浅谈工程建设项目的档案资料管理
浅谈建设项目档案管理工作中存在的问题及对策
浅谈建设项目档案管理工作中存在的问题及对策【摘要】建设项目档案管理是项目管理中不可或缺的一环，但在实际工作中存在一些问题。
首先是档案管理意识不强，导致档案管理工作被忽视或敷衍；其次是流程不规范，档案整理混乱；再者是缺乏信息化技术支持，造成档案管理效率低下；最后是档案管理人员培训不足，影响了整个管理工作的质量。
为了解决这些问题，可以采取相关对策：加强档案管理意识、规范流程、利用信息化技术优化管理、加强人员培训。
通过这些对策的实施，不仅能够提升档案管理工作的效率和质量，更能确保项目信息的完整性和安全性，为项目的顺利进行提供有力保障。
建设项目档案管理工作的改进将为项目的持续发展和管理提供更好的支持和保障。
【关键词】建设项目、档案管理、问题、对策、意识、流程、信息化技术、培训、改进意义。
1. 引言1.1 建设项目档案管理工作的重要性建设项目档案管理工作的重要性在于确保建设项目信息的完整性、真实性和可靠性。
档案是记录建设项目整个过程的重要依据，包含了项目的立项、设计、施工、监理、验收等各个环节的资料和信息。
良好的档案管理可以有效地保障建设项目的质量和安全，提高建设工作的效率和管理水平。
建设项目档案管理工作有利于项目管理的专业化和标准化。
通过建立完善的档案管理制度和流程，可以规范项目管理行为，提高管理效率，降低管理风险。
建设项目档案管理工作对于项目的可追溯性和可溯源性至关重要。
在项目发生问题或纠纷时，可以通过查阅项目档案追溯相关信息，找出问题的根源，减少后续的风险和损失。
建设项目档案管理工作还可以促进项目的经验总结和知识积累。
通过归档和整理项目经验和教训，可以为今后的项目提供宝贵的参考，避免重复犯错，提高工作效率。
建设项目档案管理工作的重要性不言而喻。
只有重视和加强档案管理工作，才能更好地保障建设项目的质量和安全，实现项目的可持续发展和管理。
2. 正文2.1 建设项目档案管理工作中存在的问题建设项目档案管理工作中存在的问题包括：1.档案管理意识不足。
建设工程档案资料管理的重要性
建设工程档案资料管理的重要性摘要：建设工程档案资料管理是国家法律、法规对建筑工程项目管理的重要组成部分，是对项目实施过程中产生的各种文件材料、技术资料以及有关成果的综合记录。
在整个项目实施过程中，档案资料管理部门可以全面、真实地反映工程项目整个实施过程，并为后续工作提供有力的依据。
因此，必须重视建筑工程档案资料管理工作。
本文对此进行了分析和探讨。
关键词：建筑工程档案；资料管理；工程建设前言：随着我国社会主义市场经济的不断发展，建筑行业作为国民经济的重要组成部分，也在不断发展。
为适应新形势下建设行业的新发展、新要求，必须对档案资料管理工作进行不断的完善和改进。
而就当前工程建设项目档案资料管理而言，由于其涉及面广、量大，且相对复杂，对工程档案管理人员提出了较高的要求。
只有严格按照国家的相关法律法规要求做好建设工程资料整理和存档工作，才能保证工程档案管理资料的完整性和准确性。
一、档案资料管理在建筑工程项目的整个过程中的重要性建筑工程项目是一个复杂的系统，而工程项目管理的主要内容包括项目前期、招投标和设计（或施工）、施工过程（包括材料设备采购、安装建设）以及竣工验收等阶段。
由于整个项目实施过程中，要涉及大量的文件材料，如招投标文件、建筑材料设备采购合同、招标文件、施工图纸等，这些工作中形成的信息资料是整个项目实施的真实记录，为以后的项目评估和决策提供依据[1]。
因此，必须重视建筑工程档案资料管理工作，在建筑工程项目建设期间要重视对档案资料的收集和整理，为以后的建设工作提供真实有效的依据，更好地推动建筑工程项目建设。
二、、建筑工程档案管理内容建筑工程档案管理的内容主要包括：房屋建筑工程的开工前的技术文件、勘察阶段和施工阶段的技术文件，工程竣工后工程质量验收过程中形成的档案，工程维修及设备、电气、自动化控制等有关技术资料。
工程档案是建筑活动的记录，对其形成过程进行梳理，可以明确各个阶段的工作内容。
依据建筑工程的建设特征，档案资料形成划分三个阶段。
建筑工程档案资料管理问题及解决措施
建筑工程档案资料管理问题及解决措施摘要：建筑工程的寿命一般都比较长，在漫长的使用过程中一旦需要对建筑进行修缮、改建等，如果没有原始的工程档案资料做参考，就无法进行合理的设计与施工，甚至会由于对建筑物在建设中的强度以及应力等方面的不了解，盲目进行扩建和改建导致重大的安全事故的发生。
因此，对建筑工程档案资料的管理是非常重要的，也是确保我国建筑行业长期稳定发展的重要保障。
关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；解决措施1工程档案管理中现存的问题分析（1）档案管理人员管理意识薄弱。
在建筑工程从开始规划、设计到施工，再到最终的竣工验收，这个过程中要产生大量的档案资料。
而档案管理人员在这个过程中并没有重视对档案资料的整理以及分类归档，主要是根据工程的进展情况准备当前需要的资料，而这种情况容易导致工程施工过程中出现异常，由于资料的缺失对很多信息无处查询，无法做到对问题的有效追溯。
还有在使用档案资料时，并没有做好详细记录也没有相关的管理制度，导致工程档案资料在使用中出现丢失以及缺损的情况，这样就无法确保档案的完整性。
另外，工程竣工交付后，管理人员往往以为这个工程已经彻底结束了，从而忽视对其工程档案资料的整理归档，最终导致工程档案资料的不健全。
给后期的资料查询以及建筑维护带来了很多困扰。
（2）管理手段落后在我国企划实施过程中，经常会使用纸质材料对建设实施情况进行记录。
首先，纸质材料容错率低，在填写过程中对人员要求高，不适合让水平参差不齐的劳动者进行自主记录，在实际填写中经常会出现乱涂乱画、图页撕毁等情况。
其次，材料编码、日期分类的短缺，导致填写后材料丢失却无法被及时发现，各项分类无法进行及时收录，材料购买清单、收货清单、质量保证书等资料不能进行联合整理，影响建筑资料审查，无法提供正确资料。
最后，在材料收集完全后，整理人员不能按照目录进行存放，时间顺序混乱，工程进度错杂，导致后期取用困难，工作人员无法进行工程经验总结，间接影响公司发展进度。
工程建设项目档案制度内容
工程建设项目档案制度内容工程建设项目档案制度的核心目的是保证项目信息的准确性、完整性和可追溯性。
一个完善的档案制度不仅能够为项目管理提供决策支持，还能在项目交付后为维护和运营提供必要的资料保障。
因此，制度内容应涵盖以下几个方面：一、档案管理制度的基本原则制度应明确档案管理的目标、原则和责任分配。
确立以项目为中心，服务于项目管理全过程的原则，并明确各级管理人员在档案工作中的职责和义务。
二、档案的分类与编码根据工程建设的特点，档案应按照专业、类型和重要程度进行分类。
同时，建立统一的编码系统，便于档案的检索、存储和使用。
三、档案的收集与整理规定档案的收集范围、方法和时限，确保档案的全面性和及时性。
对于电子档案和纸质档案，都应有明确的整理标准和流程。
四、档案的存储与保管制定档案的存储条件、保管期限和保密要求。
对于重要档案，应采取特殊的保护措施，确保其安全无损。
五、档案的利用与借阅明确档案利用的规则和程序，包括内部人员和外部人员的借阅权限、借阅手续等，既保障档案的安全，又满足合理利用的需求。
六、档案的移交与归档项目结束后，应及时进行档案的整理、评估和移交工作。
确保所有相关档案按照规定的时间和要求归档到相应的档案管理部门。
七、档案的数字化与信息化管理鼓励和支持采用现代信息技术手段对档案进行数字化处理，提高档案管理的效率和水平。
同时，建立健全电子档案管理系统，确保档案信息的长期保存和便捷使用。
八、制度的监督与考核设立专门的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。
通过考核结果反馈，不断优化和完善档案管理制度。
九、违反制度的处理办法对于违反档案管理制度的行为，应有明确的处理办法和责任追究机制，确保制度的严肃性和执行力。
十、制度的修订与更新随着工程建设实践的发展和技术的进步，档案管理制度也需要不断修订和更新。
制度应包含修订的程序和频率，以适应新的管理需求。
浅谈项目资料管理存在的问题和对策
浅谈项目资料管理存在的问题和对策摘要项目资料就是项目在准备、实施、竣工、交付使用等各个阶段直接形成的有一定保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的历史记录。
项目资料管理，是土地开发整理项目管理的重要内容和环节。
资料管理工作作为工程管理的一部分, 必须适应发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。
相关工作人员亦应创新思路, 积极探索和体现观念、机制，开拓资料管理的各项功能，使资料在服务中发挥积极效益。
关键词：资料；项目资料；建筑工程；项目资料管理1、当前项目管理资料中存在的问题1.1、一些建设单位对企业工程档案收集重视不够特别是施工阶段，因为有的项目工期较长, 分散面广，资料的形成也需要较长时间，需要动态的管理，而承建单位对相关责任人没有具体详细落实，对竣工资料的质量要求心中无数，致使档案资料中的签字手续不完备、原件没有归档。
1.2、资料的前期收集与整理不够及时资料员应当对工程开工前对应的档案前期资料开始介入，根据《建设工程文件归档整理规范》要求对其及时予以规范记录, 争取做到开工有报告、变更有记录、进场有记录及检验报告、验收有依据、资料前后对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。
但是在具体工作中，有些却疏于管理，导致后果比较严重，往往存在补记录、补资料的现象。
某些工程重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，无法及时移交档案馆，直接影响到日后工作。
1.3、资料归档混乱具体表现为:归档项目资料目录与资料不对应;资料间编码不连续;对反映工作过程的主要资料，如往来工作联系单、会议纪要、重要谈话纪录、招投标资料、监理资料、施工管理资料、权属调整资料等，工作环节的主要或辅助性技术成果，如:项目可行性研究报告、项目规划设计报告、项目整改方案等各类资料的分类不明确，不能有效区分项目主件资料与附件资料:项目资料分散、归档混乱，查阅、查找困难。
浅谈建设工程档案管理
随着我国经济建设 的快速发展 ， 城市建设 也 日新月异 ， 各项基 单位 ， 要求他们 明确分管领导 和专门档案人员 ， 对工程档 案终身负 础性设施建设也随之突飞猛进 ， 因此也 给城 建档 案管理工作者带来 责 ， 提高他们 的档案责任 意识 ； 第二步是对建设 工程 档案实行专人 定 的压力和挑战 ， 因而 ， 城建档案管理工作愈发显得重要。 负责 、 全程跟踪 、 经常性业务指导 ， 发现问题及时整改 ； 第三步是工 建设工程档案是建设工程 的重要组成部分 ， 是建设工程 内在质 程竣工前对建设工程 档案预验收 ， 预验收合格 发“ 建设工程竣 工档 量 和工程验收的重要依据 ， 也是建设工程质量 的重要构成部分 。工 案初验合格证” 方能； 进行竣工验收 ， 由市工程质量监督站查验资料 程档案质量好 ， 反映工程管理规范， 反映工程管理人员 素质 高 ， 反映 备案后 ， 再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得 工程质量好 。凡是有 意参评 的项 目， 对建设工程档案管理都是非常 “ 建设工程竣工档案合格证” 然后 才能去办产权等手续 。 ， 重视 的 ， 包括档案 的真实性 、 完整 性 ， 包括施 工现场拍照 、 录像 等方 ２ 项目 ． ２ 经理应重视工程档案管理 。 在工程档案管理中 ， 目经 项 面， 对档案 的编制就更加认真细致 、 精益求精 了。 工程档案管理包含 理是一个关键 ， 他应该对工程档案有较高 的思想认识 ， 并负有对 此 于工程质量 管理之 中，工程质量是对包含 工程档案在 内的监 督管 项工作牵涉的各个部门进行组织 、 协调 、 管理 的责任。 在项 目内部建 理。 立 一套 完善 的档案管理制度及激励 机制 ， 奖罚分 明 ， 充分调动 大家 １工程档案存在 问题 的工作 积极 性 ， 高大家的责任心 、 提 管理水平 ， 提倡敬 业意识 、 奉献 １ 档案管理的意识不强 。 ． １ 当前 ， 由于大家对 “ 档案” 的概念和作 精神 ， 提高全体管理人员的责任心 ， 并且对档案员 的工作一要支持 ， 用知之者甚 少 ， 档案意识相 当薄弱 ， 至一 些领 导对加强档案 工作 二要培 养 ， 甚 要创造一个 好的环境和条件 ， 千万不能光重视直观 的经 的认识不足 ，许多单位的档案工作仍然采取传统 的手工工作方法 ， 济效益 ， 注重眼前的产值 、 工作量 ， 而看不到施工档案 资料 与工程质 保管设施和存档 设备过于陈 旧，严重影 响了档 案管理的现代化进 量 的关系。 实践证 明， 哪个工程的项 目经理重视此项工作 ， 哪个 工程 程。 的档案管理就搞得好 。 １２ 缺少从事档案管理 的人才 。 Ｉ 档案管理 的前提是人才管理 ， 要 ２３ 强培训和技术交流 。定期组织施工管理人员参加工程档 ．加 想提高工程档案质量 ，要求档案管理人员能对档案进行 日常使用 、 案管理的专业培训 ， 学习建筑安装工程新标 准 、 施工规范和规 程 ， 定 维护 、 更新 、 收集 、 整理等 ， 同时要具有较强的专业知识 ， 高的文化 期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验 ， 较 促进本企业档案 素养 。 ‘ 管理水平和工程质量的进一步提高 。 １ ． ３缺少专职的档案员 。一些小型建设单位往往 只注重工程项 ２ ． ４确保各种档案资料的真实性。 目前我国许多工程项 目的档 目的经济效益 ， 而对工程档案资料的收集 、 编制 、 整理很不重视 。缺 案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况 ， 而且极易造 少专职 的档案员 ， 工程档案记录不规范 、 不完整 ， 档案管理工作手段 成工程 档案资料混乱 ， 失去其作为工程档案 的意义。 因此 ， 工程检测 落后， 使档案 不能真正反映建设项 目的实际隋况 ， 给施工 单位在工 单位要对试验负 责 ， 严格执行见证取样制 度 ， 不符合要求 的坚决不 程竣工移交带来很多不必要 的麻烦 。 出具试验报告 。 １ 施 工档案不真实 。 ． ４ 真实性是施工档案最根本 的要求 ， 是施工 ２ ． ５加强 自检工作 。工程档案资料是对建 筑实物质量情况的真 档案 的灵魂 。失去了真实性 ， 施工档案便失去 了本来意义 。但事实 实反映 ， 因此要求各种资料必须与工程施工进度 同步 ， 时收集 整 及 是 ，一些工程档案完美得不切实际。如某单位工程 的所 有分 部 、 分 理。 由于 当前市场机制不完善 ， 有些材料需经好几手转售 ， 使得合格 项 、 验批均验收合格且无任何缺 陷， 检 出现了真正的“ 零缺陷工程” 证 和检验报告不能与原材料 同步到位 ， 以应对这些资料逐项跟踪 。 所 又如土方工程质量评定 中的基槽开挖后 的长度 、 宽度误差实测值均 收集 ， 保证了档案资料 的完整齐全 。 为几毫米 ， 明显 不 切 实 际 。 ２６加强过程监管 。现场管理人员要主动深入工程施 工现场 ， ． 跟 １ ． ５竣工 图质量不高。 一些项 目的竣 工图归档不完整 ， 修改不到 踪 提供 业务指导 ， 保证工程竣工后的竣工 图、 竣工验收材料及施 工 位， 造成竣工 图与工程实际不相符 ； 据误 差时有发 现 ， 数 竣工图 中相 期 间的工程档案资料准确 、 齐全 、 完整 ， 要严格把好施工中形成的所 关责任人 审核签署经常漏缺不全 ， 有些竣工 图编制不规 范 、 标识不 有工程资料的质量关 ， 尤其是工程 的关键部位 、 隐蔽工程 、 须亲 临 必 统一 ； 由于变更执行程序的不规范 ， 易导致竣工图误差 和失实 。 极 施工现场进行监督 检查 。 １ ． ６代签名现象十分普及 。相 当一些施 工单 位的档案 资料 签字 ２７ ．建章建制 。 工程档案管理是一个动态管理过程 ， 工程档案 资 不严肃 ， 当分别签字的 ， 由档案员一人代笔签字。 应 全 如隐蔽工程质 料是在施工 过程 中逐步形成 的 ， 由于整个施工过程环节繁多 ， 专业 量验收记 录表 中的施工员 、 班组 长 、 专业 质量 检查 员全 由一人代笔 各 异 ， 不论是项 目技术负责人 ， 还是专职档案员 ， 仅仅依靠个人 的力 签名 ， 甚至有 的施工单位还依 照笔迹代建设单位 、 监理单位人员签 量是无法做好施工档案资料管理 的。因此 ， 目部必须建立 内部管 项 名。使 工程档案资料失去真实性 ， 一旦工程出现问题要追查相关人 理责任制 ， 明确每个 成员 的工作分工和工作范围。为了保证工程档 员 的责任时 ， 就分不 清责任 ， 而加大处理事故的难度。因此 ， 从 监理 案资料管理工作 的有 序进行 ， 目部还应建立内部工作制度 ， 项 确定 单 位 、质监站对技术资料核查 时发现有代签现象要及时提出批评 ， 工作程序 、 内部会议制度 、 工作检查 和汇报制度及 技术 人员 轮休工 档案资料要返工重做 ， 保证各相关人员亲 自签名 。 作替代制度 ， 岗位不缺人 ， 保证 工作有人做 ， 档案有人管 ， 工 日记 施 １ ． ７档案管理人员在收集工作 中 自觉性 和主动陛不够 。一些项 有人记 ， 确保工程档案资料的连续性 和完整性 。 目仅注重阶段性文件资料 的收集 ， 而忽 略了建设项 目全过程文件资 料 的完整归档 ， 特别是忽略 了工程建设后期形成 的交工验收文件资 料 ， 陷责任期 等方面的材料 的收集 ， 缺 造成项 目档 案的成套 性完整 性缺陷 。 ２如何加强档案资料管理 ， 提高工程档案质量 ２１ 目开工前建设单位要与市城建档案馆签订 “ ．项 建设工程竣 工档案责任书” 从一开始就把建设工程档案的要求 、 ， 责任告知建设
浅谈工程档案管理
度 无 疑 成 为 有效 的超 前控 制手 段 ，促 进 了基 建 项 目管 理 的 化 。 工程 管理 的规 范 同时 对 项 目资 料 的管 理 也 提 出 了 更 高 自
求 。 上级 单 位 与 我单 位 签 订 的建 设 工 程 目标 责 任 制 中 对档
社 会 各 有 关 方 面 的 重 视 ，做 好基 建 项 目档 案 的管 理 已成 当务 之 急 。下 面 ， 我结 合 实 践 和 理 论 ， 如 何 抓 好 单 位 基 建 项 目档 案 管 就
标投标制 ”“ 标代理 制”“ 程合 同制” “ 程监 理制” 、招 、工 和 工
种 是 城 市建 筑 物 本 身 。 一 种就 是基 建 项 目档 案 。 建 项 目档 另 基
案 是城 市建 设 的潜 在 生 产 力 ， 不仅 记 载 、 备 着 人 类 的 工程 思 它 储 想 、 术 与经 济 ， 人 类 开 展建 筑使 用 、 划 、 扩 建 的依 据 ， 技 是 规 改 也 是 查证 项 目责任 的法 律 依 据 。 阶 段 ， 现 工程 的建 设 进程 呈现 出迅 猛 发 展 的趋 势 ，与 之 俱 来 的越 来越 多 的基 建 项 目档 案 日益 受 到
关 于基 建 项 目档 案 整 理 的要 求 ， 结 合 自 身 实际 。 写 了基 建 并 拟
我 单位 档 案 工 作 一 直 得 到 党 委 行 政领 导 的 高度 重视 ，将 其 工 作
列 入领 导议 事 日程 和 目标 责 任 制 中 ， 持 对 文 书 、 建 、 计 等 坚 基 会 各 门 类 档 案 实 行集 中统 一管 理 ， 置 专 职 档 案管 理 人 员 ． 责 档 设 负 案 管 理 和 档案 指 导 工作 ， 并建 立 了 以档 案 机 构 为 中心 ， 部 门 人 各 员 组 成 的档 案 管 理 工作 网络 。 年 来 ， 着 中央 扩 内需 促 增长 政 近 随 策 ， 位 的建 设 任 务 更加 繁 重 ， 资 规 模 不断 加 大 ， 建 项 目 文 单 投 基 件 开始 激 增 ， 因此 做 好 基 建 项 目档 案 的管 理 成 为 我单 位 档 案 管 理 的重 头 戏 。 案 管 理 部 门加 强 了 对 基 建 部 门 的业 务 指 导 ， 定 档 确 了基 建 兼 职 项 目资 料 员 ，基 建 部 门兼 职 项 目资 料 员 一 般 由负 责 每 个 工程 项 目的项 目负 责 人 担 任 ， 确其 职 责 ， 责 建 设 方 的 资 明 负 料 收 集整 理 ， 及 定 期 对 各 施 工 方 、 理 方 的 资 料 收 集整 理 情 况 以 监 的 检查 ， 好 整 个 工程 项 目资料 整 理 关 。 同时 ， 求 每 一项 目 的 把 要 施 工方 与 监 理 方 均 要 设 有 兼 职项 目资 料 员 ， 好 ｈ常 资 料 收 集 ， 做 ｉ 并 随时 向工 程 项 目负 责 人 进 行 咨 询 ，按 照 我方 要 求 进 行 项 目 资
浅谈工程建设档案管理
平。在开展档案 工作 中，各责任部 门要把档案工作责任制层 层落实到人，明确各 自的职责，做到分工明确 。如对 施工单 位而言， 技术负责人组织项 目工程划分、 编制施工组织设计、
施 工 方 案 、竣工 图 ， 长 编 写 技 术 交 底 、隐 蔽工 程 验 收 记 录 ， 工 施 工 员 填 写施 工 日记 ，质 检 员 填 写 质 量 评 定 ，实 验 员 整 理试
水 源 和 部 分 分 散 的 生 活 用 水 水 源 ，规 划 期 内不 能 新 增 开采
（ ）全 面规 划、突出重点 。对全 国浅层地 下水和深 层 ５ 承压水 的开发利用和保护修复进行全面规划 ，以平原区及 地 下 水开发 利用程度 较高和有 开发利用 和保护 意义的 山丘 区
为规 划 重 点 。 ３２总体思路 ．
【】水利 部 水利水 电规 划设 计 总院． 国地下 水利 用与 保护 规划 技术 大纲 ３． 全 【】 ０ ７ ． Ｚ ， ０， ２ ７
格地下水 资源 的保护 ，实行在保护 中开发 ，在开发中保护， 统筹处理好地下水 的供水功 能、 应急水源储备功能和维护地 下水统 的生态环境功 能的关系 。 根据不 同区域和不同类型地 下水 的功 能特 点和水资源可持续利用 的要求 ， 针对其利用与 保护状况 ，制定 不同地下水功 能区利用与保护的 目标 ，提 出 分 区分类地下水开发利用和保护修复 的对策措施 。 对于生态
科 学管理
脆 弱 区 、地 质 灾 害 易 发 区 、地 下 水 水 源 涵 养 区 等 区 域 ，应 严
格保护 ， 防止地下水超采和水质恶化 ； 于应急水源等区城 ， 对 应在平时限制地 下水 的开采 ，加 强水源涵养与保护 ，防止地 下水及水质 状况 恶化 ；对于有开发利用潜力 的地区 ，要根据 可开采 量严 格控制 开采量 ，实现地下水补排平衡 。
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浅谈工程建设项目的档案资料管理
发表时间：2016-08-17T14:56:29.157Z 来源：《低碳地产》2015年第17期作者：郝丽娜
[导读] 是今后对工程管理维护和运行的依据，其资料应当真实地记录和反映工程建设的全过程。
因此做好工程档案管理工作意义重大。
郝丽娜
1.天津市信通冷暖洁净工程有限公司天津 300011；
【摘要】档案资料是工程建设的全部真实记录，做好建设工程档案资料的收录、编撰、管理和使用，使档案资料达到全面、完整、规范、通用，对于建设项目的顺利进行和项目建成后顺利地交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用，档案资料管理工作已成为项目管理的一项重要内容。
本文分析了工程项目档案资料的分类分项，探讨了工程建设项目的档案资料管理现状及方法。
【关键词】工程建设；项目；档案资料；管理方法
在以往的工程建设过程中，相当一些建设项目只偏重于工程项目的施工现场管理，而忽视对工程档案资料的积累和整理，一些项目虽然在项目建成后形成了一定的档案资料，但深度和广度不够，也达不到规范、通用的标准。
更有甚者，工程项目资料收录不全，出现问题时往往极难查到所需的记录、数据；亦有工程档案资料存放在个别人员手中，随着人员调动和时间推移，丢失、带走的情况时有发生，种种情况，都将造成档案资料使用者花费不少精力和时间，甚至带来不应有的经济损失和浪费。
一、工程项目档案资料的分类分项
建设项目档案资料分类分项力求简明、通用、方便。
档案资料可分为：
1.工程综合类文件
（1）主管部门为建设项目的各种批复文件，如项目建议书、可行性研究、初步设计、方案变更、概算调整、开工报告等。
（2）企业开办文件，如建设单位开办批件、项目建设领导班子组成及变更批件、企业开办证、法人执照、企业营业执照、企业纳税执照等。
（3）工程建设有关的各种会议记录和纪要，如建设单位、调度会议、协调会议、专题会议等。
工程建设总体计划、年度建设计划、季度建设计划。
建设项目银行评估文件、资金长期短期借款合同或协议、各种借款担保书、资金计划及使用
情况。
工程勘查合同、工程设计合同、储量升级或补充勘探合同。
（4）工程招投标资料，如施工队伍考察报告、工程项目招标通知、招标标书、标底、投标书及评标结果、中标通知书等。
2.工程项目设计资料。
厂址选择报告；项目建议书；建设方案论证资料；初步可行性研究、可行性研究报告；初步设计及补充设计文件；施工图设计及补充、变更设计资料。
3.工程设备。
建设项目所用各种各类设备说明书、样本、装箱文件；各种各类设备随机附图；随机备品备件、易损件目录及附图；随机工具及专用工具资料。
4.工程施工与质量监督、工程建设监理。
工程项目施工组织设计；设备电器检验、测试、安装、试运行记录；质量监督、建设监理实施大纲；工程建设质量事故及处理记录；建设工程项目质量评定资料；质量监督、建设监理工作总结。
5.建设工程概、预、决算。
初步设计概算书；施工图设计单项工程预算；施工企业、建设单位单项工程预算；工程修改、变更修正预算；工程结算资料；工程决算及固定资产形成记录。
6.竣工验收。
竣工验收报告；竣工验收文件及有关资料；结构、水电、消防等单项工程验收证书；工程验收证书。
二、工程建设项目的档案资料管理现状
1.档案归档不及时，质量存在缺陷。
工程建设参建单位多，且工期长、人员变动大，各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，因此，档案资料成套性差，准确性、完整性不够。
2.重纸质文件归档，轻电子归档。
在基建工程建设过程中，参建单位收集工程建设过程的纸质资料进行归档时，大部分资料员认为没有必要归档电子文件，在收集的过程中也没有保存电子文件。
3.利用档案意识差，档案利用率低。
往往归档的档案存放在档案室，遇到问题有些部门没有想到利用档案来解决。
而档案部门也没有对项目档案实现信息化、网络化管理，达到资源共享。
三、工程建设项目的档案资料管理方法
1.工程文件转化为档案应具备的条件和质量要求
（1）工程文件转化为档案应具备的条件。
工程档案是工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
不是所有的工程文件都是工程档案，只有那些具有保存价值的工程文件，经过认真的鉴别、整理、立卷才成为工程档案。
工程文件转化为档案要具备两个条件：一是办理完毕；二是有考查利用价值。
(2)归档资料的质量要求。
凡是反映与工程建设项目有关的重要职能活动，具有考查利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，项目文件资料在经过鉴别、分类、整理后，加盖归档章、编制档号、装入档案盒，在档案盒上填写案卷名、档号、盒号，填写备考表，编制案卷目录、卷内目录，形成工程建设项目档案。
归档的工程文件一般应为原件，如果无法使用原件，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处；工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书写；工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求；工程文件中文字材料宜为 A4（70g）幅面；图纸宜采用国家标准图幅；录音、录像文件应保证载体的有效性（3-5 年应重新翻录以防消磁）；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
2.及时取得上级业务部门的指导和支持。
在施工刚开始时，项目建设指挥部即与市城建档案馆取得了联系，并取得了业务主管部门的支持，在项目的建设过程中城建档案馆的业务部门多次莅临工地对工程项目档案资料的收集整理工作进行指导，提出了许多宝贵意见，及时纠正了资料整理过程中出现的一些问题，使资料归档完全符合规范要求。
同时，在整个施工过程中，积极取得工程质量监督部门的指导，对归档资料的内容进行严格把关，使其符合要求，最终使归档资料的规范性得到可靠保障。
3.加强制度建设，规范档案管理。
完善制度，建立工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的收集、归档、
整理、移交等流程都有明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。
4.档案资料整理应与工程建设进程同步。
资料整理与工程建设同步，是确保工程档案资料准确和完整的基本保证。
因此，项目法人对工程档案资料管理可采取下列措施：一是签订有关合同协议时，同时提出档案资料归档要求，对档案资料的份数与质量、准确与完整度、移交工作做出明确的规定。
二是在检查工程进度及质量的同时，对档案资料的收集整理情况进行检查。
三是在进行前期验收时，对归档的资料进行初步验收，发现问题及时进行沟通和整改。
四是在竣工验收前，专门抽调各相关单位负责，组成档案资料归档小组，档案资料管理的专职人员按照专项验收的有关规定要求，集中进行整理归档，以保证符合验收要求。
5.纸质与电子档案同步管理，改变存储和利用方式。
要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，真正实现档案资源共享，为工程建设管理服务。
6.加强队伍建设，提高业务素质。
要加强业务培训，首先，是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，懂得工程施工流程。
其次，对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。
工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节，是工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体表现，形成的工程档案是反映工程建设成就、施工过程、施工质量的原始凭证，是今后对工程管理维护和运行的依据，其资料应当真实地记录和反映工程建设的全过程。
因此做好工程档案管理工作意义重大。
参考文献：
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[2]蔡宜军．新机制带来新气象［J］．载中国档案，2012（11）．
[3]胡鑫磊，等．浅谈施工阶段监理资料管理［J］．天津市政工程，2011，1（3）：1041－1045．。