企业英文邮件格式介绍

企业英文邮件格式介绍
(一)英语书信结构、书写款式及要求
1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
信封(envelope)
英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。

只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。

发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。

国家名称的每一个字母都要大写。

如下：
信头(heading)
公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。

在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。

称呼(Salutation)
称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。

称呼后可以写冒号或逗号。

在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

在非正式书信中，称呼后用逗号。

(注意：尽量避免使用“ToWhomItMayConcern”或“DearSirorMadam”,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。

改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用“DearHumanResourcesManager”，“DearFriends”这样的称呼。

在给律师或外交领事写信时，可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。

同样，如果收信人的姓名后面
有“Jr.”或“Sr.”如“GeorgeBush,Jr.”也不能把它们包含在称
呼中。

)
主题句(选择性)SubjectLine(optional)
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。

所以，主题应当
做到言简意赅并突出邮件重要性。

英文邮件的主题需要注意不超过
35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。

比如：SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的
首字母大写(介词、冠词除外)。

正文(BodyoftheLetter)
正文的格式多种多样。

商业信函最好使用齐头式。

而私人信件通常不用齐头式。

在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。

段落开头不空格，各段之间空两行。

修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。

使用
没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。

与齐头式不同，发
信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。

其余部分从
左边开始。

齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。

每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。

齐头式信件的信
尾客套话和签名可以有两种款式。

第一种写在左下方，这是最常用
也是最正式的。

另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与
收信人之间的关系比较熟悉随便。

结尾语(com#plimentaryClosing)
结尾语在正文之后添加。

注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerelyyours,
私人电子邮件：
Regards,
Bestwishes,
Bestregards,
Withbestwishes,
Wishbestregards,
2016英文信函格式公共英语
Yours,
Cheers,
Asever,
Withlove,
Affectionately,
2016英文书信格式
1、信头(Heading)
指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。

一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;
然后再写日期。

标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行
的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：
July30，1997(最为普遍);
July30th，1997;
30thJuly，1997等。

1997不可写成97。

2、信内地址(InsideAddress)
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。

将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，
要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

3、称呼(Salutation)
是写信人对收信人的称呼用语。

位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可
以用冒号(美国式)。

(1)、写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear
再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。

例如：Mydearfather，DearTom等。

(2)、写给公务上的信函用DearMadam，DearSir或
Gentleman(Gentlemen)。

注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。

Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是DearSir的复数
形式。

(3)、写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加
姓氏或姓氏和名字。

例如：DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。

4、正文(BodyoftheLetter)
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。

因此要求正文层次分明、简单易懂。

和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你
好!)
正文有缩进式和齐头式两种。

每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，
这就是缩进式。

但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。

商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语(com#plimentaryClose)
在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。

不同的对象，结束语的写法也不同。

(1)、写给家人、亲戚，用Yourlovinggrandfather，Lovinglyyours，Lovingly等;
(2)、写给熟人、朋友，用Yourscordially，Yoursaffectionately等;
(3)、写业务信函用Truelyyours(Yourstruely)，
Faithfullyyours(Yoursfaithfully)等;
(4)、对上级、长辈用Yoursobediently(Obedientlyyours)，Yoursrespectfully(Respectfullyyours)等。

6、签名(Signature)
低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。

职务、职称可打在名字的下面。

当然，写给亲朋好友的信，就不必
再打了。

7、附言(Postscript)
一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再
写上遗漏的话即可，要长话短说。

通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

8、附件(Enclosure)
信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2photos(内附两张照片)。

如果福建附件不止一项，应写
成Encl：或Encs。

我们有时可看到在称呼与正文之间有Re：或Subject：(事由)字样。

一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。

还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主
要内容。

事由一般在公务信函中使用，也可以省略。