高校协议合同内部控制

第八章安徽省高校合同内部控制引言合同管理是高校管理的一项重要内容, 在市场经济条件下，高校作为法律主体，在与其他经济主体开展联合办学、科技转化、基础建设或后勤服务等方面的合作时，都会以合同的形式明确双方的权利义务，规范双方的合作行为。

加强合同管理,有利于高校依法订立并履行合同,提高合同履约率,降低法律风险,减少经济纠纷、防止财产损失,有助于高校依法维护自身权益,对于依法治校、依法理财、规范管理具有十分重要的意义。

与一般企业合同关系不同,高校合同关系在内容上具有鲜明的高校特色,围绕教学、科研、服务等功能而进行的基建、维修、装饰、采购、、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利义务关系。

高校合同管理工作就是围绕上述关系展开的。

合同已经成为高校对外交往过程中最为重要的法律文件之一，直接影响着高校的经济利益和社会声誉。

高校合同管理涉及的部门多,程序性强,合同审签与履行具有分离性。

相关的需求单位(院系、实验室等)、主办部门(实验室与设备管理、基建、后勤、教务、资产管理等部门)、监察、审计、财务、法律事务等部门,都与合同紧密相关。

所以,高校合同管理不能只是对合同文本的起草、审查和修改的静态管理,要坚持专业化原则,通过建立健全相应的合同管理组织体系、制度体系来构建全程动态的合同管理体系。

第一节合同管理要求与管理流程一、高校合同的概念合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

（《中华人民共和国合同法》第二条）高校合同是指以高校法人主体的名义，与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间，在遵循平等、自愿、公平、诚信的基础上签订、变更、终止民事权利义务关系的一种协议。

合同一经签订，便具有法律效力，当事双方必须严格按合同约定的条款履行，若一方违约必须负担相应的法律责任。

高校的合同管理就是指高校依据法律和法规，采取法律或行政手段，对合同关系进行组织、控制、协调与监督，以保护合同当事人的合法权益，妥善处理合同纠纷，防止违法行为，保证合同顺利实施等一系列管理活动的总称。

一、对外签订合同的分类根据高校经济、业务类型，高校合同大致可分为以下类型：（一）工程类合同，包括基建、维修、装饰类合同；（二）采购类合同，包括有形资产和无形资产的采购类合同；（三）合作类合同，包括合作开发、合作研究、合作办学、合作经营类合同；（四）资产处置类合同，包括资产对外投资、资产租赁、变卖、转让、报废处理类合同；（五）融资类合同；（六）服务类合同，包括教学服务合同、科研服务合同等；（七）其他类型经济合同。

二、管理流程及要求高校合同管理流程主要包括：拟定、会审、签订、履行、跟踪监督、归档。

一般来说，整个流程由合同需求部门发起，由其负责提出并起草合同草案，同时对该合同行为的相关情况进行说明；然后交由学校进行合同会审，对合同文本进行审核并出具意见；再由学校授权签订合同，合同履行过程中进行跟踪监督，合同履行完毕后，进行统一存档管理。

图2-1 高校合同管理流程图（一）合同拟定1.明确合同订立条件学校及所属院（系）、部门（以下简称“学校”）对外发生经济权利义务关系的事项，达到一定数额（具体数额待定）都应订立书面合同。

未达到数额限制的，可以不签订合同。

不同高校可根据实际情况对以上范围和条件进行调整。

2.确定合同文本（1）合同文本格式由校办牵头组织相关部门起草，报学校审定，由校办负责日常管理。

合同一般应包含以下内容：1）合同标的；2）数量和质量，检验与验收方法，质量保证及保修条件；3）价款或酬金，收付款方式；4）双方的权利、义务和一般责任；5）合同履行的期限、地点和方式，双方相互协作事项；6）其它必须具备的相关条款；7）违约责任及解决争议的方法；8）签订合同双方单位名称、地址、法定代表人、承办人、电话及联系方式。

国家规定必须套用规范文本的，以及水、电、气等行业有规范格式文本的另行制订。

学校各部门可按计划向校办领取合同统一文本格式。

校办应对各部门的使用情况进行登记。

（2）合同文本格式在使用过程中，如发现存在漏洞或履行困难的，应书面报告校办。

校办提出修改意见后报学校审定。

（3）合同文本格式进行统一编号管理，编号原则为“xx学校合字+[合同类别简称]+合同编号”（4）校办负责定期和不定期的组织会议讨论合同文本格式的修改和拟定问题。

3.合同具体内容拟定部门合同的拟定部门可以根据部门职能、合同的内容类别来确定。

（1）基建部门：负责基建工程勘察、设计、安装、施工、监理、检测、土地出租和转让、影响房屋结构的维修改造等有关合同的拟定；（2）后勤或总务部门负责：负责维修改造工程（包括房屋、设备、水、电维修改造等工程）合同；（3）国有资产管理部门，负责固定资产、无形资产的采购、处置，以及资产的对外投资合同；（4）教学部门负责教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同等；（5）图书馆负责图书、期刊、杂志的采购合同的拟定；（6）财务部门负责融资合同的拟定；（7）审计处：为审计事务委托合同的拟定部门；（8）科技处：为学校科研课题、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让等有关合同的拟定部门；（9）教务处、研究生部、国际交流合作处及二级学院（系）：为对外联合办学合同的拟定部门；（10）其他需要对外签订合同的部门和单位应遵照本办法的基本原则进行管理。

4.合同起草学校在对外签订合同时，应以合同文本格式为基础起草。

合同的起草，原则上不得对合同文本格式印刷部分进行修改，只能在文本格式空格处进行填写（填写完毕后不能存有空格），如需其他部门填写的或暂时无法填写的空格，经办部门应在审批表上注明；如属合同文本格式没有的内容，经办部门可在“其他约定事项”一栏中如实填写。

如经办部门因实际需要确需对合同文本格式印刷部分进行修改的，应将需修改处划线标明，并在修改处签名确认。

（二）合同审核学校对合同实行合同小组会签制。

小组成员分固定成员与机动成员。

固定小组成员为学校审计部门、财务部门、资产管理部门及校工会。

小组机动成员包括凡合同涉及的主要部门，例如基建部门、教学部门、科研部门、总务部门、及后勤部门。

小组成员应分工协作，各负其责。

合同文本形成后，由合同会签小组审查会签，送校长审批。

合同应严格按照流程会签和审批，并使用统一的合同会签审批表。

学校重大经济合同及专业术语较多的合同应请法律顾问对合同的内容、条款进行咨询把关。

（三）合同签订1.签订前考察在合同正式签订前，合同具体拟定部门在必要时应组织相关专业人员对拟签约方进行考察，考察无疑义的即可进行合同签订。

考察内容主要包括：（1）拟签约方是否具有合法的营业执照；（2）合同标的是否属于拟签约方的经营范围；（3）拟签约方是否具备相应的履约能力和良好的信誉；（4）拟签约方经办人是否具有正式的授权委托材料和身份证明。

2.签订权限所有合同必须由学校法定代表人签署或由得到法定代表人授权的人员签署。

未经学校法定代表人授权，任何单位或个人不得擅自以学校的名义对外签订合同。

合同必须经校长签字后，方能加盖学校印章。

如授权人对外签订合同，必须要有正式的书面授权材料，才能加盖学校印章。

校办印章管理员应对合同文本、填写、审批表、签名、附件进行核查，符合要求的方予以盖章。

校办应对盖章完毕的合同进行编号，并将审批文件办理归档手续。

学校对外签订的所有合同，严禁在空白文本上盖章，严禁由我方签字后再以传真、信函等形式交对方签字盖章。

合同文本一式四份，其中合同正、副本各二份，甲乙双方各执正本一份、副本一份，合同正本由校办交档案部门存档；合同副本在合同执行期间由经办部门留存，执行完毕后由校办交档案部门存档。

（四）合同执行1.合同的履行依法签订合同后，应当全面履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。

合同的履行由该合同的主办单位负责，各有关部门必须按合同的约定进行监督检查，以保证按质、按量、按期完成。

学校财务部门应依据合同履行好收付款工作。

涉及到付款条款的合同，财务处根据合同及相关部门的签字确认后办理款项结算。

申请付款时，应填写《付款审批表》，经申请人、合同主办单位负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批后，财务处方能付款。

有下列情形之一的，财务部门有权不予付款：（1）不能提供有效合同的；（2）在结算时无法提供验收报告、审计报告的；（3）不能提供符合要求的正规发票的；（4）收款单位与合同对方名称、账号及开户银行不一致的；（5）其它违反财务管理制度规定的事项。

涉及到收款条款的合同，由合同主办部门牵头负责，保证按合同及时回款。

（五）合同的执行跟踪合同的经办部门负责合同履行的日常跟踪工作。

合同跟踪部门应指定专人跟踪合同的履行情况，并将合同编号、名称、签订各方、签订时间、经办人、标的额、付款方式等内容登记入《单项合同履行跟踪表》。

合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并经部门负责人签字确认。

设备或材料进场必须办理验收手续，并经负责采购验收部门负责人签字确认。

合同对方履行进度达到合同规定付款要求，并经双方确认后，由合同跟踪人办理请款手续。

学校应成立专门的合同纠纷处理小组，处理合同履行过程中可能出现的问题。

在合同履行过程中如出现争议，跟踪人应立即通知校办，由校办召集合同纠纷处理小组成员共同研讨变更的风险和处理的方法，由双方协商解决；协商无法达成一致的，通过仲裁或诉讼程序解决。

合同在履行过程中确需变更或解除的，由合同主办部门提出变更报告，经当事双方协商后，签订补充合同或解除合同，并按合同会审流程重新签订。

变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同等法律效力，合同变更后，原合同编号不予改变。

例5.1辽宁省沈阳市中级人民法院民事判决书（2007）沈民（2）房终字第363号上诉人（原审被告）：凤丽娟，女，1953年6月9日出生，汉族，个体网吧业主，住址沈阳市于洪区大青乡大青村10组23。

委托代理人：徐静、杨军，辽宁腾达律师事务所律师。

被上诉人（原审原告）：沈阳高校后勤服务有限公司，住所地沈阳市皇姑区陵东街29号。

法定代表人：宁培林，该公司总经理。

委托代理人：任馄，女，1979年9月30日出生，汉族，该公司行政主管，住址沈阳市和平区拉萨街39-2号2-7。

委托代理人：李元元，北京隆安律师事务所沈阳分所律师。

上诉人凤丽娟与被上诉人沈阳高校后勤服务有限公司因房屋租赁合同纠纷一案，不服沈阳市铁西区人民法院（2006）沈铁西民四合初字第109号民事判决，向本院提起上诉。

本院于2007年2月7日受理后，依法组成合议庭，由审判员张青担任审判长并主审，代理审判员王银华，代理审判员陈兴田参加评议，于2007年4月2日公开开庭审理了本案。