采购与付款循环审计的主要的内容与方法

(五)编制付款凭单
了解记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。
部门：应付凭单部门（一般是负责采购的部门编制） 凭证：付款凭单 控制措施：（见后）
认定： 经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易 提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、 “完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有 关。
顺序编号 四联：采购部门、仓库部门、应付凭单部门、验收部门各
一联 应包括：品名、数量、品质、到货时间、验收人员
控制措施: (1)比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后
再盘点商品并检查商品有无损坏 (2)验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、
预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。 (3)让仓库部门签字确认收货
采购与付款循环审计
主要内容
第一节 采购与付款循环主要业务活动 第二节 涉及的主要凭证和会计记录 第三节 关键控制点、控制测试与管理当局认
定的关系 第四节 应付账款审计 第五节 固定资产与折旧的实质性程序
第一节 采购与付款循环主要业 务活动
请购商品 和劳务
编制 订购单
验收 商品
储存 已验收 的商品
每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。 4.对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进
行特别授权审批。
控制措施：请购与审批岗位分离，根据请购单 进行授权
审批，每张请购单必须经过负责预算的主 管人员签字批准
认定：与‘发生’认定有关
请购单是证明有关采购交易的“发生”认定 的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点
记录 支出
付款
确认与 记录负债
编制付 款凭单
请购 订货 验收入库存 付款
（一）请购商品和劳务 了解仓库或其他需求部门编制请购单情况(可由采购部门编
制采购预算，归入全面预算中）
& 部门：仓库，其他需求单位 & 凭证：请购单：有权编制请购单的不止一个单位，所以不
便连续编号 （一般授权和特别授权）
注意： 1.仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。 2.生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。 3.对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，
（二）编制订购单
了解采购部门编制订购单情况
部门：采购部门
凭证：订购单
注意：
1.采购部门负责编制订购单和发出订购单。
2.采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。
3.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应
商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，
应采取竞价方式来确定供应商。
5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户 名称。
6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此 凭单要求付款
(六)确认与记录负债 部门：会计部门 凭证：应付凭单登记簿或应付账款明细账
控制措施 1、应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财 产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。 （核查的方式）
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2、记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其 他资产
（1）在手工系统下，应将已批准的未付款 凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证 和登记有关账簿。
（2）会计主管应监督为采购交易而编制的 记账凭证中账户分类的适当性；
（3）通过定期核对编制记账凭证的日期与 凭单副联的日期，监督入账的及时性
顺序编号 四联：存根，供应商，验收，请购部门 应包括：品名、数量、价格、供应商、到货日期、采购人员 供应商选择：质量、价格、供货及时性、竞价方式
控制措施：订购单的填写和传递
预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交
供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制 请购单的部门。询价与确定供应商职能要分离。
（4）独立检查会计入员则应核对所记录的 凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇 总表是否一致，并定期独立检查应付账款总 账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的 总金额是否一致。
认定：与发生认定和完整性认定有关
（七）付款
部门：会计部门(有些单位设置专门的付款部。）
凭证：支票等
控制措施：
1．独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性 。 2、应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 3．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准 的付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。 4．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等 方式将其注销：以免重复付款。
应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入 账。
认定:和完整性有关
（三）验收商品
了解验收部门编制验收单的情况 部门：验收部门 凭证：验收单（注意传递的过程）
验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否 相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。（与订购单 核对）
验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式 多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。
（也叫付款通知书、付款单）
控制措施：
1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订 购单的一致性。
２．确定供应商发票计算的正确性。
3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性 凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支 持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。
4．独立检查付款凭单计算的正确性。
认定：验收单：交易或相关负债存在和发生
检查验收单的顺序：交易完整性有关
（四） 储存已验收的商品存货
部门：仓库 凭证：入库单 控制措施：储存岗位与验收岗位分离，限制无关人员接近储存的
商品存货 认定：与存货存在认定相关
将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未
经授权的采购和盗用商品的风险。
存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。
4.采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购 单由采购经理负责审批;金额在人民币×××元至人民币×××元 的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币×××元的请购单需 经董事会审批。
5.采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订 单。采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订 购单。询价后或竞价（大宗商品必须货比3家）后确定最佳供应商。