山东流动人员人事档案管理服务规范化

山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册附件2山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册目录1、适用范围2、流动人员人事档案3、机构和从业人员要求4、流动人员人事档案基本公共服务内容5、档案接收与转递6、档案材料收集鉴别归档7、档案整理8、档案保管与保护9、档案利用服务10、数据统计11、档案管理服务信息化12、服务改进1、适用范围本手册规定流动人员人事档案的接收、材料归档、查（借）阅、整理、出具证明、数据统计、管理服务信息化、保管保护、转出等业务的内容、流程及要求。

本手册适用于山东省省、市、县（市、区）公共就业和人才服务机构流动人员人事档案管理服务业务。

2、流动人员人事档案非公有制企业、社会组织聘用人员的人事档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员的人事档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的人事档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；自由职业或灵活就业人员以及其他实行社会化管理人员的人事档案。

3、机构和从业人员要求3.1流动人员人事档案（以下简称档案）具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。

3.2档案管理服务机构应在服务场所对服务内容、服务流程等信息予以公示。

3.3参照《干部档案工作条例》中档案管理人员的配备规定，合理配置档案管理工作人员。

3.4档案管理服务人员应具有大专及以上学历，具备档案管理专业知识，熟悉人力资源和社会保障政策法规；应掌握计算机基本知识，并能熟练操作。

4、流动人员人事档案基本公共服务内容根据人社部发〔2014〕90号文件规定，各级公共就业和人才服务机构应提供7大类22小项基本公共服务。

5、档案接收与转递5.1基本原则各级公共就业和人才服务机构，应严格按照集中统一、分级管理原则接转流动人员人事档案。

5.1.1非公有制企业和社会组织聘用人员、外国企业常驻代表机构的中方雇员，以及其他实行社会化管理人员的人事档案，由用人单位工商注册（登记管理）机构的同级公共就业和人才服务机构或经人力资源社会保障部门授权的单位免费接收管理。

5.1.2自由职业或灵活就业人员，自费出国留学及其他因私出国（境）人员，辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员及与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的人事档案，由当事人户籍所在地县（市、区）或原用人单位同级的公共就业和人才服务机构或经人力资源社会保障部门授权的单位免费接收管理。

5.1.3未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案，由户籍所在地或其入学前户籍所在地县（市、区）公共就业和人才服务机构免费接收管理。

5.1.4中央驻鲁单位和省属驻市、县（市、区）单位可在各驻地所在市、县（市、区）公共就业和人才服务机构办理流动人员人事档案委托管理。

律师事务所的人员人事档案由其主管机关同级的公共就业和人才服务机构免费接收管理。

5.2基本要求5.2.1档案管理服务机构应根据单位或个人的委托接收档案，根据调档单位或存档人员的申请转出档案。

5.2.2档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核，接收与转出的档案中的档案材料应属于6.1给出的范围，并应真实、准确、完整、规范。

5.2.3档案管理服务机构接收与转出档案时，应通过机要通信或派专人送取。

对各高等学校采用“邮政EMS标准快递”形式转递的高校毕业生档案应予以接收。

5.3接收程序5.3.1档案管理服务人员应按照国家有关规定审核单位或个人的委托申请，开具《流动人员人事档案调函》（见附录A），办理档案调入手续。

5.3.2档案调入后，应按规定要求审核档案，包括：a)符合要求的，应在《流动人员人事档案接收登记表（簿）》（见附录C表C.1）上登记，编号入库；b)不符合要求的，应退回原档案管理单位;c)档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上签名并加盖公章后退回。

5.4重点审核材料5.4.1就业材料5.4.1.1正规全日制高等院校毕业生。

档案内须有毕业生就业通知书和报到证。

报到证未派遣具体工作单位的，应注明无就业手续。

在派遣期内的，建议办理调整改派手续。

报到证派遣到生源地人社局且在公共就业和人才服务机构办理了人事代理手续的，档案内应有人事代理协议书。

5.4.1.2复员、退伍或转业的军人。

档案内须有入伍批准书，复员、退伍审批表，军队转业干部审批表，退伍安置信，转业安置信。

如退出现役后办理自主择业的，应有再就业手续。

5.4.1.3招工人员。

档案内须有录用工人审批表、招用人员登记表等材料。

5.4.1.4聘用制干部。

档案内须有聘用制干部审批表等材料。

5.4.1.5机关、事业单位离职人员。

档案内须有人社部门出具的录用通知书、审批表，辞职审批表、解除聘用合同证明书等离职手续等材料。

5.4.1.6留学归国人员。

档案内须有教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证书和工作派遣证（就业者）。

5.4.2学历和职称、执业资格等材料5.4.2.1学历材料。

一般指高中以上学籍档案。

档案内应有毕业生登记表、成绩单（记分册）、学位授予证明、报考报名登记表等材料。

5.4.2.2职称及执业资格材料。

须有职称认定表、职称评审（简）表或专业技术资格考试登记表以及执业资格考试登记表等材料。

5.4.3党团材料5.4.3.1加入中国共产党形成材料包含中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传（2014年6月之前入党所需材料）、政审材料、积极分子教育考察材料、预备党员教育考察材料等材料。

5.4.3.2加入中国共产主义青年团形成材料包含入团申请书（1990年以后入团所需材料）、入团志愿书。

5.4.3.3加入民主党派的有关材料。

各民主党派的材料不同，如申请书、批准文件、审批表等材料。

5.4.4档案转递材料档案转递时需出具流动人员人事档案转递通知单（见附录D）。

5.4.5工作经历材料具有法律效力的劳动合同及解除（终止）劳动合同证明。

5.5接收档案注意事项5.5.1实行档案接收告知承诺制。

认真审核和甄别档案材料，对缺少关键材料的，一次性告知所缺少材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原单位协商退回并补充材料。

对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收。

关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

5.5.2审核接收档案时不再要求转正定级表、行政（工资）介绍信。

5.5.3档案材料应为原件，不允许用复印件代替档案原件。

如档案内关键材料均为复印件，不予接收；如档案内某份材料为复印件，应注明。

5.5.4档案中记载的政治面貌、学历、职称等信息与原始材料不对应的，应在缺少材料中注明。

档案材料中关键部门盖章不清、未盖或漏盖公章的，应当注明，并及时补盖相关公章。

5.5.5档案材料中记载的姓名、最早出生日期、参加工作时间等重要信息有被严重涂改、圈划等情况的不予接收。

如需接收，须由原材料形成单位加盖公章。

5.5.6档案开封、损毁严重或有明显虚假材料的，不予接收。

5.5.7个人自带或无人事档案管理权限单位提交的档案，一律不予接收。

如需接收，档案须转回之前有人事档案管理权限的单位，通过正常程序办理调档。

5.6转出程序5.6.1档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资质、调档函件及调档人身份。

5.6.2应检查核对将转出的档案，核对无误后在《流动人员人事档案转递登记表（簿）》（见附录C表C.2）上登记。

5.6.3应根据档案实际内容，按照6.1档案材料分类情况列明档案目录，随档案一并转出。

5.6.4应填写《流动人员人事档案转递通知单》（见附录D），严密包封档案并加盖密封章后转出。

成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由交接双方签字盖章。

5.6.5超过一个月未收到档案转递通知单回执的，应发函或电话催要回执。

5.6.6调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应及时整理，归入文书档案保存。

5.6.7机要转档，实行省、市、县(市、区）三级分级负责制。

省、市级人才服务机构标明密级（绝密、机密或秘密）的人事档案可通过机要通信局转递，转递时需向机要通信局提供单位介绍信；县(市、区）级人才服务机构不属于机要通信局转递范围，其转出档案需通过市级人才服务机构所属机要通信或县（市、区）政府机要通信渠道转递。

6、档案材料收集鉴别归档6.1档案材料范围参照干部档案分类标准，流动人员人事档案包含十大类材料：6.1.1履历材料。

干部、工人、专业技术人员、教师、军人、学生等各类人员的履历表、简历表、登记表；更改姓名的材料等。

6.1.2自传材料。

由本人自己撰写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料等。

6.1.3考察、考核、鉴定材料。

工作、学习鉴定；出国人员鉴定表；学生毕业、实习鉴定；干部年度考核表；组织正式出具的考核材料等。

6.1.4学历和职称、执业资格材料。

毕业生成绩表、登记表；报考各类院校报名登记表、学历(学位)材料；学生体检表；高考电子档案；职称确认表、评审（简）表、专业技术资格考试登记表；执业资格考试登记表等。

6.1.5政治、历史情况的审查材料。

入党、入伍、入学等的审查材料；社会关系、家庭成员调查材料等。

6.1.6参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

加入团（党）、民主党派的申请书、志愿书；转正申请；教育考察登记表；退出团（党）、民主党派的材料等。

6.1.7奖励材料。

正式命名授予的劳动模范、战斗英雄、三八红旗手、特级教师、三好学生、优秀党（团）员等各种荣誉称号、先进事迹、嘉奖、通报表扬等的相关登记表、审批表、文件等材料。

获奖证书的原件及复印件一般不能作为档案内的奖励材料。

6.1.8处分材料。

违犯党纪、政纪、国法等处分决定；通报批评；法院判决书等材料。

6.1.9录用、任免、聘用、转业、工资、出国、退（离）休、退职等材料。

转正定级表、工资级别审批表、增资审批表；干部任免表；入伍登记表、退伍（转业）登记表；军衔评定、晋升审批表；招工登记表、劳动合同、解除（终止）劳动合同证明；退休审批表；出国（境）人员审批表等材料。

6.1.10其他可供参考有保存价值的材料。

体检表；因公受伤证明；大中专毕业生就业报到证；行政（工资）介绍信、档案转递通知单；社会保险手册；民事判决书、调解书等材料。

6.2收集鉴别归档要求6.2.1档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系，及时收集归档范围内的材料，充实档案内容。

6.2.2收集归档材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

6.2.3收集归档材料应使用16开型或A4型的公文用纸，材料左边应留出20mm-25mm装订边，字迹材料应符合档案保护要求。