(完整版)文件及用文件管理制度
(完整版)技术文件及档案资料管理制度
HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1总则1.1为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。
1.2技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。
1.3技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。
1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。
2技术档案归案制度2.1归档要求2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。
2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。
2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。
2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。
2.2归档时间2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。
2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。
2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。
2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。
声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。
3技术档案收集工作制度3.1收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。
公司发文管理制度完整版
第一章总则第一条为加强公司内部管理，规范公文处理流程，提高公文质量和效率，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、纪要等。
第三条公司发文管理工作应遵循实事求是、准确及时、高效保密的原则。
第二章文件分类与编号第四条公司公文分为以下类别：（一）上行文：向公司上级单位报送的公文；（二）下行文：向下级单位或个人发布的公文；（三）平行文：与其他单位或个人之间相互发送的公文；（四）内部文：公司内部各部门之间相互发送的公文。
第五条公司公文按照重要程度分为特急、加急、一般三个等级。
第六条公司公文实行统一编号，编号格式为：年份+部门简称+发文顺序号。
第三章文件起草与审核第七条文件起草应遵循以下要求：（一）明确发文目的，确保内容准确、简洁、完整；（二）根据公文类别选择合适的文种；（三）遵循公文格式规范，注意文字、标点、数字等使用；（四）使用规范化的语言，避免口语化、模糊不清的表达。
第八条文件起草后，由起草部门负责人审核，审核内容包括：（一）是否符合公司实际情况；（二）内容是否准确、完整；（三）格式是否符合规范；（四）是否符合保密要求。
第九条审核通过的文件，由起草部门负责人签署意见后，报公司相关部门负责人审批。
第四章文件签发与发布第十条文件签发前，需经公司法定代表人或授权负责人审批。
第十一条文件签发后，由公司行政部门负责印制、分发。
第十二条文件发布可采用以下方式：（一）纸质文件：通过印制、分发至相关部门；（二）电子文件：通过公司内部网络、电子邮件等方式发送。
第五章文件归档与保管第十三条公司公文应按照类别、文种、重要程度等进行分类归档。
第十四条文件归档时，应填写《公文归档登记表》，详细记录文件信息。
第十五条归档文件应按照规定的保管期限进行保管，确保文件安全、完整。
第十六条文件保管应遵循以下要求：（一）定期检查文件保管情况，确保文件完好；（二）对于损坏、丢失的文件，应及时采取措施予以修复或补办；（三）加强文件保密工作，防止文件泄露。
(完整版)印信及用印管理制度
(完整版)印信及用印管理制度1. 引言本文档旨在规范和管理印信及用印的相关工作，保证企业文件的安全和合法性。
所有员工必须遵守该制度。
2. 定义- 印信：包括公司公章、法人章等具有法律效力的印章。
- 用印：指在文件上使用印信的行为。
3. 印信的申请和管理3.1 印信的申请- 员工在需要使用印信时，必须填写印信申请表，并经上级审批。
- 印信的使用目的必须合法，符合公司规定。
3.2 印信的制作- 公司将负责制作印信，并保存相关信息，包括印信编号、制作日期等。
3.3 印信的保管- ___应根据安全防护要求妥善保管，严禁私自携带印信出公司。
- 单位领导必须对印信进行管理，定期检查印信的完好情况。
4. 用印的管理4.1 用印的申请- 员工在使用印信前，必须填写用印申请表，并经上级审批。
- 用印申请必须明确使用目的、文件名称、印章种类等信息。
4.2 用印的授权- 除特定情况外，只有公司授权的人员才能使用印信。
- 员工在使用印信时，必须在相应文件上签名，并注明日期。
4.3 用印的监督- 各部门具备对用印行为进行监督的权限。
- 如发现用印违规行为，应立即报告上级领导。
5. 外部文件的用印- 对于外部文件的用印，员工必须严格按照公司规定进行操作，并做好相应的备案工作。
6. 附则- 涉及机密或重要文件的用印，需按照特定程序进行操作，严格保密。
- 对于丢失的印信，必须及时上报并启动相应的补办程序。
以上为印信及用印管理制度的完整版，公司全体员工必须遵守该制度，否则会受到相应的纪律处分。
(完整版)电子文件管理制度
完整版)电子文件管理制度电子文件管理制度1.引言随着信息化的快速发展，电子文件的产生和管理越来越重要。
为了保护公司的信息资产，提高工作效率，我们制定了本电子文件管理制度，以规范电子文件的创建、存储、传输和处理，确保电子文件的安全性、完整性和可信度。
2.适用范围本制度适用于公司内部所有员工在工作中产生的电子文件，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片、音频文件和视频文件。
3.电子文件的创建与归档3.1 必须使用公司统一规定的办公软件来创建并保存电子文件，以确保格式统一和兼容性。
3.2 在创建电子文件时，应尽量使用标准的文件命名规则，包括文件名、文件夹名和标签等，方便文件的分类和查找。
3.3 针对重要文件，应及时进行备份，并将备份文件存放在安全可靠的位置，以防文件丢失或损坏。
4.电子文件的存储与传输4.1 所有电子文件必须存储在公司规定的网络服务器或云存储平台上，禁止将文件存储在个人电脑、移动设备或外部存储介质中。
4.2 对于敏感或机密的电子文件，要进行加密处理，并仅授权人员可以解密访问。
4.3 在传输电子文件时，应使用安全通道，如加密的网络传输协议、VPN等，以防止文件内容被窃取或篡改。
5.电子文件的保管与销毁5.1 电子文件的保管期限应根据公司内部规定和法律法规要求来确定，到期后应及时进行归档或销毁。
5.2 已归档的电子文件应存放在专门的文件夹或数据库中，并设置访问权限，以防止未经授权的访问。
5.3 对于已不再需要的电子文件，应按照公司规定的文件销毁流程进行销毁，以确保文件的安全性。
6.电子文件的审查与审计6.1 公司有权对员工的电子文件进行定期或不定期的审查和审计，以确保员工遵守本制度的要求。
6.2 在进行审查和审计时，应遵循公司的审核程序和规范，并尽量减少对员工工作的干扰和不便。
7.电子文件管理的责任7.1 公司应设立专门的信息管理部门或委派专人来负责电子文件的管理和监督。
7.2 所有员工应按规定来执行电子文件管理制度，并承担相应的责任和义务。
文件管理制度(完整版,含表格)
1.目的：为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司所有有效文件。
3.职责范围：3.1集团总裁办3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
3.2.2负责按本制度规定执行4.文件分类：4.1公司文件的分类4.1.1 公司文件进行以下分类：A计划类包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等；B 总结类包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等；C 通知、函件、告知类包括各类通知、通报、函件、表扬等；D 制度、规范类包括公司各部门规章制度、各级别管理制度、规范、明细、标准参照表等；E 公示类包括绩效考评公示、评优选先公示等；F 新闻类包括公司时务新闻、员工活动报道、内部期刊纸板备份等4.1.2外来文件（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准5. 公司文件的管理：5.1公司文件的管理5.1.1公司文件管理归口于集团总裁办，集团总裁办负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
5.1.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
所谓受控文件就是指有效文件，即正在执行的指导和安排公司工作的文件。
明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
对于公司以文本打印的形式下发的文件，只要盖有受控章的文件在受控范围内，或者标注了密级程度的文件，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，或泄漏了保密文件，造成的问题由执行人负责。
6. 文件格式要求、编制与审批：6.1文件编制与审批6.1.1文件格式要求（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
(完整版)公文收发管理制度
公文收发管理规定一、目的为提高公司公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，依照公文办理的相关规定，结合公司本质情况，特拟订本制度。
二、适用范围由公司宣布的公司级文件、管理制度和方法、通知和通知等文件。
三、收文办理（一）外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等，应一致由综合办公室办理收文手续。
（二）签收文件时，要认真清点，检查收文单位或收件人姓名；核对文件份数、标题并逐件编号，粘贴文件传阅办理单，并登记收文登记簿。
（三）凡正式文件应附上“文件办理笺”，综合办依照文件的内容和性质进行分送；相关领导阅批后，由综合办按领导批阅建议进行分办。
重要文件或紧急文件应立刻呈送领导或分管领导，阅批后分送承办部门阅办。
（四）传阅文件应于一天内阅毕；有办理限时的，应按规准时限办结。
（五）办理达成的来文应由办公室进行归档。
（六）各部门在办理来文过程中，要严格执行相关保密规定，防范泄密事件发生。
（七）保密件应单独编号，并于收到当日相关领导处阅示，阅完后单独保留，并做好保密件的清退工作。
（八）特别情况下需要办理急件，而分管领导出差无法签批的，可以电话请示。
但是分管领导回来后必定补签批阅建议。
（九）文件的传阅1.传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借他人阅看。
2.阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交给拟办部门，阅批文件一般不得高出两天，阅后应签字以示负责，如有领导“批阅” 、“拟办建议”，综合办应责成相关部门和人员按文件所纲要求和领导批阅办理相关事宜。
3.文件阅完后，应交还拟办部门，切忌横传。
四、发文办理（一）发文办理的程序一般包括：拟稿、校订、审察、签发（赞成）、登记、印发、归档、销毁等。
（二）公司综合办公室负责文件的上报下发，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
（三）凡以公司党政名义上报、下发的各种文件、需要一致编制文号的公文，纳入发文范围。
公司管理制度大全(完整版)
公司管理制度大全(完整版)公司管理制度第一章文件管理制度公司文件是公司重要的资料，必须妥善保管。
公司文件包括各种书面材料、电子文件等。
文件的管理应该按照一定的程序进行，确保文件的保密性、完整性和可靠性。
文件的归档应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第二章档案管理制度公司档案是公司历史和发展的重要记录，必须妥善保管。
档案的管理应该按照国家和公司的规定进行，确保档案的完整性和可靠性。
档案的分类和归档应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第三章保密制度公司的商业机密和个人隐私必须得到保护。
公司的保密制度应该涵盖保密的范围、保密的级别、保密的责任等方面的内容。
公司的员工必须遵守保密制度，确保公司的商业机密和个人隐私不被泄露。
第四章印章使用管理制度公司的印章是公司的重要财产，必须得到妥善保管。
印章的使用应该按照规定的程序进行，确保印章的使用合法、合规。
印章的管理应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第五章证照管理制度公司的证照包括各种执照、许可证、资质证书等。
证照的管理应该按照国家和公司的规定进行，确保证照的合法性和有效性。
证照的分类和归档应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第六章证明函管理制度公司的证明函是公司为员工提供的证明材料，必须得到妥善保管。
证明函的管理应该按照规定的程序进行，确保证明函的真实性和可靠性。
证明函的归档应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第七章会议管理制度公司的会议是公司重要的决策和沟通渠道，必须得到妥善管理。
会议的召开应该按照规定的程序进行，确保会议的合法性和有效性。
会议的记录和归档应该按照规定的标准进行，方便检索和使用。
第八章办公用品管理制度公司的办公用品是公司员工日常工作的必需品，必须得到妥善管理。
办公用品的采购应该按照规定的程序进行，确保采购的合法性和有效性。
办公用品的使用和归还应该按照规定的标准进行，节约资源。
第九章车辆使用管理制度公司的车辆是公司的重要财产，必须得到妥善保管。
(完整版)文件管理办法
(完整版)文件管理办法一、文件管理的目的和原则文件管理是指对办公室里的各种文件进行组织、归档和检索的一系列管理活动。
有效的文件管理可以提高工作效率，减少时间和资源的浪费，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理应遵循以下原则：1. 一份文件只能有一个责任人和归属单位，责任人应负责文件的使用、保存和安全。
2. 文件应按照归档规则进行分类和编号，方便检索和整理。
3. 文件应定期进行归档、备份和销毁，确保文件信息的更新和安全。
4. 文件管理应遵循保密和安全规定，确保敏感信息不被泄露。
二、文件管理的步骤1. 文件创建：每个文件在创建时应填写文件名、责任人、归属单位、创建日期等内容，并将文件存储在适当的位置。
2. 文件分类：根据文件的内容和用途，将文件分为不同的分类，如项目文件、会议文件、行政文件等。
每个分类应有明确的标签和编号。
3. 文件归档：文件归档是指对已完成的文件进行整理、分类和编号，并存储在指定的位置。
归档时应记录归档时间和位置，并制定查找和借阅规程。
4. 文件备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的文件应存储在不同的位置，以防止因灾害等原因导致的文件丢失。
5. 文件销毁：对于已过期或无用的文件，及时进行销毁。
销毁应按照相关规定进行，确保文件信息不被恶意利用。
三、文件管理的注意事项1. 文件管理应遵循保密规定，对于涉密文件应采取相应的安全措施，如密码保护、限制访问权限等。
2. 文件管理应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
3. 文件管理应使用专业的文件管理软件或工具，提高管理效率和准确性。
4. 文件管理应施行文件借阅流程和授权管理，避免文件被滥用或泄露。
四、文件管理的责任分工1. 部门领导应负责制定文件管理制度和流程，并监督文件管理的执行情况。
2. 责任人应负责自己负责的文件的使用、保存和安全，并及时进行备份和归档。
3. 文件管理员应负责文件的整理、分类、归档和检索工作，并定期检查文件的完整性和可用性。
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(完整版)文件及用文件管理制度
1. 引言
在现代办公环境中，文件管理是一个至关重要的方面。
良好的
文件管理制度能够帮助提高工作效率，确保文件的安全性和可访问性。
本文档旨在为组织建立一个全面的文件管理制度，并提供实施
细则和指导。
2. 文件管理原则
- 整理和分类：所有文件应按照一定的规则和标准进行整理和
分类，以便快速查找和访问。
整理和分类：所有文件应按照一定的
规则和标准进行整理和分类，以便快速查找和访问。
- 标识和命名：每个文件应有清晰明确的名称和标识，以避免
混淆和丢失。
标识和命名：每个文件应有清晰明确的名称和标识，
以避免混淆和丢失。
- 备份和保护：所有重要文件应定期进行备份，并采取适当措
施进行信息安全保护。
备份和保护：所有重要文件应定期进行备份，并采取适当措施进行信息安全保护。
- 权限控制：不同级别的员工应拥有不同的文件访问权限，以
确保文件的安全和机密性。
权限控制：不同级别的员工应拥有不同
的文件访问权限，以确保文件的安全和机密性。
- 易于追踪：所有文件操作都应有相应的记录，并能轻松追踪
文件的使用和变更情况。
易于追踪：所有文件操作都应有相应的记录，并能轻松追踪文件的使用和变更情况。
3. 文件管理步骤
1. 文件创建：文件创建：
- 新建文件时，应根据文件的内容和类型选择适当的文件夹进
行存放。
- 给文件明确的命名，包括文件名、日期、版本号等必要信息。
- 设定文件权限，确保只有有关人员可以访问和修改文件。
2. 文件存储：文件存储：
- 将文件存放在合适的文件夹中，结构清晰，并与相关文件进
行分类和归档。
- 文件夹应有明确的命名规则和层次结构，方便查找和整理文件。
3. 文件检索：文件检索：
- 对于大规模文件存储的情况，可以使用文件索引和关键字搜索工具，加快文件的检索速度。
- 根据文件分类和标识进行检索，确保快速找到所需文件。
4. 文件修改和更新：文件修改和更新：
- 所有文件的修改和更新都应有相应的记录，包括修改人、修改日期和修改内容等信息。
- 做出修改和更新后，应及时备份文件，避免因操作失误而造成文件丢失。
5. 文件归档和销毁：文件归档和销毁：
- 对于长期不再使用的文件，可以进行归档，存放在单独的位置，并留有相应的归档记录。
- 定期检查和审查文件的重要性和保留期限，及时销毁不再需要的文件。
4. 文件管理工具
为帮助有效管理文件，组织可以选择使用以下文件管理工具之一：
- 电子文档管理系统：提供文件的集中管理和控制，并支持权限控制、版本管理等功能。
电子文档管理系统：提供文件的集中管理和控制，并支持权限控制、版本管理等功能。
- 云存储服务：提供灵活的文件存储和共享，可随时随地访问
和修改文件。
云存储服务：提供灵活的文件存储和共享，可随时随
地访问和修改文件。
- 文件索引和搜索工具：帮助组织快速检索和查找文件，提高
工作效率。
文件索引和搜索工具：帮助组织快速检索和查找文件，
提高工作效率。
5. 文档更新和培训
本文档应根据实际情况定期进行更新和修订，并向组织内的员
工进行培训和说明。
组织应确保所有员工了解和遵守文件管理制度，以确保文件管理的一致性和规范性。
以上是本组织的文件及用文件管理制度完整版，希望能为组织
提供指导，确保文件管理的高效性和可靠性。