接待流程及标准
公司商务接待流程及标准
一、目的
为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。
二、围
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
三、接待礼仪:
1、仪表:面容清洁,衣着得体。
2、举止:稳重端庄,从容大方。
3、言语:语气温和、礼貌文雅。
4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后重收入口袋中。
6、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
7、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。
8、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
四、事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意,接待中既要熟练介绍公司情况,又要外有别,严守本公司商业。
五、计划与准备
1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、
目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间准备相关资料水果、香烟等。
4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。
5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
6、行政部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,驾驶员听从行政部经理协调安排,统一调度。
7、行政部根据情况提前购买车票或机票。
六、接待标准
VIP 级接待标准:陪同人员:总经理、副总经理、相关部门负责人
1、迎接:总经理、副总经理、相关部门负责人在办公楼大厅门口迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍
职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3 秒。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一
方。)
2、参观:总经理、副总经理、相关部门负责人陪同,由相关部门负责人沿途介绍公司基本情况。
3、座谈:行政部确保公司环境、室、洗手间清洁、室温适度、
灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放
于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
贵宾级标准:
陪同人员:副总经理、相关部门负责人
1、迎接:由相关部门负责人到公司大厅门口迎接,引导来宾。
2、参观:副总经理、相关部门经理陪同,由相关部门接待人员沿途介绍公司基本情况。
3、座谈:行政部确保公司环境、室、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
重要级标准:
陪同人员:相关部门负责人
1、参观:相关部门负责人及人员陪同,由相关人员沿途介绍公司基
本情况。
2、座谈:行政部确保办公楼环境、室、洗手间清洁,将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
如无要求,我司接待部门将提供以下几个不同菜系、级别的餐厅以供选用:
1 全聚德、2、便宜坊、3 淮扬府、4 孔乙己、5 东来顺、6 丰泽园、7 功德林、8老炸酱面、9顺峰、10鹭鹭酒家、11大宅门、12蕉叶、
13 眉州东坡
七、乘车
1.1、顺序依次如下:
小轿车1 号座位在司机的右后边,2 号座位在司机的正后边,3 号座位在司机的旁边。
1.2、乘车途中接待人员应主动介绍沿途景点或者的基本情况。
1.3、行车过程中要注意安全,保持车辆平稳行进。
八、用餐
1、用餐座次:一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1 号客人在主陪的右手,2 号客人在主陪的左手,3 号客人在副主陪的右手,4 号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。
2、用餐礼仪
在宴会开始时,主人家必先向客人祝酒,这时客人的饮酒兴
致便由然而生,白酒、红酒、啤酒或饮料都可用来祝酒,要先为
别人添酒或饮料,后为自己添加,才合乎礼仪,且要添至近乎满
泻为止,以表示尊重对方及彼此友谊,而主人要适度敬酒于客人,
才算合乎礼仪。若不想饮酒,应在宴会开始时便表明,以免出现尴尬的场面。进餐时?先请客人、长者动筷子,夹菜时每次少一些离自己远的菜就少吃
一些。吃饭时不要出声音,喝汤时也不要出声响,喝汤用汤匙一小口一小口地喝,不宜把碗端到嘴边喝,汤太热时凉了以后再喝,不要一边吹一边喝。有的人吃饭喜欢用咀嚼食物,特别是使劲咀嚼脆食物,发出很清晰的声音来,这种做法是不合礼仪要求的,特别是和众人一起进餐时,就要尽量防止出现这种现象。
3、关于宴席座次的安排
中餐桌
西餐桌
九、仪式的座次安排
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
十、餐后活动
1餐后根据情况而定。
2、如无其它活动,听取宾客意见可以安排到酒店休息。
十一、旅游
原则:我司以推荐旅游景点为辅,听取宾客意见为主,推荐前应
了解宾客喜好、信仰、和去过哪些景点等相关信息。
1 一日游线路
首都风貌游:天安门-人民英雄纪念碑-纪念堂-人民大会堂-历史
博物馆历史古迹游:八达岭长城-十三陵定陵人文游:天坛T故宫T景山公园T恭王府
皇家园林游:颐和园T圆明园
胡同市井游:南锣鼓巷T什刹海T烟袋斜街
时尚游:秀水街-798艺术区-后海
皇家寺院游:潭柘寺-戒台寺-雍和宫-白云观
2、观看特色演艺(根据具体情况而定)老舍茶馆、老根大舞台、天桥剧场(杂技)、德云社、嘻哈包袱铺-鼓楼广茗阁
十二、接待部门根据情况准备一些礼节性礼品。
1、制作一些带公司LOGO 并且实用的礼物。
2、准备些的土特产或者有纪念意义的礼品。
3、准备些相对贵重物品(譬如:Ipho ne6等)
十三、送宾流程
1、贵宾离店前一天,与随同人员确定贵宾确切离店时间,并及时通知相关部门,并向领导汇报;
2、贵宾离店时,及时向有关领导汇报,与相关领导组成接待队伍,欢送客人离店;
4、贵宾退房,第一时间通知客房服务员查房,查看房间是否有遗留物品,如有则及时通知相关负责人并及时处理;
5、接待完毕后,相关负责人汇总贵宾所有信息存档,不得向外界透贵宾的任何信息,并将信息呈相关领导。