商务英语写作

3) Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明 时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。 4) Clarity 清楚 意思表达明确，要注意： （一）避免用词错误： （二）注意词语所放的位置： （三）注意句子的结构：
5)Conciseness 简洁 Conciseness （一）避免废话连篇 （二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用 6)Concreteness 具体 Concreteness 7)Correctness 正确
4)Attention Line 4)Attention
如需注明对方经办人，希望收信商号将信 迅速交经办人办理，可以在封内地址下面 加Attention 或Attention of 例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager
6)Subject Line or Caption Line
事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺 中间位置，事由要简单扼要，说明商品名 称，数量，信用证或合同号等即可。
7)Body of the Letter
这是书信的主体，表达发信人的意见。在 信的开头有开头语(Opening Sentences),自 成一节，在习惯上是用客套语先将收到对 方的来信的日期、编号或查号、主题及简 单内容加以综合叙述，使对方一目了然这 封信是答复哪一封去信的。如果是第一次 通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。
Unit 1 Business Letter Writing
1)信头(letterhead)
1 Stru源自文库ture
－－－ 2）编号，日期 3）封内名称和地址 (inside address) (reference and date) 4）经办人(attention) 5 5）称呼(salutation) (salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件 (enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript)
12)Postscript 12)Postscript
信写完后，如果想起还有要紧的要说，可 以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发 信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个 字母)。
2.Writing Principles of business Letters 2.Writing 7 “C” 1) Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的 表现。 2) Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需 求，而不是从自身出发，语气上更尊重对 方。
在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项， 提示对受信人的要求，如希望来函或电报 订货、答复询问或作必要的声明等。另起 一段。如 We hope to receive your early reply.
8)Complimentary Close 8)Complimentary
受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边 线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名 称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一 是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差 误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人 而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称 地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错 误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保 持完整，便于查阅。(例见教材)
9)The Signature 9)The
结束语的下面，应将行号的名称用大写打 出，必须由负责人签名，签名的下面为使 对方了解签名人的姓名、职位，可以打字 注明。例见教材 外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮 戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函， 不为人重视。
10)Enclosure 10)Enclosure
尊敬的先生/小姐， 在上述地址，我们想请贵公司参加于四月 二十九日到五月四日 举办的2003国际商品 交易会，关于交易会的详情我们一周内将 寄给你。 希望不久能收到你的来信，并能 来参加。 您诚挚的
肯定答复
Dear Mr./Ms, Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair. We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years. Mr. Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance. Yours faithfully
参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考 号，为避免混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期注意事项： A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994) B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可 以用缩写。 C. 日期最好用基数字。
3)Inside name and Address 3)Inside
5)The Salutation 5)The
这是写信人对受信人的一种称呼，其位置 是在封内地址的下面空两行，目前外贸书 信中一般通用的称呼语有： Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx 称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号， 美加来信中Gentlemen后用冒号：
3 Form
1) Full Block Form 完全平头式：凡是用打字机打上去的每 一行字，包括日期、封内地址、事由和结 尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。
2)Modified Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼 词和签名部分外，其他部分每行开头都与 左边空白看齐。
3)Modified Block Form with Indented Style 混合式：封内地址及其他需要分行的部分， 采用平头式，而第一段开始一行采用缩行 式。两种格式的混合采用所以称之为混合 式。
Unit 2 Invitation and Arrangement of Visits
邀请与答复
1.
Dear Mr/Ms, We should like to invite you to attend the 2003 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address. Full details on the Fair will be sent in a week. We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend. Yours faithfully
4) Simplified Form 简单式：与平头式相仿，但省略部分内容， 如称呼、结尾礼词等。
4 Addressing Envelopes
Return Address
Stamp
Address
Remarks
Remarks: 1.Private 私人信 2.Confidential 机密信 3.Registered 挂号邮件 4.Express 快递邮件 5.Ordinary Mail 平信 6.Immediate(Urgent) 急件 7.Printed Matter 印刷品 8.Sample 样品
尊敬的先生/小姐， 感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加2003国 际商品交易会。 我们乐于参加并计划展示我们前 几年生产的电子设备。李先生 将于四月二日至七 日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。
你诚挚的
否定的答复
Dear Mr/Ms, Thank you very much for your invitation to attend the 2003 International Fair. As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come. We hope to see you on some future occasion. Yours faithfully
课程学习目的
本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式， 了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场， 如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵 活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样 去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中 做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的 写作技巧。
学习内容： 本课程主要学习信例，大量学习外贸实务 基本环节中有代表性的信例。外贸实务基 本环节有：建立业务关系和资信调查、询 盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、 支付、包装和运输、信用证的修改和展期、 索赔和解决索赔等。
结束语是一种客套用语它应与前面的称呼 相呼应，后面加逗号。如： Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours, Gentlemen: Truly yours,or Yours trully, Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,
如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或 Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate
11)The 11)The Carbon Copy Notation
如果函件要抄送其他有关单位，同时使对 方也知道已抄送其他单位，可在信件最后 的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”
1)Letterhead 1)Letterhead
外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括 发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、 及E-mail等，有些会将经营项目 ，注册商 标和公司董事、经理等姓名一并印在信头 上。如需打印，则信头位于信笺上中央或 右上方。
2)Reference and Date 2)Reference
商务英语 写作
课程简介
本课程是国际贸易专业高年级的核心业务 课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的 课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件， 电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术 语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸 易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平 的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本 术语及表达技能，培养和提高他们的外贸业务 工作能力
学习方法：
《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说， 要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不 够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函， 深入体会何为七个“C’S”写作的基础理论知识，更重要的 是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语， 包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一 定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟 练使用的目的。