纠正预防措施培训[1]

证实是重要的一环
不能道听途说； 不能道听途说； 无错声明应进一步确认； 无错声明应进一步确认； 责任范围内的有错声明是证据。 责任范围内的有错声明是证据。
审核发现的形成应抓大放小
不要吹毛求疵，应该懂得持续改进， 不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小 事以提醒的方式告之； 事以提醒的方式告之； 要抓住体系中的大缺失， 要抓住体系中的大缺失，以帮助别人能 改进后有所提高； 改进后有所提高； 对重复性发生的小问题， 对重复性发生的小问题，应该当作系统 问题提出，这不能应小而放。 问题提出，这不能应小而放。
而后开始相应的策划
过程的顺序； 过程的顺序； 关键点的关注； 关键点的关注； 时间的有效分配； 时间的有效分配； 合理的人员配置( 合理的人员配置(独立性和专业性的要 求 )； 审核时机的确定和把握。 审核时机的确定和把握。
应该注意的事
策划的结果事先应通知受审核方， 策划的结果事先应通知受审核方，不要 造成突然袭击； 造成突然袭击； 允许别人作充分的准备； 允许别人作充分的准备； 不要严重干扰别人的正常业务作业， 不要严重干扰别人的正常业务作业，审 核时间应可以协商并可调整。 核时间应可以协商并可调整。
审核发现
冰山一角是审核 发现， 发现，但内审和外 审不同的是， 审不同的是，发现 冰山一角只是任务 的一半， 的一半，挖掉冰山 才是任务的全部
内审的有效性体现在
正确发现那些有害的冰山。 正确发现那些有害的冰山。挖掉这些有害的冰山， 挖掉这些有害的冰山，避免泰坦尼克号 悲剧的重演。 悲剧的重演。
有效的审核顺序
交谈——提问 提问 交谈 描述——听取 听取 描述 文件——依据 依据 文件 证明——有效证据 有效证据 证明
现场审核中导致失败的情况
同仁面前举止过于刻板，让人不自在； 同仁面前举止过于刻板，让人不自在； 没有以平常心进行有效沟通，以为高人一等； 没有以平常心进行有效沟通，以为高人一等； 提问缺乏技巧，让人可用简单的YES NO回答之 YES或 回答之； 提问缺乏技巧，让人可用简单的YES或NO回答之； 缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题； 缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题； 不能有效用全“ 的审核方法， 不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法，一味 只查资料做记录； 只查资料做记录； 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍； 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍； 做和事佬去介入别人的事务纷争； 做和事佬去介入别人的事务纷争； 滔滔不绝说教，让人家以为你是一名牧师； 滔滔不绝说教，让人家以为你是一名牧师； 审核组内不能按分工有效协调，各行其是。 审核组内不能按分工有效协调，各行其是。
不合格报告三要素
标准要求 要求是什么 体系文件要求 合同和法规要求 经理说 地点 当事人 事物特征 客观事实 状态 性质 不合格严重程度 标准违背条款（包括要求） 标准违背条款（包括要求）
不合格报告撰写要求
正确性； 正确性； 完整性； 完整性； 清楚； 清楚； 简洁。 简洁。
高层交流报告很重要
同级沟通也不轻松
坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑； 坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑； 是完善体系，而不是给别人难看， 是完善体系，而不是给别人难看，所以应换位 思考，体谅别人的难处； 思考，体谅别人的难处； 对发现问题应帮助分析原因， 对发现问题应帮助分析原因，根本目的在于挖 掉冰山； 掉冰山； 以事论事，别扯入人际关系； 以事论事，别扯入人际关系； 失误人人都有，千万不要落井下石， 失误人人都有，千万不要落井下石，更不可打 小报告穿小鞋； 小报告穿小鞋； 当你犯错时，道歉是必须的； 当你犯错时，道歉是必须的； 总之，友好的气氛是成功审核的基础。 总之，友好的气氛是成功审核的基础。
现场审核中要有深度
前后左右审核思路应能贯穿； 前后左右审核思路应能贯穿； 抽查可以某个产品形成的个案层层展开（从订单抽查可以某个产品形成的个案层层展开（从订单-设计 -采购-生产-包装-交付-服务）； 采购-生产-包装-交付-服务）； 必须关注产品形成过程中的关键环节，并以足够的专 必须关注产品形成过程中的关键环节， 业能力作支持； 业能力作支持； 法律、法规有规定的应予重点关注； 法律、法规有规定的应予重点关注； 体系的信心支撑来自于自我完善， 体系的信心支撑来自于自我完善，这一点各部门均予 以强化关注； 以强化关注； 对组织内已知的问题点应予以重点审核； 对组织内已知的问题点应予以重点审核； 管理中的难点、重点，应有足够的经验去识别和判断； 管理中的难点、重点，应有足够的经验去识别和判断； 对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、 对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能 力。
审核是在压力下工作的
审核员最大的挑战是与人相处； 审核员最大的挑战是与人相处； 因而与人打交道得十分小心； 因而与人打交道得十分小心； 不能让对方反感而导致你审核的失败； 不能让对方反感而导致你审核的失败； 一个成功的审核组， 一个成功的审核组，组长必须是有权威 的人，审核员应该是可信赖的人； 的人，审核员应该是可信赖的人； 记住：千万不能把审核做成是审查。 记住：千万不能把审核做成是审查。
二个假设
你已是一个成熟的审核员（ 你已是一个成熟的审核员（至少不是一个 吹毛求疵的人）； 吹毛求疵的人）； 你对所审核领域的专业活动是明白的。 你对所审核领域的专业活动是明白的。
审核的第一步你应该先收集
标准的要求； 标准的要求； 体系文件的要求； 体系文件的要求； 上次审核中集中的问题点； 上次审核中集中的问题点； 管理中的重点和难点； 管理中的重点和难点； 已知该部曾发生过的管理问题。 已知该部曾发生过的管理问题。
与作业层人员沟通应注意
礼貌待人更显需要； 礼貌待人更显需要； 现场中作业人员是忙碌的， 现场中作业人员是忙碌的，应而不宜花很长的 时间； 时间； 要用听得懂的语言； 要用听得懂的语言； 不能要求工人背出文件要求； 不能要求工人背出文件要求； 对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理 解； 交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心； 交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心； 不能当着工人面前做记录。 不能当着工人面前做记录。
如何有效地进行内审
一个说似容易做时难的话题
问题的提出
审核的有效性不等于体系运行有效性的全 部； 不应该把审核有效性直接等同于体系有效 性； 成功的审核是客观公正地进行审核发现， 成功的审核是客观公正地进行审核发现， 并有效地利用审核发现不断地改进体系和 运行的绩效； 运行的绩效； 因此， 因此，有效的审核是体系有效运行的一个 重要手段。 重要手段。
审核发现记录和报告
记录应该是可追溯即可重查； 记录应该是可追溯即可重查； 报告不能有数量限制， 报告不能有数量限制，否则不能对体系 做完整判断； 做完整判断； 不要害怕让审核机构发现内审的全部， 不要害怕让审核机构发现内审的全部， 纠正措施才是至关重要的； 纠正措施才是至关重要的； 形成的报告因得到受审核部门的确认。 形成的报告因得到受审核部门的确认。
组织内的事并非审核员都能解决； 组织内的事并非审核员都能解决； 高层的理解和支持是不能获缺的； 高层的理解和支持是不能获缺的； 报告是要有技巧的，不能事无巨细都报告； 报告是要有技巧的，不能事无巨细都报告； 不能让受审核方从此背上个沉重的包袱； 不能让受审核方从此背上个沉重的包袱； 因而只能客观地分析形成的原因； 因而只能客观地分析形成的原因； 让高层感觉自身的责任之所在； 让高层感觉自身的责任之所在； 推动也许需要资源，但产出必须大于投入； 推动也许需要资源，但产出必须大于投入； 问题也可能是急性的，同样也可能是慢性的； 问题也可能是急性的，同样也可能是慢性的； 分步骤、论轻重、讲效益的方案也许高层更在意； 分步骤、论轻重、讲效益的方案也许高层更在意； 关注高层管理在倾听中的表情，适时调整汇报的方式。 关注高层管理在倾听中的表情，适时调整汇报的方式。
高层审核是个难题
职位上本身就高过你， 职位上本身就高过你，你有一种敬畏的 感觉； 感觉； 知识水平上可能比你高； 知识水平上可能比你高； 看问题的层次和深度可能和你不一样； 看问题的层次和深度可能和你不一样； 但也不排除有低水平、低认识的人。 但也不排除有低水平、低认识的人。
但它却是关键的一步， 但它却是关键的一步，需要你
构思检查表的三个要点
日常工作是如何处理的； 日常工作是如何处理的； 当某些非常规的事情出现时/ 当某些非常规的事情出现时/体系是否还 工作； 工作； 当出现危机时/事物是否仍在控制下。 当出现危机时/事物是否仍在控制下。
进入现场前内部的充分协商是必要的
目的是沟通审核意图和协调审核步骤； 目的是沟通审核意图和协调审核步骤； 同时进一步明确审核中的重点关注； 同时进一步明确审核中的重点关注； 相互提醒审核中应特别注意的事项。 相互提醒审核中应特别注意的事项。
纠正措施内审的根本落脚点
原因分析很重要，根本原因须找到； 原因分析很重要，根本原因须找到； 分清纠正和纠正措施的区别； 分清纠正和纠正措施的区别； 受审方是纠正措施的主导者，但内审员 受审方是纠正措施的主导者， 应该是辅导员； 应该是辅导员； 限时检查（验证）是关键。 限时检查（验证）是关键。
评价审核能力和绩效很必须
事先做充分的准备； 事先做充分的准备； 标准和文件是你的依据； 标准和文件是你的依据； 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题； 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题； 学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语； 学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语； 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益； 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益； 你需要是会沟通又有一定知识面的人； 你需要是会沟通又有一定知识面的人； 当你的高层是一个认识不高又缺乏知识的人， 当你的高层是一个认识不高又缺乏知识的人，那你就 更应该用你的智慧去打动他。 更应该用你的智慧去打动他。
检查表是重要的， 检查表是重要的，但不一定是详细的