浅谈如何编写管理体系程序文件
质量管理体系文件编写说明
质量管理体系文件编写说明质量管理体系文件编写说明一、引言本文件旨在规范质量管理体系文件的编写，确保其内容准确完整。
质量管理体系文件是组织在实施质量管理体系过程中应编写的各类文件和记录，包括但不限于政策、目标、制度、程序、工作指导书、作业指导书、规范、检查记录等。
二、文件编写程序1.文件编写责任质量管理体系文件的编写由质量管理部门负责，相关部门配合提供必要的信息和支持。
2.文件编写程序（1）确定文件编写的目标和要求；（2）搜集相关信息和依据，包括法律法规、标准要求、技术规范等；（3）制定文件编写计划，并明确责任人和时间节点；（4）编写、审核、批准文件；（5）发布文件并进行培训宣贯；（6）实施文件并进行定期检查和评审；（7）对文件进行修订和更新。
三、文件编写内容1.质量管理体系概述（1）组织的质量管理体系的目的、范围、适用对象；（2）质量管理体系相关术语和定义；（3）质量管理体系的基本框架和结构。
2.质量管理体系文件目录列出质量管理体系文件的名称、版本、生效日期和修订记录，方便查询和管理。
3.质量方针和目标明确组织的质量方针和质量目标，体现对质量的承诺和追求。
4.质量管理职责（1）列出质量管理职责的分工，包括各级质量管理人员和相关部门的责任；（2）明确质量管理人员的权力和职责。
5.质量管理体系文件的控制（1）文件的版本控制和修改记录；（2）文件的发布和废止；（3）文件的分发和使用。
6.关键流程描述和程序（1）列出相关流程和程序的设计和实施要求；（2）明确各流程和程序的输入、输出和相互关系；（3）确定流程和程序的监控和改进措施。
7.工作指导书和作业指导书（1）编写各工作环节的作业指导书，明确工作的要求和步骤；（2）描述重要工作环节的关键控制点和风险点。
8.质量记录管理（1）列出需要记录的质量相关数据和信息；（2）明确记录的保存期限和管理要求。
四、附件本文档涉及的附件包括但不限于组织结构图、流程图、工作指导书范本等。
质量管理体系文件编写程序及要求
质量管理体系文件编写程序及要求一、引言质量管理体系文件是指组织在实施质量管理体系过程中所编写的各类文件，用于规范和指导组织的质量管理活动。
本文旨在提供质量管理体系文件编写的程序及要求，以确保文件的准确性、完整性和一致性，从而有效支持组织的质量管理体系。
二、程序1. 制定编写程序制定质量管理体系文件编写程序，明确编写文件的流程和责任。
程序应包括以下步骤：1.1 确定编写文件的需求和范围；1.2 确定文件编写的责任部门或人员；1.3 制定编写文件的时间计划；1.4 确定文件的审核和批准程序；1.5 确定文件的发布和变更控制程序。
2. 确定文件类型及命名规则根据质量管理体系的需求，确定需要编写的文件类型，并制定相应的命名规则。
常见的文件类型包括但不限于：质量手册、程序文件、工作指导书、作业指导书、记录表等。
命名规则应简明清晰，便于文件的识别和检索。
3. 编写文件内容根据质量管理体系的要求，编写文件的内容。
文件内容应包括但不限于以下要素：3.1 文件的标题和编号；3.2 文件的目的和适用范围；3.3 文件的引言和背景介绍；3.4 文件的主体内容，包括具体的要求、步骤、流程等；3.5 文件的附录，包括相关的图表、表格、示例等；3.6 文件的审核和批准部门或人员；3.7 文件的生效日期和版本号；3.8 文件的变更记录。
4. 文件的审核和批准编写完成后，应进行文件的审核和批准。
审核人员应对文件进行全面的审查，确保文件内容准确、合理、可操作。
批准人员应根据审核结果，决定是否批准文件的发布。
5. 文件的发布和变更控制经批准后，文件应按照规定的程序进行发布。
发布时，应确保文件的传达到相关部门或人员，并进行必要的培训和说明。
对于文件的变更，应制定相应的变更控制程序，确保变更的及时性和有效性。
三、要求1. 文件的准确性质量管理体系文件应准确反映组织的质量管理要求和实践，确保文件内容与实际操作相符。
编写文件时，应充分了解相关要求和流程，并进行必要的验证和确认。
体系文件编写的步骤与技巧范本
体系文件编写的步骤与技巧范本编写体系文件是一项重要且复杂的工作，它需要清晰的结构、准确的表达和详尽的内容。
在编写体系文件时，以下是一些步骤和技巧范本，可帮助您完成这一任务。
第一步：确定文件的目的和范围- 确定文件的目的，即希望读者从文件中获得什么信息。
- 确定文件的范围，即文件所涵盖的主题和内容的边界。
技巧范本：本文将介绍公司的行政管理体系，涵盖组织结构、职责分工、部门设置、决策流程等方面的内容。
第二步：收集和整理相关信息- 收集与目的和范围相关的信息，包括现有文档、数据和专家意见。
- 整理信息并进行分类和归档，以便于后续的编写和分析。
技巧范本：通过与相关部门和人员的交流，收集关于公司行政管理体系的信息，并将其整理到一个文件夹中，以备后续使用。
第三步：制定一个清晰的大纲- 根据目的和范围，制定一个清晰的大纲，以指导文件的编写。
- 在大纲中列出需要涵盖的主要主题和内容，并按逻辑顺序进行排序。
技巧范本：根据收集到的信息，制定一个清晰的大纲，包括以下主题：1.公司组织结构；2.职责分工；3.部门设置；4.决策流程。
第四步：逐个主题进行详细写作- 根据大纲的顺序，逐个主题进行详细写作。
- 在每个主题中，提供准确和详尽的信息，以便读者理解和应用。
技巧范本：1. 公司组织结构- 描述公司的整体组织结构，包括高管团队和各部门。
- 说明各部门之间的关系和沟通渠道。
- 提供一个组织结构图，以更清晰地展示关系。
2. 职责分工- 列出各个职位的职责和权限。
- 说明各个职位之间的协作和合作关系。
- 强调各个职位的核心职责和目标。
3. 部门设置- 介绍各个部门的职能和作用。
- 说明各个部门的组织架构和人员编制。
- 提供各个部门的联系方式和负责人信息。
4. 决策流程- 描述公司的决策流程，包括决策的层级和决策的流程。
- 解释决策所遵循的原则和指导方针。
- 提供决策流程图，以更清晰地展示流程。
第五步：审查和修改- 在完成初稿后，对文件进行审查和修改。
体系文件编写方法
体系文件编写方法体系文件是组织或企业建立和贯彻管理体系的基础文档，它记录了体系的目标、范围、要求、程序等内容，对于组织或企业的正常运转和发展具有重要意义。
以下是体系文件的编写方法。
1.明确编写目的和主题在编写体系文件之前，需要明确编写的目的和主题。
目的是指编写该体系文件的原因和意义，主题是指该体系文件所涉及的内容和范围。
明确目的和主题有助于编写者把握整体思路和重点，提高编写质量和效率。
2.收集相关信息在编写体系文件之前，需要收集相关信息。
这些信息包括但不限于法律法规、标准规范、组织内部流程、历史数据等。
收集信息有助于编写者对相关要求和实际情况进行深入了解，为编写体系文件提供依据和参考。
3.制定编写计划在收集了相关信息之后，需要制定一个详细的编写计划。
编写计划应包括起止时间、分工责任、编写方式等内容。
制定编写计划有助于确保编写工作的有序进行，提高编写效率。
4.确定体系文件结构与格式在开始编写体系文件之前，需要确定体系文件的结构与格式。
体系文件的结构应该清晰明了，可以分为以下几个部分：前言、引言、目的、范围、术语和定义、体系文件体系、体系文件编制指南、参考文件、附录、修改记录等。
体系文件的格式应该符合组织或企业的规范要求，包括字体、字号、标题层次、页眉页脚等。
确定了结构与格式后，编写者可以更加方便地组织和编写内容。
5.编写内容在编写体系文件时，需要根据编写计划和确定的结构与格式，按照逻辑顺序逐一编写各个章节和内容。
编写内容时需要注意以下几点：（1）简明扼要：体系文件应尽量简明扼要，避免冗长和重复。
（2）逻辑严谨：体系文件的章节和内容应该遵循一定的逻辑顺序，确保条理清晰。
（3）确保准确性：体系文件的内容应该准确无误，对各种要求和流程进行准确描述。
6.审查与修订在编写完成体系文件后，需要进行审查与修订。
审查应该由专门人员或团队进行，包括内容审查和语言审查。
修订时需要根据审查意见进行修改和调整，确保体系文件的质量和准确性。
浅谈实验室管理体系文件的编写与应用
浅谈实验室管理体系文件的编写与应用一、实验室管理体系的建立目前，国际通行的实验室认可准则是ISO/IEC17025：2005《检测和校准实验室能力的通用要求》，按照该准则要求，需将管理要素和技术要素融入到实验室的实际工作系统中，编制体系文件，以指导实验室的工作，确保一切活动有章可循，有据可查。
以下选取文件的编写、内部审核及人力资源的管理这三个方面的内容进行具体说明。
(一)文件的编写首先，对实验室全体人员进行认可准则知识培训，这是前提。
可以采取“请进来和走出去”的方式，进行系统的培训，让员工掌握和了解认可准则中的有关要求。
另外，还要对认可机构的有关认可要求进行培训。
第二步，全员参与，分工编写。
质量负责人根据建立质量体系的筹备计划，给出统一格式，包括文件名称、类型、编码、编写依据、发放范围、编写目的有要点等。
此外，在审核文件时要注意质量手册内容是否覆盖了认可准则的全部要素，每个程序文件是否与认可准则中的有关要素相一致。
（二）有效进行内部审核实验室内部质量管理体系审核简称内审，它能动态显示质量体系的运行状况，是实验室自我审核、自我约束、自我完善的一种系统性的活动，是保证质量体系更加有效运作的重要手段，故内审要注意以下几个方面：1.明确内审目的、范围和依据内审目的是验证实验室所制定的质量体系的符合性、有效性和适合性，通过自我诊断的方式来发现问题并分析问题产生的原因，从而解决问题，并防止同类问题再次发生，使质量体系不断得到改进和完善。
作为产品实验室和计量实验室来说，要根据专业的特点，制定相应内审计划和检查表。
成立的内审小组，要根据专业特长，明确分工，相互协助。
2.开好首末次会议首次会议是实施内审工作的开端，是审核组全体成员与受审方有关人员共同参加的会议。
内审工作的成败，关键在于实验室人员对内审工作的认识、理解和相互配合支持的程度，所以要利用首次会议统一思想，详细陈述内审目的、范围及依据，澄清有关问题。
末次会议则是通报内审情况，统一思想和认识，做好纠正措施的落实和跟踪验证工作。
质量管理程序文件的编写
质量管理程序文件的编写第一篇：质量管理程序文件的编写浅谈质量管理体系程序文件的编写本文论述了质量管理程序文件的概念和作用，明确质量管理体系程序文件的编写原则和要求，澄清了对质量管理体系程序文件的误解，对编写质量管理体系程序文件提出建议。
关键词质量管理体系程序概念作用原则要求建议随着国内企业的进一步对外开放，与国企业的进一步合作，使得竞争以更加激励的态势展开，企业的发展和经营面临着极其复杂的局面，目前国内企业普遍存在质量管理水平较低，管理规程缺乏，过程控制薄弱、流程接口不畅，生产效率低，产品质量差、管理责任不清，员工质量意识不强，激励机制不健全，运营成本增大，安全事故频发，顾客满意率不高等问题，给企业的发展带来了严峻的挑战。
面对发展压力、竞争压力，如果在思想观念上仍然抱残守缺，死守旧套套、老框框，在激烈的市场竞争中旧可能坐失良机贻误发展。
一个企业的兴衰成败“三分在技术，七分在管理。
”未来的市场竞争是管理的竞争，而管理竞争的核心表现为产品质量、服务质量的竞争，因此，建立和推行质量管理体系，是企业外塑形象，内强素质，规范管理，完善机制，提升核心竞争力的迫切需要和必然选择。
1 质量管理体系的概念和作用 1.1 质量管理体系的概念质量管理体系是企业内部建立的、为实现质量目标所必需的、系统的质量管理模式，是组织的一项战略决策。
它将资源与过程结合，以过程管理方法进行的系统管理，根据企业特点选用若干体系要素加以组合，一般包括管理活动、资源提供、产品实现以及测量、分析与改进活动相关的过程组成，可以理解为涵盖了从确定顾客需求、设计研制、生产、检验、销售、交付之前全过程的策划、实施、监控、纠正与改进活动的要求，一般以文件化的方式下发，成为组织内部质量管理工作的要求。
质量管理体系程序文件是描述企业质量管理体系的一套文件，是企业建立和保持开展质量管理和质量保证工作的重要基础，是质量管理体系审核和质量管理体系认证的重要依据。
体系文件编写的步骤与技巧
体系文件编写的步骤与技巧体系文件编写是一个重要的工作，在组织内部具有指导作用，有助于个人和团队的工作效率提高。
下面是体系文件编写的步骤和技巧。
一、步骤1.明确编写目标：在开始编写体系文件之前，需要明确编写的目标和用途。
例如，是为了规范某个流程，还是为了向新员工介绍相关事项。
明确目标可以帮助编写者更好地组织材料和确定要包含的内容。
2.收集资料：在编写体系文件之前，需要收集相关资料和信息。
这些信息可以来自组织内部的文件、政策和流程，也可以来自外部的法规和标准。
收集资料的过程中，可以进行整理和分类，以便后续的编写工作。
3.确定编写结构：在收集资料之后，需要确定体系文件的编写结构。
例如，可以按照目录结构进行编写，或者按照不同的章节和段落进行编写。
确定结构可以帮助编写者更好地组织内容，使得读者可以更容易地理解。
4.编写正文：在确定了编写结构之后，可以开始编写正文。
正文应该简洁明了，重点突出，避免使用复杂的词汇和长句。
同时，需要注意语法和拼写错误，确保文档的质量和可读性。
5.审查和修改：在编写完成正文之后，需要进行审查和修改。
可以请其他人对文档进行审阅，提出修改意见。
审阅和修改的目的是确保文档的准确性和清晰度，同时也可以检查文档是否符合法规和标准要求。
6.发布和更新：在完成审阅和修改之后，可以将文档发布给需要的人员或者团队。
发布文档可以使用适当的渠道，例如邮件、内部网站等。
另外，体系文件需要经常更新，以确保内容的及时性和适用性。
二、技巧1.简化语言：体系文件编写应尽量使用简明、清晰、明了的语言。
避免使用过于专业化或复杂的词汇和术语，以免给读者造成困扰。
可以采用通俗易懂的措辞，通过简单的句子和段落来表达意思。
2.突出重点：重要的信息和条款应该在文档中突出显示。
可以使用加粗、下划线、颜色等方式来强调关键词和重点内容。
突出重点可以帮助读者更好地理解和记忆相关事项。
3.使用示例和案例：在编写体系文件的过程中，可以使用示例和案例来帮助读者更好地理解和应用。
体系文件编写的步骤与技巧模版
体系文件编写的步骤与技巧模版体系文件是指对一个系统、组织或流程进行详细描述和规范的文档。
体系文件的编写需要经过一定的步骤和遵循一定的技巧，以确保准确、全面地记录各项要求和规范。
下面是体系文件编写的一般步骤与技巧模版，供参考：一、确定编写的体系文件类型1. 根据具体需求和目的确定体系文件的类型，例如质量管理体系文件、环境管理体系文件、信息安全管理体系文件等。
二、收集相关信息1. 收集与编写对象相关的文档和资料，例如流程图、标准规范、政策文件等。
2. 分析并整理收集到的信息，将其分类并进行归纳总结。
三、明确体系文件的结构和内容1. 根据体系文件的类型和目标，确定体系文件的结构和内容，并进行详细的规划和设计。
2. 列出体系文件的各个部分和章节，明确每个部分和章节的内容和目的。
四、编写体系文件1. 根据体系文件的结构和内容，逐步编写各个部分和章节。
2. 编写体系文件时，要遵循清晰、简洁、准确的原则，确保表达的完整性和一致性。
3. 使用明确、权威的语言，避免使用模糊、含糊不清的词句，以减少歧义和误解。
4. 在编写体系文件时，要考虑到读者的背景和知识水平，尽量避免使用过于专业化的语言和术语。
五、审核和修改体系文件1. 由专业人员或团队对编写完成的体系文件进行审核，确保其准确、完整和合理。
2. 审核时要注重对文档内容的一致性、逻辑性和可实施性的评估。
3. 根据审核结果进行修改和完善，确保体系文件的质量和实用性。
六、发布和实施体系文件1. 将经过审核和修改的体系文件进行正式发布，并通知相关人员。
2. 面对相关人员进行必要的培训，确保他们能够正确理解和使用体系文件。
3. 配合体系文件的实施，对相关人员进行监督和指导，及时解决出现的问题和疑问。
七、更新和维护体系文件1. 对于需要经常变更的体系文件，建立相应的变更管理制度，确保体系文件的实效性。
2. 定期进行体系文件的评估和更新，及时修订和完善体系文件。
3. 随着系统或流程的改进和优化，对体系文件进行相应的调整和更新。
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浅谈如何编写管理体系程序文件
作者：杜艳宏叶春明
来源：《管理观察》2011年第35期
摘要：本文主要介绍了管理体系中程序文件的作用、并根据平日的工作经验，总结归纳了程序文件的编写步骤，编写方法和编写要领。
关键词：程序文件编写步骤编写要领编写方法金字塔流程图
0.程序文件的定义及作用
管理体系通常包括管理手册、程序文件、作业指导书和表单记录等，程序文件是管理手册的支持性文件，是组织的管理体系的基础文件，是管理体系策划的内容之一，程序文件的内容通常包括活动的范围、职责、程序方法，即所谓的5W1H，文件应回答为什么做（Why），做什么（What），谁来做（Who），何时做（When），何处做（Where）以及如何做（How）的问题。
程序文件的作用通常包括以下：
（1）程序文件是管理手册的支持性、基础性文件，是管理体系策划的内容之一；
（2）程序文件是组织正式发布的文件，具有约束力。
应用程序文件能使管理规范化、系统化；
（3）执行程序文件，能恰当而连续地使各项管理活动处于受控状态；
（4）程序文件可作为验证、审核管理活动的依据；
1.程序文件的编写步骤
1.1. 调研文件大体内容
程序文件编写前需要调研文件所包含的内容，主要包括：
（1）该过程应该包括哪些活动，各活动的相互关系，或者先后顺序是什么；
（2）各活动的输入是什么，输出是什么；
（3）各活动所涉及的部门有哪些，职责分别是什么；
（4）各活动所涉及的主要客户是谁，客户有何特殊要求；
（5）哪些法律法规对此过程有要求，有无遗漏；
（6）行业内的最佳实践是什么等。
1.2. 起草编写
按照“谁负责谁来写”的原则，由该活动过程的主要责任部门的主要负责人主持编写，可以由熟悉该过程的人员执笔编制程序文件。
1.3. 审议批准
文件编写的过程中需要进行反复讨论修改，参与人员为该文件所涉及的所有相关部门负责人，重点讨论文件是否实现了所设定的目的，各相关责任部门在执行程序过程中的职责分配及界定是否清晰，以及对于接口关系理解是否一致，对引用文件、所设计的记录等方面进行验证是否合理，且文件最终要得到相关权限人员的批准。
2.程序文件的编写方法
2.1. 金字塔写作法
金字塔写作法的思维顺序从最底部的层次开始，句子间按某种逻辑顺序组织成段落，将段落组织成章节，将章节组织成文章，金字塔最顶部是全文的思想。
每篇文章的结构必定只支持一个思想，在其之下的思想越往下越详细，并且都对希望表达的主题思想起着解释和支持的作用。
金子塔思想观点遵循三个原则：
（1）每一层次的思想观点必须是低一层次思想观点的概括；
（2）每一组的思想观点必须在逻辑上属于同一范畴；
（3）每一组的思想观点必须符合逻辑顺序。
金字塔写作法是规范性文件编写的最常见的工具，运用金字塔法，能够使段落以及整个文件全篇具有条理性，编写时的要点包括以下：
（1）动笔之前要构建思路，一定要围绕主体和宗旨展开；
（2）小标题及主题句，尽可能多用汉语言的特色，在结构上和平仄押韵上保持一致；
（3）上下层之间的关系要明确，不能错位；
（4）同层之间要体现逻辑关系，是从上到下，还是从里到外？是时间序列，还是因果关系？即便是看似没有关系，纯粹的并列关系，也要根据重要性程度进行区分，以便读者在阅读时思路清晰。
3.程序文件的编写要领
3.1过程为序，步步为营
程序文件的展开，应以过程发展的先后为顺序逐渐铺开。
拟制写作提纲时，各个部分要有序地列出来，仔细斟酌其先后和彼此的关系。
每一个部分也都应该依次写好，理清关系，彻底控制，不留下“虚焊”的部位。
切忌罗列条款，东拉西扯，以虚代实。
3.2. 环环相扣，刻意制衡
程序文件中往往涉及若干相关责任部门，这些部门彼此之间，往往存在着接受关系、因果关系、控制关系和服务关系。
首先必须明确和确定其关系，其次要理顺其主次和顺序关系，然后把这些关系安排成“责任环”，环环相扣，谁都不能例外。
在安排“责任环”时，还必须让环上的相关部门互相制约，互相监督，互相促进，达到平衡。
尽可能避免单向的制约。
要处心积虑实现制衡。
应该注意的是，没有制衡的控制是不完善，容易发生扯皮。
另一方面，处置不当的制衡也是不完善的，也容易发生扯皮。
这就要在实现制衡时，职责明确，交接条件清晰，判断符合性的准则严谨以及有效的闭环方法。
3.3. 上下对口，一脉相承
上下对口，就是要求程序文件能够做到：上对标准和管理手册，下对作业指导文件和记录，上下对口，一脉相承。
所谓对口，就是从形式到方针、目标以及具体安排和原则规定，不可以自相矛盾或无法互相印证。
3.4. 数据说话，定量描述
程序文件中涉及数量的描述，必须尽可能加以量化，并且要体现“可检查性”，尽可能采用监视和测量手段，用数据说话。
不可使用“可能”、“大概”、“大约”等模糊语言。
3.5. 当说则说，说到写到
管理体系文件，实质是“写所说”，该说的一定要说到，说到的一定要写到。
这个“说”是根据标准要求和组织的实际情况之策划和构想的结果。
3.6. 语言准确，简洁明快
程序文件必须保证语言准确，表述简练易懂。
4.结语
程序文件编写质量的好坏对管理体系运行的质量起着至关重要的作用，只有表达充分、适宜性强、可操作性强、符合标准的程序文件才具有真正的指导意义。
希望本文中总结的方法能够对读者在编写程序文件时起到一定的帮助作用。
◆
教育部人文社会科学规划基金项目（10YJA630187)，上海市教育委员会科研创新项目( 12ZS133)。
参考文献：
[1]王希曾.ISO9901 ISO14001 OHSAS18001一体化管理体系文件编写技法[M].北京：中国计量出版社，2004.4
[2]杨德生、光耀华.ISO9901 ISO14001 OHSAS18001一体化管理体系及内审员培训教程第三版[M].北京：中国标准出版社，2009.5。