设计院档案管理制度制度.docx
设计单位管理档案规章制度
设计单位管理档案规章制度第一章总则第一条为规范和加强设计单位管理档案工作，提高档案利用价值，依照有关法律法规，制定本规章。
第二条本规章适用于设计单位的档案管理工作。
第三条设计单位管理档案应实行全面管理、分类管理和谨慎管理的原则，确保档案的安全完整、便于查阅和利用。
第四条设计单位管理档案应按照档案法的规定，坚持分类保存、依法保密、便于查阅、适时销毁的原则，使档案在设计单位管理中发挥应有的作用。
第五条设计单位管理档案应加强信息化建设，利用现代技术手段提高档案管理的效率和水平。
第六条设计单位管理档案应遵循规章制度，严格执行各项规定，确保档案管理工作得以顺利进行。
第七条设计单位应设立档案管理机构，明确工作职责，配备专业人员，保障设计单位档案管理工作的正常运转。
第二章档案的分类管理第八条设计单位应按照档案管理的需要，将档案加以分类、整理、编目和编号，确保档案信息的完整性和便于查阅。
第九条设计单位应根据档案的性质、内容和用途，制定档案分类法，并全面贯彻执行。
第十条设计单位应建立档案管理制度，规定档案的存储、借阅、调阅等工作程序，确保档案的安全性和完整性。
第十一条设计单位应对档案进行定期检查和整理，清理无用档案，及时归档有价值的档案，使档案管理工作得以规范和有序进行。
第十二条设计单位应建立档案信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
第三章档案的保密管理第十三条设计单位应建立档案的保密管理制度，对有保密要求的档案进行规范、专业的处理。
第十四条设计单位应对档案定期进行保密检查和审计，确保档案管理的保密工作得到有效执行。
第十五条设计单位应建立档案的保密级别制度，根据档案的重要性和保密性确定档案的保密级别，并对不同级别的档案采取相应的保密措施。
第四章档案的利用管理第十六条设计单位应建立档案的利用管理制度，方便档案的查阅和使用，提高档案的利用价值。
第十七条设计单位应对档案的利用情况进行监督和检查，及时了解档案的利用状况，为档案管理工作提供参考依据。
设计单位档案管理制度
第一章总则第一条为加强设计单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法规、规章，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于设计单位内部所有档案的管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等各个环节。
第三条设计单位档案管理应遵循以下原则：1. 全面性原则：档案收集应全面，确保单位各项业务活动的真实记录。
2. 实用性原则：档案整理应便于查找和利用，满足单位工作需要。
3. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。
4. 持续性原则：档案管理应持续进行，确保档案的完整性和连续性。
第二章档案分类与编号第四条设计单位档案分为以下类别：1. 专业技术档案：包括设计文件、施工图、施工组织设计、工程总结等。
2. 管理档案：包括规章制度、工作计划、会议记录、文件材料等。
3. 人员档案：包括员工履历、培训记录、考核材料等。
4. 财务档案：包括会计凭证、财务报表、税务申报等。
5. 设备档案：包括设备清单、维修记录、验收报告等。
第五条档案编号采用统一编码方式，由类别代码、年度代码、流水号组成。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应按照以下要求进行：1. 按照档案分类进行收集，确保档案的完整性。
2. 收集过程中，应确保档案的真实性、准确性和完整性。
3. 对收集到的档案，应进行鉴定，剔除无效或重复的档案。
第七条档案整理应按照以下要求进行：1. 按照档案分类和编号进行整理，确保档案的有序性。
2. 对档案进行编目，编制档案目录和索引，便于查找和利用。
3. 对档案进行分类存放，确保档案的安全和整洁。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应按照以下要求进行：1. 档案存放地点应通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗。
2. 档案应按照类别和编号进行分类存放，确保档案的有序性。
3. 对重要档案应进行备份，防止档案丢失或损坏。
第九条档案利用应按照以下要求进行：1. 档案利用应遵循“合法、合理、及时”的原则。
设计院档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强设计院档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于设计院所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案管理应遵循国家档案法律法规，坚持“集中统一管理、分级负责”的原则，实行档案信息化管理。
第二章档案管理机构与职责第四条设计院设立档案室，负责全院档案的集中统一管理。
第五条档案室的主要职责：（一）制定和实施档案管理制度及工作流程；（二）负责档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、检索和利用工作；（三）负责档案的数字化工作，确保档案信息的准确性和安全性；（四）负责档案的统计、分析和研究工作；（五）负责档案的鉴定和销毁工作；（六）负责档案的宣传教育和技术培训工作。
第三章档案分类与编号第六条档案分为以下类别：（一）行政档案；（二）科技档案；（三）声像档案；（四）电子档案。
第七条档案编号采用分类编号法，分为类别号、项目号和流水号。
第四章档案收集与整理第八条档案收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集档案应全面、系统，确保档案的完整性；（二）及时性：档案收集应及时，避免丢失或损坏；（三）准确性：档案收集应准确，确保档案的真实性。
第九条档案整理应遵循以下要求：（一）分类：按照档案类别进行分类整理；（二）编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息；（三）归档：将整理好的档案归档到档案室。
第五章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：（一）安全：确保档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；（二）清洁：保持档案室清洁、通风、防潮、防虫；（三）有序：保持档案的有序排列，便于查找和利用。
第十一条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅：档案查阅应填写查阅申请，经批准后方可查阅；（二）复制：档案复制应填写复制申请，经批准后方可复制；（三）保密：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制查阅和复制。
第六章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应定期进行，按照国家档案鉴定标准进行。
设计院档案管理制度范本
第一章总则第一条为了加强设计院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院各部门、各项目及全体员工。
第三条我院档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中保管、分散利用；（三）便于查阅、便于保管；（四）科学管理、提高效率。
第二章档案管理组织与职责第四条我院设立档案管理部门，负责全院的档案管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策；（二）制定我院档案管理制度，并组织实施；（三）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（四）负责档案的利用、查询、复制等工作；（五）负责档案信息化建设，提高档案管理效率；（六）组织开展档案业务培训和交流活动；（七）完成上级主管部门交办的其他工作。
第六条各部门、各项目应设立兼职档案员，负责本部门、本项目的档案管理工作。
第七条兼职档案员的主要职责：（一）负责本部门、本项目的档案收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门做好档案保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的利用、查询、复制等工作；（四）完成档案管理部门交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第八条档案收集应遵循以下原则：（一）全面收集，不留死角；（二）及时收集，确保档案的完整性和准确性；（三）按类别收集，便于分类管理和利用。
第九条档案整理应遵循以下原则：（一）按年度、项目、类别等进行分类；（二）保持档案之间的有机联系；（三）便于查阅、便于保管。
第十条档案收集与整理的具体要求：（一）收集档案时，应注明档案来源、形成时间、保管期限等信息；（二）整理档案时，应按照档案类别、时间顺序进行排列；（三）档案装订应整齐、牢固，封面、封底应清晰、完整；（四）档案编号应统一、规范。
第四章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案的完整、准确、系统；（二）分类存放，便于查阅、便于保管；（三）定期检查，及时发现、处理问题。
设计单位的档案管理制度
第一章总则第一条为加强设计单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度所称档案包括：文书档案、技术档案、声像档案、电子档案等。
第二章档案人员职责第四条档案管理人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识；3. 具备较强的责任心和服务意识。
第五条档案管理人员的主要职责：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 负责档案库房的管理和维护；3. 负责档案的鉴定、整理和归档；4. 负责档案信息的查询和提供；5. 负责档案管理制度的制定和实施；6. 负责档案安全保卫工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 设计单位在业务活动中形成的各类文件、图纸、资料等；2. 与设计单位业务活动相关的会议记录、报告、通知等；3. 设计单位与外部单位签订的合同、协议等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案类型、年代、内容等进行分类；2. 按照档案编号、顺序进行排列；3. 档案装订整齐，卷面清洁，无破损。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗；2. 档案柜、档案架应摆放整齐，便于查找；3. 档案资料应按照档案编号进行排列，便于保管和利用；4. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第九条档案利用要求：1. 档案借阅需填写借阅单，经档案管理人员审批后方可借阅；2. 借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、丢失；3. 档案归还时，应按原卷、原装、原顺序放回档案柜；4. 档案管理人员应定期统计档案借阅情况，确保档案的充分利用。
第五章档案销毁第十条档案销毁程序：1. 档案管理人员对拟销毁的档案进行鉴定，确定档案的销毁范围；2. 拟销毁的档案经单位领导批准后，填写档案销毁清单；3. 档案销毁前，应通知档案利用者，确保档案的充分利用；4. 档案销毁时，应由两人以上在场，监督销毁过程；5. 档案销毁后，应将销毁清单存档备查。
小型设计院档案管理制度
一、总则第一条为加强我院档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院各部门、各岗位人员，以及与我院有业务往来的单位和个人。
第三条我院档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）科学分类，便于检索利用；（三）规范操作，提高工作效率；（四）强化责任，落实档案管理责任。
二、档案的分类与归档第四条我院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括文件、报告、会议纪要、通知、请示、批复等；（二）技术档案：包括设计图纸、施工图、设计变更、技术资料、试验报告等；（三）会计档案：包括财务报表、会计凭证、会计账簿、审计报告等；（四）声像档案：包括照片、录音、录像等；（五）实物档案：包括模型、样品、奖品等。
第五条档案归档应遵循以下原则：（一）按照档案类别和形成时间进行归档；（二）归档文件应完整、准确、规范；（三）归档文件应按照档案管理规范进行整理、装订；（四）归档文件应附有目录、索引等检索工具。
三、档案的保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火；（二）档案存放应按照档案类别和年代顺序排列；（三）档案应定期进行鉴定、整理、归档；（四）档案查阅应登记备案，并严格履行审批手续。
第七条档案利用应遵循以下原则：（一）档案利用应遵循公开、公正、便民的原则；（二）档案利用应严格按照档案保管规定进行；（三）档案利用应确保档案安全，不得随意复制、翻印、传播；（四）档案利用应遵守国家法律法规，不得泄露国家秘密和商业秘密。
四、档案的管理与责任第八条档案管理应设立档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第九条档案管理员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理法律法规和业务知识；（二）具有高度的责任心和敬业精神；（三）具备良好的职业道德和保密意识。
设计院技术档案管理制度
第一章总则第一条为加强设计院技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有技术档案的管理工作，包括设计文件、图纸、资料、报告、会议记录、科研项目等。
第三条技术档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：技术档案实行集中统一管理，由技术档案室负责。
（二）分级管理原则：根据档案的重要性和利用价值，实行分级管理。
（三）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规进行管理。
（四）安全保密原则：加强技术档案的安全保密工作，确保档案信息安全。
第二章职责与分工第四条技术档案室负责技术档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门应积极配合技术档案室的工作，确保技术档案的完整、准确、系统。
第六条技术档案管理人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，责任心强，作风正派。
（二）熟悉档案管理业务，具有一定的档案管理知识和技能。
（三）具备一定的文字功底和计算机操作能力。
第三章技术档案的收集与整理第七条技术档案的收集应遵循以下要求：（一）及时收集：对设计过程中产生的各类技术档案，应随时收集。
（二）全面收集：对设计项目涉及的所有技术档案，应进行全面收集。
（三）规范收集：按照国家有关档案管理的规定，规范收集技术档案。
第八条技术档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案的类别、性质、用途等进行分类整理。
（二）编目建卡：对整理好的档案进行编目建卡，便于查阅。
（三）归档要求：对归档的技术档案，应按照归档要求进行整理。
第四章技术档案的保管与利用第九条技术档案的保管应遵循以下要求：（一）安全保管：确保技术档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。
（二）清洁保管：保持技术档案的清洁，防止霉变、虫蛀等损害。
（三）有序保管：按照档案的分类、编号等进行有序保管。
第十条技术档案的利用应遵循以下要求：（一）查阅利用：对需要查阅技术档案的单位和个人，应提供便利。
设计院档案管理制度
设计院档案管理制度一、总则为规范设计院的档案管理工作，保护档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于设计院各部门和全体工作人员在档案管理工作中的活动。
三、档案管理的目的和原则（一）目的：保护和管理设计院的档案，保证档案的完整性、真实性、可追溯性和安全性，提高档案利用效率，为设计院的日常管理和决策提供参考依据。
（二）原则：1. 永久保存原则：对设计院的重要档案进行永久保存，确保其长期保存和无损坏。
2. 安全保密原则：严格遵守档案保密法规，做好档案保密工作，确保档案资料的安全。
3. 便捷利用原则：建立便捷的档案利用制度，方便工作人员查询、参考和利用档案。
4. 依法管理原则：严格遵守档案管理法规，依法管理和利用设计院的档案，不得擅自销毁、篡改和挪用档案。
四、档案管理的职责和权限（一）设计院领导班子对档案管理负有全面领导责任，指导并监督档案管理工作的开展。
（二）档案管理部门是设计院的档案管理主体，负责全院档案管理工作的组织、协调和监督。
（三）各部门应设立档案管理员，负责本部门档案管理工作的具体实施。
（四）设计院全体工作人员应加强档案管理意识，认真履行档案管理责任，不得随意篡改、丢失和泄露档案。
五、档案的获取、整理和管理（一）档案的获取：设计院各部门对文件、资料等相关档案要全部留存，并及时归档、编号整理、装订封存。
（二）档案的整理：档案管理员应按照规定对档案进行分类整理、鉴定、定档、封存和建档。
（三）档案的管理：建立档案目录和档案管理系统，确保档案信息的清晰可查，做到档案资料的便捷检索和利用。
六、档案的利用和借阅（一）档案的利用：设计院工作人员应根据工作需要积极利用档案，提高档案的使用效率和价值。
（二）档案的借阅：设计院工作人员可根据申请程序向档案管理部门提出借阅申请，经批准后方可借阅档案。
（三）借阅原则：借阅档案应按照规定的借阅期限进行，借阅后要妥善保管，不得随意涂写和毁坏档案。
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设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案的归档范围(一)工程设计项目凡委托我院设计的新建,改建 ,扩建 ,加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件 ,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位 ,施工单位发生的各类协议 ,合同 ,函件 ,公文和竣工验收 ,调试 ,工程总结等文件 ,均应归入技术档案 .1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档 ,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档 ,归档文件包括以下内容 :(1)初步设计最终成果(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;(3)各专业有关的计算书底稿及电算资料;(4)设计方案审定记录单 ,设计文件校审记录单 .2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容:(1)各子项各专业设计底图;(2)各专业设计计算书及电算资料;(3)《设计文件校审记录单》;(4)修正概算书及打印件 ;(5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;(6)程序文件规定要归档的资料.3.工程建设各阶段形成的文件资料(1)建设单位提供的全部设计基础资料 ,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书 (复印件 ); 征地文件 (复印件 );规划部门批准的建筑红线图 ;地形图 ;选址报告及批件 ( 复印件 ); 工程地质及水文勘察资料 ;风洞试验报告 ;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿 ;公用工程协议(供水 , 排水 , 供电 , 供热 , 人防 , 消防 , 环境保护等复印件 );设计合同及协议书 ;方案或初步设计批准文件等〕.(2)工程设计 ,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件 ,图纸 ,资料 ,来往公文 ,函电 ,设计过程中的交底会审纪要 ,与工程有关的会议纪要 .(3)工程竣工验收 ,调试过程中形成的文件 ,图纸 ,资料 (含竣工验收报告 ,调试 ,试用期间 ,使用期间发现的问题 ,修改 ,补充核定有关图纸和文件)等 ;(4)工程事故与设计有关的结论分析报告等.(二)技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容:1.委托单位提供的全部文件资料(1)委托任务书 ;(2)委托单位交来的全部有关原始资料;(3)代委托单位收集的原始资料,调研资料等 .2.成果底稿 (包括鉴定书 ,咨询报告 ,设计底图 , 蓝图 ,说明书 ,计算书 ,电算资料 ,估算概算书底稿等 ).3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.(三)科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容:1.科研规划 ,科研项目任务书 ,课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;3.与主办单位或协作单位签订的合同 (协议 )书文件副本 ,有关技术责任的各种来往函件 ;4.阶段成果报告 ,如说明书 ,计算书底稿和打印件 ,底图 ,蓝图 (一份 ),照片 ,底片 ;5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿,鉴定书等资料 .二、技术档案的归档办法(一)工程设计工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行 .每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记 .1.设计基础资料建设单位提供的全部设计基础资料 ,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书 (复印件 ); 征地文件 (复印件 );规划部门批准的建筑红线图 ;地形图 ;选址报告及批件 ( 复印件 ); 工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告 ;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议 (供水 ,排水 ,供电 ,供热 ,人防 ,消防 ,环境保护等复印件 );设计合同及协议书 ;方案或初步设计批准文件等 .〕均必须在拿到该资料后立即复印 ,复印件作为设计资料 ,原件立即归档 ;对于内容较多的基础资料 (如工程地质及水文勘察资料 ,风洞试验报告等 ),要求建设单位提供二份 (在合同中注明 ),一份归档 ,一份作为设计资料 .2.设计成果 (图纸 )(1)初步设计我院完成初步设计 ,由其它院完成施工图的项目 ,在将初步设计全部移交后 ,所有应归档的资料一次归档 ;由我院继续完成施工图的项目 ,初步设计阶段的成果不归档 .(2)施工图设计施工图一般按子项一次出图,一次归档 .对需分批出图的项目,可按 "分批出图计划表 "的内容分批出图 ,分批归档 .分批出图的项目 ,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后 ,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为 :a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人b)由设计总负责人填写 "图纸归档通知单 ",并在设计负责人一栏签字 ,同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号 ,将"图纸归档通知单 "及底图送计划组 .c)计划组应再次检查确认底图签名完整 ,并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符 ,并签署意见 (是否出图 ,是否归档 ),签名 ;将"图纸归档通知单 "及底图送图档组 .d)图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符 ,并签收 ,将底图和 "图纸归档通知单 "和底图一并归档 .e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业的计算书 ,互提资料记录 ,设计文件 ,校审记录单 ,以及程序文件中规定要归档的资料 .这些资料在全部设计完成后一个月内 ,由专业负责人整理后交图档组存档 .4.施工过程中形成的文件施工过程中形成的文件 ,包括图纸会审纪要 ,与工程有关的会议纪要 , 往来的公文 , 函电 ,工程联系单 ,修改设计通知单 ,竣工验收资料等 ,由设计总负责人 (与多专业有关的 )或专业负责人 (与本专业有关的 )保存 .工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档 ,也可根据具体情况分批归档 ,但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档 .5.设计修改设计完成后的设计修改图,按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档. 全部工程竣工后 ,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.(二)技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后,由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档.(三)科研目自接受任到各段成果交院止档段,由人分段向档档 .三、技术档案的分类编目(一)号各各段号如下:段建筑构排水通空气划方案建方 1,建方 2方 1水方 1方 1方 1方 1初步建初 1,建初 2初 1水初 1初 1初 1初 1施工建施 1,建施 2施 1水施 1施 1施 1施 1注 :若一个子分 A,B,C⋯⋯等区 ,可在号前加 A-,B-,C- ⋯⋯,如建施 A-1, 建施 B-1,建施C-1⋯⋯.修改施工的号 ,按不同情况号 (以建施例 ):如果修改要配合原使用,号如下 :建施 1修1(建施 1第一次修改 )建施 1修2(建施 1第二次修改 )如果修改代替原 ,原作 ,号如下 :建施 1代1(第一次修改 ,替代建施 1)建施 1代2(第二次修改 ,替代建施 1代1)如果修改内容同多有关,而且必配合原使用 ,号如下 :建施修 1建施修 2(二)目目一律用A3幅面(三)档案号工程档案大代号"C"1.工程号工程号的号模式年 +序号 +年 -----不省略的公元年号序号 ----- 1,2,3 ⋯⋯⋯----- A :一工程 (院管 ); B :二工程 (室管 );例 : 2000—08A2.工程档案号模式工程档案号模式:工程档案大代号"C"+工程号例 : C2000---08A3.工程文件材料档案号模式工程文件材料档案号模式:工程档案大代号"C"+工程号+文件材料号 "W"+ 案卷号例 : C2000-----08A-----1四、技术档案的借阅管理(一)凡我院工因工程 ,科研和技管理工作需要都可直接向档借所需档案料 .将要的新工程目 ,要借原始料 ,需持任通知,方可借原始料复印件。
(二)工程底一律不外借 .明 ,概算底稿及算只能摘,不外借 .不得涂改 .否 ,按情重 .(三 )借技档案 ,必真理借手 .借技档案 ,双方必当面点清 , 借档案要看借者在借和去向卡上名 . ,借者要看档案在借和去向卡上注 ,以便分清任 .在档内的 ,完后及 ,不得出档 .科研档案的 ,外必工室批准 ,如需向外提供复制件 ,需主管院批准 .(四)借人必技档案材料 ,妥善保管 ,不得 ,涂改 ,乱作符号 .否 ,一出 ,按情重予 .借人失技档案,必及通知档,一般工程档案,由失人写告 ,所在室主任字后方能注 .由档晒 .晒用由失人支付 .如系失明 ,算 ,概算以及建位提供的原始料和有关的重要文件等 ,则由图档组和院领导共同研究,根据情节处理 .(五)外单位查阅技术档案材料 ,一律凭单位介绍信通过总工室接洽 .属密级的档案需由总工室批准后在阅览室查阅 ;属科研成果的档案 ,须经主管副院长批准后查阅且不外借 .查阅图纸资料应收取信息费 .本院职工一律不准为外单位代借技术档案 . 如发现代借情况 ,档案组须报告院领导给予纪律处分 .(六)兄弟设计单位需要加晒或复印我院工程图纸 ,一律凭单位介绍信接洽 ,并按有关规定办理 .建设单位加晒工程蓝图 ,需经计划组签注意见 ;其他单位需要加晒或复印工程蓝图 ,由计划组签注意见 ,属密级的工程图纸需建设单位签章或公文证明 , 总工室主任批准后方能晒给 ,并按规定收费 .(七)职工因工作外调 ,借调或因公外出超过三个月者,都必须先还清所借之技术档案 .否则 ,在其他同志急需时 ,将重新晒图归档 ,晒图费由借原该档案资料者负责支付 ,另外 ,超过期限按天计算罚款 .属外调人员 ,应还清所借技术档案 ,档案组负责人才能在人事处所发调离单上签字 .五、技术档案的保管要求(一)有关人员特别是档案保管人员 ,要倍加珍惜设计科研技术档案的安全完整 ,尽量减少磨损污染以延长使用寿命 .(二)每月最后一天为档案库存的盘点清理和统计时间 ,对破损和变质的技术档案及时采取措施 ,认真进行修补和复制 .(三)工程底图入库上架要平放保管,并做到按顺序号整理轻拿轻放,防止破损 .(四)严格借阅制度和登记手续,定期催还 ,不得造成档案的错乱和散失.(五 )预防突然事件发生 .机,绝密技术档案应与一般档案分开 ,并设专人保管 ,以保证在非常情况下能及时准确地先转移机 ,绝密档案 .(六)要保持档案库房一定的湿度和温度 ,在现有条件下要经常开启门窗通风 ,保持库房卫生清洁 .在可能的条件下增加有关设备和技术保护措施 .(七)时刻注意档案库房的安全 ,保管人员一定要严守岗位 .离开库房时要仔细检查 , 关好门窗 ,切断所有电源 .(八)库房内严禁吸烟 .无关人员不得进入库房 .六、科技档案的鉴定和销毁(一)根据技术档案的鉴定原则和标准 ,确定技术档案的科学历史和现实的价值 ,把失去保存价值的档案 ,经过一定的审批手续 ,拣出销毁或全部转交建设单位处理 .(二)由院领导 ,总工程师 ,图档组负责人以及有关科技档案人员组成档案鉴定小组 , 负责开展档案鉴定销毁工作 .(三) 档案的保管期限分为永久 ,长期 (十五年至五十年 ),短期 (十五年以下 )三种 ,鉴定小组对档案应确定保管期限 .(四)对到期的科技档案由图档组清理登记 ,提出报告由档案鉴定小组批准予以销毁或移交 .(五)对作废工程由计划组开出作废通知单交图档组调销有关作废档案.设计回访管理规定工程竣工后,设计总负责人应组织有关人员参加竣工验收,鉴定施工安装质量,检查设计效果,虚心听取施工单位及使用部门对设计的意见,认真总结设计经验,并由设计总负责人填写 "工程回访记录单 "归档备查 .重点项目 ,在建成使用一年后,由设计总负责人组织有关人员进行回访,总结经验教训 ,填写 "工程回访记录单 "归档 .建筑工程回访记录单年月日设计号工程项目子项名称建筑面积 M2设计日期自年月至年月设计预算元施工单位施工日期自年月至年月施工决算元建设地点回访人建设 ,施工单位主要意见及工程优缺点:室主任主任工程师设计总负责人。