12股份有限公司物资采购及付款管理制度

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内部公款借支审批制度

第一条公司生产经营所需的物资采购，包括：固定资产中的机器设备、原材料、燃料、低值易耗品、辅助材料、包装物、办公用品、半成品及其它家居用品等一律由采购部门经办，由专职采购人员负责；凡是擅自购买物资者，财务部门不予报销。

第二条采购人员具备良好的职业道德和较高的业务素质，采购人员必须严格遵守"货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认"原则。以不盲目购买，不贪占小便宜，不徇私情，不吃回扣为崇高的职业道德。

第三条采购岗位上确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程，根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审核；

（四）采购与验收；

（五）采购、验收与相关会计记录；

（六）付款审批与付款执行。

第四条物资采购与款项支付，主要有计划与请购、实施采购、物资入库、报账、付款等流程。

（一）计划与请购

计划与请购的依据：批准的生产预算或采购计划，生产经营临时性、突发性需求（预算或计划外），销售部门的其他家居用品要货计划等；

流程：

1、物资需求部门根据生产经营预算（或计划）编制物资需求计划（注明每天生产用量），提出用料申请或月用料计划，填制"物资请购单"，或编制"月度生产用料计划"，并由总经理（或授权人员）审批；

2、OEM产品、销售部门经销的其它家居用品采购直接将"商品请购单"转采购部，采购部

将"商品请购单"转入仓库部门核实库存商品，仓库经理签字后转总经理（或授权人员）审批再转交采购部。

3、采购部门按生产进度、发货进度和库存量情况及经济采购量的要求，审核请购计划，制定物资采购计划，并预计物资采购价格和采购总金额。

4、各分管领导审核及总经理（或授权人员）审批的采购计划和请购单，财务部制定资金计划，安排采购资金。

5、公司总经理批准，特殊情况如设备突发性问题所需物资可以授权指定人批准。

6、审批完毕的"物资请购单"或"月度生产用料计划"交采购部门实施采购。

（二）实施采购

采购依据：月度生产用料计划、物资请购单、商品采购计划；

采购前期至少要做以下准备：

1、调查了解市场、供应商情况；

2、询价、比较、选择供应商；

3、洽谈、谈判；

4、草签合同（或订单）；

5、财务、法律顾问等部门审核合同，

6、总经理审批并授权合同签署；

7、正式签订合同（或订单）。

（三）物资采购要求

1、不论是供应商按合同（或订单）供货，或是业务人员市场购买，经办业务人员都必须跟踪相关物资的发货、运输、到货、验收、入库等全部过程，保证物资完好无缺质量合格地入库。

2、必须及时取得合规的增值税专用发票及明细清单、货运专用发票、合格证等。特殊情况未取得上述合规单据的，经办业务人员必须写出书面的情况说明，公司领导批准后方可报销入账，由此产生损失的要给予一定处罚。如取得的是普通发票、收据、白条等所造成的增值税抵扣损失和多交纳的企业所得税的，可处个人承担一定比例的罚款；如果是暂时未及时取得增值税专用发票等单据的，且月底仍未取得交财务报账的，经办业务人员必须写出书面的情况说明，明确取得日期，由公司领导批准后财务部门按合同估价暂时入库。

3、物资采购价格，公司保留对物资采购价格高于市场价格的追究权和惩戒权。

第五条采购物资入库

原料及辅助材料、外购半成品或产品等与货物验收必须提供的单证有：

1、经审核、审批的“采购计划”或“采购订单”；

2、经供应商签字、盖章的“送货单”；

3、经本公司质量管理部门签字的《采购货物质量验收报告单》；

4、以重量验收的地磅签字的“电子过磅单”；

5、经生产主管审批补办的临时“请购单”和“领料单”。

在以上单证审核无误的前提下对货物的数量或重量进行核对验收，确保单证记录内容与实物相符（上述⑤视同已验收入库），签字后转交仓库会计在U8系统办理“材料采购入库单”或“商品验收入库单”；如出现质量扣款等事项，采购部门必须取得供应商确认的书面材料。

第六条采购物资报账

（一）流程：

1、采购经办人员根据合同执行情况及U8系统的审核权限，对U8系统已作验收入库的"入库单"、发票、送货单等单据办理货款结算手续，填制“付款申请单”。

2、财务部门材料会计员根据U8系统的审核权限，对U8系统已作验收入库的"入库单"、发票、送货单等单据办理货款结算手续，审核经办“付款申请单”，重点审查：（1）发票等单据是否合规？价格是否符合合同（订单）？金额是否正确？

（2）"入库单"手续是否齐全？

（3）是否在采购预算（计划）之内或"物资采购请购单"所列之内；

（4）采购价格有无偏离市场价格？

（5）“付款申请单”的账期是否与合同订单相符？

2、会计人员审查完毕在“付款申请单”上签字后转财务总监（或财务经理）审核；

3、由总经理在“付款申请单”上签字审批；

4、上述审批程序完成后将上述单据转财务部门，由出纳人员办理付款手续。

5、月末暂未取得发票等单据报账的账务处理，会计人员根据U8系统尚未报账的入库单编制本月"物资暂估入库汇总表"，进行估价入库；下月初如有差异则采用红字冲销或补差价调整单，如没有差异在取回发票后按发票不含税金额冲转“应付账款——未结算”。对于"已入库而未报账"的情况，采购部门业务人员必须写出情况说明，并报有关领导审批，如有特殊情况月底暂时仍未取得发票等单据的，限期取得发票等单据到财务部门报账。

6、财务部每月通报"已入库而未报账"的情况说明，无特殊原因又无充分理由的，对相关人员提出批评，情节严重或多次发生的给予一定的处罚。