业务卷宗管理办法

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最高人民法院办公厅关于进一步加强诉讼档案和案件卷宗安全保密管理的通知-法办[2002]152号

最高人民法院办公厅关于进一步加强诉讼档案和案件卷宗安全保密管理的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 最高人民法院办公厅关于进一步加强诉讼档案和案件卷宗安全保密管理的通知（法办〔2002〕152号）各省、自治区、直辖市高级人民法院，解放军军事法院，新疆维吾尔自治区高级人民法院生产建设兵团分院：近年来，全国法院因火灾损毁档案、档案被盗和丢失案件卷宗的事件时有发生，给人民法院的审判工作和档案工作造成了不同程度的损害。

导致这些事件发生的主要原因是，有关领导和工作人员安全保密意识淡薄，工作责任心不强，没有严格遵守规章制度。

为了引起各级法院高度重视，进一步加强对诉讼档案和案件卷宗的管理，确保绝对安全，特作如下通知：一、人民法院的诉讼档案和案件卷宗关系审判秘密安全和审判工作正常开展，管理好诉讼档案和案件卷宗，是人民法院审判工作的一个重要环节。

各级人民法院要进一步强化档案意识和保密意识，不断增强工作责任感，切实抓好诉讼档案和案件卷宗的管理工作。

二、各级人民法院对案件承办人和档案管理人员要定期进行保密教育，使他们掌握相关保密规定和要求，树立保密意识，充分认识到做好档案和案件卷宗管理工作的重要性。

特别要加强对刚调入法院工作人员的安全保密教育，凡调到审判业务单位和从事档案管理工作的人员，上岗前，必须经过院保密部门和档案管理部门组织的业务培训和保密教育。

三、要进一步建立健全规章制度，切实抓好落实。

要完善并严格案件卷宗的管理和交接手续，未结案的案件卷宗应由承办人妥善保管；已结案的卷宗，应及时立卷归档。

四、要进一步加强管理，严格执行档案工作各项制度。

档案库房的安全设施应当符合规定要求，做到防盗、防水、防火、防潮等；档案的借阅应当按规定办理借阅手续，并及时归还。

卷宗的整理、装订(全)

3、尽量以原件入卷
哪些材料不需要收集？
（1）重份材料；（2）没有保存价值的来信、信封、转办单；（3）常用法律、法规、规章、司法解释复制件；（4）法律文书未定稿；（5）与本案无关的材料；（6）其他不需要归档的材料。
材料收集客观原因暂时缺少部分材料而且在归档期限内确实不能补齐的案件，应当在备考表中注明情况后先行立卷归档。无法装订入卷的证物，应当尽可能采用拍照附卷的方法，原件另行处理。不能以拍照方式处理的证物可以装入证物袋，并标明证物名称、数量、特征、来源。不宜保存的物证，应当拍照附卷，实物经主管院长批准后销毁，并在备考表中注明。案件如果有光盘、磁带等声像材料，应当随同案件纸质材料一同归档。
诉讼文书材料的立卷原则

一案一卷的原则。
诉讼文书要根据不同的案件类别，按照年度、审级、案号，单独立卷。

保密与方便利用兼顾的原则。
诉讼文书整理应当按照是否涉及审判秘密的标准将材料分为正副卷。

收集完整与鉴选结合的原则。
与案件有关的文书材料应当收集完整，与案件无关或重复的材料应当剔除。
诉讼档案的主要构成部分
民事二审案件正卷材料排列顺序
撤诉书；判决书、裁定书、调解书、决定书、司法建议书和其他结论性法律文书正本及送达回证（含委托送达材料）；宣判公告、宣判笔录、委托宣判函；妨碍诉讼的强制措施材料；民事、行政执行材料（含当事人履行义务的各种材料）；退卷函存根；其他诉讼文书材料。
刑事一审案件正卷材料排列顺序
当事人提供的证据材料（含代理人提供的调查材料）；司法鉴定材料；传票及送达回证；开庭通知、公告；庭审笔录；代理词；延长（扣除）审理期限审批表；撤诉书；

公司信访卷宗管理制度

公司信访卷宗管理制度一、制度目的与原则为保障公司决策的公开透明，维护员工、客户及其他利益相关者的合法权益，特制定本信访卷宗管理制度。

本制度遵循客观、公正、及时、有效的原则，确保每一封信访事项都能得到妥善处理。

二、信访接收与登记公司设立专门的信访接待窗口，由专人负责接收来访、来电、来函等形式的信访事项。

所有信访事项应当在接到后24小时内进行登记，并对信访内容进行初步审核，判断是否属于公司受理范围。

三、信访事项分类与归档根据信访内容的性质，将其分为咨询、建议、投诉、举报等类别，并进行相应的标记。

每一份信访卷宗都应当包含详细的信访人信息、信访时间、信访内容及处理进度等资料，并按照统一的编号规则进行归档。

四、处理流程与时限对于受理的信访事项，应当在3个工作日内明确责任人，并在规定时间内给予答复或处理。

紧急或重大的信访事项应当立即上报至公司高层管理人员，并根据具体情况启动应急预案。

五、责任追究与反馈对于处理不当或延误的信访事项，应当追究相关责任人的责任，并向信访人说明原因和补救措施。

同时，公司应定期对外公布信访处理情况，接受社会监督。

六、保密与信息安全在处理信访事项过程中，必须严格遵守保密原则，保护信访人的隐私和信息安全。

未经授权，任何人员不得泄露信访内容及相关材料。

七、制度更新与完善随着公司业务的发展和外部环境的变化，本制度应定期进行评估和修订，以确保其适应性和有效性。

八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。

如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

通过以上制度的实施，公司能够建立起一套标准化、程序化的信访卷宗管理体系，不仅能够提高公司内部管理的规范性，还能够增强公司的社会责任形象，促进公司与社会各界的良好互动。

天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法

天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法（以下简称《办法》）旨在针对天津市律师事务所的业务档案的立卷归档进行统一的管理，规范档案形成、归档管理、保管使用和档案卷宗报废等活动，保证天津市律师事务所的业务档案的安全、合理的使用。

一、档案立卷归档的期限1.规档案：归档期限为50年；2.密档案：归档期限为30年；3.分重要档案：归档期限为70年；4.殊档案：归档期限由统一部门规定。

二、档案立卷归档管理1.定档案形成标准、文书报送格式、卷宗收纳标准以及档案存放条件；2.照档案形成标准对业务档案进行立卷，并将相关文书报送至档案室，采用永久编码归档；3.业务档案的使用、借阅、查询等情况进行记录；4.已归档的档案定期进行清理，根据归档期限规定时间及时进行报废处理。

三、档案立卷归档的要求1. 业务档案的形成必须经过正式审批，按照有关规定、要求准确填写、编号；2. 业务档案归档顺序要按照档案项目统一，按照规定的编号归档；3.案应当健全、完整，报送的档案必须是原件，不得有遗漏项；4.档案的保存必须做到安全、稳定，不得对档案进行损坏、破坏等行为。

四、档案立卷归档审核1.案立卷归档要经书记审核，再报上级审批；2.案归档内容和期限需要定期检查，一旦发现有缺失或不合理情况要及时进行修改；3.度检查报告应当提交给上级机关审核；4.案室应保持良好的管理状态，全方位对档案立卷归档进行检查。

五、责任追究1.于触犯有关规定的档案管理人员应当及时处理；2.业务档案管理不规范给予涉及人员适当处分；3.档案不规范管理或损失档案，均追究相关人员的责任；4.案室管理人员在档案归档期限规定期限内、不正常归档的，应当追究相关人员的责任。

六、本办法自施行之日起执行，遇有未尽事宜，由天津市律师协会依据有关法律法规进行补充完善。

为了提高天津市律师事务所的业务档案的立卷归档，有效的保护档案安全，依法进行全面的档案管理，更加科学、有效的运用档案，根据《天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法》，倡导实施全面的档案立卷归档管理，以保障天津市律师事务所业务档案的安全、正确的使用。

法院卷宗管理制度

法院卷宗管理制度一、总则为规范法院卷宗管理工作，提高卷宗管理效率，保障审判活动的顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本法院内各部门及相关工作人员。

三、卷宗管理职责1.院长负责本院卷宗管理工作的总体领导和协调。

2.审判委员会负责本院卷宗管理工作的监督和指导。

3.院长办公室负责本院卷宗管理工作的具体组织和落实。

4.各部门、法官助理等相关工作人员负责本部门、本人员负责的卷宗管理工作。

四、卷宗管理制度1.卷宗的建立（1）案卷应以一案一卷的原则建立，确保案卷的完整性和可查性。

（2）每个案卷必须按照规定的顺序组织，确保卷内文件的清晰顺序，内容应当齐全。

2.卷宗的存档（1）卷宗按照案卷号、案卷名、当事人名等进行分类存放，在卷宗存放位置应有明确的标识。

（2）对于已结案的卷宗，按照规定时间进行归档，确保卷宗的长期保存。

3.卷宗的查询和管理（1）卷宗的查询应当遵循规范程序，不得私自借阅、篡改或滥用卷宗。

（2）卷宗管理应当建立相应的登记簿，对卷宗的借阅情况、归还情况进行详细记录。

4.卷宗的移交和销毁（1）卷宗在移交、借阅、归还等环节，应当按照规定程序进行，确保卷宗的安全无误。

（2）对于无效的卷宗，应当按照规定时间进行销毁，销毁程序应当严格执行。

五、监督检查本院对卷宗管理工作设立专门的监督检查机构，对于卷宗管理工作进行定期的检查和评估，对于发现的问题及时进行整改和处理。

六、处罚规定对于违反卷宗管理制度的行为，本院将依法给予相应的处罚，情节严重者将依法追究法律责任。

七、附则本制度自颁布之日起生效，对于卷宗管理工作已经存在的问题，将依据本制度进行整改。

同时，对于本制度尚未包含的情形，将依据相关法律法规进行处理。

以上为本法院卷宗管理制度的具体内容，望各相关部门和工作人员认真执行，确保卷宗管理工作的规范有序，为审判活动的顺利进行提供保障。

律协卷宗归档管理规定

河南××律师事务所业务档案管理制度来源:河南律师2009年09月28日（示范文本）为加强本所业务档案管理，统一本所业务档案管理流程，根据《律师法》、《档案法》及司法部、国家档案局颁布的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》等相关规定，结合本所工作实际，制定本制度。

第一章原则第一条业务档案是律师及律师事务所从事业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，业务档案管理是律师事务所的重要任务。

第二条本所实行纸制档案卷宗归档管理，有条件时建立电子档案并纳入档案管理范围，电子档案的管理办法由本所结合纸制档案管理制度另行制定。

第三条律师承办业务形成的文件材料，根据本所的具体业务分类立卷归档。

第四条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

第五条两名以上律师共同承办同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所律师合办的法律事务分别立卷。

第六条律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

律师担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。

第七条业务档案立卷实行承办律师负责制。

业务档案的建立应与本所统一收结案制度、业务收费标准等制度相结合。

第八条律师业务档案由本所统一保管，律师因工作变动或因故调离本所的，应将其经办的业务档案及有关文件材料办理交接后方可办理手续。

第二章归档材料的收集和整理第九条律师接受委托人委托之前，应首先向委托人提交诉讼风险告知书并由委托人签字盖章，作为入卷归档材料。

第十条律师接办业务,经本所利益冲突审查后,填写收案登记表,经审批后由本所与委托人签订书面委托合同，同时由委托人签发授权委托书。

第十一条律师承办业务中应注意收集保存有关材料。

案件中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料，都必须用钢笔、中性笔书写或打印，要求字体整齐、清晰。

第十二条业务办结后，由委托人如实填写《业务质量监督卡》，并将服务质量反馈的意见和处理结果一并装订归档。

公司信访卷宗管理制度内容

公司信访卷宗管理制度内容一、制度目的本制度旨在明确公司信访工作的基本原则、流程和管理要求，确保信访事项能够得到及时、公正、有效的处理，同时通过信访信息的收集与分析，为公司的决策提供参考，促进公司持续改进与发展。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工，以及外部客户、合作伙伴和其他社会组织对公司提出的书面或口头意见、建议、投诉等信访事项。

三、管理原则1. 公开透明：确保信访渠道畅通，接受社会各界监督。

2. 客观公正：对待每一项信访都应持中立态度，公平处理。

3. 及时有效：对信访事项迅速响应，确保问题得到及时解决。

4. 保密原则：保护信访人的合法权益，对信访内容严格保密。

四、组织机构设立专门的信访工作小组，负责日常的信访接收、登记、处理和反馈工作。

该小组由来自不同部门的专员组成，确保工作的多元性和专业性。

五、操作流程1. 接收：建立多元化的信访接收渠道，包括邮件、电话、信函等。

2. 登记：对所有信访事项进行详细记录，包括信访人的基本信息、信访内容、接收时间等。

3. 分流：根据信访内容的性质，将事项分配至相关部门或人员处理。

4. 处理：相关部门或个人需在规定时间内给出处理结果，并形成书面报告。

5. 反馈：将处理结果及时反馈给信访人，并记录其满意度。

六、责任追究对于处理不当或延误处理的信访事项，将根据情节严重性对相关责任人进行问责。

七、信息管理定期对信访数据进行汇总分析，提炼出关键信息供管理层决策参考。

同时，确保信访资料的安全存储和隐私保护。

八、培训与提升定期对信访工作人员进行业务培训和心理辅导，提升其专业能力和服务水平。

九、制度的修订随着企业发展和外部环境变化，本制度应至少每年进行一次评审和修订，以保持其时效性和适应性。

十、附则本制度自发布之日起实施，由公司信访工作小组负责解释，如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

结语：。

律师事务所业务档案管理办法

律师事务所业务档案管理办法一、根据司法部、国家档案局联合印发的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的有关规定，制订本管理办法。

二、律师承办业务形成的文件材料，应当按照规定及时立卷归档，卷宗整理和立卷归档工作由承办律师或律师助理负责，律师业务档案由档案管理员统一编号、存放和管理。

三、律师业务档案应按年度和一案一卷，一卷一号的原则立卷。

跨年度的业务档案，应在办结年立卷。

四、律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。

案卷档案材料的装订要求另行规定。

订卷后，在目录后第一页起，在每页右上角用阿拉伯数字编页码，全卷页数在目录中注明。

五、律师承办业务中使用的各种书面材料，往来公文、谈话笔录、调查笔录等，必须要用钢笔书写、签发，字体要清晰、整洁。

六、刑事案件的业务档案装订内容及顺序应包括：（一）刑事案件收结案表；（二）委托合同；（三）犯罪嫌疑人（被告人）委托书或法律援助通知书；（四）授权委托书；（五）律师事务所函或接受指定辩护函；（六）取保候审、提请收集调取证据等申请书；（七）阅卷笔录；（八）会见犯罪嫌疑人（被告人）笔录；（九）调查材料；（十）集体讨论记录；（十一）起诉书（上诉状、抗诉书）；（十二）出庭通知书；（十三）庭审笔录；（十四）辩护词或代理词；（十五）判决书；（十六）判决后会见被告人笔录；（十七）上诉状（抗诉书）；（十八）会见犯罪嫌疑人（被告人）笔录；（十九）收费凭证。

七、民商和行政案件的业务档案装订内容及顺序应包括：（一）案件收结案表；（二）委托代理合同；（三）授权委托书；（四）律师事务所公函；（五）起诉书、上诉状或答辩状；（六）阅卷笔录；（七）会见当事人谈话笔录；（八）调查材料；（九）诉讼保全、证据保全等申请书或裁定书；（十）集体讨论记录或专家委员会论证记录；（十一）出庭通知书；（十二）庭审笔录；（十三）代理词；（十四）判决书或调解书；（十五）收费凭证。

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业务卷宗管理办法
为了进一步规范我部门对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、收案和立卷
程序:
（一）在利益冲突检索合格后，取得案件网络编号后，签署《委托代理协议》;
（二）律师助理及时登记件编号，交由承办律师立卷;
（三）业务档案应当包括下列内容:卷宗目录、收案登记表、客户相关人员联系表、律师工作汇报、工作计时统计表、案卷证据、适用法规、结案报告、发票复印件、承办律师变更交接单及备考说明;
（四）正在办理之中的案件卷宗，必须在卷宗的侧面和正面，用电脑打印案件名称，其中包括:客户名称、案由、简述、承办律师、卷号、公司LOGO。

二、卷案卷内档案材料按如下顺序排列:
(一)诉讼类案卷材料按下列隔页分类:
1.委托手续:具体指委托协议或授权委托书。

2.相关证据材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材
料。

3.往来传真及笔录:包括与客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、
谈话笔录、会谈纪要、集体讨论记录等。

4.我部门出具法律文件:包括我部门出具的送交法院的文件、我部门出具
给客户的法律文件、代理词、庭审笔录。

5.法院出具文书:包括受理案件通知书、出庭通知书、裁定书、判决书、
调解书等。

6.相关法律法规。

7.结案报告。

(二)非诉讼类案卷材料按下列隔页分类:
1.委托手续:具体指授权委托书。

2.相关材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。

3.我部门出具法律文件:包括我部门出具的送交法院的文件、我部门出具
给客户的法律文件。

4.往来传真:包括我部门客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈
话笔录、会谈纪要。

5.相关法律法规。

6.结案报告。

(三)常年法律顾问项目案卷材料按下列隔页分类:
1.委托手续:《常年法律顾问协议》的复印件。

2.相关材料:
3.往来传真:
4.我部门出具法律文件:
5.相关法律法规:
6.办案小结。

三、档案整理和归档
（一）行政部人员负责整理归档工作;
（二）案件或项目完成时，承办律师应根据上述要求整理卷宗，补齐遗漏材料，撤出多余的、无关的材料;
（三）律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，注明页次。

两面有字的要两面编号，页号位置正面在右上脚，背面在左上脚，并填写相应卷宗目录;
（四）所有非诉讼归档文件应用A4纸，所有诉讼归档文件应用B5纸，对残损的材料要修补或将复印件放在原件后面;
（五）如材料小于卷面，要用纸张加衬底;大于卷面的材料，应整齐地沿卷面折小;
（六）无原件的附复印件，律师应说明原因。

无原件又无复印件的，由部门经理说明并签字;
（七）需附卷的信封要摊开折平，邮票不要揭掉;
（八）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净;
（九）案卷装订一律使用棉线绳，在棉线绳活结处需贴上我部门封签(用白纸条即可)，并加盖承办律师的名章或亲笔签名。

一本档案厚度应不超过2厘米，超过部分应另归一卷。

律师业务档案应在结案或事务办结后一个月内整理完毕，移交行政部档案管理人员，由档案管理人员对案卷进行审查，并签署备考说明;如不符合要求，档案管理人员应不予接收并要求其重新整理，直至合格为止。

四、部门档案借阅办法
(一)已结案卷借阅办法
1.卷宗应在档案室保存。

我部门律师借阅已结卷宗，应先填写《档案资
料借阅登记表》(见附表)，由法务经理签字并在部门档案管理人员处登记后方可借阅。

如法务经理因故不在，则由行政经理签字。

如行政经理亦不在，又事出紧急，可先行借阅，但须事后告知法务经理或行政经理，补上签字。

2.归还档案时，应由行政部档案管理人员进行检查，以确定档案确实无毁损、无丢失。

(二)未结案卷借阅办法
我部门未结案卷及正在进行的项目(含法律顾间单位)的案卷由承办律师保存。

承办律师须保证案卷的安全，切勿丢失、毁损，并应在行政部档案管理人员处进行登记。

如因承办律师发生变化，需将档案转移时，应及时交接，并及时作变更登记。

使用完毕或结案后应及时登记并归还案卷。

五、档案管理人员应严格遵守制度，定期对案卷保管情况进行检查。

如有案卷丢失、毁损等情况应及时报告部门经理。

不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人汇露档案的内容。

六、公司律师业务档案应由公司统一保管，任何律师调离我公司，均不得将案卷带走，执委会批准的除外。