行政秘书必备-公文格式规范细则
行政公文的格式要求和排版技巧
行政公文的格式要求和排版技巧行政公文是公务员工作中常见的文书形式，具有一定的格式要求和排版技巧。
本文将从行文格式、排版规范和注意事项三个方面介绍行政公文的格式要求和排版技巧。
读者在撰写或处理行政公文时，可参考以下内容，以确保文书准确、规范和美观。
一、行文格式要求1. 信头：信头是行政公文的开头部分，包括发文单位名称、文号、签发日期等信息。
信头一般居中，字体以粗体或加大字号显示。
格式如下：【发文单位名称】文号：（根据规定填写）日期：（根据规定填写）2. 标题：标题是行政公文的核心内容，应简明扼要地表达文书主题。
标题居中书写，使用粗体或加大字号。
一般情况下，标题不宜超过两行。
3. 正文：正文是行政公文的主体部分，要准确、简明、清晰地表达核心信息。
正文一般采用正楷字体，字号适中，行间距适当。
4. 签署：行政公文需要在末尾签署相关人员的姓名、职务、单位等信息。
签署一般居左书写，下方加上日期。
二、排版规范1. 页边距：行政公文的页边距应保持一致，一般设置为上、下、左、右各为2.5厘米。
2. 字体和字号：行政公文一般采用宋体或楷体字，字号一般为小四（宋体）或五号（楷体）。
3. 行间距：行政公文的行间距一般设置为1.5倍或2倍行距，以提高行文的可读性。
4. 标点符号：行政公文中要正确使用标点符号，避免出现错误或过多的标点符号。
5. 段落缩进：行政公文的段落缩进一般设置为两个汉字的宽度，以突出段落之间的逻辑关系。
三、注意事项1. 注意事项的相关格式要求，如标题要简洁明了，正文要准确清晰，签署要规范。
2. 注意行文的文字表达，避免使用过于复杂的词汇或句子结构。
行文通顺易懂，简洁明了。
3. 注意文书的整体结构，内容要有层次感，段落要分明，结构合理。
4. 注意文书的完整性和准确性，核对信息的准确性、完整性和一致性。
以上是关于行政公文的格式要求和排版技巧，希望对你的工作有所帮助。
在实际操作中，务必严格按照相关规范来完成行政公文的撰写和处理，以确保文档的规范和可读性。
秘书基础 公文的格式范文6篇
公文的格式范文6篇公文格式是在公文制发过程中逐渐形成的,它体现了国家行政公文的特点与权威性,本文从公文的眉首、主体、版记三个部分来分析公文格式中存在的常见病,从而使公文格式更能准确地表达发文机关的发文意图。
本文是为大家整理的公文的格式范文，仅供参考。
公文的格式范文篇一：公文函概念函，即信;公函即公务信件。
它是高低级和平行机关或不相附属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。
函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公文函格式公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法请求如下：(一)首部。
重要包含标题、主送机关两个内容。
1、标题。
公函的标题一般有两种情势。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。
重要阐明发函的缘由。
一般请求概括交代发函的目标、根据、原因等内容，然后用"现将有关问题阐明如下："或"现将有关事项函复如下："等过渡语转入下文。
复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以阐明发文的缘由。
2、主体。
这是函的核心内容部分，重要阐明致函事项。
函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写明确。
如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
公文函用法1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
2、平行机关或不相附属机关之间商洽有关事宜。
3、用函来通知一般事项。
如通知开一般性的会议、请求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范包括文种、标题、正文、署名、日期等要素，这些要素的
规范使用能够保证公文的规范性和统一性，有利于信息的传达和管理的规范。
下面就行政公文的格式规范进行详细说明。
首先，行政公文的文种有很多种类，如公函、通知、请示、报告等，每种文种
都有其特定的格式要求和使用场合。
在起草行政公文时，首先要确定所使用的文种，然后根据该文种的格式规范来进行书写。
其次，行政公文的标题应简明扼要，体现公文内容的主题和重点，避免出现歧义。
标题应置于文种名称之后，一般采用宋体小三号字体，居中书写，可以适当加粗或加大字体突出重点。
再次，行政公文的正文内容应分为前言、正文、结语三部分。
前言部分主要介
绍公文的缘起和目的，正文部分详细阐述事由和要求，结语部分总结全文内容，表示期待和祝愿。
正文内容要求言简意赅，信息准确清晰，避免使用口头语和方言，确保表达准确。
此外，行政公文的署名是达成公文正式性和可控性的标志，署名须注明主办单
位的名称和标志，以及负责人的姓名和职务，署名位置一般置于正文下方右侧，排列整齐，字迹工整。
日期应置于署名之下，一般使用国际标准格式“年-月-日”，表
达清晰准确。
总的来说，行政公文的格式规范对于提高公文的规范性和统一性具有重要意义。
只有遵循规范的格式要求，才能使公文内容得到及时、准确地传达，有助于提高工作效率和管理水平。
因此，在起草、审核和签发行政公文时，务必严格按照规范要求进行，确保文风规范、内容真实可靠。
希望各级单位能够重视行政公文的格式规范，建立和完善相关管理制度，提高行政效能和服务水平。
秘书公文写作标准
秘书公文写作标准作为一名秘书，公文写作是我们日常工作中必备的技能。
无论是公司内部的文件，还是对外的商务信函，我们都需要用规范、清晰、准确的语言来传递信息，帮助公司建立良好的形象和信誉。
为了提高秘书公文写作的效率和水平，本文将介绍秘书公文写作的标准，希望对各位秘书朋友有所帮助。
一、格式规范公文写作的格式必须符合标准规范，以便读者能够快速、准确地理解和把握文意。
一份标准的公文包括标题、正文、附件等部分，其中标题要体现公文的主题和类别。
正文要按照时间、事件、目的等顺序展开，并分段落逐步阐述事实、观点和建议。
附件要详细列明有关材料和数据，并按要求加上页眉、页脚等元素。
二、语言规范公文写作的语言要求简练、准确、规范。
文字要用通俗易懂的语言，尽可能避免使用专业术语和难词，这样可以使读者更容易理解和接受。
同时，语言要求准确无误，尤其是数字、单位等数据，要反复核对，确保无误。
最后，语言要求规范、符合文化传统和社会礼仪，尤其是在涉及到称谓、敬语、表达方式等方面，要体现尊重和礼貌。
三、内容准确公文写作的内容要求与事实相符，表达明确，立场鲜明。
因为公文往往涉及到金钱、合约、法律等方面，一些错漏会带来极大的影响和后果。
因此，写公文时一定要对涉及到的事实、数据、规定进行充分了解和调查，无论是写内部文件还是对外信函，都要尽可能减少遗漏和错误。
四、审慎谨慎作为秘书，公文写作的内容前后要求恰当，不能含糊其辞或者过于直接。
在写信时，需要事先确定对方的身份、需求和意向，据此选择合适的字词和表达方式。
同时，在保持意思清晰的前提下，也要注意措辞的婉转和委婉，尤其是在涉及到争议或者敏感话题时。
最后，在写完公文之后也要进行严密审核和修改，以免错误或者遗漏。
综上所述，秘书公文写作的标准包括格式规范、语言规范、内容准确、审慎谨慎等方面。
通过不断的练习和学习，我们可以提高自己的写作水平，更好地完成公文工作，并成为一名合格的秘书。
行政公文的规范和规则
行政公文的规范和规则在行政机关工作中，行政公文是一种常见的文书形式，用于传达行政机关的决策、指示、通知等信息。
行政公文的规范和规则对于保障机关工作的效率和准确性具有重要作用。
本文将从行文格式、语言规范和排版要求等方面探讨行政公文的规范和规则。
一、行文格式行政公文一般采用特定的文件格式，包括标题、正文、落款和附件等部分。
在撰写行政公文时，应注意以下格式要求：1. 标题：标题应简明扼要地概括文书的主要内容，通常置于文件正文上部中央，使用三号黑体字。
2. 正文：正文是行政公文的核心部分，应在标题下方两个字距的位置开始书写。
正文一般分为引言、事实、理由、决定等几个部分，每部分之间使用顿号分隔。
3. 落款：落款是公文的署名部分，应将署名机关的全称、机关代字、日期等信息依次署写，位置一般在文件正文的左下角。
4. 附件：如有需要，可以在正文后添加附件。
附件应按序号编号，附在行政公文的背面或换页处。
二、语言规范行政公文的语言应简练明确，遵循规范的用词和表达方式。
在撰写行政公文时，应注意以下语言规范：1. 使用规范词汇：避免使用含糊不清或歧义的词汇，应使用准确、明确的专业词汇，避免使用口语化的表达方式。
2. 采用正式语气：行政公文应采用正式的语气，不使用夸张、感情用词或个人观点。
3. 遵循语法规则：语句结构要合理、通顺，遵循语法规则，注意主谓宾的一致性和修饰语的逻辑关系。
4. 简明扼要：在表达思想和意图时，应力求简明扼要，避免冗长废话，以提高文档的可读性和表达效果。
三、排版要求行政公文的排版要求整洁美观，以提高阅读体验和专业形象。
在排版时，应注意以下要求：1. 页边距：合理设置页边距，一般为上下2.5厘米，左右2厘米，以保证文件的整洁和美观。
2. 字体和字号：行政公文中，标题通常使用三号或四号黑体字，正文一般使用小四或小五宋体，以确保字体清晰可读。
3. 行距和段距：行文中适当调整行距和段距，使文本更加紧凑、易读。
行政公文的格式与内容要求
行政公文的格式与内容要求行政公文是指政府机关或其他行政组织为执行职能、传达信息、决策事项而制作的正式文件。
行政公文的格式与内容要求具有一定的规范性和标准性，下面将从格式和内容两个方面详细介绍行政公文的要求。
一、行政公文的格式要求1. 页眉：行政公文的页眉中通常包括发文机关全称、文号、文件标题和页码等信息。
发文机关全称一般居中，文号和标题分别位于发文机关全称的左右两侧，页码位于右上角。
2. 标题：行政公文的标题一般位于页眉之下，使用中文黑体二号字，居中书写。
标题要准确概括文件的主题内容，一般使用简明扼要的词语。
3. 发文日期：行政公文的发文日期一般位于标题之下，使用宋体小四号字。
日期的书写格式一般为年月日的顺序，以阿拉伯数字表示。
4. 正文：行政公文的正文要求使用宋体小四号字，首行缩进两个字符。
正文中的内容要简练明确，表达思想要准确清晰。
5. 签署人、签署日期和机关印章：行政公文的最后一部分通常包括签署人、签署日期和机关印章等信息。
签署人一般写在正文之后，使用宋体小四号字。
签署日期的格式与发文日期相同。
机关印章放在文末，位于签署人和签署日期之下。
二、行政公文的内容要求1. 文件标题：行政公文的标题要准确概括文件的主题内容，简明扼要，能够清晰传达文件的目的和重点。
2. 开头：行政公文的开头部分通常包括称谓、正文需要的相关背景介绍和目的等。
称谓表明发文机关的身份和职能，背景介绍可以对公文内容有一个简要的交代，目的表明发文的意图和目标。
3. 正文：行政公文的正文要求内容简练明确，层次清晰，逻辑严密。
可以采用段落的方式组织文章，每段围绕一个主题进行表达。
4. 结尾：行政公文的结尾部分一般包括落款、联系方式和附件等内容。
落款是指发文机关对公文的最后确认，一般由签署人和签署日期组成。
联系方式可以提供文中相关事项的咨询渠道，附件是指需要在公文中附有其他补充材料。
5. 编号：行政公文通常都有编号，用来唯一标识该文档，在存档和查询方面具有重要作用。
行政文秘工作必须掌握的——公文制作要求
行政文秘工作必须掌握的一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
一般行政公文的格式要求（共5篇）
一般行政公文的格式要求（共5篇）第一篇：一般行政公文的格式要求标准的行政公文格式要求如下：红头要求：宋体1号加粗标题要求黑体2号字正文要求：仿宋三号字，每行22字（含标点）页面设置边距为：上下2.54厘米；左右3.78厘米。
行距为word默认的就行。
落款日期要用汉字书写零写成“〇” 如“二〇一二年一月九日”。
基本上就是这些了下面还有一些补充，希望对你有用：二、公文种类1.决定适用于对重要事项或重大行动做出安排。
2.指示适用于上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
3.通知适用于转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文；发布行政法规和规章；传达要求各部门办理和有关部门周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
4.通报适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
5.报告适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。
6.请示适用于向上级机关请求指示、批准。
7.函适用于不相隶属机关之间就较具体的问题相互商洽、询问和答复问题。
向有关主管部门请求批准等。
8.会议纪要适用于记载和传达会议议定事项和精神，要求与会单位或人员共同遵守、执行。
三、公文格式公文一般由标题、发文字号、签发人姓名、主送机关名称、正文、附件、印章、成文日期、附注、发文机关名称、报（抄报、抄送）机关名称等部分组成。
1.发文机关名称应当写全称或规范简称；联合行文，主办机关名称应当排列在前；2.发文字号应当在首页发文机关名称正下方标明；3.上报的公文应当在首页公文标题右下方、发文字号下方注明签发人姓名。
普发性公文一般不标注签发人；4.公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类。
标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号；5.公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称；6.公文中必须使用国家法定计量单位；7.公文中的层次结构序数，按“一”、“1”、“（1）”划分；8.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码；统计数字要准确；9.引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当具体年、月、日；10.公文除会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。
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政务工作制度一、为进一步推进指挥部各部门政务工作规范化、制度化、科学化，提高工作质量和行政效能，根据省交通厅的有关规定以及本工程项目建设实际，制定本制度。
二、本制定适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。
三、各单位要认真依照法律法规行使职责和开展工作，各司其职，各负其责，在各自的职责范围内创造性地做好工作；要精简会议，减少文件数量和事务性活动，简化办事程序，提高办事效率，保证工作质量；要相互协调，积极配合，认真贯彻落实指挥部的各项工作部署。
四、各部门在履行职责过程中，要认真贯彻执行党的路线、方针和政策，保证指挥部政令畅通；要解放思想、实事求是、求真务实、开拓进取，按客观规律办事；要忠于职守、尽职尽责、勤奋工作、注重质量、讲究效率；要深入实际、调查研究，清正廉洁、依法行政，全心全意为人民服务。
—1—公文处理实施细则第一章总则第一条为规范全线各单位的公文处理程序，实现文件收发存档的标准化、统一化管理，参照《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实施细则》及《黑龙江省交通厅公文处理实施细则》的有关规定，特制定《黑龙江省国道G111线工程建设指挥部公文处理实施细则》(以下简称《细则》)。
第二条本《细则》适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各单位、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本《细则》的规定。
第七条指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项目经理部的综合办是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。
同时，指挥部办公室负责对总监办、各驻地监理办、各项目经理部公文处理工作的指导和检查。
第八条指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项目经理部的综合办应当设立文秘岗位，配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类第九条公文的种类主要有：(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(三)通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(四)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(五)报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。
(六)请示适用于向上级请求指示、批准。
(七)批复适用于答复下级的请示。
(八)意见适用于对重要问题提出见解和处理方法(九)函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
总监办、各驻地监理办、各项目经理部常用的公文种类有请示、报告、会议纪要、通知等。
第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如不标保密期限，秘密等级两字之间空1字距离。
“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。
根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密”三十年，“机密”为二十年，“秘密”为十年。
(二)紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。
(三)发文单位标识。
由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成。
对一些特定的公文可标识发文单位全称或规范化简称。
联合行文，主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位较多，必须保证公文首页显示正文。
发文单位字体使用小标宋体字，用红色标识。
各发文单位标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。
各单位发文标识用字规格应小于20mm×l4mm(高×宽)。
平行文或下行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文单位红头上缘至上页边为37＋25＝62mm。
上行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文单位红头上缘至上页边为37＋80＝117mm。
如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文单位标识上空2行向下依次标识。
(四)发文字号。
由所在行政区域代字、单位代字、文种代字、年份和序号组成。
如国道G111线工程建设指挥部文件的发文字号为：“黑(所在行政区域代字)G111线指(机关代字)发(文种代字)〔2005〕(年份)1号(序号)”。
发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。
函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。
上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。
联合行文，只标明主办单位发文字号。
所在行政区域代字应使用规范化简称。
如指挥部发文字号中的所在行政区域代字一律使用“黑”而不能使用“龙”。
单位代字也应使用规范化简称。
如指挥部，应在“黑”后加“G111线指”。
文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。
也可根据需要增设其他1种至3种。
年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔2005〕，不得使用〔05〕之类的简称。
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字。
(五)签发人。
各单位上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。
其中，“请示”应当在附注处注明联系人(应为主办单位的具体承办人员)的姓名和电话。
签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
(六)公文标题。
公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。
如转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如“黑龙江省G111线工程建设指挥部关于转发黑交发〔2005〕××号文件的通知”。
公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
(七)主送。
指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
多家主送中间可加顿号、逗号。
决定、会议纪要的主送单位写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。
最后一个发送单位后加句号。
主送单位的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。
如指挥部下行文件的全称概念为“机关各部室、各标段项目经理部、各高监办”；特称为“各有关部室、各有关项目经理部、各有关高监办”；单称为“××部室、××项目经理部、××高监办”。
(八)公文正文。
主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字和年份不能回行。
正文要简明扼要，层次清楚。
(九)附件。
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1、XXXX”)；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
公文如有附表，对于横排A4表格的页码，应将页码置于表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一侧，双页码横表表头在切口一侧。
如需附A3表格时，该表格应处于封三之前位置，而不应将表格帖在封四上。
(十)成文日期。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。
单一单位或两个单位联合制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；3个以上机关联合行文，必须在落款处署发文机关名称，避免出现空白印章，防止伪造公文。
(十一)印章。
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。
联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。
加盖印章要端正、居中。
印章加盖分两种情况：一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。
联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用同种加盖方式，以便印章排列整齐。
(十二)附注。
公文如有附注(需要说明的其他事项)，如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
(十三)主题词。
公文应当标注主题词。
上行文按照上级单位的要求标注主题词。
“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。
词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。
(十四)抄送单位。
指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位依上级单位、平行单位、下级单位次序排列，抄送单位间用逗号隔开，在最后一个抄送单位后标句号。
(十五)印发单位和印发日期。
印发单位是指公文的印制主管部门；印发日期以公文复印日期为准。
印发单位和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。
印发单位左空1字，印发日期右空1字。
印发日期用阿拉伯数码标识。
并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印××份”。
(十六)公文用字。
文字从左至右横写、横排。
批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。
公文页码用4号半角阿拉伯数码标识在版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。