档案管理案例

夯实档案管理基础提升资源利用水平

为高质量发展提供有力支持

档案工作庞大而复杂，专业性极强。档案管理作为企业管理的基础环节，对于企业充分运用和挖掘各类经营管理等方面的信息资源，促进企业科学发展、创新发展和高质量发展具有十分重要的意义。如何扎实做好“管理”和“服务”两篇文章，打牢档案管理工作的基石，不断推进档案管理工作的创新步伐，早日实现数字化档案管理模式，切实提升档案管理和利用水平，是中心档案管理工作的目标，也是实施档案管理创新的动力。

一、案例分析

中心划归二级单位以来，尽快建立健全档案管理制度和管理机制也摆上了工作日程，三年以来，中心档案管理从“零”起步，坚持从实际出发，积极顺应公司档案管理工作的新形势、新任务、新要求，大力提升依法治档意识、主动服务意识和学习创新意识，强化组织领导，完善工作机制，扎实基础建设，提升队伍素质，目前，已经建立中心档案室，实现“文档一体化”，档案管理体系进一步健全，融入数字化档案信息平台扎实起步，有力促进了档案管理的规范化、制度化和数字化水平，为高质量发展提供了有力的档案支

持。

二、实施背景

中心档案管理起步以来，存在思想认识不够、基础建设薄弱、管理体系不全、人员配备不足、设备设施缺乏等方面的问题，制约着档案管理的健康发展。

一是对档案工作的重要性认识不足。档案管理起步之时，正是中心管理体制变化、管理机制急待创新完善的时刻，安全、经营、后勤保障等各项工作面临着新的形势任务，档案工作作为局部和幕后服务性工作，容易被忽视，造成对档案工作人、财、物等方面的投入不足。

二是档案管理的制度机制不完善。档案管理作为一项基础性管理工作，长期以来存在认识不足、重视不够的问题，导致档案管理的责任机制不完善、管理制度不健全，设备设施和管理人员配备不足，档案资料由各相关科室分类保管，存在档案资料和信息资源流失等方面的风险。

三是档案管理与日常管理工作结合不紧密。档案形成的过程就是企业日常管理工作的沉淀，档案的最终目的是要服务于安全生产、经营管理和企业发展。中心档案管理触角延伸不深，目前，仅限于文书档案管理方面的收集整理，对于会计档案、技术档案、工程档案、人资档案等方面的管理还存在短板。

四是档案管理创新发展的步伐不快。面对当前档案管理

一体化、数字化、网络化的形势和要求，中心档案仍采用传统人工收集整理，保存方式也以纸质及实体档案的形式存放，档案整理工作量大、工作效率低下，档案保管制约条件多，档案长期频繁查阅利用也容易造成原件损坏。

三、创新做法

根据公司当前对档案管理工作的新要求新任务，针对档案管理存在的主要问题，中心积极聚集档案管理，根据实际情况，分析形势，剖析原因，研究对策，积极加强法律法规学习、完善组织机构、健全管理制度、明确责任分工、延伸管理触角、推动数字建档，在促进档案管理理念创新、机制创新、管理创新和利用创新等方面迈出了坚定的步伐。具体做法如下：

1.正视问题，明确思路，充分认识档案管理工作的重要性。中心针对中心档案管理工作中存在的问题和薄弱环节，以及工作实际情况，坚持把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作摆上日程，定期研究分析档案管理工作情况，积极加强档案法律法规的宣传学习，使广大职工对档案工作的重要性有了进一步的认识，并充分利用现有条件，为促进档案管理增加必要投入，创造必要条件，有效解决了档案管理场所缺乏、人员配备不齐等方面的问题，将档案管理纳入常态化管理，为档案管理工作创造了良好的环境。

2.依法规范，健全机制，积极完善档案管理工作机制。

中心从建立到管理机制更为二级单位之后，各项基础性工作提上日程，建立健全档案管理机制制度迫在眉睫。按照公司关于档案管理的各项要求，中心切实将档案摆上决策议事日程，及时建立了档案管理的工作机制，确定了档案管理的组织机构，明确了分管领导，由综合办负责档案管理的具体事宜，为档案管理逐步规范化提供了有力的机制保证。

3.紧贴实际，健全队伍，努力提升档案管理专业素质。针对档案管理工作人员缺失、无专业管理人员的现状，中心及时配备了兼职档案管理人员，根据档案管理工作实际需要，积极开展档案管理人员专业培训，委派人员参加公司档案管理培训班，系统学习了文书档案管理方面的知识，委派人员参加数字档案建设项目视频培训班。目前，中心兼职档案管理员已取得档案管理员资格证，为中心推进档案管理规范化、信息化建设提供了有力的人才支持。

4.系统完善，积极创新，大力推进“文档一体化”管理。“文档一体化”是实现文秘管理与档案管理高效结合的必由之路，推进“文档一体化”，能够有效保证文件内容的完整性、原始数据结构的一致性，实现文件生成、办理到档案归档的全过程管理。中心针对当前工作实际，积极推进OA办公系统调试应用，确定OA系统管理员，按照要求完善文档处理流程，充分发挥了OA办公系统潜力，促进了文档信息化管理水平，为公司OA办公系统与华能数字化档案馆顺利

接口，有序推进数字化档案管理奠定了坚实的基础。

5.融合资源，促进共享，不断提升档案资料的利用水平。中心在积极推进档案管理的过程中，积极克服各种困难，充分利用现有条件，在档案管理人员的努力下，已经完成了文件、各类会议记录资料、各类合同资料和行政电子文件的收集工作，整理归档文书档案，建立了档案查阅登记制度，强化档案查阅管理的审批程序，有力提升了档案资料的利用水平。

四、效果及影响

1.为进一步完善档案管理制度机制奠定了基础。档案管理制度和管理机制具有很强的针对性，有利于推进档案工作责任落实，保证档案管理工作有法可依有章可循，提高档案管理的效率和质量。信息化是当代发展的主要特点，档案管理需要适应新时代新特点新领域新要求，需要针对变化积极适应，中心档案管理制度机制的建立健全，有效防止了档案管理决策不规范、责任不明确、机制不健全、流程不顺畅、管理不专业等方面的根本问题，为进一步推进档案管理工作适应信息化、数字化、网络化发展形势奠定了坚实的制度机制基础。

2.为进一步推进数字化档案建设奠定了基础。数字化档案是档案资源实现整合发展和共享利用的必然途径。中心在推进“文档一体化”的过程中，针对当前纸介质档案为主要

载体的档案管理现状，积极推进纸质档案向数字化档案的转化，充分利用摄影、扫描等器具，开展数字化档案信息的制作、归类、录入等方面的工作，同时，进一步扩大档案信息资源收集范围，让档案资源逐步拓展到语音、视频、图形图像等方面，切实做好档案数字化的基础性工作，保证了数字化档案建设工作稳步实施。

3.为进一步提高档案共享利用水平搭建了平台。档案利用是档案核心价值的体现。只有实现档案的科学高效利用，才能为档案工作创新发展找到原动力和出发点。中心档案管理工作立足于公司档案管理工作的大框架之中，也只有积极投身于公司档案工作的大局，才能为中心档案的保存和利用开拓更广阔的天地，才能在一体化管理、网络化共享中发挥整体优势，更好地满足社会、企业和职工需要，提高档案信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

4.为进一步推动高质量发展提供了有力的支持。档案信息作为大数据时代的基础管理信息，为企业实现超前决策、科学决策和高效决策提供了不可缺少的依据。实现中心高质量发展必须保证各项工作全面协调发展，档案是其中必要的一项工作，同时，高质量发展必须要高效率高质量的庞大信息系统的支撑。中心档案管理体系形成、发展和创新，必然为中心党的建设、党风廉政建设、安全环保、工程技术、设备设施、后勤保障等各项工作提供有力的信息支撑，为中心

高质量发展注入动力和活力。