊环境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。
3、通知工程部按时完成的项目，应检查确认按要求到位。
4、特殊制作项目还应及时与工程部指定工作人员沟通尺寸、比例、制作工艺等事项。
确保按要求时间完成。
12、会标的收费1、使用房间的会议收费，制作完毕后开具杂项收费单总台，统一向会议客户收费。
2、只使用宴会场所的客户收费，杂项收费单交宴会预订与会场费一起向客户收取。
3、标明使用地点、时间、会标名称及价格。
4、免费项目同时列收杂项收费单，标明免费。
13、审核会议特殊布置1、审核会议客户特殊布置方案，按照酒店规定确认有无违反酒店规定的事项1）有无不利酒店形象的内容或布置方式。
2）有无损坏其它酒店客人感受的布置形式。
3）有无会造成酒店设施损坏或不利于清洁留下后遗症的布置形式。
4）有无隐藏安全隐患的布置形式。
如有以上因素的应予以明确否定或向部门提出意见。
2、在方案上签署个人意见或向客户提供更好或变通的意见供跟踪人员与客户沟通。
3、确认最后与客户协商后的方案。
二、前厅部：(一)、会议用房控制程序程序标准1、会议入住前一天1、前厅主管每天上午查询第二天到店的会议情况。
2、前厅主管查看会议通知单，是否有特殊要求，如有，应提前准备。
3、前台查看一下房间是否已提前BLOCK ，并且准备好房卡，由前厅主管核查确认。
4、前厅主管通知好客房查看房间做好相应的准备。
5、客房预订、前台应控制好，预估第二天的出租情况，排房时应灵活运用，避免锁房冲突，为酒店争取最高利益。