文件收发文本
公文管理及行文规定
公文管理及行文规定总则为规范公司公文管理，特制定本规定。
第一章公文种类第一条公文种类与应用范围公文的种类包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、制度及规定、计划、经营业务类文书等。
（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，组织变更或人事任免等决定事项。
（二）决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
（三）通知适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门周知或共同执行的事项。
（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。
（五）报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议；答复公司领导的询问。
（六）请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。
（七）批复适用于答复申请、报告、请示的事项。
公司领导的批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。
（八）函适用于对外沟通或协作处理有关事项（工作函、联系函）。
（九）会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。
（十）制度及规定适用于对公司范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度、流程（作业指引）等管理体系文件。
（十一）计划适用于工作任务制定、计划安排。
第二章公文格式第二条公文一般由文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、抄送机关、主题词、制发部门、成文日期等部分组成。
公文格式示例详见附件二至附件六。
第三条公文结构组成及文书格式（一）公文文头公文文头应使用公文主体对应公司全称。
各业务单元正式行文须统一使用公司发文模板（附件二：“发文”格式示例）。
（二）公文标题命名规则1、常规公文标题命名规则：公文主题＋公文种类描述。
如“公文管理及行文规定”、“XXX管理制度”、“XXX管理流程（作业指引）”等。
2、会议纪要类公文标题名规则及格式要求：（1）专题会议纪要的文件名需说明项目名称、会议议题等，需统一按“公司/XX项目XX专题（第X次）会议纪要”格式命名。
监理公司规章制度
文件和资料收发规定一、文件和资料的收发是传达国家和上级政府方针、政策、法律、法规，发布企业规章、制度、请示和答复问题，指导和协商工作，报告情况，交流经验的重要工具。
为确保对质量体系有效运行的各个场所，都使用有效版本的文件和资料,防止误用失效的作废的文件。
二、收文1.公司来文由办公室统一收发、传递、分办、立卷和归档.2。
文件和资料收文程序：登记、分办、批办、承办、催办、归档.3。
上级机关或不相隶属单位来文一律由办公室统一收发登记,按内容、性质,呈送领导批示，紧急来文应及时办理.4。
基层部门向公司行文请示或报告工作,应统一送办公室，经收文、编号、登记,呈送领导批示或转请有关部室处理.5。
外来文件(包括文书类和技术类），由办公室拆封、登记,领导签批后传阅,阅传人要在传阅单上签署姓名、日期,如有意见或建议在备注栏上写明。
6。
文件和资料收文阅办后应交办公室集中归档案室保管，按“档案管理制度”确定期限.三、发文1.文件和资料发文程序：拟稿、核稿、签发、打印核对、用印、传递、封发.2。
以公司名义发文,综合类由办公室，负责起草,有关职能部门工作的，由有关部门草拟文稿，部门负责人核稿后送办公室审核，总经理批准签发。
3。
文件和资料发放要控制范围，由总经理授权,发放登记，收文人签名，对外发放文件需记录备查.四、文件和资料管理文件和资料管理按质量体系程序文件（文件和资料的发布、编制、审核;文件和资料的分类、识别;文件和资料发放;文件和资料的更改）办理.印章管理制度为了进一步加强公司的印章管理，保证印章使用的权威性、准确性和安全性，确保各项工作和业务的正常运转，特制定本管理制度。
一、印章刻制凡因工作和业务需要刻制公司、部室及项目部等各类印章，均应事先提出书面申请，按正常工作程序报告公司总经理审批后，由办理部统一刻制，任何部门和个人不得私自刻制与公司有关的印章。
二、印章保管公司所有的印章由办公室负责记、发放并留印模备查。
新印章领取,须经公司领导批准，并由各部门、单位负责人签署印章领用保证后，领取并保管。
文文件管理制度
公司公文的建立/收发/借阅管理制度一公文、文件的建立公文、文件的建立⑴公司各个部门内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：文字表达准确、简练、通顺，标点使用正确。
专题专用，内容明确。
符合行文格式要求，行文文员、题目、主管领导批示、内容书要符合要求，按照行文规范拟稿。
经部门主管审阅后，送经理办公室核稿并请总经理签发。
⑵以公司的名义行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。
经部门主管审阅后，送总经理办公室审核并请总经理签发。
⑶文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
⑷按需要进行打印、复印。
打印时应做到无错漏、文件清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。
复印公司的资料，应注意有关保密规定，密级文件需要主管领导签字批准。
⑸将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
二公文、文件档案的收发收文工作制度⑴主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。
属公司领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
⑵收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
⑶填写文件传阅单，附在文件上。
⑷将文件放入文件传阅夹交办公室相关人员。
⑸办公室主任传阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
⑹急件或重要文件，须在第一时间送相应收件人审阅并签字，再请领导批阅。
⑺密级文件须交公司高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
⑻文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
⑼有批示的按批示处理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
⑽无批示的文件按类别归档。
⑾要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。
文件的发文管理制度⑴以公司名义上报下发的文件，公司高级管理层发出的信函均属于发文的范围。
⑵文件签发后，由公司办公室同意安排打印，核对无误后方能复印、盖章。
⑶将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
项目部收、发文规定制度
项目部收、发文规定
为了使项目部文件能够清晰、齐全的归档，所属项目部办公室必须按项目部统一的标准要求各自进行收、发文登记，现特规定如下：
一、发文要求：
1、项目部办公室保管的收发文本必须由资料员存放，作好发放登记手续。
2、每次的发文必须签字齐全，发文日期、编号、主题书写必须正规、清晰、明
确，发文本要保持整洁。
3、各办公室在发一般性文件时，指派具体承办人进行发文；发重要性文件时，
必须通报项目经理部，由项目部经理指派专人进行发文。
4、发文人必须及时将文件发出，如因发文延误或丢失、损坏、签字不全，由发
文人负责。
5、各办公室对所发文件必须整理登记，每月月底交项目部文件档案室，由文件
档案室报公司进行归档。
二、收文要求：
1、项目部收取建设单位、监理单位发文时统一由资料员进行签收，再由资料员
向项目经理部汇报，并交文件档案室归档。
收公司发文一律由文件档案室签
收。
2、收劳务队发文由各办公室负责人签收，各办公室分别建立劳务队收文本，由
各办公室主任向项目经理汇报并交文件档案室归档。
3、签收人在接收到文件后，如因没及时向项目经理汇报，或因签收人管理不善
使文件损坏或丢失，而造成损失时，全部责任将由签收人承担。
4、每次接收的文件经项目部经理或各负责人审阅后都必须交于项目部文件档案
室进行存档。
月底由项目部文件档案室报公司进行归档。
如因各办公室对收、发文件管理不当，而造成文件丢失、缺损、签字不全等，由各办公室主任及相关人员负责。
决意提请部门：
签发人：2013年6月8日。
学校办公室收发文管理制度（通用10篇）
学校办公室收发文管理制度学校办公室收发文管理制度（通用10篇）在生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。
一般制度是怎么制定的呢？以下是小编精心整理的学校办公室收发文管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
学校办公室收发文管理制度篇1办公室是全校公文处理的管理部门，负责全校收发文的管理。
一、收文办理收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。
具体办理规范如下：（一）办公室文秘工作人员每天负责对全部来文（纸质、电子）进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。
登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。
（二）阅办文件由办公室文秘人员按下列程序处理：1、校长阅示。
所有来文一律先呈送校长阅批。
党务来文由党委书记阅批。
2、分管校领导阅处。
根据校长或党委书记的批示，按照分工送有关校领导阅处，有关校领导要当日阅处（如需传阅，应交由文秘送下一位校领导阅处）。
急件即送批办，校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。
3、有关处室阅办。
根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给办公室。
4、存档。
有关处室办结后，应将文件送办公室文秘人员。
文秘人员将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。
（三）传阅件原则上按校领导的排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。
遇有领导出差，可先送下一位阅文领导。
文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。
（四）文秘人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。
（五）文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。
（六）文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发文件，急件要做到随收随送。
二、发文办理（一）凡以我校名义印发的公文，都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
项目监理收发文本的使用要求及登记内容
项目监理收发文本的使用要求及登记内容项目监理机构收/发文本是记载项目监理机构与其他工程参建方之间收/发文件的重要凭证，并于项目竣工验收后作为监理档案留存，总监理工程师应指定专人负责收发文本的登记和管理。
一、收/发文本的使用要求1.应将收文/发文分别进行登记;2.应将收/发的文件按本规定进行分类登记，并用口取纸做好标识;3.对收/发文本中所列的各项内容登记应做到:真实、准确、及时、清晰;4.收/发文登记时必须将收/发文经手人姓名、日期签署齐全，日期应填写收/发文当天的日期。
二、收/发文本登记内容1.收文登记内容A类:建设单位发至项目监理部的有关文件、函件;B类:监理单位发至项目监理部的有关文件、函件;C类:承包单位发至项目监理部的有关文件、函件;D类:其他单位发给项目监理部的有关文件、函件。
2.发文登记内容(1)编制类文件、函件①监理规划、监理实施细则;②见证取样计划;③旁站监理方案;④监理月报;⑤工程质量评估报告;⑥监理工作总结。
(2)签发类文件、函件①总监理工程师任命书:②工程开工令;③见证人告知书;④监理报告;⑤监理通知单;⑥工作联系单;⑦工程暂停令;⑧工程复工令;⑨)工程款支付证书。
(3)审批类验收类文件、函件(技术和经济)① C1 施工管理资料;② C2 施工技术资料;③ C3 施工测量记录;④ C4 施工物资资料;⑤ C5 施工试验资料:⑥ C6 过程验收资料;⑦ C8 工程竣工质量验收资料。
(4)记录类文件、函件①监理会议纪要;②监理工作日志;③旁站记录;④监理巡视记录:⑤平行检验资料;⑥见证记录。
(5)台账类文件、函件(6)其他类文件、函件项目监理部可根据本工程的实际情况适当增加登记内容，登记时将技术和经济类文件、函件分开。
ISO管理体系文件管理规定
目录项目管理部文件管理制度为了规范施工项目管理部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责,做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强,特制订项目管理部文件管理制度;一、项目文件分类二、项目文件说明1、总承包人项目规划文件;包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等;这类文件由项目管理部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制,内部审核后报业主确认,作为项目指导控制类文件;2、合同协议类文件;包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要;3、总分包资质备案文件;包括：分包资格报审、现场管理体系核查;该类文件需要向业主/监理报审;4、计划进展类文件;包括：1、开工报告;包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告;开工报告是确定工期、合同履行的重要依据;2、施工总进度计划,季、月计划和三周滚动进度计划,上述进度计划报审表;3、工程暂停/复工令,工程延期审批;4、项目施工月进展报告;5、工程施工日志;工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经理负责督促检查,按月汇集成册后交项目秘书归档;工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格;6、会议纪要;按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档;业主/总包会议纪要,纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要,纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要,纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要,纪要由总包方形成；其他,纪要由组织方形成;纪要应由现场负责人统一签发,项目秘书收集保管;7、申请/报告类文件;主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件;跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合;8、工作联系单/工程备忘录类文件;按照管理关系和形成文件方,可按以下分别存放、归档;跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合;1、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;2、总包/分包工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;3、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;4、分包/总包工作联系单/工程备忘录,文件由分包方形成;9、总包通知;对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件,由项目经理/施工经理统一签发,必须有分包商的回复文件,文件存放需要闭合;10、造价费用控制文件;应由造价员师组织整理,包括对业主的资金计划、付款申请及审批,对分包商的进度款审批,变更费用控制文件,竣工结算;其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作;11、安全管理文件;安全管理文件主要包括但不限于以下：1、总包人安全管理规划、方案,管理规定;2、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件;3、安全专项方案及报审文件;4、总包人现场核查记录文件;5、总包人内部人员培训文件;6、总包人安全检查文件;7、总包人安全管理总结文件;12、现场采购文件;应由采购组整理,还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料,做详细统计,以备工程验收需要;13、图纸;除按合同规定向有关方提供的施工图纸外,工程项目管理部现场应至少保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管;图纸原则上不外借,内部借阅需报项目经理批准,并办理借阅手续;借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责;14、现场施工文件;包括：1、综合部分施工组负责整理、汇总;包括：A、设计交底、图纸会审,设计变更、洽商;按照专业分类,编制资料统计表,标明专业、已发单位;B、施工组织设计、施工方案及审批文件;编制资料统计表,标明专业、分包单位;C、设备/构件/材料报验资料;包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告;编制资料统计表,标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数;业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行;2、土建建筑与结构工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等;由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总;当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总;3、安装工程部分：包括非标设备件制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等;由机电安装组或专业技术人员形成整理、施工组汇总;当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总;15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等;由项目经理负责,施工组具体组织实施;16、文件收/发放记录包括图纸发放记录;上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中,建立目录统计,随工程进展同步;工程竣工时,经相关人员检查统计后形成最终卷内目录,形成卷内备考表;同时在条件允许时应建立一套电子版档案;三、项目文件记录1、项目文件要以项目工程的特点、建筑工程资料管理规程、城建档案管理规定、施工合同、造价管理规定以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成;2、形成文件时一定要真实、及时;尤其是经济签证文件,原则上要坚持先签证后施工;未及时签证的,一定要在签证事项发生后规定的时效内,补送签证文件;技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档;3、以项目管理部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发;要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节;4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时,项目管理部先起草稿,经总公司领导审定后再行正式文;5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行;直接送达时须收文方进行签收;直接送达成本高或有可能拒收签时采用挂号信寄发,寄发后须保存好存根存根交资料员保管,以备用;6、项目管理部内部文件往来实行收发文本登记制度;收文方既要在发文方的发文本上签收,又要在己方的收文本上登记;7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容;登记要及时,以免漏记错记;四、发文管理1.项目管理部上报下发正式文件的权力集中项目管理部经理;项目管理部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件;项目管理部上报下发的正式文件一律需加盖项目管理部公章后方可生效;2.项目管理部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目管理部经理同意后方可加盖项目管理部公章上报或下发,并由项目资料员登记台帐;3.凡是以项目管理部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围;4.项目管理部下发文件主要用于：1公布项目管理部规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；3公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定；4发布有关奖惩决定和通报；5其他有关重大事项；5.项目管理部上行文、外发文主要用于：对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等；五、收文管理1、文件的签收：项目管理部外部文件均由项目管理部资料员负责登记签收;项目管理部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交项目管理部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐;复印件供使用和传阅;2、文件编号保管：项目管理部资料员签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管;3、文件阅批与分发：凡正式文件均需由项目管理部资料员及时送项目经理批示;按照批示,资料员区别对待文件传阅和复印件分发;文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组,并履行相关手续;4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,对尚未传达的文件不得向外泄露内容；阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交项目管理部资料员,阅批文件一般不得超过当天,阅后应签名以示负责;项目管理部主要负责人如有“批示”、“拟办意见”,项目管理部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜;六、立卷与归档1、文件的归档范围：1.凡下列文件统一分别由资料员负责归档：1上级机关来文,包括上级对项目管理部报告、申请的批复；2项目管理部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3各种例会记录；4参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；5上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；6反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；8项目管理部向上级请示批复的文件及上报的有关材料;2.业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料,由各业务组和各分部负责立卷归档;各分部要建立健全文件管理制度,分部文件由分部业务组统一管理;2、立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档;2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性;3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则;重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料,要及时立卷归档;4.竣工验收前,各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理,交资料员统一归档;七、资料移交1、项目竣工初验后,根据验收意见全面整理竣工移交资料;2、送城市档案馆初验移交资料,按档案馆意见现行整理;3、整理符合要求后,正式移交资料前必须事先报告总公司主要负责人,根据领导意见,掌握好移交时间;4、移交时必须取得移交证书;郑州xxxx有限公司二0一四年八月十日。