英文电子邮件及传真格式及要点资料教程
英文信件标准格式
英文信件标准格式在当今全球化的时代，英语作为一种通用语言，英文信件的使用变得越来越频繁。
无论是商务交流、学术沟通还是与国外友人的日常联系，掌握英文信件的标准格式都是十分重要的。
正确的格式不仅能使信件清晰易读，还能展现出写信人的专业素养和对收信人的尊重。
下面，我们就来详细了解一下英文信件的标准格式。
一、信头（Heading）信头通常位于信纸的右上角，包含发信人的地址和日期。
发信人的地址要写详细，包括街道名称、门牌号、城市、州/省、邮政编码以及国家。
日期的写法一般是月日年，例如：May 15, 2023。
需要注意的是，月份要写成英文单词，而不是数字。
二、称呼（Salutation）称呼写在信头下方，左对齐。
常见的称呼有：Dear Sir/Madam（用于不知道收信人性别的情况）、Dear Mr／Mrs／Miss/Ms ＋姓氏（用于知道收信人性别的情况）。
如果是写给关系比较亲密的朋友或家人，可以直接用Dear ＋名字。
三、正文（Body）正文是信件的主要内容，也是写信人想要表达的核心思想。
正文的每一段开头都要缩进，一般缩进 5 个空格或者 1 英寸。
段落之间要有清晰的分隔，使内容条理分明。
在表达观点时，要注意语言的准确性和逻辑性，避免使用模糊或歧义的词汇。
四、结束语（Complimentary Close）结束语通常写在正文下方，左对齐。
常见的结束语有：Yours sincerely（用于比较正式的信件，且知道收信人的名字）、Yours truly （用于正式信件，不知道收信人的名字）、Best regards（用于不太正式的信件）、Love（用于写给亲人或亲密朋友的信件）。
五、签名（Signature）签名写在结束语下方，包括写信人的姓名和职务（如果有）。
如果是手写签名，要确保字迹清晰可辨。
接下来，我们通过一个具体的例子来更直观地了解英文信件的标准格式：｀｀｀123 Main StreetAnytown, USA 12345May 15, 2023Dear Mr Smith,I am writing to express my interest in the position of Marketing Manager that was advertised on your company's websiteI have a bachelor's degree in Marketing and over five years of experience in the field During my previous roles, I have successfully led marketing campaigns that resulted in significant growth in brand awareness and salesI believe my skills and experience would make me a valuable asset to your team I have attached my resume for your review and would be grateful for the opportunity to discuss my qualifications further in an interviewThank you for your time and considerationYours sincerely,＿____Marketing Specialist｀｀｀在实际写信的过程中，还有一些细节需要注意：1、语言要简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构。
英文邮件格式讲课教案
-14-
商务英语电子邮件的格式(12/15)
Opening – 开头 (3/3)
4. 如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你 Thank you for providing the requested information.
Salutation -- 称呼 (2/4)
3. 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。
Dr. / Prof. / General Wright
-10-
商务英语电子邮件的格式(8/15)
Salutation -- 称呼 (3/4)
4. 外国人的名字有时罗马数字I，II等 George VI When George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne.
-27-
五C原则 (7/14)
Clarity – 清楚原则(1/2)
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚， 用词准确。具体表现在：
结构方面 尽量使用短段落，必要时使用主题句。
语法方面 用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱 两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解， 延误商务沟通和贸易。
-22-
五C原则 (2/14)
Correctness – 准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双 方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟 通至关重要。
具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点 符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要 叙述准确，以免引起误会纠纷。
英文信件格式-英文信格式
英文信件格式-英文信格式英文信件格式英文信格式在当今全球化的时代，英语作为一种通用语言，在商务、学术、社交等各个领域都有着广泛的应用。
而英文信件作为一种重要的交流方式，掌握其正确的格式是非常必要的。
接下来，让我们详细了解一下英文信件的格式。
一、信头（Heading）信头通常位于信纸的右上角，包含发信人的地址和日期。
地址的书写顺序是从小到大，先写门牌号、街道名，然后是城市、州（省）和邮政编码，最后是国家。
日期的写法可以是月、日、年（如：January 1, 2023），也可以是日、月、年（如：1 January 2023）。
例如：123 Main StreetAnytown, CA 12345USAJanuary 1, 2023二、称呼（Salutation）称呼是对收信人的尊称，通常在信头下方左侧顶格书写。
常见的称呼有：“Dear Mr／Mrs／Miss/Ms ＋姓氏”（如：Dear Mr Smith），如果不知道对方的姓氏，可以用“Dear Sir/Madam”。
对于比较熟悉的朋友或亲人，可以用“Dear ＋名字”（如：Dear John）。
三、正文（Body）正文是信件的主要内容，是写信人想要表达的核心信息。
每段开头要缩进，一般缩进5 个空格或者1 英寸。
正文的内容应该清晰、简洁、有礼貌，避免使用过于复杂或生僻的词汇和句子结构。
在正文中，要注意逻辑清晰，条理分明。
可以先说明写信的目的，然后详细阐述相关的内容和观点，最后总结并表达自己的期望或祝愿。
例如：I am writing to inquire about the job vacancy you advertised in the newspaper last week I am very interested in this position and believe that my skills and experience make me a suitable candidateFirst of all, let me introduce myself I graduated from University Name with a degree in Major Name and have been working in the Industry Name field for Number of Years years During this time, I have gained extensive experience in Specific Skills or TasksI am confident that I can make a valuable contribution to your companyif given the opportunity I would be grateful if you could review my resume and consider me for an interviewThank you for your time and consideration I look forward to hearing from you soonBest regards,Your Name四、结束语（Complimentary Close）结束语通常位于正文下方的右侧，第一个单词的首字母要大写，后面用逗号。
英文电子邮件格式(5)
英文电子邮件格式英文电子邮件格式（精选篇1）1、信头(heading)指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。
一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。
标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
2、日期的写法：如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍); July 30th，1997; 30th July，1997等。
1997不可写成97。
3、信内地址(inside address)：在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。
将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
4、称呼(salutation)：是写信人对收信人的称呼用语。
位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。
(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My Dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。
例如：My Dear Father，Dear Tom等。
(2)写给公务上的信函用Dear madam，Dear sir或gentleman(gentlemen)。
注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。
gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear sir的复数形式。
(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。
例如：Dear Prof.Tim Scales， Dear Dr.John Smith.5、正文(body of the letter)：位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。
英文电子邮件格式与范文[技巧]-电子邮件英文格式
![英文电子邮件格式与范文[技巧]-电子邮件英文格式](https://img.taocdn.com/s3/m/2585866e19e8b8f67c1cb98d.png)
英文电子邮件格式及范文[技巧] 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。
所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。
比如:Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。
比如:“Hello/Hi Lillian”。
在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。
英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。
为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。
如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。
邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。
所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。
注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件:Sincerely,Sincerely yours,私人电子邮件:Regards,Best wishes,Best regards,With best wishes,Wish best regards,Yours,Cheers,As ever,With love,Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。
英文电子邮件的格式(课件PPT)
多个收信人地 址用半角的逗号 或者分号隔开。
6/64
商务英语电子邮件的格式(3/16)
Subject – 主题 (1/3)
1. 主题 (Subject) 框的内容应简明地概括信的内容 ，短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以 是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度 一般不超过35个字母。
NO： detailed calculation
9/64
商务英语电子邮件的格式(6/16)
Salutation -- 称呼 (1/4)
根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间 的关系而定。
1. 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但
对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
Tom Hanks
Dear/Hi Tom Dear Mr Hanks
12/64
商务英语电子邮件的格式(9/16)
Salutation -- 称呼 (4/4)
6. 如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：
Dear Committee Member: Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
Salutation -- 称呼 (3/4)
5. 老外的名字有时有Jr. 或 Sr., 罗马数字I，II等 Martin Luther King, Jr. George Bush Sr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. George VI When George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne.
第二节 商务传真与电子邮件的范例讲解(Samples of Fax and E-mail)[共6页]
![第二节 商务传真与电子邮件的范例讲解(Samples of Fax and E-mail)[共6页]](https://img.taocdn.com/s3/m/c962f79ccf84b9d529ea7a54.png)
商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮 件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
第二节 商务传真与电子邮件的范例讲解 （Samples of Fax and E-mail）
一பைடு நூலகம்商务传真范例
范例1
CRYSTAL LOGISTICS LTD Vicarage Drive, Barking, Essex 1g117NA Telephone: 081-5513 2235 Fax: 081-5513 2221
213
现代国际商务函电
Contemporary International Business Communication
dissatisfaction with our service. Apparently the British consulate has been in contact with your goods shipper about the transshipment formalities. They have told the shipper in the U.K. that the goods must move under Bond（for which they have to pay $1,500 USD）to Qingdao. Since the shipper has paid the on-carriage to Qingdao to Crystal Logistics, COSCO Freight Shanghai must take this cargo, after clearing at Shanghai, to Qingdao CFS. Please advise us if there are any problems with the usual method of shipping to Qingdao. Best Regards John Smith
英语写信和写邮件的格式
英语写信和写邮件的格式尊敬的读者，在本文中，我将为您介绍英语书信和电子邮件的格式。
无论是书写信函还是发送电子邮件，遵循适当的格式对于有效的沟通和专业形象至关重要。
请阅读以下内容，了解如何正确书写英语信函和电子邮件。
一、英语书信的格式1. 发件人信息和日期在信纸的左上方，写下自己的姓名、地址、城市和邮政编码。
然后，在右上方写下日期。
日期一般写在发信人信息的下一行。
2. 收件人信息在信纸的左上方，写下收信人的姓名、地址、城市和邮政编码。
请确保所有信息准确无误。
3. 称呼在收信人信息的下面，写下一个适当的称呼。
如果你知道收信人的姓名，使用"Dear Mr./Ms. Last Name"，如果你不知道收信人的姓名，使用"Dear Sir/Madam"。
4. 信件正文信件正文应该清晰、简练、有条理。
请在每个段落之间留出空行。
在开头段落，说明写信的目的或引起写信的原因。
然后，逐步展开你的想法或请求。
最后，结束信函时，请表达感谢并期待对方的回复。
5. 结尾和署名结尾通常使用"Yours sincerely"或"Yours faithfully"，具体使用哪个需要根据收信人的称呼决定。
在结尾下方，留出空间用于签名。
在签名下面，打印出你的姓名。
二、电子邮件的格式1. 主题在写邮件之前，先写一个简洁明了的主题。
主题应该准确概括邮件的内容，方便接收方快速了解邮件的主题和意图。
2. 称呼邮件的称呼通常与书信相似，根据收件人的姓名或职位来选择合适的称呼，如"Dear Mr./Ms. Last Name"或"Dear Sir/Madam"。
3. 问候语在称呼之后，可以加入适当的问候语，比如"Hope you are doing well"或"Good morning/afternoon"。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
现代的齐头式(The Modern Blocked Form)
（Salutation） (Body)
美式结构则是齐头式结构， ---------------------------------------------在商务英语中比较流行，尤 ----------------------------------------------其普遍运用于电子邮件的交 ----------------------------流中，其特点是所有段落的 ---------------------------------------------第一行都顶格写，段与段之 ----------------------------间空一行，另外称呼、落款 (Complimentary Close） 等也都顶格写。
那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
应注意表达简洁清楚 1.尽量简单的词汇
— “soon” instead of “in the near future” — “Please” instead of “Will you be kind enough to...” — “now” instead of “at the present moment” etc.
7、Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚 或未婚的女士称呼。 8.Dear Doctor Wang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。 9.Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 10.To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或 写给公司、部门时使用。 11.Dear Chris, ：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。 12.Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
2.尽量使用短句
—“We are pleased to...” for “It gives us much pleasure to...”
3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇
— “Please quote your lowest price for your best quality.” for “Please quote your best price for your best quality.”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国 式)。
1、Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2、My dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 3、Dear Sirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。 4、Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 5、Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 6、Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。
提出要求要客气礼貌
"I want."之类的词能避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。 又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。
I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。
记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。 如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。 例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting
ABC Company.“ 如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会
(Signature）
传统的缩头式(The Conventional Indented Form)
英式结构即缩进式结构， 属于比较传统的结构， 即每一段的第一行都向 里缩进4-8个字符，且 所有段落的缩进距离必 须保持一致；称呼顶格 写，落款则在中间偏右 的位置。
（Salutation） (Body)
二零一二年三月十五日
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
2.主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。
（Complimentary Close） (Signature)
如果是你主动写电子邮件给别人的话，以你写此邮件的目的开头。 例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference
to …“ 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。
3.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外 的每一个单词的首字母大写。
4.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENNT：Submit your report today!