档案局文书档案整理规范标准
文书档案整理原则的基本标准要求
文书档案整理原则的基本标准要求
1.完整性原则：文书档案应当包括全部的原件或复制件，并且在整理过程中不得删减或遗漏任何内容。
2. 实效性原则：文书档案应当按照实际需要进行分类、整理和存储，以便于随时查阅和利用。
3. 有序性原则：文书档案应当按照一定的顺序进行整理，包括时间顺序、主题顺序或其他相关顺序。
4. 统一性原则：文书档案应当采用相同的整理标准和方法，以确保整理结果的一致性和可比性。
5. 机密性原则：文书档案应当根据保密等级进行分类和存储，以确保文件的机密性和安全性。
6. 原始性原则：文书档案应当保持原始的形态和状态，以反映历史真实情况。
7. 可读性原则：文书档案应当采用易于阅读和理解的方式进行整理和存储，以便于查阅和利用。
8. 安全性原则：文书档案应当采取必要的措施保障其安全，包括物理安全和网络安全等方面。
9. 持久性原则：文书档案应当采用耐久性良好的材料进行保存，以确保其长期保存和利用价值。
10. 公开性原则：文书档案应当根据法律法规规定，及时公开或提供相关信息，以满足公众的知情权和监督权。
- 1 -。
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
文书档案整理归档验收标准
附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
档案整理质量的统一规范要求
档案整理质量的统一规范要求（试行）：一、文书档案的文件幅面应为A4。
不足A4的要装裱，大于A4的要折叠。
二、文书档案的文件装订用缝纫机(30年、10年的可用不锈钢订书钉)白线扎边，页面位置纵向的在左侧扎，页面位置横向的在上方扎。
三、盖归档章位置：页面位置纵向的在左上角空白处，页面位置横向的在右上角空白处，且与装订线垂直。
归档章的印色为黑色。
四、文书档案盒均采用2cm厚的盒子，其正面全宗名称（单位名称）用12.5×2.5规格的印章,字体用宋体。
印章的印色为黑色。
五、文书档案盒背脊要求：全宗号用2号字钉；年度用3号字钉；保管期限（永久、30年、10年）用二号宋体印章；机构（问题）为三号宋体印章；起止件号为4号字钉；盒号为2号字钉。
字钉、印章印色均为黑色。
六、各种档案（文书、会计、基建、设备、照片、电子档案）装具的纸材及规格按国家有关标准。
可统一在档案局购买。
七、照片档案应有完整的时间、地点、内容、人物、背景等的说明。
八、光盘档案要求：1、应归档的光盘按年度---问题分类，按时间或重要程度进行排列。
2、光盘装盒后编盒号、盒内每张光盘编张号。
3、光盘档案一式3套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
4、光盘填写说明，格式如图所示：5、软件环境指操作系统（WIN2000、XP等）、相关软件（紫晶软件等）。
6、硬件环境指中央处理器、内存等。
7、光盘档案的目录存入计算机保存，建立文件数据库。
九、档案保管的温湿度标准纸质档案：温度14—24℃,相对湿度为40%—60%；照片档案：温度14—24℃，相对湿度40%—60%；照片底片：温度12—15℃，相对湿度35%—45%。
十、会计、基建、设备等其他档案按有关规定整理。
十一、推荐采用的铁皮档案柜1、规格：1940（高）×900（宽）×400（深）mm2、式样：如下。
文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。
近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)1、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
档案局文书档案整理规范
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
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1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件 item归档文件的整理单位。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2 件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
5.2 分类5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。
a）按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
b）按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类。
机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。
采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。
采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
5.3 排列5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列5.4 编号5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。
如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3 档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。
b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。
年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。
c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。
归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。
归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。
为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。
5.5 编目5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。
编目应准确、详细，便于检索。
5.5.2 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a）序号：填写归档文件顺序号。
b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。
c）文号：文件的发文字号。
没有文号的，不用标识。
d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
e）题名：文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用标识。
h）页数：每一件归档文件的页面总数。
文件中有图文的页面为一页。
i）备注：注释文件需说明的情况。
5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。
目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。
5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。
装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架6.1 修整6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。
6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.2 装订6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。
归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。
装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。
为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。
页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。
定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3 编页6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变6.4 装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。
不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6.4.1 档案盒6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。
6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
6.4.2 备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。
a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。