教育部学籍学历管理平台—高校用户手册学籍学历高校

学籍学历信息管理平台高校用户使用手册主办单位：教育部高校学生司承办单位：全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心目录序言为贯彻落实《面向二十一世纪教育振兴行动计划》提出的“建立全国大学生招生远程录取、计算机学籍学历管理、毕业生就业服务一体化的信息系统”的要求，积极推进电子政务平台建设，继续完善高等教育学历电子注册制度，教育部高校学生司于2005年6月份启动了学籍学历信息管理平台(以下简称“平台”)的开发工作，并于2006年1月5日开通平台。

平台由教育部高校学生司主办，全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心承办。

该平台在以往网络办公系统的基础上，加强了省级学籍管理部门的监督管理功能，提高了高校对数据操作管理的灵活性，对不同学历类别的数据管理权限进行了分割。

平台模块主要包括学籍注册、在校生、图像校对、学历注册、公文收发、工作论坛等。

n各级学籍学历管理部门在使用本系统时，请事先认真阅读本文档。

如果您在系统使用过程中遇到问题，请及时与我中心联系。

联系方式如下：电话：kefu此外，您也可以通过平台的工作论坛与我们或同行进行交流。

教育部高校学生司全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心2007年11月1.账号管理账号主要分为两种类型：查询账号和业务账号。

查询账号就是各高校原本持有的学信政务卡账号（院校代码+“XL”+01），该账号只有查询业务账号的功能，没有业务处理功能。

高校用户用这个账号登录平台之后，可以在【账号管理】模块中查询4个业务账号的初始密码。

查询到业务账号以后，这个查询账号就没有什么实质性使用价值了。

平台为每个高校都提供类似的4个业务账号，账号由院校代码+“XL”+学历类别代码，共9个字符组成，其中学历类别代码“10”代表普通本专科，“20”代表研究生，“50”代表成人本专科，“70”代表网络教育。

其中“XL”必须大写；如果某高校没有研究生或网络教育的学生，那其对应的账户虽然可以使用，但没有实际意义，没有可管理的数据。

以北京大学为例，查询结果如下表所示：用户名初始密码管理的学籍学历数据类别普通本专科10001XL10*********研究生10001XL20*********成人本专科10001XL50*********网络教育10001XL70*********用户初次登录平台，都需要进行“实名注册”，否则不能进行任何操作，请如实填写相关信息便于工作联系。

同时，建议及时修改密码。

如果您忘记了密码，请及时联系相应的省级学籍管理部门重新进行密码初始化，您可以用初始化后的密码再次登录平台，并随即对密码进行个性化修改。

部分高校存在普通本专科和研究生在同一个部门管理的情况，则可以将某类别的数据授权给另一个账号管理，这样操作更为方便。

以北京大学为例，若北京大学学生处同时管理所有类别的数据，可以分别以10001XL20、10001XL50、10001XL70三个账号进入平台，在【账号管理】模块使用“给同级用户赋权”功能把管理权限全部授给10001XL10，那么此后10001XL10账号就可以同时对四类数据进行管理，当然那三个账号仍然可以使用。

图1-1 院校账号管理流程图图1-2 省级与校级账号管理关系图1.1. 账号类别1.1.1.查询账号查询账号用于查询本单位业务账号的用户名以及初始密码，并将查询到的信息告知业务用户。

不能进入任何子系统来处理事务。

1.1.2.业务账号用户通过查询账户得到业务账号后，即登录账号和初始密码，就可以进入平台。

建议用户首次登录以后修改自身的登录密码。

用户所拥有的权限按照学籍学历数据类别区分，账号本身所能处理的类别既为业务用户所能使用的权限范围。

例如：11XL10用户拥有学籍学历数据类别为“普通本专科”的权限，那么他将能管理平台中所有学籍学历数据类别为“普通”的数据。

1.2. 账号管理1.2.1.查看其它用户的信息这部分功能主要是方便用户查询其它用户的联系信息，以方便工作联系。

由于用户首次登录时，平台要求进行实名注册，因此请用户在实名注册时，信息填写一定要准确，若有变更请及时修改。

如果其它用户将个人联系方式中设置为“不显示”，则仅对同级及下级用户有效，对于上级用户无效。

比如北京大学的老师将自己的手机号码设置为“不显示”，则清华大学的老师看不到，但北京市教委的老师可以看到。

1.2.2.查看权限列出自己的用户类型和拥有的学籍学历数据类别管理权限。

如果该权限是自己本身就有的，显示为红色，这类权限可以授予他人；如果该权限是别的用户授予自己的，则显示为蓝色。

一般情况下，别人授予自己的权限不能再次授予他人。

1.2.3.给同级用户赋权首先列出本单位内所有其它业务用户，和他们现在的状态。

点击为该用户授权按钮，会列出现在自己拥有的并且可以授予他人的类别权限。

在复选框中选中并点击提交。

1.2.4.我授予他人的权限列出本单位授予其他单位的权限。

1.2.5.他人授予我的权限列出其他单位授予本单位的权限。

1.3. 校级用户管理1.3.1.查看校史列出本校合并、更名、升格等的历史变迁情况。

2.学籍注册工作流程：图2-1 学籍注册工作流程学籍注册模块的子模块如所示：图2-2 学籍注册子模块学籍注册工作，主要包括三个部分：统一录取的新生学籍注册特殊类别的新生学籍注册（普通专升本、网络教育、三二分段制、五年一贯制等）预科生注册（预科生资格核对及转正）注意事项：1、所有上传下载的数据文件格式均为.DBF；2、数据文件结构标准与往年有所不同；3、特殊类别数据的考生号由高校按照统一的编码规则编制，数据上报省级学籍管理部门汇总审核，之后由省级学籍管理部门上报教育部。

系统始终以省级学籍管理部门上传的特殊数据为准。

对高校而言只是提供了一个数据校验功能。

4、统一录取的新生学籍注册工作不再允许多次注册，所有数据一旦注册为报到入学，则不能在【学籍注册】模块通过上传数据的方式修改，而需要进入【在校生】模块进行维护。

因此，请尽可能事先确保各个数据项正确完整。

5、由于学籍注册工作与新生实际入学有时间差，因此学籍注册时应该以新生报到入学时的数据为准。

2.1. 学籍注册2.1.1.数据下载2.1.1.1. 统一录取本模块用于下载统一录取的新生数据。

系统提供如所示多项数据下载功能。

下载的数据为.dbf数据表格式。

图2-3 统一录取的新生数据下载下载_教育部提供的招生录取名单：这部分数据是各生源省招办汇总的普通本专科、成人本专科和研究生录取数据，并经教育部高校学生司审核的原始录取数据。

注意：此处下载的录取数据关键字段（比如姓名、身份证号等）不会随着学籍注册工作中数据上传等操作而改变。

请先选择招生类别及录取年份，点击下载数据功能区域中对应的下载按钮，待系统后台操作完毕后，会生成可供下载的压缩数据包，随页面提示操作即可。

下载_上传失败新生名单：如果您上传的数据文件内容严重缺失或存在其它问题，则系统会拒绝接收相应的数据，并将拒收的部分保存为一个dbf文件，在此提供下载。

下载_数据有误新生名单：由于各种原因未能通过数据校验的数据，下载后请查看JYJG字段中的原因进行修改完善，然后再次上传。

下载_已报到入学、放弃入学资格、已取消入学资格、已保留入学资格的新生名单：下载相应学籍注册状态的新生数据。

2.1.1.2. 特殊类别系统提供如图所示多项数据下载功能。

下载的数据全部是.dbf数据表格式。

图2-4 特殊类别的新生数据下载下载_上传失败新生名单、下载_数据有误新生名单、下载_校验通过新生名单：含义与统一录取的新生数据下载完全一致，只不过数据校验规则略有不同，且这三项的下载都针对的是您上传的特殊类别数据。

下载_已报到入学新生名单：含义也与统一录取的新生数据下载完全一致，只是下载都针对的是经过省级上传已经加入正式录取库的报到入学的新生数据。

2.1.1.3. 预科生预科生数据下载各个选项的功能与前面讲到的统一录取的新生数据下载类似。

2.1.2.统一录取工作流程如下图所示：⑴下载录取数据检查完整性：流程如所示：图2-4 下载录取数据检查完整性流程图♦下载教育部提供的招生录取名单：教育部持有的录取数据中的考生号唯一，是标识新生身份的关键字段。

为了避免在学籍注册工作中由于考生号错误而无法完成注册，请事先下载教育部提供的录取数据。

♦与本校新生学籍数据对比确认后，如果有缺少录取数据或与录取数据不符的情况，则需要通知学校招生部门联系生源省招办向教育部学生司招生处补报或修改录取数据。

♦如果与下载的录取数据相符，则进入学籍注册流程。

⑵省级部门设置学籍注册工作开关：只有省级学籍管理部门开启学籍注册工作开关后，院校单位才能进行学籍注册工作。

⑶保留入学资格、取消入学资格：进行此操作需要在线修改学籍状态。

⑷报到入学：即学籍注册。

⑸补充、修改学籍注册信息：以教育部提供的考生号为准，确保本校学籍管理软件中的考生号与教育部提供的完全一致。

其它的数据项均以本校学籍管理软件中的实际数据为准。

⑹上传学籍注册数据（.dbf）：“一次性”学籍注册，也就是说在完成新生学籍注册的同时，一并填充其相关的院系等信息，也可以一并修改教育部持有的录取数据中的有误信息。

因此，请务必事先准备好完整、正确的数据，将新生学籍注册工作一次做到位。

⑺平台进行数据校验：包含下面两个方面。

♦关于数据表结构的校验。

将您上传的dbf数据表结构与系统规定的标准表结构进行对比。

如果不相符，系统会提示您缺失或者有误的字段，请修改正确之后再次上传。

注意：您上传的dbf数据表可以比系统规定的标准表结构多一些字段，但绝对不能少字段。

♦关于数据内容校验：在上传过程中系统会校验数据的详细内容，对每项进行检查，对于不规范的数据，会提示您下载。

⑻下载校验有误的名单：指第⑺步中系统对内容校验后，不规范的数据。

⑼平台将学籍数据与录取数据核对：系统实时将您上传的新生学籍注册数据与教育部持有的录取数据进行核对，对于普通本专科和研究生学籍注册数据，系统会严格校验“录取年份+学历类别+考生号+姓名+层次”，而对于成人本专科学籍注册数据，除了上述字段要严格校验，还增加了“学习形式”的校验。

若完全相符，则直接设置为报到入学，完成学籍注册，否则将数据变动情况反馈给省级学籍管理部门，审核后完成学籍注册。

⑽下载资格有误的名单：指第⑼步中，校验有误的数据。

对于录取数据总库中存在的数据，仅因为其它数据项有错误导致学籍注册失败的数据，请修改完善之后重新注册；对于教育部提供的录取数据库中缺少的数据，请各高校与生源省市招办联系，由各省级招办向教育部学生司本专科招生处或研究生招生处补报录取数据，经相应招生处审查通过之后，转交我中心添加到录取数据总库中提供核对。

⑾省级在线审核：第⑼步中，学籍注册数据资格核对无误，但关键字段（省级设置为需要审核的字段）发生了变动，变动是否生效由省级学籍管理部门审核确定。