信息沟通管理程序
信息交流管理程序
信息交流管理程序Xx01-20241、目的建立适当的信息交流过程，确保各职能和层次间管理体系有效性信息的沟通，以保持和提高管理体系的有效性。
2、适用范围本程序适用于特种设备生产范围内的质量环境职业健康安全HSE体系的有效性信息的内外部沟通管理。
3、职责内部沟通过程，由总经理确保建立，由质量负责人组织实施与管理；内部沟通过程，由各部门依据相关程序文件的规定负责组织实施与管理；外部沟通过程记录，由技术质量部负责组织实施采集和管理。
4、信息交流过程和管理体系的有效性信息4.1沟通过程4.1.1 本程序所称信息交流过程，系指在公司内外部进行的管理体系的有效性信息的沟通及其处置等系统管理活动。
4.1.2 信息交流过程的建立涉及沟通的方式、时机、内容和部门等；信息交流过程的沟通内容，本程序统称为质量体系的有效性信息。
4.2 管理体系的有效性信息4.2.1 本程序所称管理体系的有效性信息，系指涉及公司管理体系有效性管理的相关信息。
4.2.2 管理体系的有效性信息的分类与内容4.2.2.1 管理体系的有效性信息的分类管理体系有效性信息划分为以下两类信息：1）公司外部的管理体系有效性信息；2）公司内部的管理体系有效性信息。
4.2.2.2 管理体系有效性信息的分类内容1）公司外部的管理体系有效性信息内容：a.与公司生产工作有关的法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；b.专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；c.市场环境条件变化和顾客需求的变化信息；d.相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；e.国内外科学技术进展及科技成果信息。
2）公司内部质量体系的有效性信息内容：a.管理方针和体系目标的变更信息；b.管理体系文件的颁布与修订信息；c.生产工作质量信息；d.管理体系运行信息。
5、管理体系的有效性信息沟通5.1 管理体系的有效性信息沟通管理网络5.1.1依托各业务部建立质量体系有效性信息的沟通管理网络，负责质量体系有效性信息的采集、交流、传递等内部沟通管理工作。
信息交流管理程序
d)对突发事件（质量事故）沟通
5.2内部沟通的方式、渠道、时机
NO
行动与要求
负 责
01
内部沟通可通过会议、文件、公告、电子邮件、局域网等方式进行。
行政部
02
会议:公司明确了各种会议制度，规定了各层次和（或）部门召开会议名称、主要内容、主持部门和召开频次等，通过会议形式组织、协调、协商和检查各项工作，加强层次部门间的相互联系
适用于质量的信息内外沟通和控制。
3.0定义
无。
4.0 职责
总经理
负责在公司内及公司与相关方建立有效的沟通渠道。
行政部
负责组织公司各级的会议。
负责公司、各部署有关质量信息的上传和下达。
各相关部门
关质量信息的上传和下达。
负责组织各自牵头的会议。
以上未尽之处详见5.0。
5.0内容
5.1沟通信息的内容
NO
行动与要求
负 责
01
与质量管理体系相关的信息沟通，包括内部沟通和外部沟通。
各责任部门
02
内部沟通，内部沟通的内容包括，但不限于以下内容：
a)有关质量方针和质量目标的沟通：如公司的价值观、公司对顾客或其相他关的承诺，公司在质量方面的追求的方向；公司各过程的目标，公司对岗位的工作目标等。
b)有关要求的沟通，如：顾客对产品的要求、对服务的要求、交付后的要求及惯例等；与公司的产品相关的法律法规要求；公司对内部各职能的职责/权限的要求；公司对各职能的工作要求等。
03
公司通过内部区域网络发布各种信息。
责任部门
04
文件:
a).公司通过内部文件的传递进行各层次和部门之间沟通。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，信息的快速、准确传递对于企业的成功至关重要。
有效的信息沟通管理不仅能够提高工作效率，还能促进团队协作，增强企业的竞争力。
为了确保公司内部信息的顺畅流通和有效利用，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、员工之间以及公司与外部相关方之间的信息沟通。
三、职责分工1、信息管理部门负责制定和完善信息沟通管理制度和流程。
搭建和维护信息沟通平台，确保其稳定运行。
收集、整理和分析公司内外部的信息，为决策提供支持。
2、各部门负责人负责本部门内部信息的传递和沟通，确保员工了解相关工作要求和进展。
向信息管理部门提供本部门的重要信息和数据。
3、员工积极参与信息沟通活动，及时反馈工作中的问题和建议。
遵守信息沟通的相关规定和流程，保护公司信息的安全。
四、信息沟通的方式1、会议定期召开部门例会、公司全体会议等，传达工作安排和决策，讨论工作中的问题。
会前应明确会议主题和议程，提前通知参会人员做好准备。
会议记录应及时整理并分发相关人员。
2、邮件用于正式的工作交流和文件传递。
邮件的主题应明确、简洁，内容表达清晰、准确。
重要邮件应及时回复，避免延误工作。
3、即时通讯工具如微信、钉钉等，用于实时沟通和信息快速传递。
但对于重要和正式的信息，仍应以邮件或书面形式确认。
4、内部公告栏发布公司的重要通知、政策和规章制度等。
员工应定期关注公告栏的更新。
5、面对面交流对于复杂或敏感的问题，提倡面对面的沟通，以便更准确地理解对方的意图。
五、信息沟通的内容1、工作指令和任务安排上级向下级传达工作目标、任务分配和时间要求。
2、工作进展和成果汇报下级向上级汇报工作进展、遇到的问题和解决方案。
3、业务信息和数据各部门之间分享业务相关的信息和数据，如市场动态、客户需求、财务报表等。
4、意见和建议员工对公司的管理、业务流程等提出的改进意见和建议。
5、政策和制度公司发布的各项政策、制度和规范，确保员工知晓并遵守。
信息交流、沟通和协商管理程序(企业管理体系适用)
综合部负责接收上级主管部门的文件，具体执行《文件控制程序》
各部门通过参加会议及文件传递等形式，就质量、环境、职业健康安全相关信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。
(15)顾客满意测量结果；
(16)组织机构变动、部门及职能的调整、重大的人事安排；
(17)各部门与管理体系相关的日常联络、常规通报信息等；
(18)员工及其代表所关心的职业安全健康问题。
外部信息至少包括：
(19)来自上级主管部门的各类信息，关于法律、法规及其他要求的信息；
(20)公司管理体系方针和环境绩效、监视和测量结果的有效宣传；
工作程序
信息的分类
内部信息：在公司经营、管理、服务活动中发生，在公司内部传递的信息，必要时可提供外部使用。
外部信息：在公司外部发生，传递至本公司，与公司的经营、管理、服务活动有关，可供在内部使用的信息。
内部信息至少包括：
(1)质量、环境、职业健康安全方针的制定、修订和评审；
(2)管理体系文件，特别是作业文件及记录的制定、修订和评审；
在体系运行过程中出现不符合、采取的纠正/预防措施、实施结果等信息的交流按公司《改进控制程序》要求进行。
紧急事态及应急响应信息由发生或发现部门/人员在第一时间通报主管领导，紧急状态下的信息沟通按《应急预案与响应控制程序》执行。
内部审核、管理评审信息由综合部以会议纪要和文件的方式负责传达至各单位、部门负责人，由各负责人传达至部门内部有关人员。
综合部负责与上级、行业主管部门以及相关方（除认证机构）的对外信息接收、传递和处理。
信息、协商及沟通管理程序
信息、协商和沟通管理程序一、目的本程序旨在建立有效的信息交流、协商和沟通机制，确保公司内部各层级之间、公司与外部相关方之间的信息能够及时、准确、完整地传递和共享，促进公司的良好运作和持续发展。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与信息交流、协商和沟通相关的活动。
三、术语和定义1、信息：指与公司的经营、管理、生产、安全、环保等方面有关的数据、消息、报告、文件等。
2、协商：指公司与员工或相关方就共同关心的问题进行讨论和交换意见，以达成共识的过程。
3、沟通：指信息在发送者和接收者之间的传递和理解。
四、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订信息、协商和沟通管理程序。
统筹公司内部信息的收集、整理、传递和发布。
组织和协调公司与外部相关方的沟通和协商活动。
对信息交流、协商和沟通的效果进行评估和改进。
2、各部门负责收集、整理和传递本部门的相关信息。
参与公司内部的协商和沟通活动，提出意见和建议。
负责与本部门业务相关的外部单位的沟通和协调。
3、员工及时反馈工作中的相关信息和问题。
参与公司组织的协商和沟通活动。
五、工作程序1、内部信息交流各部门通过工作汇报、会议、邮件、即时通讯工具等方式向综合管理部门传递本部门的工作进展、成果、问题等信息。
综合管理部门对收集的信息进行整理和分析，形成公司内部报告，向管理层汇报，并通过公司内部网站、公告栏等渠道向全体员工发布。
定期召开公司级会议、部门级会议、专题会议等，进行信息交流和讨论。
2、外部信息交流综合管理部门通过网站、社交媒体、行业报告等渠道收集外部信息，包括政策法规、市场动态、竞争对手情况等，并传递给相关部门。
各部门通过与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等的沟通和交流，获取和传递相关信息。
对涉及公司重大利益或形象的外部信息，由综合管理部门组织相关部门进行评估和应对。
3、协商对于涉及员工权益、公司发展战略等重要事项，组织员工代表和管理层进行协商，充分听取各方意见，达成共识。
对于劳动争议、合同变更等问题，按照相关法律法规和公司制度进行协商解决。
信息沟通管理程序-1
版本A00页次1/4文件名称信息沟通管理程序生效日期 2013/01/20 修订日期修订内容摘要页次版本发行章批准审核制定版本A00页次2/4 文件名称信息沟通管理程序生效日期 2013/01/201、目的为了及时准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2、范围适用于本公司内部信息的传递与处理，以及与外课各方面的信息交流。
3、定义无4、权责4.1 管理者代表：全面负责环境管理体系相关的等所有信息的处理；4.2 管理课：负责厂内、地方环保机构、及废弃物处理厂商环境信息，以及政策、法规、标准等信息的收集、反馈及处理；4.3 采购课：负责供方对本公司环境沟通信息收集与反馈；4.4 业务课：负责客户对环境信息收集与反馈；4.5 各课门：负责收集与处理各自工作范围内的信息以及与外课各方的信息交流。
5、内容5.1信息分类5.1.1 外课信息5.1.1.1行业主管课门、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈的信息；5.1.1.2政策、法规、标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等5.1.1.3相关方反馈的信息及其投诉等，相关方是指顾客、分包方、供应商、政府和行业主管课门、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织。
5.1.1.4其他外课信息，如各课门直接从外课获取的有关产品质量、环境方面的信息。
5.1.2内部信息5.1.2.1正常信息，如方针、目标指标、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、管理者代表的任免以及体系正常运行时的其它信息等；5.1.2.2不符合（或潜在不符合）信息，如环境运行不符合报告、环境体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；版本A00页次3/4 文件名称信息沟通管理程序生效日期 2013/01/205.2.1.3紧急信息：如出现重大环境事故、火灾、触电事故、重大伤亡事故等情况下的信息；5.2.1.4其他内部信息（如员工的建议等）。
沟通、参与协商及信息交流管理程序
沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。
3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。
3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。
3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。
4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。
除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。
4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。
4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。
4.2.1.4应急准备与响应。
4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。
4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。
4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。
4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。
4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。
4.3.1.3来自相关方的信息。
4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。
4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。
信息沟通管理程序
XX有限公司二级文件The 2nd Level Subdocument信息沟通管理程序Information Communication Management Procedure 文件编号File No.：文件版号File version ：A0生效日期Effective date ：编制Prepared by审核Checked by批准Approved by会签部门Department signing制程工程部Manufacturing engineer Department 品质保证部Quality Assurance制造部ManufacturingDepartment综合管理部HR&ADM采购部Purchase Department财务部Financial Department文件更改记录Document Change History版本号Rev. No变更原因和内容描述Reason and Description ofChange受影响的页面Affected Pages拟制/修改责任人Prepared by/Modifyowner拟制/修改日期Prepared by/ModifieddateA0 新拟制NA1.目的做好跟顾客的沟通，及时处理顾客反馈意见，确保顾客满意，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于公司与顾客沟通的管理。
3.职责3.1 业务部：负责与顾客沟通方法的制定。
3.2 各部门：负责与顾客沟通的执行。
4.工作程序4.1 下面包含有四种可以用于建立公司和顾客的互利的沟通范例方法，其他方法也可能适用于公司的业务情况。
4.1.1 方法A：期望共享小组a. 沟通的一种方法是自发的分享期望过程。
在这种过程中，一个单独的公司和一顾客共同创立一种对彼此期望的理解并持续的改进质量。
目的是建立两个参与方法之间的亲密和和长期的关系。
b. 公司和顾客双方的人员组成一个联合小组来评审期望，找出差距并且建立一种机制来缩小差距。
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1目的
建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围
适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
3 定义和术语
无
4 职责
4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序
工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存
5.1 沟通内容（信息）之分类
5.1.1 外部信息
5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息
a. 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
b. 产品标准类信息。
c. 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
d. 供应商的质量信息及投诉等。
e. 其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息
a. 政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
b. 市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。
c. 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息
a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集
信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
5.3 信息重要度分级
根据信息的紧急及重要程度，分为三级：
A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；
B、二级数据为不重要但紧急的数据；
C、三级数据为日常信息，不需标识。
数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。
5.4 信息沟通
5.4.1 沟通方式及追踪落实
5.4.1.1 会议
5.4.1.1.1 会议计划
a例行性会议
b临时性会议
5.4.1.1.2 例行性会议
5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。
5.4.1.2 会议管理
a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。
b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。
d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。
e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。
5.4.1.3 会议纪律
a. 参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；
b. 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；
c. 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；
d. 会议中途需离席时，需向主持人说明；
e. 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。
5.4.1.4 会议决议追踪落实。
a. 会议结束后，由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议纪要》，并分发相关部门或人员。
b. 签发《会议纪要》的，由会议主席指定专人对《会议纪要》相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果。
报告要求见【各部门主管报告要求】。
5.4.3 其它沟通形式
5.5 沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进管理程序》。
5.6 沟通内容（信息）的归档与保存。
5.6.1 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。
6 支持性文件
6.1《各部门主管报告要求》
6.2《纠正和预防措施管理程序》
6.3《持续改进管理程序》
6.4《文件控制程序》
6.5《满意度管理程序》
6.6《记录控制程序》
7 记录
7.1《会议签到表》保存期三年
7.2《会议纪录》保存期：重大会议/三年甚至更长；一般会议/一年
7.3《工作联系单》保存期二年
7.4《信息反馈单》保存期二年。