档案管理制度及流程
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、引言档案是组织中重要的资产，它们保存了组织的历史、发展轨迹、经验教训等重要信息。
因此，建立和执行有效的档案管理制度及流程对于组织的运作和发展至关重要。
本文将详细介绍档案管理制度及流程的相关内容。
二、档案管理制度1. 定义和目标档案管理制度是为了确保组织的档案能够得到有效的管理和保护而制定的一系列规章和制度。
其主要目标包括确保档案的完整性、真实性、可持续性和易访问性。
2. 法律法规依据设计档案管理制度时，需要考虑相关的法律法规依据，例如《档案法》、《保密法》等。
这些法律法规对档案的管理和保护提出了明确的要求，组织应当遵守相应的规定。
3. 组织架构档案管理制度应当明确档案管理的组织架构和职责分工。
通常会设立档案管理部门或者委员会，负责具体的档案管理工作。
同时，需要明确其他相关部门或人员在档案管理中的责任和义务。
4. 档案管理政策和流程档案管理制度应当包含档案管理的政策和流程，确保档案能够按照规定的程序进行管理。
其中，涉及到的具体内容包括：- 档案的创建和鉴定：明确档案的创建和鉴定标准，确保档案的真实性和可信度。
- 档案的分类和归档：制定档案的分类和归档规则，确保档案能够便于管理和检索。
- 档案的存储和保护：确定档案的存储方式和设施，并制定相应的保护措施，以防止档案的损坏和丢失。
- 档案的检索和利用：规定档案的检索和利用的方式和程序，确保档案能够方便地被相关人员获取和使用。
- 档案的销毁和移交：明确档案的销毁和移交程序，确保档案能够按照法律法规的规定进行处理。
三、档案管理流程1. 档案的创建和鉴定流程档案的创建和鉴定是档案管理的起点，它包括以下步骤：- 根据档案管理制度确定档案的创建标准和要求。
- 根据标准和要求，相关人员创建档案，并填写相关的鉴定表。
- 鉴定委员会对档案进行鉴定，并签署鉴定结果，确认档案的真实性和可信度。
2. 档案的分类和归档流程档案的分类和归档是为了便于档案的管理和检索，它包括以下步骤：- 根据档案管理制度确定档案的分类规则和要求。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、引言。
档案管理是组织内部管理的重要组成部分，它涉及到信息的收集、整理、保存和利用，对于保障组织信息安全、提高工作效率具有重要意义。
因此，建立健全的档案管理制度及流程显得尤为重要。
二、档案管理制度。
1. 制度的建立。
建立档案管理制度是组织档案管理工作的基础，其目的是为了规范、统一和保障档案管理工作的顺利进行。
制度的建立应当充分考虑组织的实际情况，明确档案管理的责任部门、管理范围、管理要求等内容，确保制度的可操作性和有效性。
2. 制度的执行。
制度的执行是保证档案管理工作顺利进行的关键环节。
各部门应当严格执行档案管理制度，确保档案的及时归档、整理和保管，避免档案丢失或损坏的情况发生。
同时，应当加强对档案管理人员的培训，提高其档案管理意识和专业水平。
三、档案管理流程。
1. 档案的收集。
档案的收集是档案管理工作的第一步，各部门应当按照规定的流程和要求，及时将产生的档案进行整理和归档。
同时，应当建立档案的登记和备案制度，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案的整理。
档案的整理是保证档案管理工作有序进行的重要环节，各部门应当按照规定的分类标准和整理要求，对档案进行分类、编号和整理，确保档案的易查性和可读性。
3. 档案的保管。
档案的保管是保证档案长期保存和利用的关键环节，各部门应当建立健全的档案保管制度，确保档案的安全、防火、防潮和防盗。
同时，应当定期对档案进行检查和整理，确保档案的完好无损。
4. 档案的利用。
档案的利用是档案管理工作的最终目的，各部门应当根据需要，合理利用档案，提高工作效率和服务质量。
同时，应当建立档案利用的申请和审批制度，确保档案的合理利用和安全保密。
四、结语。
建立健全的档案管理制度及流程，对于保障组织信息安全、提高工作效率具有重要意义。
各部门应当严格执行档案管理制度，加强档案管理人员的培训，不断完善档案管理流程，确保档案管理工作的顺利进行。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
档案管理制度及流程总则
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务国家、服务社会、服务单位的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，不得遗漏、损毁和伪造；2. 准确性原则：档案内容应当真实、准确，不得篡改、删减；3. 安全性原则：确保档案的物理安全和信息安全，防止档案的丢失、损毁和泄密；4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，提高档案的利用率；5. 规范性原则：档案管理工作应当规范化、制度化。
第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 贯彻执行国家档案法律法规和方针政策；2. 制定档案管理制度及流程，并组织实施；3. 组织开展档案的收集、整理、鉴定、统计等工作；4. 负责档案的保管、保护和修复工作；5. 提供档案的查阅、复制、咨询等服务；6. 对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度及流程的落实。
第六条各部门、各岗位应指定专人负责档案管理工作，协助档案管理部门开展工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，全面收集各类档案；2. 对收集的档案进行审查，确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 对收集的档案进行登记，建立档案登记簿。
第八条档案整理工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，对收集的档案进行分类；2. 对分类后的档案进行编目，建立档案目录；3. 对档案进行装订、编页、装盒等整理工作；4. 对整理好的档案进行质量检查，确保档案的整理质量。
第四章档案保管与保护第九条档案保管工作应当遵循以下要求：1. 按照档案保管要求，选择合适的档案保管场所；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完好；3. 对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等保护措施；4. 对重要档案进行备份，确保档案的备份安全。
档案管理制度的流程与规范
档案管理制度的流程与规范1. 档案管理制度的介绍档案管理制度是指为了科学、系统地管理和利用档案，保证档案的安全性、完整性和可访问性，制定的一系列制度和规范。
本文将介绍档案管理制度的流程与规范，以帮助组织建立健全的档案管理体系。
2. 档案管理流程2.1 档案收集与整理•确定档案收集范围：明确档案收集的范围，包括哪些文件需要收集作为档案。
•档案归档编目：对收集到的文件进行分类与编目，建立档案目录，方便查找与管理。
•档案整理与保管：整理文件、清除冗余信息，并按照规定的档案保管要求进行保管。
2.2 档案访问与利用•档案检索：建立档案索引系统，使用户可以按关键字或目录结构进行检索。
•档案借阅与传递：确定档案借阅的程序与规范，确保档案借阅的安全性与及时性。
•档案利用报告：统计档案利用情况，向上级报告档案利用情况和成果。
2.3 档案保护与安全•档案存储设施：确定档案存储设施的要求，包括温湿度、防火防水等要求。
•档案保护措施：制定档案保护的规定和措施，包括物理防护和信息安全防护。
•灾难防范与恢复：建立档案灾难防范与恢复机制，确保档案在突发灾害中的安全。
2.4 档案鉴定与审定•档案鉴定：对档案的真实性、合法性进行核查、确认和评估。
•档案审定：确定档案的保存期限和保密级别，并进行审批和签字。
3. 档案管理规范3.1 档案编目规范•文件编号：对每个文件进行编制唯一的编号，便于标识和检索。
•文件题名：准确、简明地描述文件的内容和性质。
•文件分类：按照一定的分类标准对文件进行分类，方便组织和管理。
•文件日期：记录文件的创建日期和修改日期，便于追溯操作历史。
3.2 档案存储规范•质量要求：存储设施要符合相关质量要求，确保档案的保存安全。
•温湿度要求：根据档案的种类和敏感程度确定合适的温湿度要求。
•防火防水要求：建立防火和防水设施，以保护档案免受火灾和水灾的损害。
•防尘防虫要求：采取措施保持档案室的清洁，预防尘埃和虫害的侵害。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程档案管理制度是指组织或机构为保障档案的安全、完整性和可追溯性而制定的一系列规章制度。
流程则是指档案管理制度的具体操作步骤和流程。
一、档案管理制度包括以下内容：1. 档案管理的目的和原则：明确档案管理的目的，如确保档案安全、提供信息支持等，并制定相应的管理原则，如合法性、权威性、一致性等。
2. 档案管理的组织机构和职责：明确档案管理的组织机构设置和职责分工，如设立档案管理部门或委派专人负责档案管理。
3. 档案的分类管理：制定档案分类的规则和标准，如按机构、部门、项目等分类，并明确不同分类档案的管理权限和责任。
4. 档案的采集和归档：规定档案的采集和归档流程，包括采集档案的时间、地点、方式等，以及档案的整理、验收、编号等操作。
5. 档案的保存期限和销毁：规定档案的保存期限，包括长期保存和定期销毁的档案，并明确销毁的程序和方法。
6. 档案的安全保密：制定档案的安全保密制度，包括档案的存放、传输、复制等环节的安全措施，以确保档案不被非法获取和篡改。
7. 档案的借阅和查询：规定档案借阅和查询的申请流程和条件，以及借阅期限、方式等，并明确档案借阅与使用的相关规定。
8. 档案的转移和交接：规定档案转移和交接的程序和要求，如档案的归档转移、机构变更时档案的移交等。
二、档案管理流程一般包括以下步骤：1. 档案采集：将组织机构的各类档案逐一整理、汇总，包括纸质档案、电子档案等。
2. 档案归档：按照规定的档案分类标准和归档流程，将档案进行整理、编目和编号，并存放于指定的档案库或存储设备中。
3. 档案管理：对已归档的档案进行全面管理，包括档案的安全、保存、借阅等，确保档案的完整性和可追溯性。
4. 档案借阅和查询：根据需要，对符合条件的使用人员提供档案借阅和查询服务，如填写借阅申请表、办理借阅手续等。
5. 档案转移和交接：当出现档案归档转移、机构变更等情况时，按照规定的程序和要求进行档案转移和交接。
6. 档案销毁：按照规定的档案保存期限和销毁流程，对过期或无需保留的档案进行销毁，包括纸质档案的销毁和电子档案的清除。
档案管理制度工作流程
一、前言档案是记录和反映单位工作、活动的重要资料，是单位历史、文化、科技、经济等方面的重要财富。
为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度工作流程。
二、组织机构及职责1. 档案管理部门：负责制定、实施和监督档案管理制度，组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作。
2. 档案管理员：负责具体实施档案管理工作，包括档案收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等。
3. 各部门：负责对本部门产生的档案进行收集、整理，按时报送档案管理部门。
三、档案管理制度工作流程1. 档案收集（1）各部门在产生档案时，应按照档案分类标准，对档案进行初步整理，确保档案的完整性和准确性。
（2）档案管理员定期对各部门报送的档案进行审核，对不符合要求的档案予以退回，要求重新整理。
（3）档案管理员对收集到的档案进行分类、编目，建立档案目录。
2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案进行分类、编目，确保档案的系统性、完整性和准确性。
（2）档案管理员对档案进行整理，包括：档案封面、目录、案卷、页码、卷内目录等。
（3）档案管理员对整理好的档案进行质量检查，确保档案整理质量。
3. 档案归档（1）档案管理员根据档案分类标准，将整理好的档案进行分类，建立档案库。
（2）档案管理员将档案按时间顺序排列，确保档案的有序性。
（3）档案管理员将档案归档，填写档案归档登记表。
4. 档案鉴定（1）档案管理员定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案予以销毁。
（2）档案管理员对鉴定后的档案进行分类，建立档案鉴定登记表。
5. 档案保管（1）档案管理员对档案进行分类存放，确保档案的安全。
（2）档案管理员定期检查档案库，确保档案库的安全。
（3）档案管理员对档案进行防潮、防霉、防虫、防火等措施，确保档案的完好。
6. 档案利用（1）档案管理员在接到档案查询申请后，及时提供档案。
（2）档案管理员对档案利用情况进行登记，确保档案的利用率。
（3）档案管理员对档案利用情况进行统计分析，为领导决策提供依据。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、档案管理制度1.档案管理政策：制定档案管理政策，明确档案管理的目标和原则。
这些政策应该包括档案管理的责任和义务，以及档案管理的基本要求和标准。
2.档案管理组织：成立档案管理部门或委员会，负责组织和实施档案管理工作。
该部门或委员会应该有专门的人员负责档案管理，并设立档案管理员的职位。
3.档案管理制度：制定相应的档案管理制度，明确档案的分类、编号、编目和归档的规定。
确保档案的完整性和一致性。
4.档案管理流程：建立档案管理的工作流程和标准操作程序。
包括档案的收集、整理、归档、保管、检索和销毁等环节的具体步骤和要求。
5.档案管理培训：为档案管理人员提供培训，提高他们的档案管理知识和技能。
确保他们能够有效地管理和利用档案。
6.档案管理质量保障：建立档案管理的质量保障体系，包括档案的质量控制和审核机制。
确保档案的准确性和可靠性。
7.档案管理安全：确保档案的保密性和安全性，采取合适的措施防止档案的丢失、损坏或滥用。
8.档案管理监督：建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行定期的检查和评估。
及时发现和解决问题。
二、档案管理流程1.档案收集：收集组织的各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。
确保档案的完整性和准确性。
2.档案整理：对档案进行分类、排序和清理。
确保档案的有序性和易用性。
3.档案编目：为档案建立目录和索引，方便查找和利用。
采用统一的编目规则和术语。
4.档案归档：将档案根据分类和编目的规则，按照一定的顺序进行归档。
确保档案的存放位置和顺序的一致性。
5.档案保管：将档案存放在专门的档案室或档案库中，采取适当的防潮、防火和防盗措施。
确保档案的安全性和完整性。
6.档案检索：根据用户的需求，对档案进行检索和提供服务。
提供档案复制、借阅和阅览等服务。
7.档案销毁：对无用的档案进行销毁和清理，确保保护档案的隐私和安全。
采取合适的销毁方式，如物理销毁或数字化销毁。
8.档案备份和恢复：定期对电子档案进行备份和存档，以防止档案的丢失和损坏。
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4.1.1 行政人事部文件 (1) 行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一 份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管 理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。
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薪酬报告涵盖︱ Region: 北京市 Beijing
上海市 Shanghai 广州市 Guangzhou
深圳市 Shenzhen 杭州市 Hangzhou
南京市 Nanjing 武汉市 Wuhan 成都市 Chengdu 重庆市 Chongqing
西安市 Xi'an 昆明市 Kunming
各类证书 招聘资料 劳动合同及附件 试用转正文件 各类人事通知单 奖惩文件 绩效评估报告 离职文件
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档案管理工作标准
任务 节 名称 点
任务程序、重点及标准
大连市 Dalian 济南市 Jinan 青岛市 Qingdao 沈阳市 Shenyang 长沙市 Chasha
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4.1.2 公司文件 包括百江投资及公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册 保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开 业务资料共享。 4.2 员工人事档案管理 4.2.1 行政人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。 4.2.2 行政人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 4.2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系 手续清单" 上签字，确认无遗留问题； 4.2.4 查阅员工人事档案应经行政人事部经理批准，并办理登记手续。档案管理人员
重点
即时 1 个工作日 1 个工作日
档案归档入库
标准
准确、合格、严密
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档案管理制度
节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1． 人力资源信息管理 1.1 为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工 作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2 内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、 考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才 市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争 对手的人才的信息收集情况。 1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1 公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、 历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表 会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1 一般文档管理
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档案管理工作流程图
单位名称
行政及人力资源部
流程名称
档案管理工作流程
层次
3
任务概要
员工档案管理工作
单位
总经理/分管领导
行政及人力资源部
员工
节点
A
B
C
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1 2
3
4 审批
5 6 7 8 9
开始
收集员工 人事材料
身份证明 学历学位证明
B4
1 个工作日
览表
档案 A4 报上级审核
1 个工作日
编号
将档案编号，并做出标识
1 个工作日
标识
重点
档案编号，并做出标识
标准
准确、合格、严密
程序
行政及人力资源部应定期或不定期收集员工 每月 1 次
资料
审核、分类、整理后查看是否符合要求 档案
B7 按资料内容进行归档 归档
B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 入库及人力资源部建立公司员工的人事档
案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资
B2
每月 1 次
格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他
1《个人简
材料等
材料
历》
C2 员工应积极提供材料
即时
收集
2、《相关材
统一装订
1 个工作日
料》
重点
材料收集
标准
真实、严密、完整
程序
编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一
和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 4.3 员工管理档案的管理 4.3.1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关 招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便 内部管理； 4.3.2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。员工终止 /解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存； 4.3.3 员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教 育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理； 4.3.4 员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工 作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容； 4.3.5 员工管理档案仅供公司内部使用。