董事会秘书处文件传递的规定

董事会秘书处文件传递的规定

第一条为了使文件的传递工作规范化、制度化，结合工作的实际情况，特制定本规定。

第二条本实施规定的名词解释

(一)“下属单位”：总部各部门、直属工厂、下属公司、外部各种单位(含政府机构)等。

(二)“文件”：下属单位向公司领导(董事长/总裁/副总裁)呈报的各类书面文件。

(三)“秘书人员”：公司董事会秘书处的专职秘书人员。

第三条文件统一由董事会秘书处的秘书人员接收、整理、呈报、反馈和派发。下属单位在报送文件时，必须在秘书人员处作详细的登记，包括文件名称、

送文单位、经办人、登记日期等等。

第四条为避免文件传递出现遗漏，下属单位一次呈送的文件超过3份时，应使用文件夹(标有下属单位名称的)；对于特殊内容或需要保密文件，下属单位必

须使用文件袋并作密封处理。

第五条为使文件的传递、反馈做到及时、准确和安全：

(一)未经秘书人员登记的文件，不得直接呈送给公司领导者个人(除领导直接交办外)。

(二)因特殊情况未经登记而直接呈送给领导的文件，事后经办人员应补办登记手续。

(三)公司领导签批的文件，由秘书人员登记后统一派发；任何人员不得私自前往公司

领导的办公室拿取文件。

(四)凡已在秘书处登记，而由公司领导直接反馈回送文件部门的文件，送文部门需要

通知秘书处。

第六条秘书人员应根据文件规定的传阅范围或领导批示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递文件，以免积压或传失。

第七条秘书人员对呈报给领导的文件，要认真跟踪、催办、及时反馈；一般情况下应在两个工作日内向下属单位反馈领导的批示或意见。特殊情形除外(如

领导出差、问题重大需进一步了解等等)。

第八条下属单位经办人因未遵守本实施规定，出现文件延误、泄密、遗失等情况，本部门将追究相关人员责任。

第九条本规定于年10月1日起生效并实施。

附件1：文件传递流程图

附件2：《董事长/总裁/副总裁发送文件登记表》

二○○六年九月二十七日

附件1：文件传递流程图

附件2：呈送/派发文件登记表：

董事长/总裁/副总裁发送文件登记表