高级秘书办公自动化知识：文本编辑
文秘办公必须掌握的电脑技巧
文秘办公必须掌握的电脑技巧秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
以下是小编专门为文秘专业准备的文档信息，希望可以帮到你更好的展开文秘工作。
一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
《办公自动化高级文秘教程与上机指导》第10课：成为Word排版高手
创建页眉和页脚
（1）进入页眉和页脚视图模式； ）进入页眉和页脚视图模式； 选择视图——页眉和页脚； 页眉和页脚； 选择视图 页眉和页脚 （2）创建页眉和页脚 ； ） （3）设置页眉的分隔线 ； ） （4）在页眉和页脚中创建文档背景 ； ）
/webnew/
/webnew/
设置纸张尺寸和方向
选择文件——页面设置； 选择文件 页面设置； 页面设置 （1）设置纸张大小； ） ； （2）设置纸张方向；（纵向和横向） ）
/webnew边距 ； ）
/webnew/
为文档分节
1、文档中节的作用 ； 、 2、插入分节符 ； 、 3、分节后的页面设置 ； 、 4、分节后的页码编号 ； 、
/webnew/
插入分节符
（1）下一页； ）下一页； （2）连续； ）连续； （3）奇数页； ）奇数页； （4）偶数页； ）偶数页；
/webnew/
设置每页的字数
（1）每行； ）每行； （2）跨度； ）跨度； （3）每页； ）每页； （4）栏数； ）栏数；
/webnew/
小结
页面设置是文档的重要排版操作， 页面设置是文档的重要排版操作，它反映的是文档中 具有相同内容、格式的设置， 具有相同内容、格式的设置，而且是页面格式化的 主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式 主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、 的设置。这一小节，用户将学会： 的设置。这一小节，用户将学会： 1、设置纸张尺寸和方向 ； 2、设置页边距 ； 3、设置每页的字数 ； 、 4、添加页面边框 ； 、
/webnew/
打印文档
1、设置打印选项 ； 、 2、打印和管理打印进程 ； 、
/webnew/
小结
对文章或书籍进行排版， 对文章或书籍进行排版，是为了得到一个较美 观的打印效果， 观的打印效果，所以排版与打印是密不可分 在打印前应先预览一下效果， 的。在打印前应先预览一下效果，并且先打 印一页，看一下效果。然后， 印一页，看一下效果。然后，才开始正式打 也可以在打印预览视图下， 印。也可以在打印预览视图下，查看要打印 的文档。通过学习这一小节的内容， 的文档。通过学习这一小节的内容，可以掌 握： 1、设置文档的打印选项 ； 、 2、打印文档和管理打印进程 ； 、
word高级办公自动化基本技能介绍
格式化文档
总结词
格式化文档是提升Word文档视觉效果的关键步骤，包括字体 、段落、页面等格式的设置。
详细描述
用户可以根据需要调整字体、字行页面背景、 页边距等页面格式的设置，使文档更加美观和专业。
Word中的查找和替换功能可以帮 助用户快速找到并替换特定内容 。
通配符查找
使用通配符可以查找具有特定格式 的文本，如查找所有数字或字母。
查找和替换格式
用户可以查找并替换特定格式的文 本，如字体、颜色、段落格式等。
04
CATALOGUE
Word与其他软件的协同工作
与Excel的协同工作
导入Excel数据
图片的插入与编辑
总结词
学会在Word文档中插入图片，并进行缩放、裁剪、设置格式等编辑操作。
详细描述
在Word中插入图片，可以通过点击“插入”菜单，选择“图片”选项，然后从文件或剪贴板中选择 所需的图片。插入图片后，可以通过拖动图片的边角来缩放图片大小，使用裁剪工具对图片进行裁剪 ，还可以设置图片的亮度和对比度、添加边框或阴影效果等。
样式和模板的使用
样式
Word中的样式是一组格式 设置，可以应用于段落、 标题等。通过使用样式， 可以快速统一文档格式。
模板
模板是预先设置好格式的 文档，用户可以根据需要 修改和使用模板，提高工 作效率。
自定义样式
用户可以根据需要自定义 样式，以满足特定文档格 式要求。
查找和替换功能的高级应用
查找和替换
链接Excel文件
在Word中可以直接插入Excel数据， 并保留原有格式和计算结果。
精品文档-最新高级文秘与办公自动化(王法能)-第7章
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.7 【查找和替换】对话框(查找选项卡)
第七章 Word文字处理与办公实践
2) 替换 替换和查找的操作方法基本相同： (1) 单击菜单【编辑】→【替换】命令，或按下Ctrl+H组 合键，弹出如图7.8所示的【查找和替换】对话框。
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.8 【查找和替换】对话框(替换选项卡)
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.3 Word的窗口
第七章 Word文字处理与办公实践
窗口中各组成部分的名称及功能如下： (1) 标题栏。 (2) 菜单栏。 (3) 常用工具栏：包含常用命令的快速执行按钮，单击即 可执行这些命令，如图7.4所示。
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.4 常用工具栏
第七章 Word文字处理与办公实践
图7.19 输入文档窗口
图7.20 保存“守株待兔”文档步骤
第七章 Word文字处理与办公实践
(2) 设置标题文字“守株待兔”的字体为黑体，字形为加 粗，字号为小二，字体颜色为蓝色，并使用空心效果，字符间 距加宽3磅，对齐方式为居中。
① 选择菜单【格式】→【字体】命令，出现如图7.21所 示的【字体】对话框。
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.11 【查找和替换】对话框
第七章 Word文字处理与办公实践 图7.12 【查找和替换】对话框
办公自动化——文字处理基础
办公自动化——文字处理基础引言办公自动化是指将现代化的计算机技术应用于办公工作中，通过自动化处理，提高工作效率和质量。
在办公自动化中，文字处理是一项基础且重要的任务。
文字处理通过应用软件对办公文档进行编辑、格式化和排版等处理，使得文档的创建和修改更加方便快捷。
本文将介绍办公自动化中的文字处理基础知识。
文字处理软件文字处理软件是办公自动化中最常用的工具之一，它提供了丰富的功能和工具，使得用户能够轻松地创建、编辑和格式化文档。
常用的文字处理软件包括 Microsoft Word、Google Docs 和 Apache OpenOffice Writer 等。
Microsoft WordMicrosoft Word 是目前最流行的文字处理软件之一，它提供了强大的编辑和格式化功能。
用户可以使用 Word 创建各种类型的文档，包括简历、报告、信函等。
Word 提供了丰富的样式和模板，用户可以根据需要选择并应用到自己的文档中。
除了基本的文字编辑功能之外，Word 还提供了更高级的功能，如目录、参考文献管理、插入图表和公式等。
它还支持协作编辑，多人可以同时对文档进行编辑和注释。
Google DocsGoogle Docs 是一款基于云计算的文字处理软件，它允许用户在任何地方、任何设备上创建和编辑文档，并且实时保存到云端。
用户只需要一个 Google 账号就可以免费使用 Google Docs。
Google Docs 提供了与Microsoft Word 类似的功能，包括文字编辑、格式化、插入图表和链接、分享和协作等。
用户可以通过邀请他人共享文档，并一起编辑和评论。
Apache OpenOffice WriterApache OpenOffice 是一套开源的办公自动化软件套件，其中的Writer 是一个功能强大的文字处理软件。
Writer 提供了丰富的格式化功能，使用户能够创建专业的文档。
与其他文字处理软件类似，Writer 也支持常见的功能，如文字编辑、插入图表和表格、设置页眉和页脚等。
秘书需要掌握哪些办公软件技能
秘书需要掌握哪些办公软件技能在当今数字化办公的时代，秘书作为企业或组织中重要的行政支持角色，需要熟练掌握一系列办公软件技能，以高效地完成各项工作任务，提升工作效率和质量。
以下是秘书需要重点掌握的一些办公软件技能。
一、文字处理软件文字处理软件是秘书日常工作中最常用的工具之一，如 Microsoft Word 或 WPS 文字。
熟练掌握这些软件的以下功能至关重要：1、文档排版能够设置字体、字号、颜色、加粗、倾斜、下划线等格式，调整段落间距、行距、缩进等，使文档美观、规范。
还应熟练使用项目符号和编号、页眉页脚、页码等功能。
2、表格制作能创建和编辑表格，包括调整表格大小、合并与拆分单元格、设置边框和底纹等。
在处理数据较多的文档时，表格的运用能使内容更清晰、有条理。
3、图片和图形插入可以插入图片、图表、形状等，并对其进行大小调整、位置移动、环绕方式设置等操作，增强文档的可视化效果。
4、查找与替换快速查找特定的文字、格式，并进行替换，大大提高编辑效率。
5、文档保护和修订根据需要对文档进行加密保护，限制编辑权限。
同时，能熟练使用修订模式，方便与他人协作修改文档。
二、电子表格软件电子表格软件如 Microsoft Excel 或 WPS 表格在数据处理和分析方面发挥着重要作用：1、数据输入与格式设置准确快速地输入数据，并能设置数据类型（如数字、文本、日期等）、对齐方式、字体和颜色等。
2、公式和函数掌握常用的数学、统计、文本等函数，如 SUM（求和）、AVERAGE（平均值）、COUNT（计数）、VLOOKUP（查找引用）等，进行数据计算和分析。
3、数据排序与筛选能够按照特定的列对数据进行升序或降序排列，以及根据条件筛选出所需的数据，以便快速获取关键信息。
4、图表制作将数据转化为直观的图表，如柱状图、折线图、饼图等，更清晰地展示数据趋势和关系。
5、数据透视表这是一项强大的数据分析工具，能快速汇总、分析大量数据，从不同角度查看数据。
秘书三级第二章考点：办公自动化.doc
秘书三级第二章考点：办公自动化2018年秘书三级第二章考点：办公自动化重点掌握：·了解计算机硬件的分类、结构和功能·会使用WINDOWSXP操作系统·熟练就用OFFICE办公软件WORD、EXCLE、POWERPOINT 进行文字处理，表格加工，多媒体演示等;·了解计算机网络的基础第一节计算机基础知识一个完整的计算机系统包括硬件(hardware)系统和软件(software)系统一、硬件系统：指一台计算机的各种物理设备1、CPU：控制器用于控制整个计算机自动、连续和协调的完成一条条指令，运算器完成对信息的加工和处理CPU的性能指标：主频(即计算机的时钟频率)、字长(指计算机能够直接处理的二进制数据的位数)2、内存储器：容量小，但速度快，直接影响计算机的运行速度随机存储器(RandomAccessMemory,RAM)：可以任意读写、存放正在执行的程序代码和临时的数据。
只读存储器(ReadOnlyMemory,ROM)：无法写入，只能读取。
存放系统程序和数据等。
存诸器容量指：所能存放的字节数(每单元存放8位二进制数，称为一字节B)用KB、MB、GB表示。
1KB=2#10B=1024B1MB=2#20B=1024KB1GB=2#30B=1024MB3、外存储器：存取速度慢，容量大，用于存放大量暂时不用的数据和程序。
硬盘：容易大，存取速度快;注意事项：保护0磁道正在读写文件时不能关掉电源注意防尘、防震定期整理硬盘、以提高读写速度防止病毒对硬盘的破坏软盘：3.5英寸，1.44MB，速度慢，容量小，但可装可卸，携带便利光盘：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入性光盘和可擦写光盘。
其它移动存储设备：U盘和移动硬盘等例：2004年11月三级：多媒体微型计算机系统中的CD-ROM是指(B)。
(A)只读U盘(B)只读光盘(C)只读硬盘(D)只读大容量软盘例：2003年8月三级：一般情况下，按照存储容量由大到小的正确排列是(C)。
高级办公自动化-OA-第四章文本编辑
复旦大学计算机科学技术学院
19
计 算
4.2 添加页眉页脚- 9
机
办 公
页眉页脚编辑效果 示例： 页脚
自
动
化
第 四 章 文 本 编 辑
2021年3月28日8时52分
复旦大学计算机科学技术学院
20
计 算
4.3 自动插入页码 -1
机
办 公
1 删除页脚
自 ① 单击“页眉和页脚”组中的“页脚”按钮，弹出
动 化
出[导航]任务窗格。
文 ③ 在弹出[导航]任务窗格的查找文本框中输入要查 本 找的内容。此时，系统会自动查找符合条件的内
编 容。并将查找到的内容以高亮度显示，同时显示
辑 查找到了多少个匹配项。
2021年3月28日8时52分
复旦大学计算机科学技术学院
4
计 算
4.1 查找与替换-3
机
办 公
选择导航中的查找选项，可以弹出查找
下拉列表；
② 在下拉列表中单击“删除页脚”选项。
第
四
章
文 本 编 辑
2021年3月28日8时52分
复旦大学计算机科学技术学院
21
计 算
4.3 自动插入页码 -2
机
办 公
2 选择页码样式
自 ① 单击“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，弹出
动 化
下拉列表；
② 在下拉列表中单击“页面底端”选项 。
第 四
③ 在展开的级联列表中选择页码的样式，例如选择
提示用户已经完成替换。
章 ⑤ 单击[确定]按钮，返回[查找与替换]对话框，单击[关闭]按钮，返回
文
Word文档中，此时，用户可以看到替换后的结果。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
高级秘书办公自动化知识：文本编辑
（一）选择中文输入法
在输入文本前选择一种中文输入法，可以首先单击inds 任务栏右端的输入法键盘式图标，然后在输入法列表中选择一种拼音或五笔输入法。
（二）
移动插入点
在文档中移动插入点的方法很多：
（1）如果要在当前屏幕上移动插入点，只需把I形指针指向新位置，然后单击鼠标左键即可。
（2）如果文档很长，需要编辑的文本没有在屏幕上显示出来
,可以利用垂直滚动条和水平滚动条来查看文档。
（三）选取文本
rd把选定的文本按反白方式显示，即黑底白字而不是标准的白底黑字。
用鼠标选取文本只需把鼠标指针定位于要选定文本块的开始处，按住鼠标左键进行拖动，直到使所需文本变为反白显示。
（四）复制、移动、删除文本
怎样复制文本？
操作步骤是：先选定要复制的文本，然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令（或按“trl+”键）或者单击“彰”工具栏中的“复制”按钮。
接下来将插入点移到要粘贴文本的新位置，再选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或按"tri +v”
键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。
2.
怎样移动文本？
移动文本的操作与复制文本类似：选定要移动的文本后，选择“编辑”菜单中的“剪切”命令（或“trl+X”键）或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，此时，选定的文本已从原位置处删除，存放到剪贴板中；在文本将岀现的位置处单击以放置入点；选择“粘贴”命令。
3.怎样删除文本？
欲删除文本块，只需选定文本块后，按“Del”键即可。
要注意的是，按“Del”键会删除插入点右侧的文本，按“Ba spae”键会删除插入点左侧的文本。
（五）撤销与恢复操作
在文档的编辑过程中，如果不小心删除了一些文字，rd 允许把刚删除的内容恢复过来；如果又想删除该文字，则可以选择“恢复”命令。
（六）插入与改写文本
rde启动时默认方式为插入方式，在这种方式下，输入新的文本后，插入点后的文本自动向右移动。
在改写状态下，新输入的文本会覆盖自找文本。
（七）查找和替换
查找和替换功能，使用户能够迅速找出指定的文本、格式和样式等，然后可以用新的文本、格式或样式替换旧的。
怎样查找文本？其步骤为：
（1）选择“编辑”菜单中的“查找”命令，岀现“查找
和替换”对话框，选中“查找”选项卡。
(2)在“查找内容”框中输入要查找的文本。
单击“高级”按钮，可以打开一个能设置各种查找条的详细对话框。
(3 )单击“查找下一处”按钮开始查找。
(4)
要继续进行查找，可单击“查找下一处”按钮；要切换到文档中编辑内容，可以单击文档，然后进行编辑，编辑完毕后, 单击“查找与替换”对话框的任意位置，继续进行查找工作。
()
要关闭“查找和替换”对话框，可以单击“取消”按钮，插入点停留在当前查找的文本处。
2.
怎样替换文木？
可按以下步骤进行操作：
(1)选择“编辑”菜单中的“替换”命令，出现“查找和替换”对话框，选定“替换”选项卡。
(2)在"查找内容"文本框中输入查找的文本或格式。
(3)在“替换为”文本框中输入要替换的文本或格式。
(4)单击“查找下一处”按钮，开始查找。
当找到匹配
的文本后，会在文档中反白显示该文本。
此时，用户可以根据需要进行选择:
(1)如果不想替换当前的内容，可以单击“查找下一处”
按钮，继续进行查找。
(2)如果想替换当前查找的内容，可以单击“替换”按钮，替换完后，继续进行查找。
如果想替换整个文档中的该文本，可以单击“全部替换”
按钮，替换完后，会出现对话框，提示总共替换了多少处。