第5章采购与付款业务循环控制
采购与付款循环审计案例分析
仓库、请购部门 存在或发生
保管与采购职责分离
.编制付款凭 付款凭单、验收单、
单
订货单、供应商发票
应付凭单部门
存在或发生、估价 预先编号，并经过适当批 或分摊、完整性 准
确认与记录 负债
应付账款明细账、应 付凭单登记簿、供应 商发票、验收单、订 货单、卖方对账单、 转账凭证
记录现金收支的人员不得
应付账款部门、 存在或发生、完整 经手现金、有价证券和其
有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和
编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登
记材料明细账（登账不及时）；一联由仓库保留并登记材料明细账。
会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。
•
(2)会计部审核付款凭单后，支付采购款项。甲公司授权会计部
的经理签署支票，经理将其授权给会计人员丁负责，但保留了支票印
• 提取盈余公积等略
案例5-4
• 注册会计师郭静在审计A公司 2006年度会计报表将近结束时，A公司 财务主管提出不必抽查 2 0 0 7 年付款记账凭证来证实 2 0 0 6 年的会计记 录，其理由如下：(1) 2 0 0 6 年度的有些发票因收到太迟，不能记入12 月份的付款记账凭证，公司已经全部用转账分录入账；(2)年后由公 司内部审计人员进行了抽查；(3)公司愿意提供无漏记负债业务的说 明书。
内。这种抽查步骤与委托人自信十分完整、正确的报表仍须审核的理
由是相同的。
•
2.客户提供的无漏记债务声明书不能作为正当审计程序，仅提供
给注册会计师额外的保证，作为一种内部证据，其证明力较弱，故无
法减轻注册会计师应作抽查的责任。
案例5-4
•
采购与付款循环的内部控制及其测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
一、采购交易的内部控制测试
1．采购与付款循环内部控制的主要内容
（1）采购、验收、储存、财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经 上述部门进行确认或批准。
（2）采购部门按批准的请购单填写订货单，签章批准后订货单副本应及时提交财务部门。 （3）编制按顺序编号的验收单，副本送交采购、财务等部门。 （4）应付凭单部门将购货发票、订货单及验收单进行比较，再填制应付凭单，支付货款。 （5）应付账款总分类账和明细分类账应按月结账，并相互核对。 （6）供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节。 （7）采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度以审查是否发生折扣损失。
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
二、付款交易的内部控制测试
内部控制目标
关键内部控制
常用的控制测试
常用的交易实质性程序
采购交易按正确的 日期记录（截止）
① 检查工作手册并观 ① 要求一收到商品或接受
察有无未记录的卖方 劳务后及时记录采购交易。
发票存在。② 检查内 ② 内部核查。
部核查的标记。
将验收单和卖方发票上的日 期与采购明细账中的日期进 行比较。
采购交易被正确记 入应付账款和存货 等明细账中，并正 确汇总（准确性、 计价和分摊）
应付账款明细账内容的内 部核查。
通过加计采购明细账，追查 过入采购总账和应付账款、 检查内部核查的标记。 存货明细账的数额是否正确， 用以测试过账和汇总的正确 性。
• （3）检查与购货业务相关的记账凭证及有关明细账的登记是否 正确。
一、采购交易的内部控制测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
采购与付款循环的主要业务活动和相关控制
采购与付款循环的主要业务活动和相关控制采购与付款循环的主要业务活动和相关控制一、简介在现代企业管理中，采购与付款循环是一个非常重要的环节。
它直接关系到企业的资金流动、供应链管理和财务风险控制。
了解采购与付款循环的主要业务活动及相关控制是非常关键的。
二、采购循环的主要业务活动如何确保企业的采购活动能够顺畅进行，从而保证生产和运营的持续性呢？以下是采购循环的主要业务活动：1. 识别需求：企业的采购活动始于对原材料、设备或劳务的需求识别。
这需要与生产、运营和销售部门进行充分沟通，以确定具体的采购需求。
2. 供应商选择与评估：在确定采购需求后，企业需要选择合适的供应商，并进行供应商的信用评估和供应能力评估。
3. 采购订单的下达：一旦确定了供应商，企业就需要向供应商下达采购订单。
这一步通常需要严格控制，以确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收：当供应商提供货物或劳务时，企业需要进行货物或劳务的收货与验收。
这一步是确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符的重要环节。
5. 付款：最后一个环节即为付款。
企业需要按照采购订单和验收情况进行付款，以完成整个采购循环。
三、采购循环的相关控制在采购循环中，为了确保采购活动的合规性和风险控制，企业需要实施相关的控制措施：1. 采购计划和预算控制：企业需要建立严格的采购计划和预算控制机制，以控制采购活动的规模和成本。
2. 供应商管理控制：建立供应商评估和管理制度，定期对供应商的信用和供应能力进行评估，降低与供应商相关的风险。
3. 采购审批控制：采购订单的下达需要经过严格的审批程序，确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收控制：建立严格的收货和验收程序，确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符。
5. 付款控制：对付款行为进行严格的控制和监控，防止采购活动中出现的财务风险。
四、付款循环的主要业务活动除了采购循环，付款循环也是企业财务管理中的重要环节。
其主要业务活动包括：1. 应付账款凭证的审核：企业在进行付款前，需要对应付账款凭证进行审核，确保付款的合理性和准确性。
《采购与付款循环》课件
采购与付款循环常见问题与解决方案
1 2 3
供应商管理问题
如供应商选择不当、价格不合理等。解决方案： 建立供应商评价标准，定期评估和更新供应商信 息。
合同履行问题
如合同条款不明确、履约不力等。解决方案：加 强合同管理，明确合同条款，建立合同履行监控 机制。
验收与入库问题
如货物不符合要求、不及时入库等。解决方案： 加强验收管理，建立入库登记制度，确保货物及 时准确入库。
供应商选择
比较市场上的供应 商，评估其价格、 质量、交货期等。
验收入库
对收到的货物进行 验收，确保符合质 量要求。
需求分析
分析企业生产需求 ，确定所需原材料 、零部件等。
采购订单处理
根据需求和供应商 情况，下达采购订 单。
支付货款
核对发票和验收记 录，支付货款给供 应商。
02
采购管理
供应商选择与评估
供应商选择标准
评估供应商的信誉、产品 质量、价格、交货期和服 务，选择符合企业需求的 优质供应商。
供应商评估流程
建立评估指标体系，定期 对供应商进行评估和审查 ，确保供应商持续满足企 业要求。
供应商关系管理
与供应商建立长期合作关 系，进行有效的沟通与协 调，实现互利共赢。
采购订单管理
采购需求分析
根据企业的生产计划、库存状况 和销售预测，分析采购需求。
《采购与付款循环》ppt课件
目录
• 采购与付款循环概述 • 采购管理 • 付款管理 • 内部控制与审计 • 案例分析
01
采购与付款循环概述
定义与特点
定义
采购与付款循环是企业运营中一系列 涉及采购和付款流程的活动，包括供 应商选择、采购订单处理、验收入库 、支付货款等环节。
第5章采购与付款业务循环控制
二 授权审批
• 1、建立严格地授权批准制度，明确审批人的授权批准方 式、权限、程序责任和相关控制措施，规定经办人办理采 购与付款业务的职责范围与工作要求。
• 2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定， 在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录； 付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付 款执行。
• 2、岗位轮换 • 应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进
行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利 收受贿赂，损害企业利益。
XY公司的采购控制
• XY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除考虑价 格因素外，还要注重对原材料的质量要求。 XY公司原材 料采购主要是通过招投标方式进行。采购部门首先从建立 的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商，通过比较 产品性价比确定几家供应商，由XY公司的检验部门对待 选供应商的原材料样本进行检验，经检验后，采购部门从 中确定质优价廉的供应商。然后采购部门与供应商签订购 买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出 具检验单；仓库保管部门对数量品种进行检验并出具入库 单；财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等 级明细账。
做好内部控制、职能 分工
付款时，要与订购单 及验收单进行确认
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 11)对未收到货 品支付货款
12)未及时取得 进货折扣
风险 现金损失
控制程序
核对发票及验收单的 数量 确定货物收到再付款
造成多付款， 编制付款期限分析表
成本增加
付款方式采用净额法
作现金流量预算
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
采购与付款循环内部控制审计程序
文件制修订记录一、编制需求计划与采购计划（一）流程简介采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。
企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。
（二）风险描述需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
（三）主要管控措施第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划。
需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。
对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。
第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。
第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
（四）符合性问题(调查问卷)1．公司有无书面的采购操作流程文本？2．公司的采购类型或方式有哪几种？3．负责采购的部门有哪些？分别负责何种类型的采购？4．采购部门的组织结构？是否定期进行人员轮换？5．公司一般的购货流程是如何运转的？6．公司是否每年制订采购计划，请介绍一下制订的流程？是否依据生产和营销计划来制订采购计划？7．采购计划的变更是否经合理的批准？（五）审计程序1．对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划制订的依据和程序等；2．获得书面的采购计划制订政策的范本；3．对照采购政策，评估采购计划流程的符合程度；4．对生产部门、财务部相关人员进行访谈，了解他们对于采购计划的参与程度；5．察看年度采购计划的内容是否完整（包括采购品种、数量、价格、质量要求、批量进度安排以及资金计划），是否有高级管理层的签字或者确认；6．在生产部门、财务部察看采购计划，是否与采购部门的计划一致。
采购与付款循环审计的案例
采购与付款循环审计的案例【篇一：采购与付款循环审计的案例】第五章购货与付款循环审计案例分析（8-10 ）主讲：陈案例5-1 美国巨人零售公司审计案1、讨论罗斯会计师事务所对美国巨人零售公司年报审计中无效的审计程序有哪些？3、结合本案例，讨论在审计中如果遇到客户临时增加凭证记录、大量退货、仅提供复印件等特殊事项，应如何处教学目的：通过采购与付款案例的分析和讨论，对购货与付款业务容易出现的舞弊环节和舞弊手段进行揭示，对购货与付款中所涉及的采购账户、固定资产账户、相关费用账户实质性测试，让学生了解和掌握该循环审计的内容和方法。
教学时数： 6 学时采购与付款循环内部控制测试请购商品和劳务请购商品和劳务采购采购————编制订购单编制订购单验收商品验收商品储存已验收的商品存货储存已验收的商品存货编制付款凭单编制付款凭单确认已记录负债确认已记录负债采购验收仓储复核与记录付款相关知识点：该循环涉及的报表项目有：该循环涉及的报表项目有：应付账款应付账款固定资产固定资产累计折旧累计折旧预付账款预付账款工程物资工程物资在建工程在建工程应付票据应付票据2、购货与付款循环内部控制测试购货业务内部控制测试购货与付款固定资产内部控制测试2、购货与付款循环内部控制测试购货与付款循环中主要业务活动、对应的凭证账户、相关的认定、重要控制点的关系。
（见下表）购货业务内部控制测试的程序：了解描述内控初步评价内控风险应付账款控制测试重新评估控制风险主要业务活对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点请购商品或劳务仓库、有关部门请购单不编号，但要经过签字批准编制订购单订购单采购部门完整性订购单预先编号，送至供应商及有关部门，独立检查处理验收商品验收单、订购单验收部门完整性、存在或发生验收单一式多联、预先编储存已验收商品验收单上签收仓库、请购部门存在或发生保管与采购职责分离.编制付款凭付款凭单、验收单、订货单、供应商发票应付凭单部门存在或发生、估价或分摊、完整性预先编号，并经过适当批确认与记录负债应付账款明细账、应付凭单登记簿、供应商发票、验收单、订货单、卖方对账单、转账凭证应付账款部门、会计部门存在或发生、完整性、估价或分摊记录现金收支的人员不得经手现金、有价证券和其他资产，独立检查入账及时性及金额正确性支付负债付款凭单、支票应付凭单部门、财务部门存在或发生、完整性、估价或分摊支票预先编号，已签署的支票的相关凭证要注销记录现金、银行存款支现金日记账、银行存款日记账、应付账款明细账、支票、付款凭证会计部门存在或发生、估价或分摊、完整性独立编制银行存款调节表2、购货与付款循环内部控制测试付款应经过有关人员授权批准2、购货与付款循环内部控制测试购货业务的关键控制购货业务应具备订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭证单的附件定期与供应商核对有关记录2、购货与付款循环内部控制测试审计人员在对内控制了解的基础上，通过评估各控制和薄弱环节、来估计各控制目标的控制风险水平。
第五章 采购与付款循环审计案例分析
主讲：陈 翠 经济系审计教研室
• 案例5-1 美国巨人零售公司审计案
• 案例资料：教材P187
• 思考： • 1、讨论罗斯会计师事务所对美国巨人零售公司年报审计 中无效的审计程序有哪些？ • 2、结合本案例讨论如何查找未入账的应付账款。 • 3、结合本案例，讨论在审计中如果遇到客户临时增加凭 证记录、大量退货、仅提供复印件等特殊事项，应如何处 理？
• 教学难点：固定资产的审计
• 教学时数：6学时
第五章 采购与付款循环审计案例分析
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采购与付款循环内部控制测试
应付账款审计案例分析 固定资产及累积折旧审计案例
在建工程审计案例分析
第五章 采购与付款循环审计案例分析
• 相关知识点：
• 1、主要业务活动及单证
请购商品和劳务 采购——编制订购单 验收商品 储存已验收的商品存货 编制付款凭单 确认已记录负债 采购 验收 复核与记录 仓储 付款
仓库、请购部门 存在或发生
应付凭单部门
保管与采购职责分离
存在或发生、估价 预先编号，并经过适当批 或分摊、完整性 准
记录现金收支的人员不得 应付账款部门、 存在或发生、完整 经手现金、有价证券和其 性、估价或分摊 他资产，独立检查入账及 会计部门 时性及金额正确性 应付凭单部门、 存在或发生、完整 支票预先编号，已签署的 性、估价或分摊 支票的相关凭证要注销 财务部门 存在或发生、估价 独立编制银行存款调节表 或分摊 、完整性
对应的凭证和记录 请购单 订购单
相关的主要部门 仓库、有关部门 采购部门
相关的认定
字批准 订购单预先编号，送至供 应商及有关部门，独立检 查处理
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➢分析购货內容及销售 成本组合
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 风险 成本过高
造成生产延误 成本超支或滞
销 较难生产高附 加价值的商品
控制程序
➢预算控制 ➢建立询价机制及进货 合约 ➢利用商品期货避险
➢检查购货单据 ➢对供货厂商做绩效分 析 ➢加强货品的检验
• 主要问题： • 供应商的选择与评价 • 采购的验收环节
采购控制的意义
• 一、材料采购成本在企业经营中占很大 比重，且在很多行业有上升趋势。
•
◆极端例子：
• ①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；
• ②制药业，原材料成本还不到30%。
• 二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。
• 如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%， 人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税 前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。 有以下三种途径：
基本途径
1、增加销售额1千万 2、人工成本降低1百万 3、物料成本降低1百万
现状改变幅度
1千万/1亿=10% 1百万/1千5百万=7% 1百万/6千万=2%
采购与收款循环内部控制
• 1、采购循环常见弊端 • 2、采购循环的威胁、风险与控制程序 • 3、采购循环内部控制关键点
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1、采购循环常见弊端
• 然而，从利达员工的描述是，为方便合作，利达和东兴两 家企业选择相邻建厂。合作4年多，两家工厂就如同一家， 使用的油漆都是通过两家企业的内部通道运入利达公司， 根本不用走工厂大门，都没出现过问题。
• 让人们不能理解的是，一般都是提前几天就进货的，真的 缺货这么严重吗？买到也不化验吗？利达用了三个月的含 铅量超标的色粉，为什么一直不检验呢？东兴从网上找到 “众鑫”，又是人家送货，所以东兴连这个企业是怎样的 都不知道，第一次拿货为什么就那么信任别人呢？
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 5)向不合格供应 商订购
6)收取回扣
风险
品质与价格不 确定性 退货与售后服 务不确定性 无法建立长久 合作关系
可能买到次品 高价购入商品 影响公司利益
控制程序
➢订购单先经批准 ➢限制供应商名单须有 经正式授权，如有变动 须经批准 ➢加强采购部门内控
• 事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜 之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢 之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供 应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达 被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理 总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工 人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力， 最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回 的中国产玩具数量增加到1820万件。
• 1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节 • 2）不相容职务未予分离 • 3）收受回扣、中饱私囊 • 4）虚报损耗、中途转移 • 5）混淆采购成本 • 6）验收不严、以少报多、以次充好 • 7）违规结算、资金流失 • 8）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性 • 9）往来结算账户记录不全、账目不清
• 2、验收—— 一次疏忽还是习惯性遗忘
• 利达属于来样加工型企业，即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证 玩具质量，美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法：一是由 美泰自行指定，二是由美泰提供质量标准后，由利达自行决定。利达 选择了后者，于是，东兴成了他的油漆供应商。
• 合作数年来，一直没有问题，但8月2日，美泰公司的下属费雪公司紧 急宣布，回收“利达”生产的96.7万件塑料制学龄前儿童玩具，原因 是含铅量超标，如果被儿童吞下，可能发生铅中毒。
• 而利达向佛山市出入境检验检疫局汇报称，这次含铅超标色粉的使用， 是东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到这 批色粉含铅量超标，众鑫提供的认证资料都是假的。
• 2007年4月初，东兴生产油漆的黄色色粉短缺，为尽快采购，东兴在 网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证 资料、相关执照等，“东兴”便于4月10日进货。按规定，采购的色 粉要到检测机构认定，但佛山没有相关的检测机构，只有到广州检验， 并需要5－10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司 供货，就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标， 众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。
内部控制分析
1、朋友——中国式供应关系
• 造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采 购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达 公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰恰是张树鸿 多年的好友梁仪彬。
• 梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，“东兴”的前身为南 海市平洲东兴印刷包装实业有限公司，2001年投产，经 营范围：塑料制品制造、包装装潢印刷品印刷，销售塑料、 油墨丝印材料。2002年，增加了油墨、涂料和丝印材料 产销。2004年12月28日，增加了新能源节能产品生产、 加工、安装、销售，并更名为南海区东兴新能源有限公司。 自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后，就 成为“利达”的油漆主要供应商。梁仪彬也成为张树鸿最 好的朋友之一。
第五章 采购与付款内部控制
章前案例：利达公司致命玩偶案例
• 2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(Mattel.Inc.)向 美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件 塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对 儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐 部认为危及儿童安全。进而，致命玩偶成为一时谈论的热 点。
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2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 1)缺货
风险
生产延滞丧失 销售机会 生产设备闲置 订购成本增加
控制程序
➢存货控制系統 ➢采用永续盘存制 ➢建立供应商供货与绩 效报告分析 ➢重估安全存量
2)采购不需要的 货品或采购过 多
存货成本增加
积压现金，无 法有效利用
存货净变现价 值降低
➢评估实际存货