电子档案存储管理制度
电子档案存放管理制度
电子档案存放管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案存放管理工作，提高档案管理工作效率和档案利用价值，制定本制度。
第二章电子档案存放管理的基本要求第二条电子档案存放管理应当遵循法律法规、规章制度和国家标准的规定，按照规范化、科学化、合理化、网络化的档案管理原则，实行分类管理、全程监控、可溯源和定期检查的要求。
第三条电子档案存放管理实行谁建立、谁使用、谁负责、谁监控、谁维护的原则，建立健全电子档案存放管理工作的责任制度。
第四条电子档案存放管理应当充分保障电子档案的完整性、真实性和可用性，确保电子档案的安全、稳定、及时和高效的进行存储、检索、共享和利用。
第五条电子档案存放管理应当建立和完善信息安全管理制度，确保电子档案的安全和保密，并定期进行信息安全检查和技术更新。
第三章电子档案的存储和保管第六条电子档案的存储和保管工作应当按照规定要求，采用专业化的存储设备和技术手段，确保电子档案的长期保存和安全可靠。
第七条电子档案的存储和保管应当分级分类，按照电子档案的重要性和保密等级，确定不同的存储和保管标准，并制定详细的操作流程和管理制度。
第八条电子档案存储设备和存储介质应当定期进行检测和维护，确保设备和介质的安全和稳定，及时清理和整理存储介质，预防和避免故障和损坏。
第九条电子档案存储设备和存储介质应当设有完善的备份和灾难恢复措施，备份工作应当经常性进行，确保电子档案的可靠备份和灾难恢复能力。
第四章电子档案的检索和利用第十条电子档案的检索和利用应当建立电子档案检索平台，提供方便、快捷和准确的检索功能，满足不同用户的检索需求。
第十一条电子档案的利用应当根据需要设立权限，确保档案信息的安全和保密，同时方便和便捷的供应给合格用户进行查阅、复制和下载。
第十二条电子档案利用过程中应当遵循档案保护的原则，不得将档案信息泄露给未经授权的人员或机构，不得对档案信息进行删除、篡改和污染。
第五章电子档案的传输和共享第十三条电子档案传输和共享应当遵循安全性和合法性的原则，确保档案信息的安全传输和合法共享。
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
单位电子档案管理制度
一、总则为了规范单位电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的电子档案管理工作，包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。
三、组织机构与职责1. 成立电子档案管理领导小组，负责本单位电子档案管理的总体规划和组织实施，领导小组由单位领导、相关部门负责人及档案管理人员组成。
2. 设立电子档案管理部门，负责电子档案的具体管理工作，包括：（1）制定电子档案管理制度，并组织实施；（2）指导、监督各部门电子档案管理工作；（3）负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（4）定期对电子档案进行审查、鉴定和整理；（5）负责电子档案的数字化和数字化档案的转换工作。
四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集：各部门应按照规定及时将形成的电子文件报送电子档案管理部门，确保电子档案的完整性。
2. 电子档案的整理：电子档案管理部门应根据电子档案的特点，制定电子档案的整理规则，对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作。
五、电子档案的归档与保管1. 电子档案的归档：电子档案管理部门应按照归档要求，对电子档案进行整理、鉴定和归档。
2. 电子档案的保管：电子档案管理部门应建立健全电子档案保管制度，确保电子档案的安全、完整和可靠。
（1）电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，采取必要的技术手段进行备份；（2）定期对电子档案进行审查、鉴定和整理；（3）对电子档案进行物理和逻辑保护，防止病毒、误操作等造成的数据丢失或损坏。
六、电子档案的利用与销毁1. 电子档案的利用：各部门在履行职责过程中，需要查阅、复制电子档案时，应按照规定程序向电子档案管理部门提出申请。
2. 电子档案的销毁：电子档案管理部门应按照规定程序对无保存价值的电子档案进行销毁，确保电子档案的保密性和安全性。
七、附则1. 本制度由电子档案管理部门负责解释。
档案馆电子档案管理制度
一、总则为加强档案馆电子档案管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规范》等法律法规，结合档案馆实际，制定本制度。
二、电子档案的定义与范围1. 电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的文件、资料、图表等。
2. 电子档案管理范围包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）档案馆应建立健全电子档案收集制度，明确收集范围、方式、责任主体等。
（2）电子档案的收集应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应与各业务部门、单位建立电子档案收集渠道，确保电子档案的及时收集。
2. 电子档案的整理（1）档案馆应建立健全电子档案整理制度，明确整理范围、方法、标准等。
（2）电子档案整理应遵循规范化、系统化、标准化原则。
（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行分类整理，确保档案的有序性。
3. 电子档案的归档（1）档案馆应建立健全电子档案归档制度，明确归档范围、程序、时间等。
（2）电子档案归档应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行归档，确保档案的完整性和安全性。
4. 电子档案的保管（1）档案馆应建立健全电子档案保管制度，明确保管范围、方法、标准等。
（2）电子档案保管应遵循安全性、可靠性、长期性原则。
（3）档案馆应采用先进的技术手段，确保电子档案的物理安全和数据安全。
5. 电子档案的利用（1）档案馆应建立健全电子档案利用制度，明确利用范围、程序、条件等。
（2）电子档案利用应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应提供便捷的电子档案查询、检索、复制等服务。
6. 电子档案的鉴定与销毁（1）档案馆应建立健全电子档案鉴定制度，明确鉴定范围、方法、标准等。
（2）电子档案鉴定应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。
（3）档案馆应按照鉴定结果，对不再具有保存价值的电子档案进行销毁。
学校电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强学校电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门形成的具有保存价值的电子文件材料。
第三条学校电子档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：学校成立电子档案管理领导小组，负责学校电子档案工作的全面领导；各部门按照职责分工，负责本部门电子档案的管理。
（二）集中存储，分散利用：学校设立电子档案数据中心，集中存储和管理电子档案；各部门可根据需要，对电子档案进行分散利用。
（三）规范操作，确保安全：严格按照电子档案管理流程操作，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。
（四）分类管理，分级保护：根据电子档案的密级和重要性，实行分类管理和分级保护。
第二章电子档案的收集与整理第四条学校各部门在形成电子文件材料时，应按照国家档案局有关电子文件归档的规定，及时将具有保存价值的电子文件材料向电子档案数据中心移交。
第五条电子档案的收集范围包括：（一）学校发展规划、政策法规、规章制度等文件材料；（二）教育教学、科学研究、行政管理、后勤保障等方面的文件材料；（三）师生员工活动、学校庆典、重要会议等文件材料；（四）其他具有保存价值的电子文件材料。
第六条电子档案的整理要求：（一）按照国家档案局有关电子档案整理规范进行整理；（二）电子档案的整理应与纸质档案同步进行；（三）电子档案的整理应确保档案内容的完整性和准确性。
第三章电子档案的存储与保管第七条学校电子档案数据中心负责电子档案的存储和保管。
第八条电子档案的存储要求：（一）采用符合国家标准的存储设备，确保电子档案的存储安全；（二）对电子档案进行备份，确保电子档案的可用性；（三）定期对存储设备进行检查和维护，确保电子档案的存储稳定。
第九条电子档案的保管要求：（一）按照国家档案局有关电子档案保管规范进行保管；（二）对电子档案进行定期检查，确保电子档案的完整性和安全性；（三）对电子档案进行定期鉴定，对超过保管期限的电子档案进行销毁。
电子档案管理制度模板
电子档案管理制度模板一、总则1. 目的：为规范电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整和可用性，提高档案管理效率，特制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于公司所有部门和员工在电子档案的创建、收集、存储、使用、维护和销毁等环节的管理。
二、电子档案的创建与收集1. 创建：电子档案应由指定人员负责，确保信息的准确性和完整性。
2. 收集：各部门应定期收集、整理与本部门业务相关的电子文件，并及时移交档案管理部门。
三、电子档案的存储与保管1. 存储：电子档案应存储在安全的服务器或云存储系统中，定期进行数据备份。
2. 保管：档案管理人员应定期检查电子档案的存储状况，确保数据安全。
四、电子档案的使用与维护1. 使用：员工在使用电子档案时，应遵守保密原则，不得擅自复制、传播或篡改档案内容。
2. 维护：档案管理人员应定期对电子档案进行维护，包括更新、清理和修复。
五、电子档案的安全与保密1. 安全：应采取必要的技术措施，防止电子档案的丢失、损坏或被非法访问。
2. 保密：对于涉及商业秘密或个人隐私的电子档案，应实行严格的访问控制和权限管理。
六、电子档案的审计与监督1. 审计：定期对电子档案的管理情况进行审计，确保管理制度的有效执行。
2. 监督：公司管理层应对电子档案的管理工作进行监督，确保档案的安全和完整。
七、违规处理1. 对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或其他纪律处分。
2. 造成严重后果的，将依法追究相关责任。
八、附则1. 本制度自发布之日起生效，由档案管理部门负责解释。
2. 本制度如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其适用性和有效性。
病人电子档案管理制度
一、总则为了规范病人电子档案的管理工作，提高医疗服务质量，保障病人隐私，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国信息安全法》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我院所有病人的电子档案管理，包括门诊、住院、急诊等医疗服务过程中产生的电子档案。
三、电子档案的定义电子档案是指以电子形式存储、处理、传输的病人信息，包括病历、检查检验报告、影像资料、医嘱、护理记录等。
四、电子档案管理制度1. 电子档案的收集与归档（1）门诊病人：由挂号收费处将病人基本信息、就诊科室、就诊日期等信息录入系统，生成电子病历。
（2）住院病人：由住院部将病人基本信息、入院日期、出院日期、诊断、治疗方案等信息录入系统，生成电子病历。
（3）急诊病人：由急诊科将病人基本信息、就诊日期、诊断、治疗方案等信息录入系统，生成电子病历。
（4）检查检验报告、影像资料等：由相关科室将检查检验结果、影像资料等上传至电子病历系统。
2. 电子档案的存储与备份（1）电子档案存储：采用安全可靠的电子档案存储设备，确保电子档案的完整性和安全性。
（2）电子档案备份：定期对电子档案进行备份，备份方式可采用磁带、光盘、硬盘等，确保电子档案的恢复能力。
3. 电子档案的查询与利用（1）查询：医务人员凭授权密码，可查询本病人的电子档案，包括病历、检查检验报告、影像资料等。
（2）利用：医务人员在诊疗过程中，可利用电子档案中的信息，为病人提供更优质的医疗服务。
4. 电子档案的修改与删除（1）修改：医务人员在修改电子档案时，应确保信息的准确性和完整性，修改内容需注明修改日期、修改人等信息。
（2）删除：删除电子档案前，应征得病人同意，并做好删除记录，确保电子档案的完整性。
5. 电子档案的保密与安全（1）保密：医务人员应严格遵守病人隐私保护制度，不得泄露病人个人信息。
（2）安全：加强电子档案系统的安全管理，定期对系统进行安全检查，防止病毒、黑客等恶意攻击。
电子档案存储管理制度
电子档案存储管理制度（试行）第一章总则第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。
第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。
第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第四条基本术语解释（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。
（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。
第二章电子档案的存储第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。
2、XML文档可以作为电子档案直接存储。
3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（二）图像文件1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
电子档案管理制度及流程规范
一、目的为加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在处理业务过程中产生的电子档案。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）各部门在办理业务过程中，应按照规定收集、整理相关电子文件，确保电子档案的完整性。
（2）电子档案的收集应遵循以下原则：真实、准确、完整、及时。
2. 电子档案的整理（1）电子档案的整理应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的整理应遵循以下原则：分类清晰、编号规范、标题准确、日期正确。
3. 电子档案的归档（1）电子档案的归档应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的归档应遵循以下原则：归档及时、归档完整、归档规范。
4. 电子档案的存储（1）电子档案的存储应选择安全、可靠的存储设备。
（2）电子档案的存储应遵循以下原则：存储设备安全、存储环境适宜、存储介质可靠。
5. 电子档案的利用（1）电子档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、及时、高效。
（2）电子档案的利用应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索。
6. 电子档案的销毁（1）电子档案的销毁应按照国家相关法律法规和公司制度要求进行。
（2）电子档案的销毁应遵循以下原则：合法、合规、安全、环保。
四、电子档案管理流程1. 收集：各部门在办理业务过程中，收集相关电子文件。
2. 整理：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行整理。
3. 归档：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行归档。
4. 存储：选择安全、可靠的存储设备进行存储。
5. 利用：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索，提供档案利用服务。
6. 销毁：按照国家相关法律法规和公司制度要求进行销毁。
五、监督检查1. 公司内部审计部门定期对电子档案管理制度及流程的执行情况进行监督检查。
2. 对违反电子档案管理制度及流程的行为，依法依规进行处理。
档案馆电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范档案馆电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以数字形式存储的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等档案材料。
第四条档案馆电子档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）统一标准，规范操作；（三）科学合理，高效利用；（四）责任明确，分工协作。
第二章电子档案的收集第五条电子档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案标准，对电子档案进行收集；（二）收集的电子档案应当符合真实性、完整性、可用性等要求；（三）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（四）对收集的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值。
第六条电子档案的收集方式：（一）对已形成电子文件的单位，按照档案管理要求，定期将电子文件移交档案馆；（二）对未形成电子文件的单位，档案馆应主动参与其电子文件的形成过程，确保电子档案的完整性；（三）对重要电子档案，档案馆可进行专项收集；（四）对境外电子档案，应依法进行收集。
第三章电子档案的整理第七条电子档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案整理标准，对电子档案进行整理；（二）对电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（三）对电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）对电子档案进行数字化处理，确保其可用性。
第八条电子档案的整理流程：（一）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（二）对电子档案进行数字化处理，包括格式转换、压缩、加密等；（三）对数字化后的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）将整理好的电子档案存储在档案馆指定的存储设备上。
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电子档案存储管理制度
（试行）
第一章总则
第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档
案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。
第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。
第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第四条基本术语解释
（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入
和输出。
（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。
第二章电子档案的存储
第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
（一）字处理文件
1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。
2、XML文档可以作为电子档案直接存储。
3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的
软件和计算机系统信息一并存储。
（二）图像文件
1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm 胶片来说分辨率不低于600dpi。
（三）图形文件
1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。
2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。
（四）影像文件
1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。
2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信
息一并存储。
（五）声音文件
1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存
储。
（六）多媒体文件
1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。
2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。
（七）数据库文件
1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。
2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存
储。
（八）超文本文件
1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。
2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。
3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。
（九）计算机程序
1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。
2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。
（十）数据文件
1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。
2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。
第六条对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。
第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。
第十一条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。
第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。
对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。
第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。
本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。
禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。
第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：
1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。
2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转
换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
第十五条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：
1、存储载体应作防写处理。
不得擦、划、触摸记录涂层。
载体应直立存放，作到防尘、防变
形，避免阳光直接照射。
2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。
3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
第十六条电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。
第十七条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。
第十八条电子档案的有效性保证：
（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。
1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。
2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。
3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。
（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multisession recording）等方式。
推荐使用的刻录软件为：NERO BURNING６、WINONCD ６以上版本。
（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及
时补救。
（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。
（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。