档案管理系统使用指南.ppt
机关档案管理规定PPT幻灯片课件
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服 务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
2024/3/12
求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2024/3/12
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第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满 足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件 材料组件齐全、内容完整。
2024/3/12
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第四章 管理要求
▪ 第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收 集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保 管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章 基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设 施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、 消防报警、安全防范、视频监控等系统集 成管理以及其他智能管理需要。档案数字 化、电子文件及电子档案管理基础设施设 备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本 规定第十九条至第二十二条配备基础设施 设备的，应当满足温湿度调控、消防、安 防和信息化工作的基本需求。
光典档案管理系统4.5使用手册
光典档案管理系统4.5使用手册摘要：1.光典档案管理系统4.5简介2.系统安装与配置3.功能模块介绍3.1 档案管理3.2 权限管理3.3 检索查询3.4 系统设置4.操作指南4.1 档案新增4.2 档案修改4.3 档案删除4.4 权限设置4.5 检索查询5.常见问题及解决方案6.软件升级与维护正文：光典档案管理系统4.5使用手册一、光典档案管理系统4.5简介光典档案管理系统4.5是一款专业的档案管理软件，适用于企事业单位、政府机构等需要对档案进行高效管理的场合。
本系统具有档案管理、权限管理、检索查询和系统设置等功能，操作简便，易于上手。
二、系统安装与配置1.系统安装请参照安装说明，在计算机上安装光典档案管理系统4.5。
2.系统配置根据实际需求，进行系统的基本设置，如数据库、服务器等。
三、功能模块介绍1.档案管理档案管理模块负责对档案的创建、修改、删除和查询等操作。
2.权限管理权限管理模块负责对用户角色及权限进行设置，保证系统安全可靠运行。
3.检索查询检索查询模块提供多种查询方式，方便用户快速找到所需档案。
4.系统设置系统设置模块负责对系统的一些基本参数进行设置，如界面语言、日志管理等。
四、操作指南1.档案新增点击“新增”按钮，填写档案信息，完成档案的创建。
2.档案修改选择需要修改的档案，进行信息修改，点击“保存”按钮完成修改。
3.档案删除选择需要删除的档案，点击“删除”按钮，确认后完成删除。
4.权限设置在权限管理模块中，为用户分配角色及权限，保证系统安全。
5.检索查询在检索查询模块中，输入关键词，选择查询条件，点击“查询”按钮，即可找到所需档案。
五、常见问题及解决方案1.问题：系统无法安装。
解决方案：检查是否已安装最新版本的Java运行环境，或联系技术支持。
2.问题：档案信息无法保存。
解决方案：检查网络是否畅通，或重新启动系统。
3.问题：无法进行检索查询。
解决方案：检查是否已添加相应的权限，或联系技术支持。
世纪科怡档案管理系统使用指南
世纪科怡档案管理系统使用指南科怡档案管理软件使用指南第一步;直接双击桌面上的“世纪科怡档案管理系统”的图标，启动本系统。
第二步:录入用户代码和用户密码，按确定则开始登陆。
(一般情况下，用户代码为用户汉语拼音第一字母，不分大小写)。
第三步:进行录入和查询等等基本操作。
这里可以对照片、已故人员、外事、实物、声像、科研、教学、基建、出版、财会、文书档案等不同门类档案进行操作。
以下仅用文书档案的简化方法整理为例，其它类似。
1、新增、修改或删除记录:点击“档案管理”模块，再点击“档案录入”图标进入“档案录入”窗体。
文书档案?简化方法整理?新增?归档文件。
打开录入界面后，根据纸质实体档案录入相关信息。
需录入的内容有题名、责任者、文件编号、主题词(有多个主题词时用空格隔开)、文件形成时间(用八位数表示，2005年9月10日记为20050910)、页数、备注、录入者(以哪个用户的身份进入则录入者必须是谁，其他用户没有录入和修改的权限)等等。
最后按“保存”按钮保存数据。
连续录入数据时，可用“存加”按钮保存当前数据的同时打开新的录入界面。
若想更改已录入的记录则选择要修改的记录之后点击“修改”工具条，修改完后保存即可。
同理，可用“删除”工具条删除已有记录。
2、查询:分为简单查询和高级查询。
,.简单查询:选择菜单项“记录”——“简单查询”或工具条中的“查询”按钮，会出现一个对话框。
在各项输入框中输入要查询的值，最后点击“查询”按钮，系统则将符合条件的记录列于当前数据表中。
若再想浏览该数据表中全部数据，就点击“刷新”按钮即可。
备注:?查询结果为包含查询值的记录。
(例:题名后的输入框中写入“通知”查询时，把所有题名中包含通知两个字的记录都找出来。
) ?根据自己实际需求，点击“设置查询项(S)”，可添加或移出查询项。
?当点击“全部范围查询”前面的复选框时，从所有的记录中找出符合查询条件的记录。
而不选择此复选框时在上次查询结果的基础上再次查询。
档案管理基础知识概述(PPT 43张)
销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度。 销毁档案程序: 1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的 领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同 组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁 清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁 清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴 定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时 间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册 中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属 年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页 数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内 容和成分，供领导人审查。
（四）鉴定
档案鉴定工作有广义和狭义两种理解。前者包 括鉴定档案的价值和真伪。后者单指鉴定档案的 价值。今天主要讲述的是后者，工作内容有三项： 一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归 档保存的文件剔除； 二是确定文件的保管期限； 三是档案室对保管期满的档案进行复查审核， 认定无需保存的，即可销毁。
⑤防潮 档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间，日变 化幅度不超±5% ，保存底片的胶片库的相对湿度 应控制在35%-45%； 库房内外要安设温湿度记录仪表，定时测记库房 内温湿度，并随时予以调控； 库房内应配备除湿机和空调设备； 空调、除湿机定期检修保养，温湿度表定期校验； 新库房竣工应经6-12个月的干燥后档案方可入库。
六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。 随着档案工作的不断发展，检索和编研逐 渐成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环 节就变成八个环节。
（一）收集
档案室作为集中管理本单位档案的内部机构， 收集工作是基础，是关键，收集时一定要按照 《归档制度》的要求，做到收集文件材料的齐全 完整。 收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基 础，做不到这一点，以下几个环节的工作做得再 好，都是徒劳无功的，档案工作都是不合格的。
廉政档案使用指南
使用指南系统安装说明：1、点击图标，按安装向导提示进行安装。
2、点击桌面上的应用系统快捷方式，或在“开始”——“程序”——“领导人员廉政档案管理系统”启动应用程序。
3、如果系统提示输入密码，则在“登陆”界面的“名称”栏输入“gs”（公司的拼音字母），“密码”输入“111111”。
点击“确认”。
4、按程序界面菜单操作。
5、卸载时，在“开始”——“程序”——“领导人员廉政档案管理系统”中选择卸载程序，点击后卸载。
数据库录入：一、数据一次性导入方式：1、将数据复制到c:\廉政档案\jbb.xls2、在系统打开后的主菜单上，点击“系统维护”——“数据导入”采用系统批量数据自动录入时，注意要将数据按照c:\廉政档案\jbb.xls文件的列范围拷贝，不得超出原文件数据范围，否则出错。
二、手工录入方式：1、在数据库打开后的主菜单上，点击“录入”进入录入界面2、对每个人资料逐项录入关于系统初始化1、进入系统后，可先进入“系统维护”，对本公司“单位”名称及“职名”进行设臵。
设臵后，录入时，可在下拉菜单选择输入信息。
2、本系统中原有数据，是用于学习使用时的范例。
正式进行数据录入前，请将该数据删除。
删除数据时，请点击屏幕上部工具菜单栏的“编辑”，选“删除记录”。
逐条删除。
对Access较熟悉的操作人员，也可直接打开“数据表视图”一次性删除。
关于编号：数据库中的“编号”是唯一识别数据信息的标志，一人一号，不得重复。
“编号”按以下规则编制：1、“编号”为7位数文本2、首位为基层、局机关标识1——基层单位2——局机关3、第二位为公司标识。
其中：11——一公司12——二公司13——三公司14——四公司15——武汉公司16——郑州公司17——建筑公司18——电务公司19——海外公司10——中产臵业21——局机关本部22——局指挥部23——局直属单位如：三公司所有业绩档案编号均为：“*3*****”3、第三位为级别标识。
其中：1——正处2——副处3——正科4——副科5——其他如：三公司所有正科级干部业绩档案编号均为：“*33****”4、第四位为各公司内部单位分类标识。
档案管理手册(DOC 31页)
档案管理手册（试行版）目录一、分类方案档案分类方案档案分类、归档范围与保管期限表二、管理办法归档文件整理方法员工人事档案管理办法建设工程档案管理办法声像档案管理办法会计档案管理办法三、规章制度档案保密制度档案保管制度档案统计制度档案利用查阅制度档案鉴定制度档案销毁制度档案库房管理制度档案防火安全制度档案管理的工作流程四、其它附表一案卷封面附表二卷内文件目录附表三备考表附件四声像档案目录附表五案卷封面附表六卷内目录一、分类方案档案分类方案为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。
本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。
档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。
可参照执行。
（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（2）类号--是指类目的标识符号。
用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。
（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。
为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。
二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。
即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。
一级类目应保持稳定，不得变动。
档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片
2020/3/7
广州市档案局
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电子文件归档（三）
电子文件与电子档案
区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电 子文件
电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业 务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）
2020/3/7
广州市档案局
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。
完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背 景、结构）信息。
2020/3/7
广州市档案局
27
电子文件归档（九）
可用性原则（有效性原则）
《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性 、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。
本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。
系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。
系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。
三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。
请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。
如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。
四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。
您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可。
4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。
确认后，档案将被永久删除。
5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。
您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。
如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。
2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。
如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。
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3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
根据要求 逐项录入
3.1 案卷录入表单--著录项目
“一级目录”：为单位分类号，在档案馆网页 可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为 “DQ13”，外国语学院为“XY12”。
“二级目录”：一般为卷号，如01，02， 03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填 写，如只归档一卷的可不填写。
3.1 须拆除归档 材料上的金属装 订物和易变脆的 塑料物。拆除装 订物后，10页左 右的材料要用浆 糊粘合住材料的 左上角（以不摭 挡材料内容为 宜）；页码过多
3. 档案ห้องสมุดไป่ตู้料的整理
3.2 要在每份 材料首页的右上 角盖档号章，并 仔细填写档号， 内容包括全宗号、 归档年份、分类 号、卷号（黑笔 填写）。
3.2 文件级著录
案卷著录完 成后，“档 案文件信息 管理”界面 如右图
点击“添加 文件”，进 行文件级著 录
3.2 文件级录入表单
根据要 求逐项 录入
3.2 文件级录入表单--著录项目 “一级目录、二级目录、三级目录”：要求与
案卷级一样。 “全宗号、实体分类号”：要求与案卷级一
样。 需要提醒注意的是：同一卷档案的案卷级与 文件级的这几项内容录入一定要一致，如案 卷的“一级目录、实体分类号”分别为
3.1 案卷录入表单--著录项目
“第一责任者、其他责任者”：“第一责任者” 即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公 章为准；如是有多个材料形成单位，则这一 卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位 为其他责任者。
“归档单位”：就是组卷单位。可根据情况
3.1 案卷录入表单--著录项目
“页数”：为本案卷内所有档案材料页数的总 和。
1.3 必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单 位职工信息表。
2. 归档要求
2.1 归档材料必须是原件，复印件一般不归档。 2.2 拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档
案管理系统。 2.3 移交时，须打印卷内（移交）目录一式三
份，其中:一份装盒，两份用于办理移交手续。
3. 档案材料的整理
点击菜单栏 “系统设置” 按钮，进入 系统设置管
2. 修改个人信息
点击“用户管 理”进入“用 户账户信息” 界面。
逐项填写，并 修改密码（密 码要设6位以 上），但不要 修改用户名。
3. 档案著录
3.1 案卷著录 3.2 文件级著录 3.3 全文信息著录
3. 档案著录--档案信息管理界面
3.2 文件级录入表单--著录项目
“件号”：一般是小数点和几个数字组成， 如“1.0001”，小数点前的数字是卷(盒) 号，小数点后的是档案材料的件号。
“保管期限、密级”：要求与案卷一样。 每份材料要根据情况自行选择。密级除有
3.2 文件级录入表单--著录项目
“正题名、副题名、附 注”： “正题名”就是该份 材料的名称。有些材 料会有副题名，则必 须填写“副题名”项。
“密级”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密” 五种。一般大部分档案材料选择为“公开”，但对 于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够密级， 但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“正题名”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。 “附注”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。
“起止时间”：分别为卷内最早一份材料和 最晚一份材料的日期。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“接收人、移交时间、移交人”：送交纸质档 案时填写。
“输入员”：为著录档案信息人员的姓名。
3.1 著录项填写完成的案卷录入表单
著录信息全 部输入后， 点击左下角 的“添加”， 完成该案卷 信息的著录。
注：同一卷（盒）
3. 档案材料的整理
3.3 要在 每份材料首 页的左上角 编写件号 （用铅笔 编），件号 为流水号， 起始号为1。
3. 档案材料的整理
3.4 要在每份 材料的右下角 编写起止页号 （铅笔编写）。 如“1-11页， 1-20页”。
二、档案管理系统使用
1.系统登录 2.修改个人信息 3.档案著录 4.修改著录信息 5.目录打印 6.档案查询
档案收集及系统使用
--部门档案归档培训资料
2014年3月20日
一、档案收集与整理 二、档案管理系统使用
一、档案收集与整理
1.收集范围 2.归档要求 3.档案材料的整理
1. 收集范围
1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。
1.2 归档内容，参照《贵州大学各单位档案材料归档 范围和保管期限规定（试行）》收集归档。