合同编码管理办法
合同编号管理办法
合同编号管理办法为规范合同管理，便于合同登记、查阅和归档，现对合同编号做出如下规定，请各部门、研究所遵照执行。
一、合同编号规则的说明合同编号：LY－承办部门编号/签订年份－序号二、承办部门编号的说明1、产品工艺研发部－GYYF2、营销部－YX3、物流部－WL4、品保部－PB5、财务部－CW三、签订年份－序号的说明采取格式：2011－0001序号：各部门按照顺序，自行编号。
四、举例如：2011年产品工艺研发部签订的第一份仪器设备购置合同编号YL－GYYF /2011－0001单位编号编号承办部门编号签订年份部门合同顺序号YFZX - YHL / 2011 - 0001附表：1合作经营协议书甲方：乙方：经甲乙双方友好协商，就中石油煤层气保德区块地面工程合作经营事宜，自愿达成如下协议，以资信守：一、合伙宗旨：共同合作、合法经营、利益共享、风险共担。
二、合作经营项目：中石油煤层气保德区块地面建设工程。
三、合作经营地点：山西省保德县。
四、出资金额方式：期限垫付。
1、甲方以现金方式出资200万元；乙方以现金方式出资200万元（主要用于补足前任合伙人撤资款项）。
2、合同签订之日乙方向甲方交付100万元投资款，剩余100万元乙方须在2012年3月31日前全额到位。
3、2012年3月31日前应付前任合伙人撤资的17万利息，双方各承担8.5万元。
4、乙方垫付2012年2月开工前期全部费用。
（回款前）五、股份划分：甲方 % 、乙方 %。
作为确定盈余分配和债务承担的基础。
六、合作期间甲乙双方的出资为双方共有资产，不得随意请求分割。
七、甲乙双方的任何一方原则上不得中途退撤，任何一方在不给合作事务造成不利影响的前提下可以退出，但须经双方协商认可。
八、甲乙双方的分工、权力与义务：1、甲方为合作项目的负责人，全面负责合作业务的日常经营与管理，重点负责商务活动及工程的回款工作。
费用不得超过工程总额的10%。
2、乙方负责合作项目的生产，施工、安全工作。
工程管理合同编号管理制度
工程管理合同编号管理制度第一章总则第一条为规范工程管理合同的管理流程，提高工程管理合同管理的效率和效果，根据相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及工程管理合同的管理活动，包括合同的编号、备案、存档、查询等。
第三条公司工程管理合同编号由合同管理部门统一管理，负责合同编号的发放、管理、归档和记录。
第四条各部门及其工程管理人员应严格执行本制度，确保工程管理合同编号的准确、规范和及时管理。
第五条公司工程管理合同编号采用年度流水号的方式编制，每年重新从0001开始编制合同编号。
第六条工程管理合同编号由数字和英文字母组成，数字为6位，英文字母为2位，如：20210001AB。
第七条合同编号的编制应遵循递增原则，不得重复使用，不得跳号。
第八条工程管理合同编号应与合同文件中的相关信息相一致，确保合同的唯一性和可追溯性。
第九条合同管理部门应定期对工程管理合同编号进行审核、整理和备份，确保编号的准确性和完整性。
第十条工程管理合同编号应按照公司的保密要求进行保护，不得外泄或私自更改。
第十一条合同管理部门应建立合同编号的档案管理系统，方便对工程管理合同编号的查询、检索和监督。
第二章工程管理合同编号的发放管理第十二条工程管理合同编号的发放由合同管理部门统一负责，由合同管理员和工程管理人员共同参与。
第十三条工程管理人员在签订工程管理合同后，应向合同管理部门提出合同编号申请，并提交相关合同文件。
第十四条合同管理部门在收到工程管理人员的合同编号申请后，应及时对合同进行编号，并告知申请人。
第十五条合同管理部门发放的工程管理合同编号应加盖部门公章，并告知工程管理人员合同编号的使用要求。
第十六条工程管理人员应认真保存工程管理合同编号，妥善保管合同文件，确保合同的完整性和可追溯性。
第十七条工程管理合同编号的使用应符合公司相关规定，不得私自更改、转让或挪用。
第十八条工程管理人员应在规定的时间内将合同编号及合同文件报送合同管理部门进行归档。
有限公司合同统一编号的管理办法
后勤处合同统一编号的管理办法
为进一步加强合同管理，便于资料查询。
结合我处的实际情况，现将合同
编号、项目编号及项目存档编号式样进行统一，编号格式及含义如下：
编号格式：
D
流水
编号
单位代码：CB(处办公室管理项目) FC(房地产管理科管理项目)
DL(动力与节能管理科管理项目) XY（校园管理科管理项目）
年份代码：共八位，指合同签定年份的全部数字。
如： 2007年2月1日表示为20070201
类别代码：具体类别名称的拼音前开头，如遇代管项目则在括号中填：D+院系或部门简称的拼音前开头。
如：家具（JJ）设备（SB）零修（LX）项修（XX）国债（GZ）211（211X）
修购（XG）贷款（DK）征地（ZD）
括号中如：地学院（DX）资源学院（ZY）信息工程学院（XG）项目名称代码：项目名称简写的拼音前开头字母，一般为两位，为便于理解最长不超过4位。
如：教一楼工程项目（jy）
流水编号：各项目均按照项目名称从001开始连续编号。
望各科室按照本通知内容执行。
后勤处
2007年3月12日。
合同编号管理办法
历史记录1. 总则1.1. 为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。
1.2. 本办法除特别指明外，适用于《集团合同管理制度》中规定的所有合同。
2. 职责2.1. 职责：法务部负责本制度的制订、修改、实施指导和监督；公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。
3. 原则和方法标准描述3.1. 合同分类编号应遵循下列原则：3.1.1. 适应公司主营业务的合同管理需要；3.1.2. 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；3.1.3. 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
3.2. 合同分类编号方法：（按五级分类编码）3.2.1．合同编号规则：3.2.1.1合同编号由七个字母和五个数字组成；3.2.1.2编号形式：×××-△△-■■-####-****，其中符号所代表的含义如下图所示：××× - △△ - ■■ - #### - ****公司缩写部门缩写合同分类缩写签订年份、月份顺序号（一级）（二级）（三级）（四级）（五级）3.2.2. 合同具体编号规则：3.2.2.1一级编码：集团公司缩写；3.2.2.2二级编码：公司常设部门缩写，一般由部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成，如下表所示：注：（1）若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合；（2）若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后再行缩写；（3）表格中未列明的部门，可根据本条规定，进行缩写即可，但不得与既有部门的缩写重合。
3.2.2.3三级编码：合同分类主要以《中华人民共和国合同法》分则中的有名合同以及无名合同进行分类，一般由合同类型名称前两个字的拼音首写字母组合而成（一）有名合同缩写详见下表：注：若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合。
工程合同编号制度
工程合同编号制度一、总则为便于管理和监督工程合同的签订和履行情况，根据相关法规和规定，制定本合同编号制度。
二、目的规范工程合同的编号管理，确保每份工程合同都有唯一的标识，便于查阅和管理。
三、适用范围本制度适用于该单位所有的工程合同，包括设备采购、施工承包、设计服务等各类工程合同。
四、编号规则1.合同编号由数字和字母组成，格式为“年份+顺序号”，如“201901”。
2.每年度开始时，从“年份+001”重新开始编制，逐笔递增。
3.对于新增合同，应根据顺序号进行编号，确保每份合同都具有唯一性。
4.未签订的合同依然保留编号，但标注为“未签订”状态。
5.对于已终止或作废的合同，编号不再使用，需在编号簿中标注作废，并做好相应的档案管理工作。
五、编号管理1.开具合同编号应当及时、准确，由指定人员负责，并做好相应记录。
2.所有合同的签订、变更、终止等情况均应在编号簿中进行记录，确保编号的完整性和准确性。
3.编号簿应保存在指定位置，便于随时查阅和查询。
4.严禁私自更改或篡改合同编号，否则将承担相应责任和处罚。
5.对于经审核确认的新合同，应在编号簿中登记并记录相关信息，包括签订日期、合同类型、对方单位名称等。
6.对于已终止或作废的合同，应在编号簿上做好相应标注，并及时调整档案存放位置。
六、档案管理1.合同编号簿及相关档案应按照一定的规范进行存放和管理，确保档案的安全性和完整性。
2.合同编号簿应定期进行备份，做好数据的安全保护工作。
3.合同档案应分门别类、整理有序，在合同结束后按照规定存放和保管，便于随时查阅和归档。
4.对于重要的合同档案，应按照规定的期限进行归档和销毁，避免档案的过多积累。
5.对于涉及机密信息的合同档案，应加强保密管理，确保信息不泄露。
七、违规处理1.对于私自更改或篡改合同编号的行为，将认定为违规行为，需要进行严肃处理。
2.对于不按规定填写或记录合同编号的行为，将进行通报批评，并责成相关人员进行整改。
合同编号办法
合同编号办法合同编号是现代商务交流不可或缺的组成部分，它在日常合同签订和管理中起着至关重要的作用。
本文将从合同编号的定义、作用、适用范围以及具体的办法等方面进行详细阐述，以期帮助读者更好地理解和应用合同编号。
一、合同编号的定义合同编号是指对一份合同进行唯一标识的序列号或编码，它通常由数字、字母或其组合构成。
合同编号的设立旨在便于管理人员快速定位并识别合同，确保合同的准确性和可追溯性。
二、合同编号的作用1. 便于查找：合同编号可以帮助管理人员快速找到特定的合同文件，节省时间和精力。
2. 提高准确性：每份合同都有唯一的合同编号，避免了合同混淆或遗漏的情况，保证了合同的准确性和完整性。
3. 加强合同管理：通过合同编号，管理人员可以对各个合同进行有效分类、管理和监控，从而提高合同管理的效率和规范性。
三、合同编号的适用范围合同编号适用于各类合同，包括但不限于销售合同、租赁合同、服务合同、采购合同等。
无论是企业间的合同还是个人与企业之间的合同，都可以使用合同编号进行标识和管理。
四、合同编号的具体办法1. 编制原则：合同编号应遵循一定的编制原则，如按照合同签订日期、合同类型、合同主体等进行编码，确保编制方式的统一性和合理性。
2. 编制格式：合同编号的格式可以根据实际需要进行确定，一般包括一段字母、数字或字母数字的组合。
例如，以字母C表示合同，后面加上数字序列表示合同的唯一编号。
3. 防止重复：为了避免合同编号的重复，可以采用自动化管理系统或合同管理软件进行辅助管理，确保每个合同都有独特的编号。
4. 纸质合同的编号：对于纸质合同，可以在纸质合同正文上注明合同编号，并在相应的合同管理档案中进行记录。
5. 电子合同的编号：对于电子合同，可以在电子合同文件名中包含合同编号，并使用电子合同管理系统对其进行管理。
6. 合同编号的维护和更新：合同编号应及时维护和更新，当有合同变更、终止或补充协议等情况时，应及时记录变更的内容，并对相应的合同编号进行调整。
合同编号管理制度模版
合同编号管理制度模版第一章总则第一条为了规范合同管理工作，提高工作效率和管理水平，根据相关法律法规和公司内部规章制度，制定本合同编号管理制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同的签订、执行和管理工作，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。
第三条合同编号是公司对合同业务活动进行管理和监督的重要依据，同时也是保障公司合法权益的重要手段，必须严格按照规定执行。
第四条公司设立合同管理部门，负责制定、实施和监督合同编号管理制度，并定期对其进行评估和改进。
第二章合同编号的生成和分配第五条合同编号由公司统一生成，格式为年月日+四位数字序号，例如202201010001。
第六条合同编号详细内容包括签订日期、合同名称、合同类型、合同金额、签订方和对方等信息。
第七条合同编号依次分配给不同的部门和项目组，确保每份合同都能够得到唯一的编号。
第八条合同编号一经生成，不得更改、重复使用或转让给其他单位或个人。
第三章合同的存档和管理第九条公司建立健全合同档案管理制度，将每份合同及相关文件进行归档并妥善保存，确保合同的完整性和可查性。
第十条合同编号管理部门负责建立合同档案库，对合同进行分类、编号和归档，确保档案的安全和可追溯性。
第十一条合同执行部门在签订合同后，应及时将相关合同文件交由合同编号管理部门进行归档和备案。
第十二条合同编号管理部门对合同档案进行定期检查和整理，发现问题及时处理和汇报。
第四章合同管理的审查和监督第十三条公司落实合同审核制度，对合同的内容、金额、履行义务等进行审核和核实，确保合同的合法性和有效性。
第十四条合同编号管理部门负责对合同的执行情况进行监督和跟踪，确保合同的履行进度和质量。
第十五条对于重大的合同事宜，应设立专门的委员会或评审组对合同进行审查和决策。
第五章合同编号管理的监督和问责第十六条公司内部设立合同违规审查机制，对涉嫌违规的合同进行调查和处理，确保公司的合法权益不受损害。
第十七条对于违反合同管理制度的行为，公司将依据相关规定进行问责处理，情节严重的将追究相关人员的责任。
公司合同编号管理制度
公司合同编号管理制度一、总则1. 为加强公司内部合同管理，规范合同编号的分配与管理，提高公司合同管理的效率和规范性，特制定本管理制度。
2. 本管理制度适用于公司内所有的合同编号的分配、管理和使用。
3. 公司合同编号统一由公司合同管理部门负责管理，具体事宜由该部门负责执行。
二、合同编号的分配1. 合同编号由公司合同管理部门根据合同的时间顺序进行分配，确保每份合同都有唯一的编号。
2. 合同编号采用“年度+序号”的形式，例如2023-001、2023-002等。
3. 合同编号分配应遵循先进先出的原则，保证合同编号的连续性和有序性。
4. 对于特殊情况，需按照公司规定的流程向公司合同管理部门提出合理的申请，经批准后可进行调整。
三、合同编号的管理1. 公司合同管理部门应建立合同编号管理台账，对每个合同的编号进行记录并妥善保存。
2. 合同编号管理台账应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同对方、合同金额等基本信息，并随时更新维护。
3. 公司合同管理部门应定期对合同编号进行审核，确保合同编号的使用符合规定。
4. 对于作废或修改的合同，应在合同编号管理台账中进行相应记录，并注明作废或修改的原因。
四、合同编号的使用1. 公司内部所有涉及合同的部门在签订合同时，应按照公司规定的流程向公司合同管理部门申请合同编号。
2. 每份合同只能使用一次合同编号，不得重复使用。
3. 合同签订后，应在相关文件中标注清晰的合同编号，以便于查找和管理。
4. 合同结束后，应及时向公司合同管理部门报告合同完成情况，以便进行相应记录和更新。
五、违规处理1. 对于违反本管理制度导致的情况，公司将给予相应的惩罚，包括但不限于警告、扣工资、停职、解除合同等。
2. 对于故意篡改、伪造合同编号的行为，公司将追究相关责任人的法律责任。
六、附则1. 本管理制度自发布之日起生效，并适用于公司内部所有涉及合同管理的相关事宜。
2. 公司合同管理部门有权对本管理制度进行解释与修改，并向全体员工进行宣传和培训。
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合同编码管理办法
1 目的和范围
1.1为加强中国xx集团有限公司（以下简称“公司”）合同的规范化、标准化管理，便于识别与统计，便于合同登记、查阅和归档，结合公司实际情况，制定本办法。
1.2本办法属于公司管理体系三层次文件中的第二级，其上一级文件为《合同管理制度》。
各单位根据需要编制实施细则。
1.3本办法适用于公司职能部门、二级单位（含分（子）公司、事业部）、直管项目部等单位（以下简称“各单位”）作为一方当事人所签订的合同。
2 相关术语
合同编码是为了区别不同合同，按照一定规则由字母和数字组成的编号，合同编码是合同的代号，与合同一一对应，便于管理与查找。
3 本办法主要控制的风险
因合同编码不统一、不规范、不及时等各项相应管理的不规范，从而引发合同管理混乱等风险,导致公司承担法律责任，损害公司的经济利益和市场形象。
4 管理原则
4.1 满足公司合同管理需要原则。
合同编码体现合同类型、项目承揽模式、项目功能、工程类别等主要信息。
4.2 与公司项目管理相匹配原则。
合同编码信息分类与公司项目管理手册保持一致。
4.3 编码唯一性、分包（采购）类合同与其承揽合同一一对应原则。
公司合同主管部门负责承揽类合同编码核定工作，分包（采购）类合同及其他合同编码在其承揽类合同编码下按规则编码。
4.4 合同编码与项目编码相统一的原则。
公司各业务部门业务核算及管理统一使用此编码。
5 管理职责
5.1 职能部门
5.1.1公司经营预算部负责本办法的制订、修改、指导和监督。
5.1.2 各类合同主管部门（单位）负责主管业务合同的指导、监督和检查。
5.2 各单位
5.2.1签约发起单位负责本办法的具体实施。
5.2.2时代置业公司负责制订房地产板块合同编码实施细则。
5.2.3投融资事业部负责制订SPV公司合同编码实施细则。
5.2.4海外事业部负责制订境外合同编码实施细则。
5.2.5其他各单位根据需要制订实施细则。
5.3 直管项目部执行本办法。
6 管理内容、程序
6.1 合同编码规则
6.1.1 承揽类合同编码规则
承揽类合同编码为七级十三码，若对原合同有补充则为八级十六码。
编码形式：2位数字（承揽单位）+1位字母（合同类型）+1位字母（承揽模式）+1位字母（项目功能）+1位字母（工程类别）+4位数字（年份）+3位数字（顺序号）+B+2位数字（补充协议顺序号），具体编码规则见附件1。
承揽类合同编码示意图
B+2位数字
3位数字
六级：签约年度，4位数字
五级：工程类别，缩写用1个大写字母表示
1个大写字母表示
1个大写字母表示
1个大写字母表示
一级：承揽单位，公司及分子公司、事业部用2位数字表示
例如： 02G G G Y2018001
代表：公司市场部签订的建筑安装施工总承包工业建筑冶金工程2018年第1份承揽合同。
6.1.2 总包合同项下分包（采购）类及其他类合同编码规则
总包合同项下分包（采购）类及其他类合同在其承揽合同编码下进行编码。
编码形
式：13位承揽合同编码+2位数字（实施单位）+2位字母（合同类别）+3位数字（顺序号）+B+2位数字（补充协议顺序号）共23位，具体编码规则见附件2。
总包合同项下分包（采购）类及其他类合同编码示意图
B+2位数字
3位数字
合同类别，缩写用2个大写字母表示
二级：实施单位，与承揽合同编码前2位一致
一级：承揽合同编码，前13位码
例如： 02GGGY2018001-01FG001
代表：该承揽合同下由公司直管项目部实施的工程分包合同第1
6.1.3 未在总包合同项下的其他类合同编码规则
未在总包合同项下的其他类合同编码，包括但不限于：公司资产管理、资金活动、研究与开发、担保业务、信息系统、涉及外部法律事务等方面的业务合同。
此类合同编码为五级十四码。
编码形式：2位数字（签约实施单位）+2位字母（合同类别）+4位数字（年份）+3位数字（顺序号）+B+2位数字（补充协议顺序号）共14位，具体编码规则见附件3。
未在总包合同项下的其他类合同编码示意图
B+2位数字
四级：一级项下其他类合同顺序号，3位数字
三级：签约年度，4位数字
二级：合同类别，缩写用2个大写字母表示
一级：签约实施单位，与承揽合同编码前2位一致
例如： 01F W2018001
代表：公司签订的服务合同2018年第1份其他类合同。
6.2 合同编码流程
6.2.1 签约单位（部门）在发起合同专用章使用流程前，根据合同情况依据编码规则进行初始编码。
6.2.2 合同专用章授章单位（部门）负责进行编码核定，确定最终编码。
6.2.3 当发生合同内容与编码规则内容不能对应时，签约单位（部门）及时反馈公司经营预算部，由公司经营预算部对编码规则内容补充完善。
6.3 监督和考核
6.3.1 各单位（部门）应严格执行本办法，进行合同编码。
6.3.2 公司经营预算部对本部门及各单位合同编码情况进行检查，并形成检查记录。
6.3.3 合同编码管理考核
1) 对合同编码检查结果进行公示，严格考核。
2) 出现管理不规范、不合规事件，视情形对责任单位和责任人进行通报整改、约谈问责、罚款等处罚。
3）合同编码管理考核处罚标准
4）罚款
a) 通报事项未在规定时间内完成整改的，每次罚款200元。
b) 发生较大事项进行约谈，态度不端正、整改不到位的，每次罚款500元。
c) 公司经营预算部对每次处罚结果，经公司主管领导审批同意后，递交公司人力资源部、财务管理部，将从责任单位工资总额中扣罚，并落实到责任人。
7 相关文件
7.1 《合同管理制度》（22nd MCC/经营预算部-制度-001-2019）
7.2 《合同专用章管理办法》（22nd MCC/经营预算部-办法-002-2019）
8 附件
附件1 承揽类合同编码规则
附件2 总包合同项下的分包（采购）类及其他类合同编码规则
附件3 未在总包合同项下的其他类合同编码规则
9 其它
9.1 本办法是公司的内部规章，仅适用于公司内部的合同管理。
9.2 任何单位和个人未经公司书面同意而援引本办法作为诉讼（或仲裁）证据的行为是无效的，公司均不予认可。
附件1：
承揽类合同编码规则
6
7
附件2：
（总包合同项下）分包类、采购类及其他类合同编码规则
8
附件3：
（未在总包合同项下）的其他类合同编码规则
9。