中文书信格式及要求
中文书信格式 (2)
中文书信格式1. 引言中文书信是一种常见的书面表达形式，用于与他人进行交流和沟通。
准确地掌握中文书信的格式是非常重要的，下文将介绍中文书信的基本格式及写作要点。
2. 信头中文书信的信头一般包括发信人（写信者）和收信人（收信者）的相关信息。
信头应位于信纸的右上角（或左上角），格式如下：发信人姓名发信人地址发信人邮编发信日期收信人姓名收信人地址收信人邮编在写发信人姓名时，应先写完整的姓，再写名字；而在写收信人姓名时，应按照习惯加上先生/女士/小姐等尊称。
3. 称呼中文书信的称呼需要根据关系和尊重程度进行选择，可以分为亲密称呼和礼貌称呼两种。
亲密称呼适用于与熟悉的朋友、亲人或密切合作的伙伴之间的书信往来。
例如：亲爱的XX，或者亲爱的XX先生/女士，而礼貌称呼适用于与不太熟悉的人、长辈或上级之间的书信往来。
例如：尊敬的XX，敬爱的XX先生/女士，4. 正文中文书信的正文内容通常分为引言、主题和结尾三个部分。
引言部分用于开篇，可以用来表达问候、赞美、感谢或者简要概括写信的目的。
例如：我希望这封信能找到你，我希望你一切都好。
主题主题部分是信件的核心内容，应写明具体事项或表达清楚自己的观点。
需要注意的是，应尽量使用简洁、明了的语句，避免使用过多的长句和复杂的词汇。
结尾结尾部分用于总结信件内容，并可以再次表达问候、祝福或感谢。
例如：希望尽快收到你的回复，祝愿你一切顺利。
5. 结尾语在书信的结尾，通常还需写上表达结束的词语和自己的署名，例如：礼敬的XX，6. 附注如果有需要，还可以在信件末尾添加附注，用于补充说明或提供其他相关信息。
7. 空行和缩进在书信的不同部分之间应该空一行，并且在每个段落开头应进行适当的缩进，以使文章更加清晰易读。
8. 书写工具书写中文书信时，可以使用电脑输入法或者手写，无论采用何种方式，都要确保字迹清楚、规范。
9. 总结准确掌握中文书信的格式是书写一封合格书信的基础。
通过以上的介绍，相信读者已经对中文书信格式有一个基本的了解。
中文书信格式
中文书信格式1. 介绍书信是人们传递信息和表达情感的一种重要方式。
在中文书信中，格式的规范与准确性非常重要，因为它可以体现出写信人的文化素养和对对方的尊重。
本文将详细介绍中文书信的格式要求和注意事项。
2. 信头在中文书信中，信头是信件的开头部分，包含写信日期、称呼和收信人地址。
信头应该位于信纸的右上角或左上角，具体位置可以根据信纸的格式自行调整。
2.1 写信日期写信日期应该写在信头的第一行，格式为“年-月-日”。
例如，如果是2022年1月1日，写信日期应该为“2022年1月1日”。
2.2 称呼称呼是写信人对收信人的称谓，应该写在写信日期的下一行。
如果知道收信人的姓名，可以使用“尊敬的+姓名”，例如“尊敬的李先生”；如果不知道收信人的姓名，可以使用“尊敬的先生/女士”。
2.3 收信人地址收信人地址应该写在称呼的下一行。
地址的格式可以根据实际情况进行调整，但通常包括省份、城市、街道和邮政编码。
3. 正文正文是书信的主要内容部分，应该在信头之后另起一行开始。
正文的格式可以根据实际情况进行调整，但通常包括开头、主体和结尾三个部分。
3.1 开头书信的开头应该简洁明了，表达写信人的目的和问候。
可以使用一些常见的开头语，例如“我写信是想告诉你…”、“最近过得怎么样？”等。
3.2 主体书信的主体是写信人表达自己的意见、感受或请求的部分。
在主体部分，要注意用清晰、简明的语言表达自己的观点，并且要注意段落的分隔，使得内容更加清晰易读。
3.3 结尾书信的结尾应该简洁明了，表达写信人的祝福或期待。
可以使用一些常见的结尾语，例如“祝你工作顺利，身体健康”、“期待你的回信”等。
4. 署名署名是写信人在书信结尾处签名的部分。
署名应该写在结尾的下一行，可以写写信人的姓名或代表单位的名称。
5. 信封信封是书信的外部包装，用于装载信件并写上收信人地址和邮票。
信封的格式可以根据实际情况进行调整，但通常包括写信人地址、收信人地址和邮票。
正确的书信格式（通用13篇）
正确的书信格式正确的书信格式（通用13篇）无论是在学校还是在社会中，大家一定都接触过书信吧，书信是生活中常用的一种文体。
你写书信时总是无从下笔？以下是小编帮大家整理的正确的书信格式，希望能够帮助到大家。
1、称呼：也称起首语，是对收信人的称呼。
称呼要在信纸第一行顶格写起，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
后加：，冒号后不再写字。
称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。
2、正文：正文通常以问候语开头。
问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。
问候语最常见的是您好！近好！依时令节气不同，也常有所变化，如新年好！春节愉快！。
问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段，不可直接接下文。
否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。
问候语之后，常有几句启始语。
如久未见面，别来无恙。
近来身体是否安康？近来一切可好？久未通信，甚念！之类。
问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，可以分为若干段来书写，即写信人要说的话。
这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。
若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3、结尾。
正文写完后，都要写上表示祝福的话，作为书信的结尾。
这是对收信人的一种礼貌。
祝福的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。
一般对长辈都说一些工作顺利身体健康之类的祝福语，而对同学则说一些学习进步天天快乐之类的话。
祝福语的格式是：在正文写完之后，另起一行空两格写祝你、敬祝，再另起一行顶格写上工作顺利身体健康等，后面都不要用标点符号。
如果不用以上祝福语，也可以最一般的此致、敬礼结尾。
此致可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。
敬礼写在此致的下一行，顶格书写。
后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
亲友中文书信的格式
亲友中文书信的格式
亲友中文书信的格式通常包括以下几个部分：
1. 称呼：在信的开头，通常会使用亲切的称呼，如“亲爱的叔叔”、“敬爱的老师”等，以表达对收信人的尊敬和亲切感。
2. 正文：正文是书信的主体部分，主要用来表达写信人的思想和感情。
在写正文时，应该注意条理清晰，言简意赅，表达出写信人的真实情感和意思。
同时，还要注意礼貌用语，尊重对方的感受。
3. 结尾：在信的结尾，通常会使用一些祝福语或表达希望对方回复的愿望，如“祝您健康快乐”、“期待您的回信”等。
4. 署名：在信的末尾，需要署上写信人的姓名，以示诚意。
除了以上几个部分，有时候还需要在信中包括其他内容，如附件、备注等。
在写信时，需要根据具体情况来决定是否需要包括这些内容。
另外，在书写书信时，还需要注意以下几点：
1. 书写要工整、清晰，不要写错别字或使用不规范的用语。
2. 表达要简练、明确，不要啰嗦、含糊不清。
3. 用语要礼貌、得体，不要使用不礼貌或不得体的用语。
4. 书信的格式要规范、完整，不要遗漏或省略必要的部分。
中文书信格式及要求
中文书信格式及要求中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。
如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。
此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。
3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。
4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。
中文书信格式 (2)
中文书信格式一、引言中文书信是一种交流方式，用于传递和表达信息、情感和想法。
正确的书信格式可以使书信更易于阅读和理解，同时也展示了写信人的文化修养和礼貌。
本文将介绍中文书信的一般格式和常用词汇。
二、书信格式中文书信通常包括信头、称呼、正文和结尾四个部分。
1. 信头信头位于信纸上方，包含写信日期和地点。
日期的格式为“年-月-日”，地点通常显示写信城市的名称。
例如：2019年1月1日北京市2. 称呼称呼是写信人对收信人的称谓，通常包括对方的姓、职位或尊称。
例如：尊敬的张先生：敬爱的李老师：亲爱的小明：3. 正文正文是书信的主要内容，可以根据情况自由发挥，但需要注意以下几点：•应使用礼貌语言，措辞谦虚和客气。
•写信内容应条理清晰，逻辑严谨。
•如有需要，可以使用分段来突出重点或换行。
4. 结尾结尾是书信的结束部分，常用的结尾语包括祝福和感谢等。
例如：祝一切顺利！感谢您的关注和支持。
希望早日得到您的回复。
三、常用词汇书信中的常用词汇可以帮助我们表达自己的意思。
下面是一些常用词汇的示例：•请柬：邀请、参加、庆祝、宴会、典礼、动身、赴约、赴会、回函•感谢：感激、感谢、赞扬、回报•祝福：祝福、祝愿、心愿、幸福、吉祥、快乐•请求：请求、希望、请、托付、麻烦•道歉：抱歉、道歉、对不起、错误、原谅四、示例书信下面是一个示例书信，以展示中文书信的一般格式：2019年1月1日北京市尊敬的张先生：您好！首先感谢您多年来对我们公司的支持和合作。
我是来自ABC公司的销售经理，我很高兴通知您，我们即将在1月15日举办一场庆祝活动，以庆祝我们公司成立十周年。
活动将在北京市中心的某酒店举行，届时将有来自全球各地的客户、合作伙伴和嘉宾参加。
这对我们来说是一个非常重要的时刻，并且我们非常希望您能够莅临现场。
通过这次活动，除了向大家展示我们的成果和成就，我们还希望能够与您建立更加紧密和长久的合作关系。
您的到来将是我们的荣幸，也是对我们公司发展的巨大支持。
书信作文格式及范文
书信作文格式及范文书信作文一直是语文考试的重要内容之一，而且在现实生活中也有很多用途，比如申请工作、请求帮助、表达感谢等等。
因此，我们有必要了解一下书信作文的格式以及一些范文，以便在需要的时候能够写出一封规范、得体的书信。
一、格式要求书信作文的格式分为三个部分：信头、正文和落款。
信头：包括寄信人地址和日期，格式为右上角写年月日，下面写地址，注意缩进。
正文：是信的主要内容，通常包含问候语、引出主题、事由、请求或表达感谢、祝福等内容。
正文的格式要求清晰明了，要避免出现错别字和语法错误。
落款：包括收信人姓名、地址和邮编，格式是在正文下面空一行写上寄信人姓名，然后再写上称呼和寄送地址，结尾处要加上祝福语。
如果是给朋友或同学写信，可以省去称呼和地址。
二、范文参考1. 感谢信尊敬的李老师：您好！在我需要帮助的时候，您给予了我非常大的帮助和支持，我非常感谢您。
在我参加高考的时候，您不仅为我提供了很多有用的考试技巧和经验，还在我备考期间给予了我很多精神上的鼓励和支持。
正是因为您的帮助和鼓励，我才能够在考试中取得了不错的成绩。
今天，我想再次向您表示感谢，感谢您对我无私的关心和支持。
我会继续努力，不断提高自己的学习成绩，以回报您的帮助和支持。
同时，我也祝愿您一切顺利，事业有成！再次感谢您！此致敬礼！XXX2. 申请信尊敬的XXX公司领导：您好！我是一名刚刚毕业的大学生，非常希望能够加入贵公司工作，为公司的发展贡献自己的一份力量。
我自认为有一定的工作经验和专业知识，也非常热爱自己的专业，希望能够在贵公司的相关岗位上发挥自己的才能，同时通过工作来不断提升自己的能力和技能。
我相信，只要给我一次机会，我一定会尽心尽力，做好自己的工作。
如果您能够给我这次机会，我将不胜感激。
我期待着您的回复，谢谢！此致敬礼！XXX3. 请求信尊敬的XXX：您好！我是一名XXX学校的学生，最近因为XXX的原因，需要请求您的帮助。
我在XXX的时候不小心把自己的手机落在了XXX地方，里面有一些非常重要的资料和联系方式，非常希望能够找到它。
中文书信格式5篇
中文书信格式5篇正确的书信格式开头顶格写对方的称呼(冒号),第二行空两格写你们好(叹号),第三行空两格写书信的正文,可以用几小节来写.正文完了后,要写上祝福语(另起一行空两格写祝你们,再另起一行顶格写身体健康!),最后,在信的右下方写上署名,再下一行写上日期.这才是完整的书信.例如:亲爱的爸爸妈妈:(空两格)你们好!(正文另起一行空两格,应该写出真情实感,可以回忆小时候父母对你的关爱,也可以写你对父母的不理解或某些委屈以及请求或感谢之类的话,总之应该是个人内心的表达,让读者的心灵为之震撼,为之感动,这才是成功的文章.)(空两格)祝你们身体健康!(右下角)你们的孩子任任(右下角)2023年5月27日正确的书信格式书信结构：称呼、启词、正文、过渡句、祝颂词、署名、日期这七部分组成。
1、称呼【亲爱的XXX、敬爱的XXX】2、启词【您好】3、正文【你对XXX要说的话】4、过渡句【特此说明、特此致歉等】5、祝颂词【祝你万事如意、祝你学习天天向上等】6、署名【自己的全名】7、日期【XXXX年X月X日】正确的书信格式(2) [中文书信格式]写信的格式_关于书信格式的详解写信的格式_关于书信格式的详解书信，是我们日常生活中经常使用的一种应用文。
可同学们在写信时，却常常对书信的格式掌握不住。
那么，写信时，在格式上我们应当注意些什么呢？一般的书信由六个部分构成。
这六个部分是：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期。
下面分别说说它们在格式上的要求。
（1）称呼（格式）写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
（2）问候语（格式）问候语要写在称呼的下一行，空两格。
它可以独立成为一段。
（3）正文（格式）正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。
每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
（4）祝颂语（格式）祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。
它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。
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中文书信格式及要求中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。
如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。
此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。
3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。
4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。
一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。
6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。
今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。
对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
中文书信行款规范1、字迹端正清晰，易于认辨。
不写错别字，不写错句。
单字不成行，单行不成页。
2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。
4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。
5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。
6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。
信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。
7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。
信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。
收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。
8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。
邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。
航空信的标签要明显。
商业信函的写作要求商业信函不同于文学创作。
文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。
商业信函的写作要求是：1)主题突出，观点明确商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。
信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。
向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。
鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。
例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2)面向对方为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。
因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。
同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3)实事求是，谦恭有礼经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。
谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。
例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4)结构严谨、首尾圆合结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。
可在信的开头直接进入主题而不落俗套。
在信的结尾可提出各种希望等。
5)语气平和，用词准确为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。
商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。
用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。
例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。
同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。
答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6)清楚简洁，注意修辞信文内容与形式都要做到清楚简洁。
做生意讲求效率与节省时间。
清楚简洁的书信最受欢迎。
要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。
不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。
除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
销售信函的七个技巧1. 写信时想象自己就是消费者。
这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。
想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。
你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。
记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。
2. 组织信件内容。
销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。
在引言中，表明写信的目的。
正文就是你的"卖场"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。
结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。
3.要让它易于阅读。
以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；推销信中通常没有必要用正式的口吻。
使用短句子。
当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。
以小段落方式写作。
人们喜欢边吃早餐边阅读。
如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。
编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。
4.抓住读者的注意力。
大标题不一定只能用于广告宣传语。
它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。
5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。
无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。
6.使读者感兴趣。
通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。
书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。
每句话都要能提起人们的兴趣；否则读者会立刻感到厌烦。
重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。
7.使读者想得到你的产品或服务。
向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？——的方式是最佳的。
人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。
而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。
人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。
记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。
这就是两种销售方式之间巨大的区别。
8.让读者采取行动。
潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。
如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。
如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。
非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。
他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。
如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。
如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。
这会使得人们立即行动。
商务信函措辞要讲究良好的第一影响试着用“salutation”制造一个好印象。
作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。
例如Dear Ms. Jones。
使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。
表明你的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息， request求某人做某事， apology 道歉，complaint投诉一个问题。