合同档案管理制度
合同档案管理制度(精选)
合同档案管理制度(精选)甲方：____________________乙方：____________________鉴于甲方与乙方在业务合作中涉及到大量的合同档案管理，为确保双方权益，规范合同档案管理流程，特制定本合同档案管理制度。
第一条合同档案的定义1.1本制度所称合同档案，是指甲方与乙方在业务合作过程中形成的，具有法律效力、业务意义和历史价值的各类合同文件及相关资料。
第二条合同档案的管理原则2.1保密性：合同档案涉及商业秘密，双方应严格保密，未经对方同意，不得向第三方泄露。
2.2完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料。
2.3准确性：合同档案中的内容应真实、准确、完整地反映双方业务合作的事实。
2.4及时性：合同档案应及时归档，确保档案的时效性。
2.5可追溯性：合同档案应具备可追溯性，便于双方查阅、核对。
第三条合同档案的管理流程3.1合同签订：合同签订后，双方应将合同正本交由各自档案管理部门进行归档。
3.2合同履行：合同履行过程中产生的各类文件资料，应由相关业务部门及时提交档案管理部门进行归档。
3.3合同变更：合同变更时，应将变更协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.4合同解除：合同解除时，应将解除协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.5档案查阅：双方有权查阅合同档案，但需提前向对方档案管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。
第四条合同档案的保管期限4.1合同档案的保管期限自合同签订之日起计算，一般为五年。
根据业务需要，双方可协商延长或缩短保管期限。
4.2保管期限届满后，双方应协商确定档案的销毁方式。
如需销毁，应由双方共同派员监销。
第五条合同档案的电子化管理5.1双方可采用电子化管理合同档案，但应确保电子档案的真实性、完整性和安全性。
5.2电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的相关规定。
第六条违约责任6.1双方应严格遵守本合同档案管理制度，如一方违反规定，导致合同档案丢失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
合同档案管理管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同的档案管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗失、损坏或篡改。
2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，便于查阅和使用。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的保密性和安全性。
4. 规范性原则：严格按照法律法规和公司内部规定进行合同档案管理。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；3. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要等；4. 合同纠纷解决的相关文件。
第五条合同档案的归档要求：1. 合同档案应按照合同类别、年份、项目等进行分类编号；2. 合同档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成；3. 合同档案的归档应包括纸质档案和电子档案。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案柜中；2. 合同档案的保管人员应具备一定的法律知识和档案管理经验；3. 合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：1. 合同档案的使用应严格按照公司内部规定进行；2. 查阅合同档案需填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；3. 查阅合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密。
第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应按照国家有关规定执行，经公司领导批准后方可销毁。
第九条合同档案销毁前，应进行以下工作：1. 对合同档案进行核对，确保档案完整；2. 对合同档案进行整理，归档备查；3. 编制《合同档案销毁清单》，经相关部门负责人签字确认。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理和利用工作。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、分散利用的原则。
第四条单位应当设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）合同档案的收集范围包括：单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。
（二）合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。
（三）合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。
第六条合同档案的整理（一）合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。
（二）合同档案应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。
（三）合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档（一）合同档案归档应按照以下程序进行：1. 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。
2. 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。
3. 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。
（二）合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。
第八条合同档案的保管（一）合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
（二）合同档案应存放在专门的档案库房，库房应符合国家档案保管标准。
（三）合同档案保管期限应按照以下规定执行：1. 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。
2. 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。
合同档案管理制度
合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司合同的签订、履行、变更、解除及终止等环节产生的档案管理。
第三条合同档案管理应遵循完整性、真实性、准确性、及时性和保密性原则，确保公司合同档案的安全、有效利用。
第四条公司设立合同管理委员会，负责合同档案管理的组织、指导和监督工作。
合同管理委员会由公司法定代表人担任主任，相关部门负责人为成员。
第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订前，应充分调查、了解合同相对方的主体资格、信誉、履约能力等情况，并保存相关资料。
第六条合同签订过程中，合同承办部门应将合同文本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等相关材料及时整理、归档。
第七条合同履行过程中，合同承办部门应将履行凭证、验收报告、付款凭证、结算单据、验收证书、验收合格证明等相关材料及时整理、归档。
第八条合同变更、解除或终止的，合同承办部门应将变更、解除或终止的书面协议、通知等相关材料及时整理、归档。
第九条合同档案归档应按照合同类型、签订时间、对方主体等分类，编制目录，便于查询。
第十条合同档案归档应使用统一的档案保管用品，确保档案的完整、整洁。
第三章合同档案的保管与利用第十一条合同档案应存放于安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变的专用档案室或档案柜中。
第十二条合同档案的保管期限应根据合同类型、性质、法律法规等确定，至少应保存五年。
第十三条合同档案实行集中统一管理，合同承办部门需查阅、利用合同档案的，应向合同管理委员会提出申请，经批准后方可查阅。
第十四条查阅合同档案时，应遵循保密原则，不得泄露档案内容。
第十五条合同档案的借阅应严格控制，仅限于公司内部使用，不得外借。
确需外借的，应经合同管理委员会批准，并办理借阅手续。
第四章合同档案的移交与销毁第十六条合同承办部门人员离职时，应将手中持有的合同档案向合同管理委员会办理移交手续。
合同档案管理制度及职责
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。
第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。
第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。
第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。
第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据我国有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及与公司签订合同的各类档案管理活动。
第三条合同档案管理应当遵循统一领导、分级管理、集中保存、分散利用的原则。
第四条公司应设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）公司各部门在签订合同后，应将合同正本及副本送交合同档案管理部门归档。
（二）合同档案管理部门应定期对各部门的合同档案进行收集，确保档案的完整性。
（三）对涉及公司重要利益的合同，合同档案管理部门应进行重点收集。
第六条合同档案的整理（一）合同档案管理部门应对收集到的合同档案进行分类、编号，便于检索和管理。
（二）合同档案应按照合同类型、签订时间、合同主体等进行分类。
（三）合同档案管理部门应建立合同档案目录，详细记录合同档案的名称、编号、签订时间、合同主体等信息。
第七条合同档案的归档（一）合同档案管理部门应在合同签订后30日内完成合同档案的归档工作。
（二）合同档案归档时，应确保档案的完整性、准确性和安全性。
（三）合同档案归档后，应建立档案数据库，便于查询和利用。
第三章合同档案的保管与借阅第八条合同档案的保管（一）合同档案管理部门应设立专门的档案室，确保档案的安全、干燥、通风、防潮、防虫、防盗。
（二）合同档案管理部门应定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全。
（三）合同档案管理部门应建立合同档案保管制度，明确档案的保管期限、借阅权限等。
第九条合同档案的借阅（一）公司内部员工因工作需要，可以申请借阅合同档案。
（二）借阅合同档案应填写借阅申请表，经合同档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。
（三）借阅合同档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
（四）借阅合同档案应在规定时间内归还，如有特殊情况，可申请延期。
合同档案管理制度 合同档案的管理方法-目录版
合同档案管理制度合同档案的管理方法合同档案管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门及子公司签订的各类合同档案的管理。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）完整性：确保合同档案的齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料；（二）准确性：合同档案内容应真实、准确反映合同签订、履行及变更等情况；（三）安全性：合同档案应采取有效措施，防止丢失、损毁、被盗、泄露等情况发生；（四）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高工作效率。
第二章合同档案的管理职责第四条合同档案管理部门负责公司合同档案的统一管理和监督指导。
第五条各部门及子公司负责人对本部门合同档案管理工作负总责，指定专人负责合同档案的收集、整理、归档等工作。
第六条合同经办人应按照本制度要求，及时将合同相关资料提交给合同档案管理人员。
第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案收集范围包括：（一）合同签订前的谈判记录、往来函件、报价单等资料；（二）合同文本及其附件；（三）合同履行过程中的变更、解除、终止等相关资料；（四）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（五）其他与合同有关的资料。
第八条合同档案管理人员应对收集到的合同资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。
第四章合同档案的归档与保管第九条合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类归档，便于查询和利用。
第十条合同档案应采取纸质档案与电子档案相结合的方式保存，确保档案的安全性。
第十一条纸质合同档案应存放于专用档案柜中，并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
第十二条电子合同档案应存储于公司指定的服务器或云端，并定期进行备份。
第十三条合同档案的保管期限按照《中华人民共和国档案法》及公司相关规定执行。
第五章合同档案的利用与销毁第十四条合同档案的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自查阅、复制、外借合同档案。
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合同档案管理制度
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。
二、合同档案管理原则
1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同档案管理的移交
1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。