浅析公文用语规范性

浅析公文写作用语的规范性

摘要：公文写作是形成文件内容的工作过程．是文书工作的开端。公文撰写的好坏，直接影响到后续工作的展开。因此，必须准确把握公文语言的规范化特征，加强语言修养，准确遣词用句，正确运用修辞手段，注意语言锤炼，加强公文写作的规范性、逻辑性及特殊性，并养成良好的语言运用习惯。关键词：公文写作规范性逻辑性特殊性

文件作为机关传递信息的桥梁，主要用来传达本机关的要求、意见、决策等，文件所呈现的内容直接反应本机关领导的重要思想和工作成果。高质量的文件在内容上要求客观准确，在公文表达上要求简明、顺畅、确切得体，这样才能确保文件在发挥作用的过程中起到积极的作用。文件是通过信息来发挥其功能的，语言是一种最重要的信息载体，同时又是一种信息系统。语言的交际功能的表现便是信息发出者和信息接收者之间的信息传递。信息传递的理想目标是准确和经济，这就要求作为信息载体的语言符号及其使用规则须规范化。

一、公文写作用语的规范性

（一）语言运用要准确恰当。就是对公文所含信息内容做如实而恰当的表述，即遣词造句要符合语法规范。句子语意要完整通顺，词语使用搭配要恰到好处，不能有任何的歧义现象：概念宽泛的词语，使用时需加以限定：概念单一的词语可适当延伸：概念明确的词语则可不做过多解释。公文是客观事实的真实记载，因此，公文的写作首先要做到符合客观实际，这就需要准确表述事物的范围、程度，准确表明本机关的立场、观点、态度。在表述事物范围、程度时可使用一些副词，例如一切、凡是、部分、仅仅、很、最、特别等。在表明本机关态度、观点时可用诸如应当、同意、不同意、可行、不可行、特此批准等表态词。其次，公语言的使用要符合语法规则，避免句子结构不完整，词语搭配不恰当，词序语顺不通畅等错误。保证阅读者准确无误地领会文件精神，按照文件的指示进行下一步的工作安排。

（二）语言运用要简短精炼。即用较少的文字充分表达文件形成机关的主要思想意图，言简意赅。简短精炼是公文撰写必备的要素。白话文取代文言文，简化字取代繁体宇，其之所以成为可能，即在于前者便捷而后者不便。在信息进程超快发展的现代社会，公文写作同样面临高效率的挑战，简明精确的文件，便于收文机关迅速阅读、处理，提高办事效率，这正是现代化管理的需求。首先。杜绝堆文现象。有的文书

人员在撰写公文时大显文宇功底。华丽辞藻统领全文，甚至自创新词，令读者很难领会其思想意图，无法依文行事。其次，避免重复哆嗦。公文撰写人为了使读者明白，常长篇大论，大发空论，废话连篇。这一点在知照类文件中体现尤为明显。

（三）语言运用要朴实得体。朴实，即要求公文写作做到朴实无华，坚持实事求是，客观反映事物运作及发展规律，充分体现公文的权威性。在撰写公文时可以适当应用简明成语或是明确意思的代词来做到朴实与荚的统一，或适当应用排比、对偶、对比等修辞手法以达到简朴与节奏的统一。得体要求文件语言的使用必须要符合其行文方向和行文关系。对于上行文，要使用谦逊、尊重的词语，如希望、敬请、恳请等，体现出下级机关对上级机关的尊重，语气要肯定，不可含糊不清，模棱两可。对于下行文，要使用明确具体的词汇，体现领导机关的权威性，可以使用直接叙述的词语，如切实执行、请即执行、迅速办理等。对于平行文，避免使用命令式、告诫式词语，应使用语气谦和及致意性词语。诸如：当否、意见如何、承蒙、请予支持等平和、礼貌的商洽类词汇。

（四）语言运用要严谨庄重。公文语言必须严谨、庄重，才能体现出机关文件的严肃性。但公文写作时也要处理好严肃

性与通俗性的关系，法规类文件在这一点上的体现得淋漓尽致。法规类文件是对人们行为的规范和准则做出规定，带有强制性和约束力的一类文件。法规类文件在语言运用上要做到无懈可击，每一章节，每一条款，每一句话都必须意义明确，准确无误，让人们能深刻理解每一词句的含义，并按此进行自我约束。这样，才能更好地发挥法规类文件的社会效用，体现其权威性与执行性。

二、公文写作用语的逻辑性

逻辑通常被看作是必然推理的科学。公文的写作要求文件撰写人员具备一定的逻辑思维，以保证写出的公文能让读者获得准确的信息，而阅读人员更应具备逻辑推理能力，才能将公文表达的思想深刻理解使之发挥作用。语词是语言表达的一种外在形式，也可以称之为是一种“概念”。而“概念”则体现在文件撰写人员的“斟字酌句”上，即对选词，用词的推敲，斟酌，究其本质在于如何将所要表达的思想、意图、观念等表述清楚明了，实现所阐述语的意义。公文写作的成败主要靠逻辑的说服力，而不是形象的感染力。首先，尽量避免使用含糊词。模糊词是指内涵和外延不确定词语，如“酌情处理”“参照执行”等，要说明的是。由于主客观等因素的限制，不能完全杜绝模糊词语的使用，在公文写作时只能

是尽量少用。以精确性词语为主，模糊词语为辅的原则来撰写公文。一个术语是否适用并不存在一个明确的回答，那么，这一术语就被说成是含糊的。例如：。我们必须采取措施对付这一事变”，在这句话中，措施”一词就是一个含糊的概念，这是一个非常一般的词项而不详细说明某种具体的措施。然而。当人们着手使某一术语更加精确时，结果发现，他用来清除所论及的含糊性的那个术语本身又是含糊的。这个时候，量化的方法恐怕是将含糊性降到最低的最好方式。譬如，将救助基金在一个星期内下发到受灾的“15个地区”这里的“一个星期”及“15个地区”就消除了数量的不确定方面的含糊性。消除一个给定的术语的所有含糊性，这是一个不切实际的目标。我们所能希望做到的，至多是渐渐地接近于清除含糊性。公文在选词过程中务必遵循其内在的逻辑。才能将公文所表达的中心突出，主题明确，反之可能会导致表达过程中思维的模糊，形成无厘头的表述逻辑。其次，词语的释义要有逻辑性，即符合我们的思维规律。由于逻辑思维要借助概念、判断、推理来反映现实，揭示事物的本质属性，因此释义内容要做到概念清晰、判断准确、推理严密，要能经得起反复推敲。清楚概念所指对象范围，对于准确表达、正确用词起到关键性的作用。公文是给一定的对象阅读的，要求阅读对象贯彻执行或作为相关工作的参考依据，正确的运用逻辑原理阐述释义能够有效解决这一问题，也只有

按照逻辑要求，突出中心，准确表述，才能使阅读对象领会公文精神，快而准地办事。

三、公文写作用语特殊性

除了语言的规范性和逻辑性可以加强公文语言的庄重程度外，公文写作中，注意语言环境，根据不同的行文关系和职权范围，恰当选用特殊用语，也能准确体现公文用语的规范性。

(一)上行文，语言应尊重诚恳

上行文，是向上级机关的行文，包括请示和报告，请示一般是向上级请求解决问题或请求上级答复某些问题，报告是向上级报告工作情况、回复上级的询问，上行文的行文目的决定了向上级行文时，用语应力求谦和恭谨，忌用命令口吻和讲大道理，否则会影响行文目的。在上行文中，应该多用征询、祈请、呈报用语，显示出上行文谦和恭谨的语言风格。一般情况下征询用语有：当否、妥否、是否、能否可行等：祈请用语有：拟请、请批示(核批、回复、指示、审阅、阅示、批复)：呈报用语有“呈报、谨呈、呈请、呈递、请求、报批”等。

(二)下行文，语言应坚决肯定

下行文是，是向下级下发的公文，包括：命令、通令、指示、通知、通报、通告、决定、批复、会议纪要。这些下行文是上级行使领导权力的手段和形式，比如下达命令，语言表达一定要斩钉截铁，直书其意。通报在陈述事实时，其目的不仅仅是传达事实本身，而是借事实对此评价、表态，因而常用论断性词语表达。在对下级提出各项事宜和要求，语言一定要肯定、果断，不能含含糊糊。下行文中应多用些公文术语中的强调用语、时限用语、

决断用语和告知用语来体现郑重果断的语言风格。强调用语有：必须、必需、必要、务必、务期、严禁、严防等：时限用语有：定于、希于、为期、按期、即日等；决断用语有：可行、原则同意、不必，不妨、不宜、决断、拟于等：告知用语有：悉、收悉、阅悉、知照等。

(三)平行文，语言要委婉谦和

在没有隶属关系、领导与被领导关系的单位之间使用平行文，平行文只有一种——函，平行文语言应体现平等关系，力求平等、谦逊、委婉，不卑不亢，充分体现尊重对方、相互洽商的态度，但不必过分寒喧客套。

结语

一般来说，当一个人说出一个语句时，我们便能区分他所能实现的行为，分析他通过这句话表达可能引起一个或更多的结果。写作作为一种特殊的思维活动，不仅要寻求物质载体——语言来使其思维内容具有历史意义和社会传播价值，而且更要有意识地以对问题的寻求与发现做为自身产生、存在的时间之始。而公文是管理政务的工具和手段，公文的形成是为了说明一定的事实，反映一定的现象，解决一定的问题，具有上传下达、公务联系及凭证记载的作用，其质量直接影响后期的执行效果，也影响公文的立卷归档和日后的查考。因此，文件写作作为一切公务活动的开端，必须做到书写规范、表述清晰，反映客观实际，符合明晰、确切、简练的标准，其构思应重视逻辑问题，讲究顺序和重点，做到文书写作规范性与逻辑性的高度协调统一。只有这样，才能提高文件的可执行性，以此为社会各项公务活动的顺利进行提供保障。

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