信息沟通管理控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
沟通、参与协商及信息交流管理程序
沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。
2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。
3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。
3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。
3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。
4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。
除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。
4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。
4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。
4.2.1.4应急准备与响应。
4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。
4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。
4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。
4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。
4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。
4.3.1.3来自相关方的信息。
4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。
4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。
信息交流和沟通管理控制程序
信息交流和沟通管理控制程序1目的为保障信息交流畅通，及时、准确传递，对质量、环境和职业健康安全管理体系的信息采用数据分析的科学方法，保证公司各部门、相关方之间及时沟通各类信息，对可能产生环境污染和职业健康安全危险的相关方进行管理，维护公司质量、环境和职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理，包括具有合作协议的合同方/承包方和进入工作现场、作业区域的人员进行信息交流,以及涉及与相关方有联系的所有部门的信息交流。
3 职责3.1 体系主管部门、办公室，是质量、环境和职业健康安全信息的综合管理部门，负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接收、传递和处理。
3.2经营部、项目部负责与顾客的信息接收、传递和处理。
3.3 工程部、技术部分别负责对公司统计技术进行培训指导；负责对劳务供方和承包方的现场施工管理以及与外单位施工交叉作业的协调和管理,负责现场环境安全意识教育及安全技术知识教育。
3.4 各相关职能部门予以协助,上传下达、内外沟通,并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。
负责对相关的合同方/承包方进行监督管理。
3.5 项目部和各作业岗位做好本部门的信息交流,并向职能部门传递相关信息。
负责组织外来人员的环境、职业健康安全教育(包括QEO方针、环境、健康安全相关知识和法律法规等)；负责检查各部门对相关方管理的情况；负责处理相关方有关环境、健康安全方面的投诉。
负责外来货运车辆的控制管理。
4 工作要求4.1 内部信息4.1.1最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道,确保质量、环境和职业健康安全管理体系的有效沟通。
4.1.2内部信息主要包括：1)体系运行信息(向员工传达质量、环境和职业健康安全方针、目标、报告各部门体系运行状况和内外部审核、纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等)；2)内部管理制度、员工有关质量、环境和职业健康安全方面的建议和要求、相应法律、法规的信息传递；3)公司领导意图贯彻以及职能部门之间、职能部门和项目部之间的联系和沟通；4)作业场所和活动中的隐患,评价出的环境因素、风险控制措施等；5)应急准备和响应计划；6)绩效监视、测量结果；7)设备设施及物资变更情况；8)组织机构变化情况；9)新工程项目等；10)其他媒体对公司有影响的信息。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、目的为了加强公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息交流与沟通，确保信息的准确、及时、有效传递，提高工作效率和决策质量，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息沟通管理。
三、职责分工1、综合管理部（1）负责公司信息沟通管理的统筹规划和协调工作。
（2）收集、整理、传递公司内部的各类信息，并向公司领导汇报重要信息。
2、各部门（1）负责本部门内部的信息收集、整理和传递工作。
（2）及时向综合管理部反馈本部门的工作进展、问题和需求等信息。
3、公司领导（1）负责对重要信息进行决策和指示。
（2）定期了解公司的信息沟通情况，提出改进意见和要求。
四、信息分类1、内部信息（1）公司的战略规划、年度计划、规章制度等。
（2）各部门的工作进展、业绩成果、问题反馈等。
（3）员工的意见、建议、投诉等。
2、外部信息（1）行业政策法规、市场动态、竞争对手信息等。
（2）客户的需求、意见、投诉等。
（3）供应商的信息、合作情况等。
五、信息沟通方式1、会议（1）定期召开公司例会、部门例会等，汇报工作进展，讨论问题和解决方案。
（2）根据需要召开专题会议，研究特定问题。
2、报告（1）各部门定期向综合管理部提交工作周报、月报等。
（2）对于重要项目或任务，提交专项报告。
3、邮件（1）公司内部员工之间通过邮件进行工作交流和信息传递。
（2）与外部相关方通过邮件进行业务往来和信息沟通。
4、电话（1）用于紧急事项的沟通和协调。
（2）日常工作中的简单沟通。
5、即时通讯工具（1）如企业微信、钉钉等，方便实时交流。
六、信息传递流程1、内部信息传递流程（1）各部门将收集到的信息进行整理，填写《信息传递单》。
（2）根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式将信息传递给相关部门或人员。
（3）接收信息的部门或人员对信息进行处理和反馈，如有需要，进一步传递给其他相关方。
2、外部信息传递流程（1）综合管理部负责收集外部信息，并进行初步筛选和分类。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序1 ⽬的规定公司内部、外部信息交流的⽅法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。
2 适⽤范围适⽤于公司管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。
3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。
3.2 各部门及时传递并沟通各信息。
4 ⼯作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、⽅式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提⾼，有助于增进与相关⽅的共识和/或满意程度。
4.2 内部沟通4.2.1 应纳⼊沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关⽅及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；2）运⾏信息：包括体系运⾏、各项⼯作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运⾏过程和结果的其他信息。
4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。
4.2.3 沟通权责：责任部门/⼈员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。
4.2.3 沟通⽅式1）⼝头/书⾯报告，适⽤于任何职能、层次；2）部门⽂件发布、会议/培训召集，适⽤于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级⽂件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。
4）其他：各级⽂件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。
注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通⽤书⾯格式。
4.2.2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/⼈员）识别通报内容与对象——确定通报⽅式——实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/⼈员）识别查询内容与对象——确定查询⽅式——实施查询，获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运⾏及其绩效有关的来⾃相关⽅的信息。
2）任何部门/⼈员对接收的外部信息（包括⼝头、书⾯），均应及时向责任部门负责⼈或直接责任⼈通报，具体按内部沟通⽅管理要求实施。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
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沟通管理控制程序
1、目的
规定质量安全管理体系的沟通方式，确保外部信息得以识别和运用，内部信息有效传递。
2、范围
适用于本公司内、外部信息的收集、识别和传递的沟通过程。
3、权责
3.1 管代（组长）：负责本程序的归口管理。
3.2 研发部：负责公司产品对外或外来质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.3 品管部：负责公司产品内部质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.4 管理部：负责与本公司上级主管部门的信息交流及内部员工反馈问题疏导工作。
3.5 其他各部门:负责其工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
4、定义：
信息（information）-- 有意义的数据。
5、流程图
6、管理控制程序
6.1 信息的分类
6.1.1 外部信息
6.1.1.1 出入境检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等
的结果及反馈的信息；
6.1.1.2 政策法规标准类信息，如食品安全、食品法律法规、条例、标准等；
6.1.1.3 来自顾客和供方与食品(原材料和成品等)质量安全有关的信息等。
6.1.2 内部信息
6.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核
与管理评审报告以及体系正常运行时其他记录等；
6.1.2.2 食品安全小组的信息，（潜在）不符合信息，如体系内部审
核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
6.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、设备事故、停水停电事件等情况下的信息与记录；
6.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理信息可采用书面文件化信息、会议、拜访、
讨论交流、电子媒体、声像资料、通讯等方式予以传递。
6.2.1 管理部应确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在
食品质量安全链中的相应职责，并确保获得相应的授权。
6.2.2外部信息的收集与处理
6.2.2.1 研发部（品管部）负责检验检疫局、食品药品监督局、检
测或认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由研发部传递到公司相关部门。
6.2.2.2 各部门按其工作范围将收到的政府主管部门文件呈报部门
主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规。