第四章通用账务处理模块的基本操作

第四章通用账务处理模块的基本操作第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程一、基本功能1.账务处理模块是在建立会计科目（账户）体系的基础上，以输入凭证为起点，经过系列加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常又被称为总账模块。

2.无缝连接，实现数据共享，其他模块与会计处理相关的数据最终要归集到账务处理模块。

3.通用账务账务处理模块通常由以下基本功能模块组成：系统初始化、凭证处理、记账、账表输出、期末处理、系统维护等几个部分。

二、账务处理流程（一）手工账务处理流程（“证——账——表”）手工环境中，为了减轻会计人员的工作量，不同的会计主体会根据自身的规模、行业性质、经营特点和管理要求选择不同的账务处理程序，如记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序（实际中最常用）、汇总记账凭证账务处理程序等。

在手工环境中，不同的账务处理程序的核算流程有所不同，其主要的区别在于登记总账的方法和依据不同。

在手工环境中，账务处理流程的主要是根据会计核算的程序，按照“证——账——表”的环节，充分考虑人的手工处理特点和能力，本着简便实用的原则而设计。

（二）电算化账务处理流程（“输入——处理——输出”）会计电算化环境中的账务处理流程更多的是依据计算处理数据的特点和优势，结合会计核算的程序，充分考虑会计信息使用者对会计信息数据的需求而设计的，主要表现为会计数据的“输入——处理——输出”三大环节。

而不再是像手工环境中那样尽中能简化以适应人的手工处理特点和能力。

（三）电算化与手工账务处理流程比较会计数据处理从手工环境到计算机环境的改变，使得账务处理流程发生了根本性变化。

这种改变对传统手工会计来说，可谓是颠覆性、革命性的。

1.取消账务处理的中间层——账簿体系（1）在手工环境中，形成了纸介质的证、账、表三层架构的会计核算和会计资料组织体系。

（2）在电算化环境中，原先起承上启下作用的传统账簿必将简化甚而消失，只剩下科目发生额余额汇总表。

证、账、表三层架构体系被压缩为证、表两层架构，传统账簿不再以物理形式存在。

2.记账的内容与方式不同（1）在手工环境中，受不同账务处理程序的影响，记账是由不同的记账员根据不同的记账依据各自登记账簿。

（2）会计电算化下却是自动、统一完成记账业务处理。

记账的内容也完全不同，账簿的简化与消失致使不再需要重复转抄凭证数据，而主要是更新科目发生额余额汇总表。

3.对账方式不同（1）在手工环境中，针对手工会计发生错误的根源，设计了平行登记、账证相符、账账相符等控制措施，以防止和减少错账的发生；（2）但在会计电算化中，只要记账凭证的数据是正确无误的，则账簿、报表的数据就必定正确，不可能出现账证和账账不符的情况。

账证、账账核对已经没有存在的意义。

4.账务数据处理过程基本实现自动化（1）在手工环境中，会计主体需根据自身业务量的大小，选择适当的账务处理程序，手工填制凭证并登记账簿，生成会计信息资料。

（2）电算化环境中，会计主体无需选择账务处理程序，也不用记账人员多次登记账簿，除填制凭证外，账务处理中的数据运算、业务处理基本上都由计算机自动高速完成。

第二节初始设置初始设置是会计电算化系统初次使用时，根据会计主体的实际情况进行参数设置，建立基础信息的过程，其目标主要是为了账务处理模块的日常运行准备基本环境。

一、初始设置的准备工作1.账套名称与账套文件名2.会计期间3.记账本位币4.会计科目体系结构设计5.辅助核算6.期初数据7.其他初始基础资料二、初始设置（一）新建账套（重点）新建账套是在建账向导指引下进行的，通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用期间等。

1.账套号必须唯一；2.账套名称是用于标识账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般应使用单位名称；3.账套路径是指账套文件在计算机的存储器中的存储位置；4.科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般都提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由会计主体根据实际情况设置。

（二）设置操作员及其权限（重点）1.操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，设置操作员并授予相应的操作权限。

2.会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin”、“Manager”、“System”等3.电算化系统是按照分级管理原则进行人员及其权限管理，根据岗位责任制、操作管理制度等要求，严格贯彻不相容职务分离，对不同的操作员授予不同的操作权限。

所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。

一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。

（三）设置辅助核算项目为了便于管理的控制，辅助核算项目一般都归类设置。

会计软件一般都预设或可按需增设相应的辅助核算大类，操作员应在相应类别下按整理好的辅助资料设置相应辅助项目的具体内容。

如在往来单位中可增加客户和供应商档案，在部门中设置会计主体的各级部门资料，在职员中添加职员相关信息。

（四）设置外币及其汇率对于有外币收支的会计主体，应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。

设置会计科目时，必须按照新建账套所设定的科目级次和级长，遵循国家统一规定，结合会计主体实际，进行会计科目的增加、修改、删除的设置。

在通用会计软件中，一般不固定会计科目，而是按行业的不同预置一级会计科目，由用户根据本单位自身的需要灵活选择设置。

设置会计科目实质上是按核算和管理要求对会计科目的属性进行设置，主要有如下内容。

1.会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。

在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据。

（2）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求。

凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目。

（3）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整。

不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。

（4）设置会计科目要注意保持相对的稳定。

（5）一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广。

2.会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码。

手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式来表示。

但由于汉字名称常会有重名现象出现，且无法反映出科目间的逻辑关系，所以在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。

设置会计科目编码的时候要注意以下问题：（考点）●必须按照科目级次的先后次序建立。

首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。

●科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致。

●科目编码通常用数字（或英文字母）等来表示，不得使用一些无意义、无次序性的字符，如&、＠、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索。

●科目编码必须与科目名称一一对应。

会计科目编码结构如表所示。

会计科目编码结构表（2）会计科目名称。

会计科目名称是指会计科目的汉字名称。

科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。

科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。

在设置科目名称时应注意：●科目名称不能为空。

●科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性。

●科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到规范化、标准化。

（3）科目类型。

科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。

科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。

在财政部颁发的会计制度中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5、6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。

（4）科目属性。

科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。

包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。

这样在今后的处理中就可以根据性质完成外币业务处理、辅助业务核算和管理等功能。

会计科目属性图示3.调整会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制●当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目。

●如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。

（2）修改科目时的要求与限制●科目一旦使用，科目代码不能修改。

科目如果已经有余额、发生额，表明巳有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目巳使用。

●如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误。

●若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。

如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。

（3）删除科目时的要求与限制●科目已经使用，就不能被删除。

●科目有下级科目时，也不能被删除。

如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误。

●若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。

4.增设会计科目的一般操作步骤下面以在“2221应交税费”一级科目下增设二级科目“222101应交税费—应交增值税”为例说明增设会计科目的一般操作步骤：第一步，点击“增加”功能按钮，打开会计科目增加属性设置界面；第二步，按新建账套是确定的编码规则输入会计科目编码“222101”；第三步，输入会计科目名称“应交增值税”；第四步，确定核算货币，主要是指明是否涉及外币及其期末调汇事项，针对该科目选择只核算记账本位币人民币；第五步，勾选辅助核算项目并输入相关资料，该科目不涉及，如应收账款就应勾选往来单位，管理费用就可勾选部门辅助，材料采购应该选择数量辅助核算并输入计量单位等等；第六步，属性增设完毕，点击“增加”或“确定”按钮，完成科目增设操作。

说明：在增设会计科目时，会计科目的类别和余额方向通常不需要操作用户设置，而是由会计软件系统根据科目编码智能判断确定。

（六）录入科目期初余额（重点）为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。