会议管理制度1

会议管理制度

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目录

1目的 (2)

2范围 (2)

3定义 (2)

3.1经理会议 (2)

3.2总监会议 (2)

3.3董事会会议 (2)

3.4部门会议 (2)

3.5临时或专题会议 (2)

4职责 (2)

4.1会议召集人 (3)

4.2参会人员 (3)

4.3秘书 (3)

4.4会议主持人 (4)

5会议管理 (4)

5.1会前准备 (5)

5.2会议召开 (5)

5.3会后管理 (5)

6会议纪律管理 (6)

7会议室管理 (6)

8备注 (6)

9附件 (7)

1 目的

为了规范会议管理，实现公司信息资源在各部门之间有效的传递，确保议定内容和事项得到有效落实，以提高公司的管理水平，特制定本制度。

2 范围

本制度适用于公司及各子公司的会议管理。

3 定义

3.1 经理会议

指由各部门经理每月召开的会议，主要为总结工作和相互沟通。

3.2 总监会议

指各总监每月召开的会议，主要对本月的市场业务情况进行总结并发布下月的工作安排。

3.3 董事会会议

指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事项而召开的会议，由董事长主持召开，根据议题可请有关部门及相关人员列席。

3.4 部门会议

指部门内部召开的会议，具体由各部门负责人负责召集和安排，主要为发现和解决问题。

3.5 临时或专题会议

指为提高工作效率或处理突发事件而临时召集和安排的会议，主要为处理临时性、突发性问题。

4 职责

4.1 会议召集人

①明确会议议题

会议召集人在发布会议通知前明确会议议题。议题不能过于宽泛，过于宽泛的议题无法得到应有的效果。

②确定参会人员

根据会议议题需要，确定相关的参会人员。

4.2 参会人员

①按时出席

参会人员在接到通知后，根据会议通知的内容进行会议前准备并准时出席会议。

如有不能出席的事项，应提前请假。

②及时反馈

对会议主持人所提出的议题进行积极的思考，列出与议题相关的问题。积极讨论并给予相应的反馈，发言应该言简意赅，紧扣议题。

③准备资料

根据议题所需准备好与议题相关的资料，并对资料进行认真分析，得出与议题的建议。

④跟进追踪事项

会议结束后要及时对追踪事项进行跟进，确保后续事项的进行，落实各项事项的具体发展进程。

4.3 秘书

①会议通知

根据会议组织人员的会议要求，及时向参会人员寄发参会通知，并采取短信息进行提醒。对参会人员的信息进行跟进，确认参会的人数。

②会议前准备

协助会议组织人员做好会议前准备工作，确保会议的顺利举行。

③会议记录

对会议进行真实、完整、准确的会议记录，并在结束后整理会议记录。根据会

议记录完成会议纪要，并将审核合格后的会议纪要进行发布。

④会议安排

根据行政部提供的会议室使用情况对会议进行安排，对出现相同时间段相同人

员参加不同会议的情况，进行相应的协调。

⑤跟进跟踪事项

会议结束后及时对追踪事项进行跟进，确定相关事项负责人的工作进程，并

根据工作进程督促其推进相关跟踪事项的进程。

4.4 会议主持人

①营造会议的气氛

会议主持人应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持人需要适时地区分参会者的不同风格，控制会议的气氛。会议主持人应给参会人员提供一个讨论某项问题的环境。

②控制会议时间、推动会议的进程。

会议主持人应有效地控制会议的时间。会议过程中，尽量不要拖延；发现会议脱离主题或有一些拖延时，会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中，推动会议的进程。

③协调发言。

协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作，协调好各参会者的发言，将整个会议引向一个良好的进程。包括充分调动参会者的积极性，让其主动、自觉地发言；或在参会者积极性太高时，适当地把握会议的进程。

④观察参会者的反应并给予及时的反馈

观察参会者的反应并给予一些及时的反馈有助于整个会议的顺利进行，同时还能很有成效地和参会者进行有效的沟通，从而达到高效率的会议的要求。

⑤做讨论的总结

剔除小的、次要的问题，进行讨论的总结是会议主持者的职责。保证会议的成果，引导会议的良性进展，而不至于使会议最终没有任何效果，低效率。

5 会议管理

5.1 会前准备

①在会议召开之前，必须确定参加会议的人员名单或者人员范围。

②申请部门提前一天向行政部提出会议室使用申请，并填写《会议室使用申请表》

明确会议时间、参会人数、需使用的仪器、物品及其他需注意的事项，由行政部进行布置、安排。

③根据会议内容和参加者的人数，确定会议地址，并向行政部提出会议室使用申

请。

④寄发会议通知，会议通知的内容要全，包括会议主题、时间、地点、参会人员

等信息。

⑤会议组织者事先根据参会人员信息制定“参会人员签到表”，并印制相关的会议

资料。

⑥会议组织者提前对会议室内的设备进行调试，包括音响设备、电脑设备等。

⑦会议召开前，会议相关组织人员应至少提前两天（除紧急情况）通知秘书处使

用OA系统通知相关参会人员，并采用短信息进行提醒。

5.2 会议召开

①参会人员在准备好的“参会人员签到表”上进行签到，会议结束后，组织者可

对各单位的出勤情况进行检查或抽查。

②组织者负责分发相关的会议文件和维持会议现场的秩序。

③会议记录人员做好会议记录，会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。

④参会人员在主持人的组织下围绕会议议题展开讨论，避免抛开议题进行无关议

题内容的讨论。

5.3 会后管理

①会议结束后，会议记录人员须在一个工作日内，整理会议记录，完成会议纪要。

会议记录应于会议当日，会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审核签名。会议纪要经会议召集领导审批后，方能进行公布执行或者发放到相关的部门。

②所有的会议追踪事项都需跟进完成，并填写会议事项跟踪表，最后将追踪结果