监理资料规范化管理的工作方法
监理资料规范化管理的工作方法
监理资料规范化管理的作业方法第一节.资料管理和竣工资料验收.移交一.监理的职责1.设专人负责监理资料的收集.整理和归档作业，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段作业结束后及时整理归档。
2.监理资料及时整理.真实完整.分类有序。
在设计阶段，对勘察.测绘.设计单位的工程文档的形成.积累和立卷归档进行监督.检查；在施工阶段，对施工单位的工程文档的形成.积累.立卷归档进行监督.检查。
3.按照委托监理协议的约定，接受业主的委托.监督.检查工程文档的形成积累和立卷归档作业。
4.编制的监理文档的套数.提交内容.提交时间，按照现行《建设工程文档归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的需求，编制移交清单，双方签字.盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。
监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2000）的需求，及时由项目监理部提供。
二.建设工程档案编制质量需求与组卷方法1.归档文档的质量需求归档的工程文档一般应为原件。
工程文档的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.施工.监理等方面的技术规范.标准和规程。
工程文档的内容必须真实.准确，与工程实际相符合。
工程文档应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水.蓝黑墨水工程文档应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工程文档中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。
工程文档的纸张应采用能够长期保存的韧力大.耐久性强的纸张。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。
工程档案资料的照片及声像档案，需求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。
工程文档应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
2.立卷的原则和方法立卷应遵循工程文档的自然形成规律，保持卷内文档的有机联系，便于档案的保管和利用。
监理工作中的资料整理和档案管理
监理工作中的资料整理和档案管理随着建筑行业的不断发展，监理工作在工程项目中扮演着至关重要的角色。
监理工作中的资料整理和档案管理是确保工程项目顺利进行的重要环节。
本文将从不同角度探讨监理工作中资料整理和档案管理的重要性，以及如何建立高效的档案管理体系。
一、保证资料的完整性和准确性在建筑工程项目中，监理工作人员负责记录工程实施过程中的各项数据和信息。
这些数据和信息包括施工人员、施工材料、施工设备等方面的情况记录，以及施工过程中的各种检测和测试结果等。
对这些数据和信息进行准确记录，能够为工程质量、安全和进度控制提供有力的依据。
二、便于查找和利用在工程项目的实施过程中，监理工作人员可能面临不断的咨询和查询。
完善的资料整理和档案管理能够提高监理工作人员的工作效率，便于他们快速查找和利用所需的资料。
合理的分类和编码可以大大减少查找和整理资料的时间，提高监理工作的效率。
三、满足监理部门的监管需求监理部门在工程项目中起到了重要的监管作用。
监理工作的资料整理和档案管理是监理部门履行职责的重要手段之一。
通过完善的档案管理体系，监理部门能够及时了解工程项目的实施情况，对工程质量和安全进行有效的监控，提升监理部门的监管能力。
四、保证法律责任的落实在建筑工程项目中，当出现工程质量问题或者施工纠纷时，监理工作的资料整理和档案管理成为了解决问题和追究责任的重要依据之一。
只有完善的资料整理和档案管理，才能保证监理工作的合法性和权威性，并保障各方合法权益的实现。
五、建立高效的档案管理体系在实际工作中，建立高效的档案管理体系至关重要。
首先，需要制定详细的资料整理和档案管理规范，明确各项工作的具体要求和流程。
其次，建立科学合理的档案分类和编码体系，确保资料的整理和存放有序。
同时，选用合适的电子化管理手段，提高档案管理的效率和便利性。
六、加强专业培训和素质提升监理工作人员的专业素质和能力直接影响到资料整理和档案管理的质量。
因此，应加强监理工作人员的专业培训和素质提升，提高他们熟悉资料整理和档案管理的技能和经验。
监理工作中的资料管理要点与技巧
监理工作中的资料管理要点与技巧在建筑工程项目中，监理工作起着至关重要的作用。
作为一个专业工作领域，监理工作不仅需要具备丰富的技术知识和经验，还需要有良好的资料管理能力。
良好的资料管理是监理工作顺利进行和质量控制的基础，下面将介绍一些资料管理的要点与技巧。
一、全面备案在监理工作中，首先要做的是对各项工程资料进行全面备案。
这包括工程设计图纸、施工组织设计、计划进度表等各类文件和资料。
对于每一个环节的设计文件和工程方案，都应进行备案，并及时更新。
备案工作要细致、规范，并配备专人进行管理，以确保资料的完整性和可靠性。
二、建立科学的分类体系在进行资料管理时，建立科学的分类体系是非常重要的。
根据不同的项目和需求，可以将资料分为设计资料、施工资料、质量验收资料、施工图纸等等。
在每个分类下，再进行细分，确保每一份资料都能准确地归档到相应的类别中。
建立良好的分类体系有助于提高工作效率，减少查找资料的时间。
三、制定规范的命名规则为了更好地管理和查找资料，制定规范的命名规则是必不可少的。
每一个文件和文件夹都应该有一个清晰明确的名称，能够准确地描述其内容。
命名规则不仅要规范、简洁，还要具备一定的可读性。
在命名时可以考虑使用项目名称、日期、文件类别等信息，以便于快速定位需要的资料。
四、建立可靠的存档系统监理工作涉及到大量的文件和资料，建立一个可靠的存档系统非常重要。
可以采用电子化存档和实物存档相结合的方式，以确保资料的安全性和可持续性。
对于电子化存档，要注意备份和防护，避免资料丢失和损坏。
对于实物存档，则要适当选择合适的存放位置和容器，保持干燥、通风和防火安全。
五、做好资料交流与共享在项目中，不同部门和团队之间需要进行资料的交流和共享。
监理工作要做好资料交流平台的搭建，确保各方能够及时获取所需的资料。
可以建立一个文件共享平台或通过专门的内部网站进行资料共享。
在共享的过程中，要注意权限的设置和保护，确保信息安全和防止泄露。
工程监理资料标准化与信息化工作指南pdf
工程监理资料标准化与信息化工作指南一、概述工程监理资料标准化与信息化工作是工程建设过程中的重要环节，旨在确保工程监理工作的规范化和高效化。
本指南旨在为工程监理人员提供一套完整、实用的资料标准化与信息化操作规程，以便更好地开展工程监理工作。
二、工程监理资料标准化1.文件分类与编码：为便于资料的管理和检索，应对各类监理文件进行分类和编码。
分类应遵循科学、合理的原则，编码应具有唯一性和可识别性。
2.文件格式统一：为保证资料的规范性，各类监理文件应采用统一的格式，包括纸张大小、字体、行间距等。
3.资料填写规范：监理人员在填写各类资料时，应遵循规范、准确、完整的要求，不得随意涂改或省略信息。
4.资料审核制度：建立完善的资料审核制度，确保资料的准确性和完整性。
审核人员应对资料进行认真核对，并签字确认。
三、工程监理资料信息化1.建立信息化平台：为实现资料的信息化管理，应建立一套完善的信息化平台。
该平台应具备资料录入、编辑、查询、输出等功能。
2.信息化资料分类与编码：在信息化平台中，应对各类监理文件进行分类和编码，以便快速检索和查询。
分类和编码方法可参照传统纸质资料的分类和编码方法。
3.电子文件管理：对于电子文件，应建立专门的管理制度，确保电子文件的存储、备份和保密工作得到有效落实。
同时，应定期对电子文件进行整理和归档。
4.信息化资料查询与共享：为方便资料的查询与共享，信息化平台应支持多关键词、模糊查询等功能。
同时，应设置一定的权限管理功能，确保资料的保密性。
5.信息化资料更新与维护：随着工程建设的进展，监理资料会不断更新。
因此，应定期对信息化资料进行更新和维护，以确保资料的实时性和准确性。
四、实施与监督1.培训与指导：为确保本指南的有效实施，应对监理人员进行培训和指导。
培训内容应包括资料标准化与信息化的重要性、操作规程、平台使用等。
2.监督与检查：应定期对工程监理资料标准化与信息化工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保工作的顺利进行。
监理资料规范化管理的工作方法
9. 监理资料规范化管理的工作方法一、监理资料管理要求（一）监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好的为公司技术部门服务，制订本管理制度。
2、本公司技术档案是指公司管理文件、图书类资料和工程项目的开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及管理文件和勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成的资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工验收、备案文件等。
3、公司技术职能部门和项目部要把技术档案纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职管理人员。
综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的技术档案管理。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
（二）技术文件资料的归档1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。
2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。
4、项目部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。
5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。
监理工作中常见的资料整理问题及解决方法
监理工作中常见的资料整理问题及解决方法在建筑工程监理工作中，资料整理是一个关键的环节。
良好的资料整理能够为项目的顺利进行提供有力的支持，而不良的整理则可能导致混乱和延误。
本文将讨论监理工作中常见的资料整理问题，并探讨一些解决方法。
一、资料收集问题在监理工作中，资料收集是整理工作的基础。
然而，由于各种原因，资料的收集常常会面临一些困难。
首先，施工现场环境复杂，施工人员繁多，很可能存在信息流失的情况。
其次，监理工作本身就需要同时关注多个方面，需要大量的人力物力完成各项工作，因此很容易忽略一些细节。
解决这个问题的方法之一是建立规范的资料收集流程。
监理人员可以制定明确的收集要求和时间表，并与相关方面进行沟通，确保信息的及时传递和收集。
此外，可以借助现代信息技术手段，如建立项目管理平台或使用项目管理软件，方便监理人员随时查看和收集相关信息。
二、资料分类和整理问题在监理工作中，不同类型的资料需要进行分类和整理。
然而，由于资料的多样性和数量庞大，分类整理工作往往会面临一定的难度。
例如，施工图纸、工程变更、施工报验等各类文件需要按照时间、工序等进行分类，以方便监理人员进行查阅和管理。
为了解决这个问题，可以制定一套科学的分类方案和整理流程。
监理人员可以根据项目需要，将不同类型的资料进行统一编号或打印特殊标识，以便后续的整理和查找。
此外，在整理过程中，还可以利用电子文档管理系统进行存储和管理，提高资料整理的效率和准确性。
三、资料归档和保存问题在监理工作完成后，资料的归档和保存是一个重要的环节。
良好的归档和保存可以确保监理资料的完整性和安全性，便于后续的查阅和使用。
然而，由于资料量大，归档工作往往会面临一些挑战。
为了解决这个问题，监理人员可以根据资料的重要性和使用频率制定相应的保存周期和方式。
对于一些重要的文件和报告，可以进行电子化存储，并制定详细的权限管理规定，以确保资料的安全性和机密性。
同时，监理人员还可以利用专业的办公工具和资料管理软件，方便快捷地进行归档和检索工作。
监理资料规范化管理的工作方法
15监理资料规范化管理的工作方法15.1本工程监理资料规范化管理的工作方法如下：15.1.1资料规范化管理总则我公司监理文件资料的管理严格按照《公路法》、《档案法》及《档案法实施办法》，更加规范化的在施工过程中形成监理资料，工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和延期、索赔、合同争议及违约事件的有效凭证，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。
公司实行《建设工程监理文件资料管理规程》加强监理资料管理是监理机构进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各项目组、所有监理人员都应对此予以充分重视。
15.1.2本办法适用于项目监理现场资料管理和公司档案室对监理资料的管理，侧重于项目现场资料管理。
15.2监理资料管理组织机构和职责15.2.1本项目配备专职资料员一名，项目明确一名兼职资料管理人员。
公司资源开发部为本部监理资料管理职能部门，公司设档案管理人员1人。
15.2.2项目总监对项目资料管理承担组织领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。
项目组专（兼）职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理本办法3.2款列出的各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行提醒督促。
工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司档案管理部门并办理移交手续，必要时公司档案管理人员配合项目组进行竣工监理资料整编。
各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制应由自身提供的资料。
公司档案管理人员负责将各项目组移交本部的监理资料按照归档要求整编成竣工资料，并向业主移交（公司留存一套）；负责归档资料的日常管理事务；保持与项目资料人员的联系，必要时对项目资料管理事务予以督促、协同和支持。
监理工作的资料管理制度
一、总则为了加强监理工作的规范化、标准化管理，确保监理资料的真实性、完整性和有效性，提高监理工作效率，保障监理工作质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本公司所有监理项目，包括但不限于施工监理、设计监理、设备监理等。
三、监理资料管理原则1. 真实性原则：监理资料必须真实反映监理工作的实际情况，不得伪造、篡改。
2. 完整性原则：监理资料应包含监理工作的全部内容，不得遗漏。
3. 及时性原则：监理资料应在监理工作完成后及时整理、归档。
4. 安全性原则：监理资料应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。
四、监理资料分类监理资料分为以下几类：1. 监理规划类：包括监理规划、监理实施细则、监理大纲等。
2. 监理记录类：包括会议记录、现场巡查记录、验收记录、变更记录等。
3. 监理报告类：包括监理月报、监理周报、监理工作报告、监理总结报告等。
4. 监理文件类：包括合同文件、设计文件、施工图纸、技术规范等。
5. 其他资料：包括照片、视频、音频等辅助资料。
五、监理资料管理流程1. 资料收集：监理人员应在监理过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。
2. 资料整理：监理人员应根据资料分类要求，对收集到的资料进行整理、归档。
3. 资料审核：监理资料整理完成后，由监理负责人进行审核，确保资料符合规定要求。
4. 资料归档：审核通过的监理资料应及时归档，并建立电子档案和纸质档案。
5. 资料保管：监理资料应按照规定要求进行保管，确保资料的安全性和完整性。
6. 资料查询：任何单位和个人需要查询监理资料时，应按照规定程序进行，并确保查询目的的正当性。
六、监理资料管理职责1. 监理人员：负责监理资料的收集、整理、归档和保管工作，确保资料的真实性、完整性和有效性。
2. 监理负责人：负责监理资料的审核和监督工作，确保资料符合规定要求。
3. 档案管理员：负责监理资料的归档、保管和查询工作，确保资料的安全性和完整性。
七、监理资料管理制度执行1. 本制度由监理部门负责解释和修订。
监理工作中的施工资料管理要点
监理工作中的施工资料管理要点一、建立完善的文件归档制度在监理工作中，施工资料是非常重要的一部分，因此建立完善的文件归档制度是必不可少的。
首先，应该明确文件的分类和编号方式，以便于查找和管理。
其次，在建立归档制度的同时，要注重文件的标注和记录，确保文件的真实可靠性。
此外，还应定期进行档案整理和更新，确保文件的完整性和时效性。
二、加强施工图纸及变更管理施工图纸和变更管理是监理工作中不可忽视的一环。
在施工前，监理人员应详细审查施工图纸，确保图纸的准确性和合理性。
在施工过程中，及时掌握施工变更情况，并与施工单位进行沟通和确认。
同时，监理人员应做好施工图纸的备份工作，以防丢失或损毁。
三、严格执行施工规范和技术标准监理工作中，严格执行施工规范和技术标准是保证施工质量的关键所在。
监理人员应对施工单位的材料和施工方法进行把关，确保其符合相关规范和标准。
同时，对于施工过程中的质量问题，及时进行纠正和整改，并留下相关的记录和资料。
四、加强施工合同管理施工合同是监理工作中的重要依据，对于合同的管理要切实加强。
监理人员应详细了解合同内容，严格执行合同条款，并及时记录和反馈合同中存在的问题。
同时，对于施工单位提出的变更要求，必须按照合同规定进行审查和处理，避免违约行为的发生。
五、建立健全的现场管理制度现场管理是施工资料管理中至关重要的一环。
监理人员应建立健全的现场管理制度，确保施工资料的安全性和可靠性。
具体做法包括加强现场巡查和监控，定期检查和更新现场图纸，以及建立施工进度和质量记录等。
六、加强与相关部门的沟通与协调在施工资料管理过程中，监理人员要与相关部门和单位保持良好的沟通和协调。
包括与建设单位、施工单位和设计单位的沟通，以及与相关监管部门的协调。
通过加强沟通与协调，可以更好地掌握施工资料的最新动态，提高管理的效果和质量。
七、合理利用信息化技术手段信息化技术在现代监理工作中发挥着越来越重要的作用。
监理人员要善于利用信息化技术，如使用电子设备进行资料管理和记录，以及利用云存储和电子档案管理系统进行资料的存档和备份。
监理资料的管理办法
监理资料管理办法1、为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监理应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
2、监理资料的管理应由总监理工程师负责，并由监理工程师具体实施。
3、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
4、项目监理部监理资料的日常管理①监理资料管理的基本要求：及时整理、真实齐全、分类有序。
②总监理工程师应要求监理工程师管理好自身工作范围内的监理资料，但总监理工程师为总负责人。
③监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。
④现场监理资料按下述三个层次组卷，分别归类成册，置于现场办公室。
工程施工期间，土建监理资料和安装监理资料分别由土建和安装监理人员整理。
因工程实际需要，现场监理人员可在以下主文件夹中再设置分文件夹，以便细分管理。
工程竣工时，土建监理资料和安装监理资料按下述要求合并归档，统一汇总后移交给公司总监部。
A、以监理项目组卷a、”项目开工准备及监理报告、会议纪要”文件夹b、“工程设计、工程变更及来往文件”文件夹工程变更核查表（C-）及各类相关单位业务联系单（A-）及来往文件；施工图会审纪要；工程变更单（A・）；工程地质报告、施工图。
c、“监理通知及监理函件”文件夹B、以承包单位组卷a、“承包单位开工准备及工程事故处理”文件夹b、“投资、进度控制”文件夹C、“材料/设备/构配件进场报验”文件夹d、“监理记录”文件夹各类工程施工监理记录；监理人员日记（C-）；工程试验监理记录（C-）；分部/分项工程监理验评记录。
C、以单位工程组卷a、”单位工程开、竣工及工程检测、试验核查”文件夹灰线验收合格证；工程开工/复工报审表（A-）；建筑工程质保资料核查表（C）；安装工程质保资料核查表（C）；工程竣工报验单（A・）；工程初步验收纪要；工程竣工验收纪要；工程试验核查表（C・）；沉降观测核查表（C）；各类工程试验报告（桩基静载、动测及其他试验）。
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监理资料规范化管理的工作方法1、资料管理和竣工资料验收、移交1.1、监理的职责1、设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。
2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。
在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
3、按照委托监理合同的约定，接受业主的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。
4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。
监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2013）的要求，及时由项目监理部提供。
1.2、建设工程档案编制质量要求与组卷方法1、归档文件的质量要求归档的工程文件一般应为原件。
工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。
工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。
工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。
工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
2、立卷的原则和方法立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
立卷采用如下方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。
工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷，监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
竣工图可按单位工程、专业等组卷。
竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。
立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
3、卷内文字的排列文字材料按事项、专业顺序排列。
图纸按专业排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
1.3、监理文件和档案收文与登记1、所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。
应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。
2、监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。
3、资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订。
4、有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。
收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。
1.4、针对本工程向业主提交的监理资料1、提交的监理管理资料：监理规划、监理实施细则：开工之前提交；监理月报：每月上旬提交一份；监理例会纪要：每周提交一份；监理工作总结：按需进行。
2、提交的监理工作记录：有关质量控制报审表及监理工作记录：随发生及时提交。
包括工程技术文件报审表(表B2-1)、施工测量放线报验表(表B2-2)、工程动工报审表(表B2-5)、工程物资进场报验表(表B2-4)、分包单位资质报审表(表B2-6)；以及包括监理抽检记录(表B2-17)、不合格项处置记录(表B2-18)、旁站监理记录(表B2-23)等；有关进度控制的报审表：随发生及时提交。
包括施工进度计划报审表(表B2-3)、工程延期申请表(表B2-12)、工程延期审批表(表B2-20)、工程复工报审表(表B2-9)、工程暂停令(表B2-19)等；有关投资控制审批文件、凭证：随发生及时提交。
包括月工程进度款报审表(表B2-10)、工程变更费用报审表(表B2-11)、费用索赔申请表(表B2-12)、费用索赔审批表(表B2-21)、工程款支付申请表(表B2-13)、工程款支付证书(表B2-22)等。
3、提交的有关竣工验收资料：单位工程竣工预验收报验单(表B3-1)：竣工验收前提交；竣工移交证书(表B3-2)：竣工验收合格后提交；工程质量评估报告：竣工验收合格后提交。
4、提交的有关的其他资料：工作联系单(表B4-1)：随发生及时提交；工程变更单(表B4-2)：随发生及时提交。
5 有关资料记录表格格式：详见天津市地方标准“建筑工程资料管理规程”中“监理资料用表”；1.5、建设工程档案验收与移交1、建设工程档案的验收列入城档案管理部门档案接收范围的工程，业主在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。
业主未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。
工程档案分类齐全，系统完整。
工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
工程档案己整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图。
文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
文件材质、幅面、书写、绘图、用墨等符合要求。
为确保工程档案的质量，各编制单位，地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。
2、建设工程档案的移交列入城建档案管理部门接收范围的工程，业主在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。
停建、缓建工程的工程档案，暂由业主保管。
对改建、扩建和维修工程，业主应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。
业主向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接。
施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给业主，办理移交手续。
2、资料及信息管理的难点分析及应对措施2.1、资料及信息管理的特点分析及监理措施工程就资料是监理单位在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，它既是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，也反映了项目监理人员的管理能力与管理水平。
监理资料的管理与归档工作是监理工作中内业管理工作最重要的部分，项目监理机构将予以极大重视。
监理资料的管理应科学化、程序化、规范化，并全部实现管理电子计算机化。
实现工程建设信息化是监理单位有效完成建设监理服务的基础性工作，投标人将结合多年国内外工程建设监理资料及信息管理的经验，结合本工程建设中的资料、信息管理需求，深入分析，精心策划准备资料及信息管理工作，为建设监理提供有力的保证。
对设计图纸及业主的指令管理信息化，能有效克服工程中图纸数量多、变更频繁、版本变化快带来的管理难点，对图纸进行有效管理，从而保证按照最新正确的图纸进行施工。
2.2、声像电子信息化管理的重点分析及监理措施声像资料是工程施工全过程中的重要体现，我们将做好工程建设声像资料的拍摄、收集、整理、归档和移交等工作。
全过程的声像资料主要含：1、工程开工前原址、原貌的声像材料周围建筑物、环境。
重要的搬迁、拆除、场地平整情况。
2、地基与基础施工3、工程施工中的声像资料：整体工程现场情况；验线及水准复验；隐蔽工程的施工安装及处理；见证取样；结构、电气、消防、防雷及其他保证安全施工的工程设施；防水、保温、防腐等工程；各种管线及设备安装工程；室内装修工程；新技术、新工艺、新材料、新设备的应用；4、工程竣工后的声像资料（1）、竣工后本工程楼内、外不同角度的重要局部各全景以及夜景；（2）、绿化市政等环境工程；（3）、配套工程设施等；（4）、建筑物沉降、位移、变形及防水处理。
5、录音、照片、录像档案要求（1）、工程照片能良好地再现工程现场的施工管理状况和进行情况，并且是了解隐蔽工程质量材料、设备验收、见证取样的必要资料。
（2）、照片内容应真实、准确、完整，与实际工程相符。
（3）、图像应主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰。
（4）、数码照片影像不能进行后期加工，原始图像文件存储。
（5）、移交的录像档案应为DVD光盘；（6）、归档的录像档案应主体明确、内容连贯完整、影像清晰；（7）、录像片每拍摄一组现场内容，应由摄录人员加以必要的说明（一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄像者）。
（8）、数字信号的文件，使用光盘保存。
（9）、档案装具符合统一要求。