企业职工档案管理工作规定

企业职工档案管理工作规定

1.总则

1.1为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

1.2各部门证件、文件等资料由人事部统一保管，如果因工作需要必须保留的，须向总办提出书面申请，批准后交人事部登记备案。

1.3档案管理部门必须保留公司能力范围内的第一手资料。

1.4档案管理应按要求登记，建立目录。

1.5公司客户档案在转档交接时，交接双方应就档案的份数、内容核实无误后，签名确认。

1.6 接档人整理档案后，保证相关资料准确输入电脑并保存。

1.7客户档案输入电脑后，接档人负责按编号将档案分批入档保存。

1.8 管理人员应采取有效措施保证档案完全、完整、作好防盗、防水、防火、防虫。

1.9档案管理员必须严格按照公司保密制度做好保管工作，对出入库的档案进行仔细的清点和登记，严防档案丢失，非工作需要不得谈论档案内容。

1.10对所调档案应归还的应及时催交如有遗失，由调阅人员负责。

2.归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动

工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

3.档案分类：

A、证件类：各部门印鉴、营业执照、税务登记证等。

B、人事类：员工档案及应聘人员档案。

C、文件类：行政文件、会议记录、其它信息资料。

D、财会类：财务账本、报表、凭证等。

E、资产类：公司固定资产。

F、客户类：客户资料及档案、供应商资料及档案。

G、合同类：对外签署的一切合同、协议等。

H、其它类：不在上述范围之列，但具有保存价值的。

4.编制方法

4.1每一类档案建立一个台帐。

4.2具体编号为：类别+年份+日期+三位数字，如F20110708001，为2011年7月28日的第一号客户档案。人事部文件增加HR表示符。

4.3台帐按顺序编好目录，细节必须注册档案的具体内容存放地点等。

5.资料的收集与整理

5.1公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的三、六、九月和十二月为公司档案资料归档期。

5.2在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门主管应积极配合与支持。

5.3凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

5.4各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.5档案管理员根据公司的实际情况实施档案归档整理。

6.资料的分类与归档：公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

7.调档权力划分：①总经理：全部；②人事部主管：A、B、C、E、

G、H类；③财务部主：D、E、F、H类；④采购部经理：F、H类。

④营运部主管：F、H类。主管副总：B、C、F、G、H类；其他二级管理人员：本部门相关的权限范围内的各类。

8.调档程序

8.1各部门员工因工作需要调阅档案时，须填写《调档单》。

8.2因工作需要，公司的其他人员需调阅非密级档案时，需持本部门主管签批后的《调档单》至人事部申请，经人事部主管审批同意后，方可调阅。

8.3需要借出的各类档案必须在规定时间内归还。根据公司档案密级，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以调阅，但调阅时间不得超过4小时。秘密级档案的调阅必须由总经理或人事部主管批准。

8.4除总经理授权的正常业务外，任何A类的盖章，印鉴带出须总经理同意后方可执行。

8.5档案归还时，经档案管理人员核查无误，并于《调档单》填

注归还日期及签字确认后，既行归档。《调档单》作为档案的一部分永久性保存。

8.6总经理、部门主管调阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

8.7档案调阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

9.档案的销毁

9.1任何部门或个人非经允许、均无权随意销毁企业档案材料；

9.2若按公司规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可进行，一般内部档案，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事部主管批准后方可销毁。

9.3经批准销毁的公司档案，档案管理员要将销毁的档案资料认真填写、编制《销毁清单》，并将批准的《公司档案资料销毁审批表》归档，由专人监督销毁，《销毁清单》永久保存。

10.案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。