某集团公司秘书处工作细则

某集团公司秘书处工作细则

集团公司秘书处工作细则

第一章总则

第一条为进一步明确秘书处岗位职责，结合秘书处实际工作状况，特制定本工作制度。

第二条本工作制度适用于江苏XX实业集团有限公司行政部秘书处。

第二章日常事务工作细则

第三条文件管理

(一)收文处理

1.收文分为内收文和外收文。内收文主要包括各分子公司、部门递交的工作报告、请示等，外收文主要包括外单位发至我公司的会议通知、活动邀请函等。

2.各部门请示文件和重要的外收文呈董事长阅示前必须经过办文。办文主要流程为：填写办文单(来文单位、文件页数、文件标题、内容摘要、附件标题及页数、紧急程度、密级)打印办文单在办文单和文件(附件除外)每页右上方空白处盖办文章(如有附件，须在附件每页右上方空白处盖附件章)填写办文章空白处(文号、经手人、办文日期)用订书机装订办文单与文件加盖骑缝章交相关领导填写拟办意见呈董事长阅示。

3.收文处理必须及时，需要办文的应立即办文，不得延误。

(二)发文处理

发文分为对内发文和对外发文两种。对内发文主要包括内部通知、会议纪要等会议文件、请示批复等。对外发文须以公司名义，采用红头文件，由董事长签发。

(三)文件草拟

负责草拟董事长发言稿、外收文回函、通知、会议议程、会议记录、部门请示等。

(四)文件翻译

负责相关文件、资料的翻译及相关英文文件、资料的草拟。

(五)董事长办公室文件整理

1.每日及时上报资金日报、要情通报等文件。

2.每日对董事长办公室文件进行分类整理，形成目录，确保董事长查阅文件方便、快捷。

第四条董事长工作日程安排

做好董事长工作日程安排，确保合理、有序。

第五条对外沟通联系

协助领导做好各部门及外单位的综合协调工作，对外联系工作。

第六条集团大事记管理

负责集团大事记的记录，保证记录的及时、准确、完整。

第七条部门制度建设

配合部门制度建设工作，负责草拟、修订部分部门制度。

第八条会议组织

(一)会议通知：秘书处在接到会议安排任务后应及时以书面通知或电话形式通知与会人员会议的时间、地点、议题等相关事宜。

(二)会议用餐或住宿等后勤服务：遵循厉行节约的原则，做好与会人员就餐桌次及座位，车辆、房间安排等

(三)会场布置：根据会议类型和级别于会前二十分钟完成会场布置工作。

(四)会议录音：秘书科会议记录人员负责对公司重要会议进行录音，关于会议录音资料要求于会后及时转交档案室存档。

(五)会议记录等会议文件的草拟与下发：一般情况下，要求于会议当日完成会议简报、会议纪要等的草拟工作。

第九条印章、介绍信管理

严格遵守公司用章审批程序，协助部门负责人管理公司印章及介绍信。

第十条签证、护照、港澳通行证的办理

负责公司人员因公出差的签证、护照、港澳通行证的办理。

第十一条发票报销、费用缴纳

(一)负责部门及董事会发票审核、酒店月结帐单审核，同时在费用软件中做好登记。

(二)负责做好物业管理费、董事长车位费、酒店月结费、礼品费等相关款项的资金计划，及时缴纳或支付。

第十二条部门预算

(一)负责草拟部门月度及年度预算，主要包括办公用品费、电话费、差旅费等。

(二)每月按期上报部门下月预算，力求精准。

第十三条考勤管理

(一)定期整理各部门负责人出差登记记录，经董事长审批后及时发文至人力资源部和财务部。

(二)负责部门月度及年度考勤统计，跟催部门人员及时办理请假、出差等相关手续，确保考勤记录真实、准确且上报及时。

第十四条门禁管理

负责门禁录入工作，同时在接到人力资源部通知后及立即删除离职员工门禁指纹。

第十五条资产管理

(一)固定资产及低值易耗品管理

1.协助财务部清查董事会资产，定期盘点部门资产，及时上报清查与盘点结果。

2.合理配置公司资源，及时办理资产调拨。

3.负责公司固定资产及低值易耗品的报修。

4.办理本部门离职员工固定资产及低值易耗品的交接。

(二)图书管理

1.定期检查各部门图书管理情况，及时上报检查结果。

2.办理各部门新购图书的缴库和编号。

3.负责董事会图书借阅登记工作。

(三)办公用品管理

参照《办公用品管理规定》，负责

公司办公用品、仪器设备的缴库、出库。

(四)礼品管理

参照《礼(赠)品管理制度》，负责公司礼品的管理、出库。

第十六条来宾接待

(一)参照来宾接待管理规定，协助领导做好来宾接洽及相关准备工作。第十七条通讯录管理

(一)董事长名片资料管理：

1.做好外部人员名片资料的分类、录入等整理工作，同时做好保密工作。

2.及时备份最新名片资料，确保查找高效。

(二)董事长外部联系通讯录：及时更新、确保查找高效。

(三)公司内部通讯录管理：

1.负责公司各部门通讯录的更新与发布。

2.负责各分子公司各部门最新通讯录的收集、整理与发布。

3.注意做好公司员工手机号码的收集、更新与对外保密工作。

第十八条部门培训管理

负责部门员工的培训、考核及课时统计工作。

第十九条其他

1.做好订餐、订房、订票、购买礼品等后勤服务工作，遵循厉行节约的原则，确保及时、无失误。

2.负责每月公司各部门固定电话费、公车使用费的分摊，并及时将费用分摊结果报至财务部。

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