DC2-04001 信息沟通与交流控制程序
信息交流控制程序
信息交流控制程序1目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关质量、环境和职业健康安全有关信息控制，做好信息的管理，确保内外信息有效沟通。
2范围本程序文件适用于公司与整合型管理体系有关的内部信息的传递与处置，以及与外部相关方的信息交流。
3职责3.1质安部、办公室、工程部、经营部等部门及各项目部负责对应相关方信息的收集。
3.2各职能部门及各项目部负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关整合型管理体系信息反馈到质安部。
3.3质安部负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理，保存和管理相关的信息。
3.4工程部和质安部负责紧急事故方面信息的处理。
3.5总经理主持管理评审，对整合型管理体系的运行现状进行总结交流。
3.6管理者代表向总经理汇报体系的运行情况及相关方的要求，质安部将体系内部审核及管理评审的结果传递到各职能部门及各项目部。
4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息内容：1）公司的质量、环境和职业健康安全方针、整合型管理体系运行情况；2）有关法律、法规及其他要求的获取和更新；3）目标、指标、管理方案的完成情况及效果；4）体系审核、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合/纠正与预防措施；5）公司人员培训情况；6）各管理层之间、各部门之间、各岗位之间的日常有关整合型管理体系方面的联络、常规报表及其他信息通报；7）紧急情况信息；8）重要环境因素和危险源控制情况。
4.1.2内部信息交流方式4.1.2.1质量、环境和职业健康安全方针以培训、闭路电视、局域网、宣传板报等传递到全体员工；4.1.2.2管理者代表将公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况、目标指标、管理方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向总经理汇报；4.1.2.3通过体系审核、各部门及各项目部与管理者代表进行质量、环境和职业健康安全目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正与预防措施的传递；4.1.2.4各部门及各项目部在体系运行过程中产生的质量、环境和职业健康安全信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各单位保存；4.1.2.5质安部将政府职能部门对公司的环境监测结果复印下发，传递到各有关部门。
信息交流控制程序
1.目的规定公司内、外部信息交流渠道，确保公司内部及公司与外部相关方之间的信息能有效传达。
2.范围适用于公司内、外部信息交流活动。
3.职责各部门负责职责范围内的内、外部信息交流。
4.工作程序4.1信息交流分类1）信息交流分内部信息交流和外部信息交流：a.内部信息交流指公司管理体系运行中各层次和各职能间的信息交流。
b.外部信息交流指公司与相关方的信息交流。
4.2内部信息交流1）内部信息交流内容、主管部门（即传递信息部门）、执行程序见表1。
2）内部信息交流可采用口头、文件、会议、电话、公告栏、网络等方式。
对无文件规定的信息，通过《业务联络单》进行沟通。
表1 内部信息交流一览表4.3外部信息交流1）外部信息交流内容、主管部门（即信息接收、处理及回应部门）、执行程序见表2。
2）主管部门收到信息，处理后回应相关方，并作好记录。
3）当公司非对应的责任部门接到相关方信息时应负责传递到对应的责任部门或指示传递路线，并记录。
4）外部信息交流可采用电话、文字、信函、电子邮件等形式。
对无文件规定的信息，可通过“业务联络单”进行沟通。
5）公司重要环境因素&重大危险源的信息由责任部门将其相关部份对其相关方进行信息交流，非相关部分不主动对外交流，若外部相关方提出获取要求时，需经管理者代表批准后方可进行对外交流（仅限查阅，不对外分发，环保行政主管部门和认证机构除外）。
表2 外部信息交流一览表----《目标、指标和方案控制程序》----《合同评审程序》----《采购控制程序》----《环境因素识别与环境影响评价程序》----《危险源辨识﹑风险评价控制程序》----《法律法规和其他要求控制程序》----《应急准备和响应控制程序》----《会议记录》。
信息沟通控制程序
1.目的确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息沟通；3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；3.3营销中心负责与客户的信息沟通；3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。
2.适用范围适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。
3.职责3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。
3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复；并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。
3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。
3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。
4.工作程序4.1信息的分类及职责归属：4.2信息交流的方式信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的交流：职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。
4.2.2内部信息的交流：日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。
内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理；4.2.3信息的记录和保管各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。
5.相关程序与文件记录《记录控制程序》《纠正和预防措施控制程序》《外来文件接受登记表》《文件发放、回收登记表》《信息交流单》《培训记录表》《会议记录》。
信息交流和沟通控制程序(含表格)
信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。
信息交流控制程序
6.6.1在内部审核时对信息沟通方式进行验证。信息沟通是否达到促进质量和环境管理体系运作有效性，是作为判定内部沟通方式是否适宜的依据。如内审结果反映沟通方式不适宜时，管理者代表对沟通方式进行纠正。
6.6.2如有必要时，各相关部门在信息沟通后确认信息沟通的有效性，或由相关人士/管理者代表确认信息沟通的效果，将确认结果反馈给信息发出的部门。
6.4.1.8直属副总经理每月份分别主持召开四次管理例会，会议的范围包括但不限于：新产品项目导入成效，产品质量、成品状况，改进项目的成效回顾与总结，教育培训、资源的可持续发展、员工福利、人身安全。
6.4.1.9当过程出现紧急异常情况时，各部门可实时召集相关部门开会讨论，并由责任部门落实相关的会议决议。
6.7信息沟通有效性评估结果记录
信息沟通有效性评估结果将于每次内审或管理评审的报告中加以总结体现。
7、附件
《会议记录表》
《内部联络单》
《签到登记表》
8、附件：
附件一：信息交流控制流程图
项目
相关部门
TQM
DCC
控制点
适用表单
每周
《会议记录表》
/
《文件发放登记表》
/
《文件管制总览表》
2次/年
《管理评审报告》/《内审报告》
6.4.3文件交流
DCC按《文件控制程序》把有关的系统运作文件发送到相关部门，各相关部门按文件控制程序进行操作。
6.4.4公司内线电话/电子邮件联络/视频会议
各部门的日常工作联络性沟通可通过内线电话、电子邮件或视频会议进行联络沟通，电话、电子邮件的联络只作为沟通性联络；电子邮件联络如作为约束性联络文件，必须有备份经签名批准且在电邮上说明或采用签名后进行扫描处理，方能生效。
信息交流沟通控制程序
信息交流沟通控制程序1 目的通过实施本程序，明确公司内部质量/环境/HACCP体系涉及的各部门人员及外部信息交流的畅通，以确保顾客与产品质量要求有关的需求和期望得到充分满足，并使顾客满意。
2 适用范围适用于公司管理层及各部门人员相关信息的内、外部交流及顾客沟通。
3 职责3.1 品管部负责监控本程序的执行；负责与各级食品安全主管部门进行外部沟通。
负责法律法规的收集、保存。
负责从国家政府部门或协会收集获取有关产品安全方面的信息以及收集公司内部有关产品安全方面的信息；负责组织对各方反馈回来的有关产品安全方面的信息进行讨论分析；3.2 销售部负责外部市场和客户信息的搜集、传递和答复；3.3 材料采购部负责采购信息收集。
3.4 材料采购部、销售部负责向承运方及客户发出《相关方告知函》，施加环境保护方面的影响。
3.5 行政人事部负责受理内部报告。
4 程序4.1内部沟通4.1.1最高管理者的内部沟通4.1.1.1总经理通过定期召开的高层管理会议、公司例会，与各部门负责人就实现质量目标、食品安全、生产过程、采购、销售、技术、基础建设等方面进行沟通，达到不断改进的目的。
4.1.1.2总经理通过召开的管理评审会议，与各部门负责人就环境、质量、食品安全体系的运行进行交流，确保能获得体系的变更信息，保持体系的持续更新和有效性。
4.1.1.3 利用员工满意度调查、员工合理化提案和持续改进项目等机会与员工进行沟通使员工与公司高层之间达成默契和理解。
4.1.1.4 行政管理部记录会议内容并形成决议，经总经理核定后，分发给各部门。
4.1.2各部门的内部沟通4.1.2.1各部门每周定期召开周例会，对上一周工作达成状况总结及本周工作安排，并做到上传下达。
4.1.2.2各部门内部不定期的会议，或者通过交接班，对生产运行情况进行沟通，保证生产运行过程中的食品安全问题能够被提出，必要时形成会议记录。
4.1.2.3各部门、各车间之间进行信息传递和交流，属简单容易处理的事宜可以用口头方式、微信等方式沟通;属较重要的事宜可以用电话或邮件的形式沟通，但书面沟通必须确保相关信息能及时和有效地传递，并追踪其有效性，以免贻误处理问题的时机。
信息交流和沟通控制程序
质量&环境&职业健康安全管理体系信息交流和沟通控制程序1目的保障信息交流畅通，及时、准确传递。
对Q.E.O一体化体系的信息采用数据分析的科学方法，确保公司各部门之间，公司与相关方之间及时沟通各类信息，达到对过程和产品的有效控制，以证实一体化管理体系的适宜性和有效性，寻求持续改进机会。
2适用范围适用于公司一体化管理体系内部和外部信息的交流和沟通的控制，以利于体系过程的数据分析和应用。
3职责3.1管理者代表组织重要信息的交流、评审和采用，并对重要信息采用效果的跟踪验证。
3.2企划部信息交流沟通的主管部门；负责对公司统计技术进行培训指导；负责收集环境、职业安全健康方面的信息。
组织员工代表参与有关健康安全问题的协商。
3.3办公室负责与上级和行业主管部门以及顾客、相关方的信息接收、传递和处理。
3.4各相关职能部门予以协助上传下达、内外沟通，并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。
4工作程序4.1内部信息最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道，确保一体化管理体系的有效沟通交流。
内部信息要包括：a.体系运行信息（向员工传达方针、目标、报告各部门体系运行状况和内外部审核，纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等）；b.内部管理制度，员工有关一体化管理方面的建议和要求，相应法律法规的信息传递；c.公司领导层和职能部门之间，各职能部门之间的交流和沟通；d.作业场所和活动中的隐患，评价出的重要环境因素、重大风险控制措施的交流；e.应急准备和响应计划的交流；f.绩效监视、测量结果的沟通；g.设备设施及物资变更情况的交流沟通；h.组织结构变化情况沟通；i.新工程项目等的沟通；j.其它媒体对公司有影响的信息的交流。
4.2外部信息外部信息主要包括：a.法律法规，标准信息；b.执法机构信息；如来自国家、地方和行业方面的、环保部门、劳动安全部门、检测、监督机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求；c.外部的环境安全检查、参观、访问等；d.市场信息和顾客、供方等相关方信息；e.同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息；f.公司方针、目标的对外传达。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。
2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。
3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。
4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。
信息沟通与交流控制程序新
通过建立顺畅的内、外信息沟通与交流渠道，保证与质量/环境管理体系相关信息在公司内、外得到及时准确的沟通，阐明管理者对质量/环境管理体系的承诺，保证质量/环境管理体系的正常运行。
2适用范围
本程序适用于公司内部质量/环境管理体系有效性的沟通和与外部相关方的环境信息的沟通与处理。
3职渠道。
4.4.2内部刊物和杂志的方式
4.4.3内部电子信箱的方式
4.5外部环境信息沟通
4.5.1沟通方式
a.文件
b.法规要求的呈文
c.公开出版物或其他传媒
d.检查及访谈
e.开展企业管理文化活动、宣传栏、公司简报
4.5.2沟通内容
a.接收、处理和答复相关方关注的环境问题。
b.公司通过制订生产制造管理、消防管理、车辆管理等控制程序向相关方的环境行为及表现施加影响、进行管理。
b.部门月工作总结会:每月一次,各部门全体成员参加,对本部门本月的工作进行总结,并布置下个月工作
c.月度经营分析会:每月一次,领导班子成员和各相关部门经理参加,分析当月生产/经营业绩、通报市场动态、寻找经营管理和客户服务中存在的问题。(可与中层干部以上成员例会合并)
d.年度工作会议:每年一次,领导班子和各部门经理参加,总结年度工作.
c.必要时，通报公司的环境表现。
d.阐明管理者对环境的承诺。
e.向相关方发布对环境持续改进的成效。
4.5.3外部信息沟通基本要求
a.鼓励双向信息流动。
b.使信息易于理解，并予以充分的解释。
c.使信息具有可验证性。
d.对环境表现予以准确的描述。
e.采用相同的计量单位。
4.5.4外部环境信息管理
a.与外部相关方的有关环境的联络，由行政部负责发布、接收、登记答复，并记录在《环境信息登记表》中。
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信息沟通与交流控制程序
1目的
规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。
2适用范围
适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。
3权责
3.1 管理部为本程序的归口管理部门；
3.2 各部门及时传递并沟通各信息。
4工作程序
4.1 工作流程图
4.2 信息的内容
4.2.1 外部信息
A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息；
B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；
C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息；
D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等；
E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。
4.2.2 内部信息
A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、
制订日期：2005.09.10 修订日期：发行日期：2005.09.20
内审和管理评审等信息；
B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等；
C 重大环境因素、重大危险因素信息；
D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息；
E 相关法律、法规及其他要求信息；
F 紧急信息：包括事件、事故等信息；
G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息；
H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息；
I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论；
J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。
4.3 信息的传递与沟通
4.3.1 信息的传递方式
A 口头；
B 电话；
C 会议；
D 书面形式：文件、报表、信息交流单；
E 板报；
F 网络等。
4.3.2 外部信息的传递与沟通
A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。
B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。
C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门；
D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。
4.3.3 内部信息的传递与沟通
A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。
B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息；
C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：
D 质量部按《内部审核控制程序》向公司领导、相关部门传递沟通内审有关信息；
E 生产部按《与顾客有关过程控制程序》要求向公司领导、相关部门传递沟通销售合同签订信息；
F 管理部按《与顾客有关过程控制程序》要求向公司领导、相关部门传递沟通合同签订信息及采购信息的有关信息；
G 生产部通过生产例会，及时掌握产品质量、工作环境、危险因素的变化，设施、设备的运行信息，及时向公司领导、相关部门传递沟通；紧急状态的沟通执行《应急准备和响应控制程序》。
H 管理部通过职代会、不定期的职工座谈会或其他形式组织职工参与职业健康安全方面的协商与交流，就作业环境、职工健康安全状况的改善、危险因素的控制进行协商和沟通，对提出来的意见进行登记，并责成有关部门处理；
I 管理部及时向总经理相关部门提供、传递人力资源状况和动态信息；
J 质量部及时提供产品质量合格率信息。
4.3.4 信息沟通的记录
——信息的沟通和反馈可采用《信息联络处理单》的形式；
5 支持性文件
5.1 管理手册
5.2 法律、法规与其他要求收集与评价控制程序
5.3 方针目标制定与管理程序
5.4 内部审核控制程序
5.5 与顾客有关过程控制程序
5.6 应急准备和响应控制程序
6 相关表格/记录
6.1 信息联络处理单
信息沟通与交流控制程序受控状态：
文件制/修订履历表
文件分发
信息沟通与交流控制程序受控状态：
DC2-0400101信息联络处理单
信息沟通与交流控制程序受控状态：。