行政秘书培训(1)
专业秘书培训(内部使用禁止外传)
时间管理
计划与安排
根据工作需求和优先级， 制定合理的工作计划和时 间表，确保任务按时完成。
时间分配
根据任务的紧急程度和重 要性，合理分配时间，提 高工作效率。
应对突发事件
在遇到突发事件时，能够 迅速调整工作计划，合理 安排时间和资源，确保工 作不受影响。
沟通技巧
口头表达
具备良好的口头表达能力，能够 清晰、准确地传达信息，避免产
语言或传达不适当的信息。
商务旅行安排
行程规划
秘书应根据商务需求和客户的要求，合理规划旅 行行程，包括交通、住宿、会议和活动等安排。
预订与协调
秘书需及时预订机票、酒店和其他相关服务，并 与相关人员协调，确保行程顺利。
行李与安全
秘书需提醒并协助客户准备旅行所需物品，并确 保客户在旅行过程中的安全与舒适。
职业态度
02
01
03
认真负责
对待工作认真负责，尽心尽力完成各项任务。
积极主动
积极主动地参与工作，不推诿、不抱怨。
团队合作
与同事保持良好的合作关系，共同完成工作任务。
职业道德
保守机密
严守公司机密，不泄露公司信 息。
诚信守时
遵守承诺，准时完成工作任务 。
廉洁自律
遵守公司规章制度，不谋取私 利。
02
协作与支持
01
在与其他同事合作时，秘书应积极配合，提供必要的支持和帮
助，共同完成工作任务。
建立良好关系
02
与其他同事建立良好的工作关系，保持良好的沟通，促进团队
合作。
公平竞争
03
在工作中应遵循公平竞争的原则，不参与恶性竞争和诋毁其他
同事的行为。
与客户的关系处理
秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练(8月15日)
秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练（8月15日）一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)1、领导交办事项具有以下特点（）。
A.广泛性、临时性、抽象性、紧迫性B.广泛性、永恒性、具体性、紧迫性C.广泛性、临时性、具体性、紧迫性D.特指性、临时性、具体性、紧迫性2、塑造企业的良好形象要在( )上下功夫。
A、产品质量B、服务质量C、诚信意识D、销售数量3、上级机关查询并要求答复的文件属于（）。
A.参阅件B.必阅件C.批办件D.传阅件4、公司行政部的秘书应对（）进行安全检查。
A.办公环境B.办公设备C.生产车间D.研发部门5、办理机关将办理结果告诉信访人属于（）。
A.答复制度B.回避制度C.回告制度D.协作制度6、（）作为公民道德建设的核心，是社会主义道德区别和优越于其它社会形态道德的显著标志。
（A）集体主义（B）爱国主义（C）为人民服务（D）诚实守信7、正确说明了社会主义道德规范与法律规范之间关系的表述( )。
A、二者没有任何关联B、二者完全重合C、法律规范涵盖道德规范D、二者部分重叠8、停用的印章（）。
A.需登记B.不需登记C.不需登记但要销毁D.需登记且不能销毁9、办公室内人际关系的协调表现为（）A.连续性B.协同性C.有序D.和谐10、文书催办的范围包括（）A.上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件B.下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件C.平行或不相属的单位发送的商洽、征询意见的函件D.会议记录11、归档的时间一般在（）。
A.承办后1个月内B.承办后3个月内C.第二年上半年头2个月内D.本年年底12、下列选项中，符合从业人员文明礼貌规范要求的有（）。
（A）鞋袜搭配合理（B）表情严肃（C）感情热烈（D）语言简练13、文书工作中的核稿属于（）。
A.文件管理B.收文处理C.发文处理D.文件保密14、学习和研究秘书实务的最终目的是实现秘书实务（）。
(行政文秘)秘书工作案例与评析
秘书工作案例精选与评析（1）案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。
这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。
在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
关于行政秘书的工作职责(2篇)
关于行政秘书的工作职责1、协助总经理完成日常工作，协调总经理与各部门工作的沟通，为总经理提供必要的信息服务;2、忠实执行积极完成总经理委派的各项任务，负责整理总经理的各类资料、文件并分类保管及归档，保守公司商业机密;3、负责总经理所有内外训培训课件PPT制作及销售会议记录;4、组织安排总经理参加各种会议，做好____，并及时跟进后续工作的推动与执行;5、协助总经理日常对内、对外工作的沟通协调，做好上传下达;6、能灵活妥善地应对各种突发事件，圆满完成总经理交代的各项任务;关于行政秘书的工作职责（2）行政秘书是一种重要的行政管理职位，负责协助高层管理人员处理日常行政工作，确保组织内部的运营顺利进行。
行政秘书的工作职责通常包括以下几方面：1. 行政文件管理：行政秘书负责处理和管理各类行政文件，包括接收、分发、归档和整理文件。
他们需要确保文件的及时处理和妥善保存，以便随时提供给管理层参考。
2. 会议和日程安排：行政秘书需要负责组织和安排各类会议和活动。
这包括预定会议室，准备会议材料，记录会议纪要，并跟进会议决议的执行情况。
此外，行政秘书还需要协调和安排管理层的日程安排，确保高效利用时间。
3. 组织协调：行政秘书需要与各个部门和员工保持良好的沟通合作，协调各项工作，确保内外部的协调配合顺利进行。
他们需要与各个部门负责人沟通，及时反馈问题和解决方案，以促进跨部门的合作和协调。
4. 业务支持：行政秘书需要为管理层提供全面的业务支持，包括处理业务信函、撰写邮件和报告、安排差旅和会议等。
他们还需要收集和整理各类数据和资料，为管理层决策提供支持和参考。
5. 档案管理：行政秘书需要负责组织和管理相关档案和文件，包括建立档案系统、整理、归档和检索文件等。
他们需要确保档案的完整性和安全性，防止遗失和泄露。
6. 行政支持：行政秘书负责处理各类行政事务，如办公用品采购、设备维护、设备更新和维修等。
他们还需要协助安排员工的培训和福利，确保员工的工作和生活条件良好。
新入职秘书培训内容
新入职秘书培训内容秘书工作规范秘书的位置较重要，可以称之为领导的左膀右臂，是本部门的内管家。
日常工作临时性的事情多，综合性强，职能繁杂，所以秘书们应增强对工作的责任感、紧迫感，提高工作的自觉性和主动性，面对新的问题、新的情况时，要勇于思考与探索，才能不断开拓新局面。
在工作中领导、同事或从打交道的这些人身上学习到他们的工作思路、工作方法、工作经验以及工作作风，这对提高自己的组织能力、公关技巧、分析判断能力都有好的帮助，对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇，同时还会获得多个方面的知识和实践经验，可以全面提高自身素质。
下面是秘书人员规范操作：一、接待礼仪1、接待来宾、顾客、客户时，应微笑招呼、起立接待，不得有任何轻视、怠慢及任何不文明、不礼貌的语言、表情和行为。
2、工作时间与来宾、客户交谈必须用普通话（来宾、顾客、客户先使用方言则可用方言）。
3、一般情况下与来宾、客户交谈，需将其礼貌引入接待室，倒茶接待。
4、交接物品，一般双手递送，以“请”字当先，物品尖锐端应面向自己。
送茶水至客人位置前的茶几或桌上后，应略欠身，做“请”的手势。
5、递送或接受名片时，应面带微笑，态度恭敬，接受名片时忌不看一眼即收起来。
6、与来宾、客户洽谈时，应态度坦诚、注意倾听，与对方平等交谈，忌态度傲慢。
7、与客人交谈眼睛要平视对方，不可左顾右盼，上下打量。
8、与客人谈话的声音以对方能听清楚为限。
语调平稳，速度适中，表达简洁清晰。
客人说话时一般不要插话。
谈话内容不能涉及隐私和机密。
9、一般不以“不”字回答顾客，应以积极的态度帮助顾客解决问题。
二、接线礼仪1、电话铃响三声前应予接听，接听电话须用普通话：“您好，通程商业公司”（内线：“您好，××部门”）。
接听过程中不可使用俚语，更不可出现粗言秽语。
2、接听私人电话不能超过3分钟。
3、对方打错电话，如找错公司，应礼貌回复；如找错部门，应主动提供正确的应找部门电话号码或内线号码。
2024年秘书岗位职责解析内容（三篇）
2024年秘书岗位职责解析内容第一、行政秘书的工作职责首先是要听取领导的指示，然后具体的把领导的工作安排好，特别是一天的会客定要做到及时的安排和合理的分配，领导的一些事务也要及时的提醒一下。
第二、做好行政秘书要有很强的能力，你必须承担公司行政的服务工作，这里面包括公司内外公务活动的联络和布置，另外要做好领导的行程安排和领导需要的用车，出差的票务和食宿也要安排好。
第三、行政秘书要知道自己的工作要领，一般领导会交给你一些保管的公司用品，这时你需要管理好领导的公司印章和签名章，你还需要承担公司行政领导接待和晤谈的预约准备。
第四、要做好自己的工作，你必须要做好领导布置的工作，一般来说你要做到办公室设备和家具的采购工作，另外办公用品的采购和保管以及分发工作也要做好，还要把领用的情况登记下来。
第五、大家要知道行政秘书的工作很琐碎，大家要准备的工作很多，一般的工作还有名片印制和报刊杂志订阅这类工作，同时你要及时的收发这些东西，另外公务信函和传真收发工作也要做好。
第六、我们做行政秘书需要负责你自己企业的党委会的指标工作，另外还要办好企业会议以外的其他会议的人员通知，这方面的工作很琐碎，一定要提前确定人数，提前通知领导。
第七、你工作还有负责办理公司行政领导和公司领导下属工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴的事情，而且要及时的把这些情况报告领导，写好书面情况。
第八、行政秘书要做好企业的工资和福利的发放工作和统计工作，这方面你要先把企业的人员中在编人员及临时工的考勤要做好，完善企业员工的整体资料，发放的时候要全部统计好。
2024年秘书岗位职责解析内容（二）一、岗位背景随着社会的发展和企业的不断壮大，秘书岗位的重要性逐渐凸显出来。
作为企业高层领导的得力助手，秘书在保障机构正常运转、提高高效沟通能力、提升形象和办公效率方面发挥着重要的作用。
2024年，秘书岗位职责将会进一步细化和专业化，需要具备更高的综合素质和专业能力，承担更多的责任和挑战。
【高级秘书与行政助理学】高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营
【高级秘书与行政助理学】高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营主讲：敦平（深圳人力资源协会、地产协会、企业家协会特约企业培训专家）课程对象：企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等。
授课方式：内容讲述、案例分析、游戏互动、讨论点评、情景演练【备注】1.凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由>颁发>国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／社会认可／官方网上查询）；2.凡参加认证的学员须课前准备大一寸红底或蓝底数码照片；3．课程结束后20个工作日内将证书快递寄给学员；引言：您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人，您是否对以下问题感到困惑：1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可？2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手？14、不明确自己未来职业发展方向是什么？诸如以上的问题，都是每个秘书/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成为行政官者亟待解决的问题。
专业秘书培训(内部使用禁止外传)
目录
• 秘书职业概述 • 秘书的核心技能 • 秘书的工作流程与规范 • 秘书的职业素养与道德规范 • 案例分析与实战演练
秘书职业概述
01
秘书的定义与角色
定义
秘书是负责协助领导或高级管理 人员处理日常事务、管理文件和 信息、安排行程和会议的专业人 员。
角色
秘书扮演着重要的助手、协调者 和管理者的角色，是组织内部不 可或缺的一部分。
时间规划
时间利用
秘书需要善于利用碎片时间处理一些 简单的任务，提高时间利用效率。
秘书需要制定详细的工作计划，合理 规划时间，避免时间浪费和拖延。
文档管理技巧
01
02
03
分类整理
秘书需要对各类文件进行 分类整理，方便查找和使 用。
存储备份
秘书需要定期对重要文件 进行备份，避免数据丢失。
保密措施
秘书需要采取有效的保密 措施，确保机密文件的保 密性和安全性。
言谈举止
秘书需要注重言谈举止的规范性， 使用礼貌用语、保持微笑、姿态
端正等。
形象塑造
秘书需要保持良好的形象，包括 仪容仪表、言谈举止等方面，树
立良好的职业形象。
秘书的工作流程与规
03
范
日常行政事务处理流程
文件整理与归档
秘书需定期对各类文件进行整理、分 类和归档，确保文件的有序性和可查 性。
安排日程与会议
接待安排
商务洽谈协助
对于来访的客户或合作伙伴，秘书需根据 公司的要求进行接待安排，包括住宿、餐 饮、交通等。
在商务洽谈过程中，秘书需做好记录和服 务工作，确保洽谈顺利进行。
保密工作规范与要求
文件保密
对于公司的重要文件和资料，秘书需严格 遵守保密规定，确保文件的安全性和保密
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工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
• 负责全公司办公设备的管理与维护
• 负责处理公司日常行政事务 收发邮件 收发传真 酒店订房 订购机票 订购火车票
在职的秘书认为帮助工作忙碌的上司，不是等指示下来才去做，而是率先处理安排，积极加以辅助
接待应约而来的客户
您好，请问您找哪
位？
我与你们总经理 有约。
接待应约而来的客户
请问您的公司?您贵
姓？以便我通知老板。
我是奥美广告 公司的南茜。
接待应约而来的客户
谢谢，请稍等。请这边
坐。您需要咖啡还是茶？
茶，谢谢。
• 不在办公室吃东西
• 交谈时应站立
• 不在办公时间看书报
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午9 时37分 46秒上 午9时3 7分09:37:4620 .11.25
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 2520.1 1.2509:3709:37 :4609:3 7:46No v-20
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月25 日星期 三9时37 分46秒 Wedne sday , November 25, 2020
接待应约而来的客户
请南茜女 士进来，
谢谢。
对不起，总经理
先生，奥美广告公 司的南茜已经来了，
是不是请她进来?
接待应约而来的客户
• 起立并热情招呼客人 • 询问他是否有约 • 询问他与哪位老板有约 • 询问他及其公司的姓名 • 请他坐等 • 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） • 通知与客人约好的上司
➢ 订购鲜花 ➢ 预订用车 ➢ 预订会议室 ➢ 付款 ➢ 写告示
抱定相关专业知识都想学习的毅力，以提升自我工作之等级
秘书应具备的条件、秉性与能力
耐心、努力、热 诚、积极、礼貌、
冷静 attitude
社交、观察、语言、 电脑操作
skill
相关专业知 识
knowledge
截人之长，补己之短
上司心目中理想之秘书
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。09:37:4609:3 7:4609:37Wed nesday , November 25, 2020
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安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 2520.1 1.2509:37:4609 :37:46 November 25, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月25日 上午9时 37分20 .11.252 0.作适当之进退及表现 • 做错事要知道错的原因 • 了解上司的喜好，客户的喜好 • 将相关资讯提供上司，适时给予建议 • 了解上司及自己人际风格，然后加以配合 • 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解 • 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 • 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局 • 配合上司要求的工作态度，与同事有良好互助与相处
•
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 2520.1 1.25We dnesday , November 25, 2020
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天生我材必有用，千金散尽还复来。0 9:37:46 09:37:4 609:37 11/25/2 020 9:37:46 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.2509 :37:460 9:37No v-2025 -Nov-2 0
2001年12月
目标
• 掌握标准的秘书接待方式 • 提高电话接听技能 • 学会使用交流与沟通技巧 • 上司心目中理想之秘书 • 与上司相处之道
秘书的工作范围实不可轻而视之，其负责的职责也关系重大
外表与礼仪小贴士
• 佩戴胸卡
• 乐于助人
• 着装得体
• 用手指示方向
• 真诚微笑
• 不在办公室化妆
• 礼貌耐心
•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.2520 20年11 月25日 星期三 9时37 分46秒2 0.11.25
谢谢大家！
• 自动化 • 反应能力 • 效率、精确 • 努力工作，有敬业精神 • 分享上司之秘密，不要揭穿老板之秘密 • 完成杂务专案（倒咖啡、茶水，整理、清洁） • 控制事务之能力（过滤访客） • 偶尔要打小报告 • 上司永远是对的
秘书人员是一份助力，而非阻力
建 立 自 信，努 力 扮 演 好 秘 书 角 色
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扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月25日 星期三 上午9时 37分46 秒09:3 7:4620. 11.25
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月上 午9时37 分20.1 1.2509:37November 25, 2020
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时间是人类发展的空间。2020年11月2 5日星 期三9时 37分46 秒09:3 7:4625 November 2020