彭庆树档案管理PPT

4）在卷底放置备考表。备考表是一 种卷内文件特殊情况需要说明并作出 记录的一个表。如果这一卷档案中有 需要说明的情况，就在备考表里注明。 然后将立卷人、检查人的姓名、时间 填上，以示对立卷工作和卷内文件状 况负责，体现完整性、规范性。
5）案卷装订。装订前要检查金属物是否都去掉了，检查 被损坏的文件材料是否裱糊、粘贴整洁，对于装订区域 小、过窄的文件要加边加宽。检查完毕后，整理文件上Байду номын сангаас齐、右齐，最后装订。装订工具有电钻、装订线、长针、 大夹子2-3个，铅笔、尺子。装订的案卷要三孔一线，三 孔的距离是这样确定的：先找到中心点，上下两孔距离 中心点分别是8厘米，三点确定好后，用大夹子把文件同 卷皮一起夹好，用电钻钻眼，长针连线穿眼并装订。 （照片展示） 6）填写卷皮。填写时要逐项按规定填写清楚。 卷皮正面的最上面一横格应填写单位全称（也可 以刻一个单位全称的章用蓝水盖章），第二格注 明哪一类档案（行政管理类还是教育教学类）， 下面最宽的格要填写案卷题名，题名要简明确切 的反映卷内文件材料的内容，主要包括责任者 （发文单位）、内容和名称等，用碳素钢笔填写， 字迹工整，不超过50字。如果对题名位置确定不 了的，可先用铅笔轻轻的草拟后再用钢笔填写。
2、真实有效：档案是 最原始的历史记录，它 源于实践，高于实践， 具有较强的思想性、科 学性和适用性。因此， 教师收集时一定要如实 记录当时当地的真实情 况，及时准确的收集好， 确保完整和安全。 3、全面完整：凡是与 工作有关、与幼儿园有 关、与教职工有关的情 况都要有记载，有记录。 幼儿园要建立一套非常 详细、非常完整的档案 材料，为今后更好、更 深入的开展各项工作， 公平合理的评价每一位 教职工提供科学、有效 地依据。
二）、二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形 成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设 置的标准，在大原则统一的情况下，各幼儿园可视具体情况进行 选择。值得注意的是，类目一经确定，就不得随意变动。 二级类目的标识，采用“双位制”。如：行政管理类中的人员分 工设为11，教师百分考核可设为12，各项管理制度可设为13„„等 等。教育教学类中教学计划设为“11”，工作总结可设为12，课 题研究设为13，教研教改课设为14„„，但10、20„„等带“0”的 数字不用。 那么XZ—11指的就是行政管理类的人员分工档案； JX—11指的就是教育教学类中的教学计划档案，JX—13指的就是 教育教学类中的课题研究档案。如果一类档案比较多，像计划、 总结、课题研究等等材料比较多，一个档案盒装不了，需要分几 个档案盒装订存档，你就可以给这几个档案盒再按时间顺序排号， 比如课题研究档案可以编为JX—13—1，JX—13—2，JX—13—3， JX—13—4„„等等。
1、勤于动手：园领导 要带头并发动全体教职 工人人参与收集档案。 档案材料大多来自保教 一线，只有树立了积极 参与收集的意识，才能 保证档案资料的全面性 和完整性，任何人不得 私自保存、销毁应该归 档的文件材料。教师工 作中力求做到三勤：即 “勤动笔、勤记录、勤 登记”，并以此作为常 规制度，共同遵守，逐 渐形成勤于动手的良好 风气。
（三）、三级类目的扩 展和标识 在二级类目确定设置的 原则、范围、方法的基 础上，由各园根据需要 和可能，自行决定是否 扩展三级类目，其标识 方法、符号和二级类目 相同。
各幼儿园档案室和档案管理人员，应根据工作需要，编制必要的检索工具和参考资料，并认真做好档案的收进、 移出、保管、利用等情况的登记工作。 1、档号的含义 是存取档案的代号，排架的依据，必须正确反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。 2、档号编制原则 必须符合唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求。即同一类档案不得重号，要方便插卷，有充 分扩展的余地，不能随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 （1）唯一性原则。档案室内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对 象。 （2）合理性原则。档号结构必须与幼儿园档案的整理分类体系相适应。 幼儿园档案管理的档号 （3）稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。 （4）扩充性原则。档号必须留有适当的递增容量，以 编制 便适应不断扩充档案的需要。 （5）简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 3、档号结构、模式和标识： （1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应 把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。比如：“幼儿园教学计划”的分类号， 只有一级类目组成就编写为“JX”；由二级类目组成就编写为“JX-21”；由三级类目组成就编写为“JX-21-11” 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位的顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级 数。比如前面讲到的课题研究档案编号：“JX—13—1，JX—13—2”中的1、2就是案卷号。 （2）档号的模式。 档号的模式规定为： 年度号十分类号十案卷号 ，如“2011年教学计划”档案编号为“2011-JX-11”。 （3）档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号 “一”连结。例如：“2009年课题研究档案第3号卷”的档号标识为：“2009—JX—13一3”。 4、档案的排架问题 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提 下，可将永久、长期排在前面。 这里规定的档号模式属分段开放型编号方法，各园在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级 类目、年代纵向排列，也可按年度、一类目横向排列。
幼儿园档案管理的要求
幼儿园档案涉及面广，种类繁多。因此，幼儿园应设置专职或兼职的档案管理人员，对 所有档案实行集中统一的管理。档案管理人员必须具备整体素质高、有一定的保教经验、 有丰富的档案管理知识、工作认真细致责任心强。档案管理的要求可以概括为“十六” 个字：勤于动手、真实有效、全面完整、精益求精。
档案管理 的目的
幼儿园档案管理工作是幼儿 园基础工作之一，是园所管 理工作中不可缺少的组成部 分。为了适应幼儿园档案工 作日益发展的需要，统一幼 儿园的档案分类，实现档案 分类、编号、排架、检索等 工作的标准化和规范化，达 到幼儿园档案管理工作的科 学化与规范化，促进整体业 务建设不断优化，充分发挥 幼儿园档案的重要作用，更 好地为幼儿园的各项工作服 务。
2、关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型档案的问题： 由 各园根据上述原则、内容、方法自行决定。这里简要介绍教师档 案的内容。教师档案，由全面地反映一个教师的工作经历和现实 情况的材料所构成，包括下列内容： （1）教师个人履历表； （2）证件（学历证书、资格证书、培训证书等复印件）； （3） 鉴定（个人鉴定、组织鉴定等）； （4）考核材料（教师年度考核 表等）； （5）政治历史问题的审查材料、复查材料； （6）参加 中国共产党或共青团的材料； （7）奖励（包括荣誉证书和业务奖励证书）及个人优秀、先进事 迹材料； （8）处分、取消处分及复查材料； （9）任免呈报表，晋升技术职称申报表，调整工资审批表，工资 级别登记表，退休、退职审批表等等； （10）其他可供组织上参考的材料，如教师个人写的思想、工作、 学习总结、检查等。
（7）案卷排列。案卷排列就是按照一定的方法，确定每 个案卷的位置，保持案卷之间的联系。首先将案卷按照 永久、长期、短期不同的保管期限分别分出来，将同一 保管期限的案卷按照卷内所反映的工作活动自然顺序、 关系排列。排列时，在卷皮的侧面案卷号（也就是平常 所说的流水号）一栏里，用大写一、二、三、四„„等依 次排列，排到十时，不要写10字号，而要写十0、十一、 十二等，以此类推，要求书写工整，在一条线上，可以 先用铅笔排写，以便更改。摆放时，从左往右，自上而 下，避光保存。不仅要便于提供利用，还要便于安全保 管和档案的保密。 （8）案卷目录。案卷目录就是案卷名册，它是一个总的 检索工具，是把所有整理、分类、排序的档案，进行题 名登记的查阅的表册。案卷目录记录了档案的来源、内 容、时间、名称等。因此，它的功能是多方面的：（1） 整理工作：它固定了档案分类体系和案卷的排列的次序， 最后完成档案整理工作，是档案整体成果的体现。（2） 检索利用：是查找利用档案的基本检索工具，不管找哪 一卷，一查案卷目录就会很快找到。（3）统计工作：是 档案登记的基本形式，是档案统计的原始材料，从案卷 目录上就可以统计出档案的数量。（4）保管工作：是保 护档案的一种手段和检查档案的重要依据。通过案卷目 录可以检查案卷是否齐全完整，若发现短缺可及时查找。
幼儿园档案管理中几个问题的处理
1、关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的 文件材料。它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发 展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前 幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超出四个一级类目的范围，故暂不能将它与四个一 级类目并列，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类 型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为： 年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张或者件。 例如：某领导同志2010年来园检查指导，照片册序号是12，录像带序号是23，则可分别标识 为： 2010-SX-11-12 ，2010-SX-12-23
4、精益求精：幼儿园 的档案管理工作是一项 极其繁琐、极其重要的 工作，从分类、组卷、 卷内文件排列、装订、 存放等每一个环节，都 要遵循精益求精的原则， 力求准确、实用、美观， 使档案管理工作沿着规 范、完整、科学的轨道 良性发展。
幼儿园档案管理的体系结构
一）、一级类目的划分与标识 一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。根据我们幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质， 初步可以确定六个一级类目，其名称、标识符号及基本内容如下。1、幼儿园档案分类名称及标识符号 （1） 行政管理类（XZ） （2）教学工作类（JX） （3）安全管理类（AQ） （4）后勤管理类（HQ） （5）家园联 系类（JY） （6）声像管理类（SX） 一级类目的标识，可以采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母（大写），如：“XZ”即“xing zheng” （行政）的简称。 2、各类档案的基本内容： （1）行政管理类（XZ）：主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。如：幼儿园的人员分工、各项 管理制度、教师百分考核细则、教师岗位目标责任制、教师聘任书等等。 （2）教学工作类（JX）: 主要包括保教管理和教学实践活动中形成的文件材料。 如：幼儿园的计划、总结、 备课、各类表卡、活动安排表、教研教改、课题研究等等。 （3）安全管理类（AQ）：主要包括幼儿园安全工作中形成的文件材料。如：安保人员的档案、安全协议书、 安全检查记录、安全台账等等。 （4）后勤管理类（HQ）：主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。如：卫生保健管理、财务工作 管理、幼儿园资产管理、办公用品管理等等。 （5）家园联系类（JY）:主要包括家长学校管理和家园活动工作中形成的文件材料。如：家长会议、亲子活 动、文艺汇演、亲子运动会、家访、家长委员会等所有材料。 （6）声像管理类（SX）: 主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。如:
3、档案的立卷：幼儿园档案，一般是按年度整理立卷。按两种方法分类：一种 是按年度分类，就是从年初1月到年末12月，如行政管理类、教师档案等。另一 种是按学年度分类，就是从学期初9月到第二年学期末8月底，如教育教学类。 教师应在学期结束后将所有档案，移交档案管理工作人员归类存档。档案材料不 得遗失、损坏、更改或者随便借阅。立卷的具体内容包括：排列序号（卷内文件 的系统化整理）、卷内目录、备考表、卷皮封皮的填写、卷内装订和案卷排 列。 （1）卷内文件通过分类后，按照顺序有条理的排列。 （2）编写页号，要装订 的案卷在有文字的每页文件材料正面的右上角、背面的左上角编写页号，页号编 写要用铅笔，使用阿拉伯数字，流水号编写。 （3）撰写卷内目录。卷内文件目录要注意填写完整，对文件的题名、文号、年 月日应写清楚，目录应和卷内文件的题目相一致。要用钢笔蓝黑或碳素墨水填写， 不能用圆珠笔、铅笔填写，字迹要清晰、工整。填写好卷内目录后，把卷内目录 放在这卷档案的卷首。